信息技术的创新应用 (2)

.信息技术和文件利用服务模式创新现代信息技术的快速发展导致了社会数字化、电子、网络进程的加快，产生了越来越多的电子文件。过去，纸张总是信息传递的主要媒介和媒介。随着计算机网络的出现和应用，电子文件产生了，电子文件是必须满足文件所有要求的电子文件归档格式。电子文件是在数字设备和环境中形成的，以数字形式存储在磁带、磁盘、光盘等载体上，依靠数字设备(例如计算机)读取和处理，并在通信网络中传输的文件。文件工作人员如何随着纸质文件和电子文件的变化而革新文件利用服务模式是摆在我们面前的时代课题。一、当前文件利用服务模型及其局限性文件利用服务是归档(文件室)为满足文件利用需求而向用户提供文件和服务的活动。通常，当前文件利用服务的主要形式如下：(a)直接使用原件。也就是说，向阅览室阅览室阅览室、文件租赁、电话咨询等用户直接提供原始文件。(b)使用副本。就是将文件副本提供给使用者。根据用户的需要，复制部分或全部文件源，拍摄照片，拍摄照片，录制CD等，制作成文件源的复制品，然后直接提供复制品给用户，举行文件展览，或者在大众媒体上播放。(c)编辑和研究结果的使用，即将处理的存档信息提供给用户。第一，档案(房间)根据一定的主题，综合和系统地整理了大量分散的档案内容，然后组织了文件编辑结果资料，包括文字资料、照片、录音、录像等。编辑和研究结果资料虽然形式上改变了文件的原件，但内容上完全忠于文件的原始记录。二是根据用户的申请，根据文件内容发放的书面证明材料，通常称为文件证明。(d)在线提供文件目录和文件信息。通过归档站点向用户查询提供数字化归档目录和部分数字归档信息。这种方式的局限性在于，需要取得证明和依据时，需要实际资料和资料室阅览。上述4种文件利用服务中，除了在线服务外，基本上是手动关闭模式的文件服务模式，文件用户向文件部门申请，文件部门审查用户的身份后，供应商根据文件用户的申请内容，查看文件信息资源是否可以查询给用户，然后再提供给用户。当前文件利用服务模式的局限性很明显。主要表现在四个方面。1、以利用方式来看。在大多数情况下，归档用户主要受为获取归档信息而必须亲自查找的空间和时间的限制。2、从供应商的角度。文件提供者基本上处于使用过程中的一种被动位置，与其了解用户的要求，不如根据用户的要求提供文件信息服务，积极提供文件信息服务。3、在利用结果中。目前还没有反馈评估机制，文件用户和文件提供者之间缺乏相互沟通。如果文件利用的效果和文件使用者的意见不能及时传达给文件提供者，文件提供者就不能有效地跟踪文件使用者的需要，也不能进一步提高文件使用的服务质量。因此，现有的被动关闭的文件利用服务模式文件利用率不高，文件的社会价值不足，文件的作用不能充分发挥，文件工作的重要性就不能得到社会的普遍认识，社会对文件的认识也就难以提高。在社会广泛信息化的今天，我们的档案事业要继续创新档案利用服务模式，把现有的档案推向综合信息化，向更好、更广的方向发展。第二，创新文件利用服务模式的具体措施(a)以人为本，提高档案工作者的素质；1.档案工作者的自身素质水平决定了其创新精神的强弱。飞行员要从原来封闭的圈子里出来，跟上社会发展的速度，树立竞争参与意识，以竞争取代懒惰，以创业取代守备业，以经营取代“看摊位”，把握时代的脉搏，护卫各级政府、部门及社会事业。2、不断提高档案工作者的业务技能。在信息时代，培养和造就高质量的创新档案干部，就是培养适合档案数字化和现代化的复合型人才，使他们掌握信息理论和信息知识，同时熟练应用数字化技术、信息存储技术、网络通信技术、多媒体技术和档案专业技术，服务档案。(b)创新工作方式，建立和完善规范和标准；在信息时代，政府网络、局域网、互联网和商业网络已成为信息交换的最方便快捷的途径，人们迫切要求能够在互联网上找到自己需要的数字存档信息。档案的信息服务工作内容也必须从传统的纸质文件收集转向网络信息资源，因此必须创新工作方式，建立新的工作规范和标准。1、首先是收集文件的完全数字化，以文件管理软件和扫描的形式，全部作为数字记录存储在光盘、磁盘等各种存储中。优先将特别重要、珍贵、容易损坏、高使用频率的文件数字化。文件数字化是创新的文件利用服务的基本任务和首要任务。第二，下一步是构建网络平台，加快部署，提高搜索功能。建立存档内部LAN并访问外部网络或internet。元数据是搜索功能的核心内容，要充分利用搜索功能，必须不断加强元数据的构建。这是创新的文件利用服务的基本条件。3、再次，制定符合文件信息特征的电子文件管理服务策略、规范和标准，不断改进网络环境中文件管理的策略、规范和标准。这是创新的文件利用服务的根本保证。4、最后，遵守文档集成、纸质文件和电子文件的双轨原则。管理文件创建、处理和文件归档管理的整个过程，以确保文件内容的完整性、元数据数据结构的一致性、文档和文件的无缝数据、完整性。文件管理服务在计划和组织实施办公自动化时，将文件管理与文件办公自动化同时发展。这是实现创新文件利用服务的最终目标和文件利用服务可持续发展的必然选择。(c)革新服务手段以满足社会需要。1、构建文件门户并实施在线使用服务应成为文件利用服务的重要形式。文件利用服务是基于网站构建文件信息资源数据库的核心，尤其是围绕电子文件全文数据库的构建，在网站上实时利用电子文件，将文件信息利用服务连接到网络。2、通过网络平台进行数据交换共享文件资源。以电子政府网络为平台，利用网络端口向各级政府、部门和企业进行下载和上载的形式完成电子文件收集。通过网络平台收集文件后，创建电子文件(文件)数据管理中心，以集中管理每个单元的归档电子文件。最后，基于政府网络，为各部门提供有限或非机密的电子文件查看和利用服务，以共享电子文件信息资源。更及时、更高效地利用文件利用率服务。3、执行在线服务。存档部门可以在存档门户网站上收集相应的专栏，提供数据库查询、电子邮件等，实现用户和存档之间的在线快速通信，进行信息交换，响应服务对象就文件资料的可靠性和保留价值的咨询，并提供咨询和咨询服务。您还可以在其他网站的相应栏中上传可公开的电子存档信息，例如在“党建网络”的“三个农村问题”栏中提供相应的有价值的电子文件(存档)信息。这将使戴尔的文件利用率服务更加目标化，并进一步扩大文件利用率。(4)加强对外联系，扩大服务范畴，充分发挥文件的社会作用。1、加强横向整合，实现档案信息资源共享。面对庞大的杂文资料信息，任何文件部门都不可能收集、整理、处理、保存、利用所有的知识和信息。因此，要打破档案、图书、信息等各部门各自制定的情况，建立完善的社会信息系统，实施综合管理，充分发挥整体优势。创建统一目录实现资源共享是构建社会信息系统的前提和核心内容之一。编制联合目录，实现资源共享，各部门充分发掘资源潜力，互补文件资源，提高收集资源的利用率，避免不必要的重复和浪费。各级档案馆、图书