关于公司档案规范化管理相关实施办法的请示

请示内容：档案管理工作是企业管理工作的重要部分，尤其是当前行政工作的重中之重，做好档案管理是一个企业健康持续发展的需要，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件。随着*，根据公司发展需要及市档案局对各企业档案工作规范化达标要求，结合我公司目前档案工作实际情况，现将档案管理工作的现状及改进办法整理如下。一、档案现状及存在的问题（一）、集团无设立专门档案工作管理机构、管理分散化、分工不明确、分类不明确。当前仅有行政中心下设一名档案专职管理员，负责公司文书档案、实物档案、照片档案、声像档案、证照资料等管理，其他中心及下属公司均无设立档案兼职管理员及建立档案管理网络；公司部分领导和绝大多数员工对档案管理工作的认识都存在着一些误区且重要性认识不够，认为档案工作就只是档案部门和档案管理员的事，对档案不重视，毫无归档意识，有的部门不能主动及时上交档案，有的归档质量不好，甚至不做任何整理就统统交予档案管理员。目前为止我公司档案除文书档案、实物档案、照片档案、声像档案、人事档案、会计档案有立卷编目检索且以外，其他类档案均无立卷编目，尤其科技类档案不齐全，例如：项目、基建、设备、产品、质量等，查找利用困难。（二）、集团档案室设立在*，面积约16平米左右，不适合用作档案室；硬件基础设施极其简陋，功能单一，“七防”（ 防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠虫）设施不到位，档案现代化及保护设备配置不全，办公条件较差；档案室及阅览室也未能实现两分开，无制度上墙，不能达到企业档案工作规范化要求，严重影响了档案管理、保护及服务工作的正常开展。现将我公司当前档案室硬件设施（图一、图二）与已达到档案规范化达标要求的*有限公司硬件设施（图三、图四）对比附图如下：（三）、档案管理前期基础工作太差，只建有简单的立卷归档制度、借阅制度、保管制度和利用制度，没有健全单位档案管理制度。当前档案管理工作严格做到移交、接收、借阅有登记，多年来公司档案从未进行密级设定、无登记利用效果记录；未编写组织沿革、大事记、全宗介绍。二、改进办法及措施（一）、档案管理坚持集团行政中心集中统一管理原则，实行综合管理，做到统一领导、统一机构、统一制度。具体实施办法如下：1、成立档案工作管理领导小组。其目的是不断加强和规范集团及下属各公司档案管理，巩固档案管理工作成果，具体人员建议如下：组 长： 副组长： 组 员： 执行组长： 执行组员： 档案管理领导小组下设档案室，档案室主任由*兼任，各门类档案工作由档案领导小组执行组员负责收集、整理、立卷。2、成立档案鉴定领导小组，其目的是对达到移交和销毁的档案按规定进行鉴定，具体人员建议如下：组 长：副组长： 成 员： 3、根据中华人民共和国行业标准DAT/22-2000归档文件整理规则，按照国家档案局工业企业档案分类试行规则、基本建设项目档案资料管理暂行规定、企业会计档案保管期限表等文件精神，结合我公司档案特点，将分类方案及保管期限整理如下：（1）文书类档案分为党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理；保管期限：永久、30年、10年。（2）实物档案分为奖杯、奖状、奖旗、证书、其他；保管期限：永久。（3）科技类档案分为：项目、基建、设备、产品、商标专利、质量、技术研发；保管期限：永久。（4）会计档案分为会计凭证、会计帐薄、会计报告；保管期限：5年、15年、20年、永久。（5）照片档案分为数码照片、光盘和移动硬盘存储；保管期限：永久。（6）声像档案分为录音、录像、磁性载体（磁带）、光盘、移动硬盘；保管期限：永久。（7）人事档案分为个人信息档案、职称档案、和健康档案；保管期限：永久。4、档案管理网格示意图总部及下属各公司总部及下属各公司（二）、在集团建立大型档案室，集中统一存放各种门类和载体的档案。购买安装灭火器材、防盗门窗、避光窗帘、空调机、去湿机、温湿度测试仪、消毒杀虫设备、杀虫药、吸尘器等设备；档案室、档案办公室、阅览室实现三分开；将档案管理制度、档案管理网格示意图等上墙。（三）、建立健全公司档案管理制度，根据中华人民共和国档案法企业档案管理规定特别制定四川蓝剑饮品集团有限公司档案管理办法（见附件）。严格执行该办法，并将档案归档工作纳入全体管理人员的职责范围内，由行政部进行考核。（四）、组织档案管理专（兼）职人员进行培训。行政部档案管理员应定期对集团及下属各公司的文字处理相关工作人员进行指导、监督，以确保每个工作环节做到对档案资料的认真负责。三、费用预算（一）、需购买部分硬件设施明细及费用序号名称型号数量单价小计1除湿机HT-9011台4200.00元4200.00元2智能温湿度控制仪UTHC-I1台2800.00元2800.00元3消毒柜DAX-1801台4950.00元4950.00元4合 计：壹万壹仟玖佰伍拾元整11950.00元 因目前暂时未找到适合的房间做档案室，而档案密集柜需要根据档案室大小定做和布置轨道，因此无法预算档案密集柜的价格，待档案室地址确定测量