会议管理制度与流程

行政管理功能(3)会任务管子理科2015年1月16日编号：行政-001创建日期： 2015/1/16版本1的修订日期：一、管理过程有关部门人事行政部有关领导二、管理规定一、目的：为了规范集团总部和各公司的各种会议，统一会议管理模式，提高会议质量，确保会议精神的贯彻执行，加强集团公司整体管理水平，制定本制度。2、适用范围：XXXX国际建设集团的总公司和所属各公司。三、责任：3.1行政部门负责会议管理工作，所有重要的会议经集团领导批准后，必须向行政部登记备案。3.2公司以上级别的会议工作主要由行政部承担，其他部门主办或召集的会议由各自主办部门负责，行政部给予适当的合作。3.3其他部门主办的会议资料，除各自的存档外，应向行政中心报告，便于统一整理、立案、存档相关的会议资料。四、会议分类：4.1公司级以上的会议(包括):主要包括社长工作会、周工作例会、月工作例会、公司年末总结表彰大会、全体员工大会等，分别请求集团的社长或者公司的社长许可，由行政部门主办。4.2特别会议：从集团或各专业板块到全公司的政策、业务特别会议。 例如业务部门的重大商业投资会、资金计划会、资金平衡会、专业技术方案研讨会、重大人事任免研讨会等，由有关部门提交特别会议计划报副社长或各公司社长，批准后提交行政部门备案，由会议召集部门负责会议的通知、组织和实施，整理和归档议事记录4.3部门工作会议：各部门举办的工作例会由各部门负责人决定举办，负责组织。4.4各类培训课程：公司或相关部门组织的各类培训和学习课程。五、会议安排：5.1例行会议的安排：为了避免会议过多或重复，公司全体正常的会议必须一律编入例会制，原则上必须按照例会规定的时间、场所、内容和报告手续组织召开。 例行会议预定如下：5.1.1集团(公司)社长的事务会议这个会议的召开时间是每周五上午9点，集团的高层管理者参加，包括副社长、集团副社长、各板块公司的社长、各中心主任，以及其他主要负责人，主要对集团的重大事件进行讨论和决定，从而宏观地掌握公司的发展方向和管理目标5.1.2集团(公司)周工作例会这个会议的召开时间是每周六的下午17点，如果有其他变更行政中心的话，会事先通知各部门。 会议的议题是，会长的工作指示和上级会议的精神传达集团的新管理制度正在贯彻上周的工作总结下周的工作计划其他部门需要合作，集团公司的领导需要协调解决，向分店经理分发下周集团公司的整体工作计划和工作要求。 每周五下午工作结束后(下午6点，不得晚于安哥拉当地时间)，各分公司和部门必须把本周工作总结和下周工作计划提交行政中心，行政中心总结后委托社长进行审查。5.1.3集团(公司)月例会议这个会议的召开时间是月的最后一个星期六的下午17点(平日的例行会议时间)，其他变更行政部会尽快通知各部门。 会议的议题是，会长的工作指示和上级会议的精神传达集团新的管理制度贯彻的各分公司和中心上个月的工作总结，下个月的工作重点和出现的其他部门的合作和集团领导的协调解决是必要的报告社长布署下个月集团的整体和重点工作和会议总结。 会议前一天下班前，各部门将本月工作总结和下月工作计划总结到行政中心，行政中心总结后，委托社长审查。5.1.4集团(公司)年末总结表彰大会总结全年工作情况，公布下一年度工作任务，表彰先进集体和个人。 这个会议由行政中心的具体组织实施。5.1.5各部门的例行会议除集团(公司)每周例会外，各分公司和部门每周至少组织一次例会。 会议由组织亲自安排，会议时间不得与集团(公司)周例会时间发生冲突。5.1.6各主题会议有关部门和部门根据实际工作需要不定期召开，会议内容主要讨论各专业工作，执行和总结部门。5.2其他会议的安排如果涉及到多个分公司或部门负责人参加的会议，或为了阶段性工作临时召开的会议，会议召集部门必须在召开前的12天经社长批准，批准后由行政部门统一安排才能召开。5.3集团(公司)加入会议计划的会议，如果需要变更日期或发生特殊情况，组织部门必须事先向社长提前两天审查，委托行政中心调整会议计划。 未经行政中心调整，任何人不得擅自调整正常会议计划。5.4各部门的工作例会必须遵循公司的统一安排。 各部门小会议不得在公司例会同期召开。 小会应坚持服从大会，局部服从整体原则。5.5会议确定后，与会者应事先安排各项工作。 原则上不允许缺席或迟到。 发生特殊情况时，必须事先向直属社长请假，得到批准后再委托负责人参加。 要积极咨询会议内容和提交事项，确保会议安排的各项工作按时完成，对工作结果负责。六、会议的准备：6.1会议在行政中心(或有关行政部门)制定会议前的会议场所安排，确定会议的主题、议题、内容、会议目标、参加者，明确参加者应该准备的资料，提前发出会议通知，确保参加者知道。6.2行政中心必须事先准备会场的布置，准备电脑、投影机、视频笔、激光笔等会议用品，根据会议水平和性质准备会议饮用水(茶和矿泉水)和其他邀请用品，制作并设置会议标志、桌子标志等6.3指定会议记录员，在会议中制作会议记录，留下语音记录。6.4制作准备会议的签名表，制作参加者的签名事项，检查参加者迟到、缺席原因，登记签名表，并反馈给会议组织者。6.5有特别主题的会议或者需要投影设备示范说明的会议，由行政部事先进行投影设备的连接调整工作，需要根据会议的规模使用音响设备的情况下，由行政部事先做好音响调整的安排6.6上级重要领导的检查指导、座谈性质会议及团体会等会议，公司应当根据情况准备水果和花6.7特别重大会议应由行政部负责筹备各项。 具体包括以下内容6.7.1会议议题、议题的安排(必须事先向公司领导或主要参加者报告)。6.7.2会议资料的准备(需要分发时，请在入场前登记分发)6.7.3会议场所的配置6.7.4会议服务人员的安排6.7.5会议的签字6.7.6会议后事项的安排。6.8如需要在会议上留下资料，应事先通知有关部门拍照或拍照。6.9会议结束后需要打扫会议室，关闭门窗，电源，还会议室的钥匙。七、会议纪律7.1参加者必须提前出席，不得无故迟到、早退(事先得到许可者除外)。 迟到者根据迟到时间在会场前等待时的自罚站。 不得无故缺席会议。 如果有紧急情况，不提前请假，就被视为缺席，违反者根据情节的重量，受到10-25美元的处罚。7.2在召开会议期间，参加会议的人必须关闭手机或使其处于静音状态。 不能接电话。 有重要电话要向会议主持人请假再退场，以免损害会议的效果。 违反者将受到25美元的处罚。7.3要求集中在会议期间，认真听取发言，不得口头小声说话、大声喧哗、擅自出入。 不能做与工作无关的事。 必须按顺序发言。 如果有紧急说明事项，在会议组织者许可后发言，违反者将给予10美元的处罚。7.4参加者退场后，必须带走自己的财物和垃圾。八、其他规定：8.1必须明确公司会议的目的。 小组会议的最终目的是解决问题，提高效率。 因此，会议明确主题，不召开无限期的会议。 加强会议精神、会议决策的执行、执行和监督检查。8.2与会者的发言简洁，一般发言不应过长。 会议主持人或主持人必须在会议中透露。8.3参加者必须立即将会议精神传达给部门人员。8.4公司会议议事录由行政中心派遣负责人整理，会议结束后48小时内提交议事录，由相应的管理领导审查发行，议事录通过邮件发送给会议参加者，必要时提交给上级领导、PS相关部门、相关人员。 其他会议由召集部门负责负责负责记录整理，由主管领导审查发行并记录号码。8.5会议结束后，行政部或者其他会议组织部门对问题进行总结分类，在会议中整理、分类、报告和提交各部门对工作的要求。 公司会议决议的监督、检查和跟踪由行政部负责人负责，按规定的时间节点逐一跟进，并在下一次例会前向公司领导报告各部门的完成情况。九、附则：本制度由行政中心解释，如有不完备，则遵循集团(公司)的有关规定。XXXX国际建设集团二o十五年一月十六日附表：1 .会议议程模板2 .会议记录模板三、会议问题的反馈和跟踪表4 .会议在表格模板上签字行政中心例行会议会议议程模板一、时间：二、地点：三、主持人：四、会议议程：1、经验共享环节(工作经验、生活经验、安全预防等)2 .上周工作情况的总结3、监督人对没有按计划和要求完成工作的情况进行通报4、下周的工作计划报告5 .领导工作的评价6 .重点工作的分配、重要事项的朗读议事录号码： *会议议题：主办部门：会议时间： *年*月*日08:00-12:00会议地点：主持人：记者：参加者：配置文件内容：正文的内容(宋体、小四、1.5倍的行间)附件(合计附件)附件一：问题反