第3章-办公中的表格制作

第3章办公中的表格制作,本章目录,3.1表格类型划分与制作流程3.2规则的文字表格制作实例3.3复杂的文字表格制作实例,3.1表格类型的划分与制作流程,3.1.1常用表格的类型划分,1文字表格,规则的文字表格复杂的文字表格,2数字表格,数字不参与运算数据统计报表数据库格式表格数据关联表格,3.1.2电子表格制作的软件选取,（1）规则的文字表格用Word中“插入表格”方法，或者直接利用Excel填表完成。（2）单元格悬殊的复杂文字表格，建议利用Word的“绘制表格”方法制作。（3）形状虽然很不规则，但可明显看出大的单元格是由小的单元格组合而成，适宜于用Excel制作，大的单元格可通过选取整个单元格区域，然后“合并居中”来实现。（4）包含大量数字并且需要进行公式、函数运算的表格数据统计报表和数据库表格，建议务必使用Excel制作，以便使用其强大的数据运算、数据分析和图表制作能力。,3.1.3电子表格组成的常用术语,表格是由若干行列组合而成。为了表示的方便，表格的各个组成部分都有一个确定的名字。描述一个报表的关键特征有表头、主栏、宾栏、数据框、数据项、表尾等。与电子表格制作有关的常用术语很多，包括：行、行数、行高、列、列数、列宽、插入点、单元格、单元格内容、合并单元格、拆分单元格、表斜线、斜线表头、报表、拆分表格、表格与文本转换、表格标题、计算等等。,3.1.4电子表格的一般处理流程,1表格的创建2表格整体的缩放与移动3表格行高、列宽的调整与斜线表头设置4表格中单元格的拆分与合并5表格边框与底纹背景的设置,3.1.4电子表格的一般处理流程,6表格中单元格、行、列的编辑7表格单元格中文字的对齐方式设置8表格中的排序、筛选与计算9表格与文本的转换操作10拆分与合并表格,3.2规则的文字表格制作实例,3.2.1利用Word的“插入法”制作规则的表格,【例3-1】制作图3-1所示的“A市2009年考录公务员各部门职位需求数量一览表”。,图3-1“各部门职位需求数量一览表”的效果,3.2.1利用Word的“插入法”制作规则的表格,具体操作步骤如下：（1）启动Word2007，新建一个空文档。（2）单击“页面布局”“页面设置”“页面方向”“横向”命令按钮，将纸张方向为“横向”的效果，以便满足例子中表格格式的要求。（3）制作标题。（4）插入表格。（5）设置行列数。（6）输入文字。（7）设置文字格式。（8）调整表格整体大小。（9）加粗表格外框线。,3.2.2利用Excel的“填格法”制作规则的表格,【例3-2】请利用Excel软件，制作图3-2所示的职称外语登记考试报名汇总表，要求页面方向为横向，正好一张A4纸大小，每页上能够登记10个报名人员的相关信息。,图3-2“职称外语登记考试报名汇总表”的效果,3.2.2利用Excel的“填格法”制作规则的表格,具体操作步骤如下：（1）启动Excel2007，新建一个空的工作簿，然后打开Sheet1工作表。（2）输入标题文字。（3）调整身份证号所在18列单元格的宽度。（4）输入表格中的其它文字内容。（5）合并相关单元格。（6）设置字体和段落格式。,3.2.2利用Excel的“填格法”制作规则的表格,（7）设置表格的边框线。（8）页面设置。（9）分页预览。（10）打印预览。（11）打印操作。,3.3复杂的文字表格制作实例,3.3.1利用Word“绘制法”制作不规则的表格,【例3-3】2009年“五一”劳动节将至，某公司需要评比优秀员工，现在需要制作如教程图3-25所示格式的优秀员工登记表，供候选人来填写申报，然后上交上级部门进行审批。具体操作步骤。1制作表格标题（1）启动Word2007，建立一个新文件。（2）在文档的第一行输入标题“优秀员工登记表”。（3）在文档的第一、二行分别输入文字“优秀员工登记表”和“填报单位：”。,3.3.1利用Word“绘制法”制作不规则的表格,2绘制表格的框架操作步骤如下：（1）单击“插入”“表格”“表格”“绘制表格”按钮，鼠标变为铅笔形状。（2）拖动铅笔状的鼠标，使之在文档上有角度地拉动，绘制出矩形的表格外框。（3）按住鼠标左键，使之直线移动，按照表格形状的要求，在矩形内绘制行、列框线，出现图3-3所示表格框架。之后，“表格工具”功能菜单出现，并切换到“设计”选项卡，在其中的右侧提供了“绘制表格”以及“擦除”命令按钮，用它们可对表格修改。,3.3.1利用Word“绘制法”制作不规则的表格,图3-3绘制出的表格框架,3.3.1利用Word“绘制法”制作不规则的表格,3拆分单元格，并调整行高与列宽（1）在如图3-3所示第1行所在的单元格中，继续利用铅笔绘制出其中拆分后的各个单元格，并适当地调整各个单元格的宽度。（2）将鼠标放置到图3-4的第5行、第2列所在的单元格，然后单击“表格工具”“布局”“拆分单元格”命令按钮。（3）在弹出的“拆分单元格”对话框中，“列数”输入“5”，“行数”输入“4”，单击“确定”按钮，则原单元格拆分为4行5列。,3.3.1利用Word“绘制法”制作不规则的表格,（4）根据表格的实际需要，通过拖动行与行之间的分隔线，使得各行的高度合适，用同样方法设置列的合适宽度。4.文字的录入及其格式设置（1）在单元格中输入文字，输入的文字默认为靠上、左对齐。（2）下面将表格中个别单元格中的文字方向调整为竖排方向。（3）单元格中文本对齐方式的设置。（4）设置标题文字的格式。,3.3.1利用Word“绘制法”制作不规则的表格,5.表格的拆分操作步骤如下：（1）将鼠标放置到“工作履历”所在的单元格中，然后单击“表格工具”“布局”“合并”“拆分表格”命令按钮。之后，表格就从“工作履历”所在的行往下拆分成另一个表格。（2）将鼠标停留到拆分成两个表格中间的空行开始位置，按下组合键,插入一个分页符,使下面的表格部分另起一页。（3）用鼠标指向第一页表格最下面的框线，按下左键，然后向下拖动到适当位置；按照同样方法，调整第二页表格中相关单元格的高度，使表格在页面上显示合理；另外，根据内容需要，调整第二页表格中“工作履历”后面几列的宽度。,3.3.1利用Word“绘制法”制作不规则的表格,6.表格的其他格式优化操作操作步骤如下：（1）依次分别单击表格左上角的小方块（“移动表格”控点），从而全选表格，然后按照【例3-2】中操作步骤（9）讲过的方法，设置两个部分表格的外部粗匣框线效果。（2）选取“工作履历”单元格后面项目名称所在单元格，然后单击“表格工具”“设计”“表样式”“底纹”命令按钮，从弹出的颜色列表中选择“浅绿色”，并单击其对应的命令按钮，之后相应的单元格将会添加上浅绿色的底纹。,3.3.1利用Word“绘制法”制作不规则的表格,（3）将“主要事迹”四个文字在其单元格中设置为分散对齐。操作时，先选取对应文字，然后单击“开始”“段落”“分散对齐”命令按钮，之后弹出“调整宽度”对话框，可以看到“当前文字宽度”为“4字符”，在“新文字宽度”中输入“20字符”，然后单击“确定”按钮，则这四个字将分散到20个字的宽度。（4）在第二页表格的“所在部门意见”后面的单元格中，分两行输入“（盖章）”和“年月日”，然后选中该单元格，单击右键，从快捷菜单中选择“单元格对齐方式”对应的对齐方式列表中（参见教程的图3-35），选择第3行中间的“靠下居中对齐”按钮，从而将单,3.3.1利用Word“绘制法”制作不规则的表格,元格的对齐方式设置为垂直方向靠下、而水平方向居中对齐的效果。（5）把“所在部门意见”后面单元格中的内容，复制到下面对应的两个单元格中。,3.3.2利用Excel制作不规则的文字表格实例,【例3-4】请利用Excel软件，制作图3-4所示的腾飞公司员工培训登记表。,图3-4“腾飞公司员工培训登记表”的效果,3.3.2利用Excel制作不规则的文字表格实例,具体操作步骤如下：（1）启动Excel2007，新建一个空的工作簿，然后打开Sheet1工作表。（2）输入标题文字和表格上面的编号和日期等信息。（3）根据表格结构，在相应单元格中输入表格项