第1章 Excel应用基础2.ppt

EXCEL财务分析,课程总体安排和要求,一、课时安排情况（54=36+18）二、课堂纪律要求三、实验要求（实验报告）四、课程成绩构成及考核方式（平时+实验+课程报告）五、课程内容,第1章Excel在财务管理与分析中的应用基础,本章学习目标本章主要讲解Excel2003的基础知识，通过本章的学习，应该了解Excel的基础知识，掌握Excel数据处理和分析的各种方法，能够较为熟练的利用Excel进行日常数据处理。,1Excel简介,1.1Excel的优点1.1.1数值处理1.1.2创建图表1.1.3组织列表1.1.4访问其他数据1.1.5创建图形和图表1.1.6自动化复杂的任务,1Excel简介,1.2理解几个概念1.2.1工作簿（1-255工作表）1.2.2工作表1-255、31.2.3行标题655361.2.4列标题A-IV1.2.5单元格167772161.2.6活动单元格,1.3Excel界面的组成,1Excel简介,1.4在工作表中移动1.4.1使用键盘导航上下左右箭头enter键PageUp、PageDownAlt+PageUp、Alt+PageDown1.4.2使用鼠标导航,1Excel简介,1.5使用Excel菜单和工具栏1.5.1使用菜单1.5.2使用快捷菜单1.5.3使用快捷键1.5.4使用工具栏1.5.4.1隐藏或显示工具栏1.5.4.2移动工具栏,2基本的工作表操作,2.1工作表基础知识2.1.1使用Excel窗口三种状态：最大化、最小化、恢复移动和改变大小、窗口间切换、关闭2.1.2使一个工作表成为当前工作表单击工作表标签使用快捷键：Ctrl+PageUp、Ctrl+PageDown,2.1工作表基础知识,2.1.3插入一个新的工作簿2.1.4删除一个不再需用工作簿2.1.5改变工作表的名称最多31个字符，不允许出现/、？和*号。2.1.6改变工作表的颜色2.1.7重新排列工作表移动或复制工作表鼠标单击拖放2.1.8隐藏或显示工作表,2基本的工作表操作,2.2控制工作表的视图显示2.2.1并排比较工作表（2003）窗口并排比较2.2.2把工作表窗口拆分成几个窗格窗口拆分,2.2.3通过冻结窗格保持标题可见窗口冻结窗格2.2.4显示比例,2基本的工作表操作,2.3行和列的操作2.3.1插入行和列（最后行和最后列必须为空时）2.3.2删除行和列2.3.3隐藏行和列格式列/行隐藏,2.3.4改变行高和列宽列宽是由在单元格中填充的固定间距字体的数量来测量的。默认设置为8.43个字符。行高是用点来测量的（标准的印刷测量单位，72点等于1英寸）。,3输入和编辑工作表数据,3.1所使用的数据类型一个单元格可以保存三种基本类型的数据：数值、文本和公式。3.1.1数值数值代表一些数据类型的数量，也可以使日期和时间。数值可以精确到15位有效数字。,3.1.2文本3.1.3公式,3输入和编辑工作表数据,3.2数据录入3.2.1输入文本3.2.2输入数字3.2.3输入日期和时间3.2.4输入公式3.2.5几个输入技巧同时在多个单元格中输入相同数据同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据提高输入速度,3.2.1输入文本,文本包含汉字、英文字母、具有文本性质的数字、空格以及其他键盘能键入的符号。默认情况下，文本沿单元格左侧对齐。每个单元格最多可包含32000个字符。如果需要将一个数字作为文本来处理，只要在输入数据时先输入一个单撇号（），Excel就会把该数字作为文本处理，将它沿单元格左侧对齐。,如果要在单元格中输入硬回车，可按ALT+ENTER键。如果要迅速以上方单元格的内容填充活动单元格，可按CTRL+D键；如果要以左侧单元格的内容填充活动单元格，可按CTRL+R键。,3.2.2输入数字,在默认情况下，输入数字时，Excel会将该数据沿单元格右侧对齐。在输入分数时，为避免将输入的分数视作日期，需要在分数前键入0（零），再键入一空格。,在输入负数时，在负数前键入减号(-)，或将其置于括号()中。Excel2003只保留15位的数字精度。,3.2.3输入日期和时间,Excel将日期和时间视为数字处理。如果要在同一单元格中同时键入时期和时间，需要在其间用空格分隔。如果要输入十二小时制的时间，需在时间后键入一个空格，然后键入AM或PM。,时间和日期可以相加、相减，并可以包含到其他运算中。如果要在公式中使用时期或时间，需要用带引号的文本形式输入日期或时间值。如果要输入系统当前日期，可按CTRL+；(分号)。如果要输入系统当前时间，可按CTRL+SHIFT+：(冒号)。,3.2.4输入公式,Excel2003最大的功能在于计算，只要输入正确的计算公式之后，就会立即在活动单元格中显示其计算结果。如果单元格中的数据有变动，系统也会自动调整计算结果，使用户随时能够观察到正确的结果。有关公式设置的内容将在后面具体介绍。,3.2.5几个输入技巧,同时在多个单元格中输入相同数据选定需要输入数据的单元格。选定的单元格可以是相邻的，也可以是不相邻的。在活动单元格中键入相应数据，然后按CTRL+ENTER键。,3.2.5几个输入技巧,同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据选定需要输入数据的工作表。再选定需要输入数据的单元格或单元格区域。在第一个选定单元格中键入或编辑相应的数据。然后按ENTER键。Excel将自动在所有选定工作表的相应单元格中输入相同的数据。,3.2.5几个输入技巧,提高输入速度记忆式输入如果在单元格中键入的起始字符与该列已有的录入项相符，Excel可以自动填写其余的字符。Excel只能自动完成包含文字的录入项，或包含文字与数字的录入项。即录入项中只能包含数字和没有格式的日期或时间。如果接受显示的录入项，按Enter键。如果不想采用自动提供的字符，可以继续键入。如果要删除自动提供的字符，按Backspace键。,3.2.5几个输入技巧,提高输入速度自动更正在“工具”菜单上，单击“自动更正”命令，打开如图1-4所示的对话框。选定“键入时自动替换”选项。在“替换”编辑框中，输入某字符串的简写代码。在“替换为”编辑框中，输入简写代码对应的字符串全部内容。单击“添加”按钮。,3.2.5几个输入技巧,提高输入速度序列填充主要用于填充数字、日期或其他序列选定待填充数据区的起始单元格，然后输入序列的初始值。如果要让序列按给定的步长增长，再选定下一单元格，在其中输入序列的第二个数值。头两个单元格中数值的差额将决定该序列的增长步长。,选定包含初始值的单元格。用鼠标拖动填充柄经过待填充区域。如果要指定序列类型，可先按住鼠标右键，再拖动填充柄，在到达填充区域之上时，松开鼠标右键，单击快捷菜单中的相应命令。,3.3应用数字格式,3.3.1设置文本格式选择要进行格式设置的单元格或单元格区域。单击“格式”工具栏中的按钮可以设置文本的字体、字号、字形和颜色等，或者使用“格式”菜单中“单元格”命令，在打开的“单元格格式”对话框中单击“字体”选项卡，可以对文本进行进一步的格式设置。,3.3.2设置数字格式,设置数字格式使用“单元格格式”对话框选择要进行格式设置的单元格或单元格区域。打开“格式”菜单，选择“单元格”命令，在打开的对话框中单击“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择分类项，然后选择所需的数字格式选项，在“示例”框中可预览格式设置后单元格的结果。,3.3.2设置数字格式,设置数字格式创建自定义数字格式打开“格式”菜单，选择“单元格”命令，在打开的对话框中单击“数字”选项卡，并从“分类”列表框中选择“自定义”选项，在“类型”框中编辑数字格式代码。,3.3.3设置日期和时间的格式,Excel提供了许多内置的日期、时间格式，如果想改变Excel2003显示日期和时间的方式，可以打开“格式”菜单，选择“单元格”命令，在打开的对话框中单击“数字”选项卡，并从“分类”列表框中选择“日期”或“时间”选项，在“类型”框中选择要使用的格式代码，最后单击确定。用户也可以自已定义所需的日期和时间格式。自定义日期和时间格式时，需要使用相应的格式代码。,3.3.4利用“格式刷”进行格式化,选择含有要复制格式的单元格或单元格区域。单击“格式”工具栏上的“格式刷”按钮。选择要设置新格式的单元格或单元格区域。如果用户要将选定单元格或区域中的格式复制到多个位置，可以双击“格式刷”按钮。当完成复制格式时，再次单击该按钮。,4处理单元格和区域,4.1选择Excel的单元格和区域4.1.1选择连续区域鼠标拖放选择区域；按住Shift键，然后用方向键选择区域。,4.1.2选择完整的行和列单击行或列的边界，选择一行或一列；选择相连的多行或多列；选择不相连的多行或多列。,4.1选择Excel的单元格和区域,4.1.3选择不连续的区域一般方法，按住Ctrl键用鼠标进行选择。4.1.4选择多表区域主要进行同时格式化操作。选择当前工作表区域选择多个工作表进行格式化操作,4.2复制和移动区域把一个单元格复制到另一个单元格；把一个单元格复制到一个区域的单元格内；复制一个区域到另一个区域，区域大小一样；把一个区域转移到另一个区域中。,4.2复制和移动区域,4.2.1使用工具栏按钮进行复制；4.2.2使用菜单命令进行复制；4.2.3使用快捷键进行复制；4.2.4使用拖放的方法进行复制；4.2.5复制到相邻的单元格，自动填充；4.2.6使用Office剪贴板进行粘贴；4.2.7使用选择性粘贴。*4.3添加单元格注释4.4对区域使用名称,5格式化工作表,5.1了解格式工具5.1.1格式工具栏5.1.2“单元格格式”对话框,5.2在工作表中使用格式5.2.1使用不同的字体5.2.2改变文本的对齐方式5.2.2.1“水平对齐”选项5.2.2.2“垂直对齐”选项5.2.2.3自动换行或缩小字体填充5.2.2.4合并单元格5.2.2.5以一定的角度显示文本,5.2在工作表中使用格式,5.2.3使用颜色和阴影5.2.4增加边框和线条5.2.5为工作表增加背景图像格式工作表背景,5.2.6使用自动套用格式功能快速格式化工作表智能化格式类型控制,5.3使用样式,5.3.1对工作表应用样式5.3.2创建新样式5.3.3修改样式5.3.4从其他工作簿合并样式,6打印设置,介绍打印选项页面设置,7公式和函数,7.1公式应用基础7.1.1公式的组成运算符单元格引用数值或文本工作表函数,7.1.2各种运算符+、-、*、/、&、=、=、（）7.1.3运算符优先级,7.1公式应用基础,7.1.4在公式中使用函数AVERAGE、SUM、MAX、IF函数参数无参数（now（）一个参数固定数量参数不确定数量参数可选择参数更多函数,7公式和函数,7.2输入公式7.2.1手动输入7.2.2通过鼠标单击输入7.2.3把区域名称粘贴到公式7.2.4公式中插入函数7.2.5插入函数的帮助7.3编辑公式,7公式和函数,7.4在公式中使用单元格引用7.4.1相对引用、绝对引用和混合引用相对引用绝对引用混合引用示例1：相对引用引用位置的相对变动示例2：绝对引用引用位置不变动P126示例3：混合引用引用位置一个变动,7.4在公式中使用单元格引用,7.4.2改变引用的类型通过输入和删除美元符号$；通过快捷键F4。7.4.3引用当前工作表外的单元格7.4.3.1引用其他工作表中的单元格格式：工作表名称！单元格地址,7.4.3.2引用其他工作簿中的单元格格式：工作簿名称工作表名称！单元格地址注意：如果引用的工作簿名称里有一个或多个空格，一定要用单引号把工作簿和工作表名称括起来；注意：如果引用的工作簿没打开，必须在引用前加上完整的路径；注意：最好单击输入而不是手动输入。,7.5更正常见的公式错误,7.5更正常见的公式错误,7.5.1循环引用问题简单示例：例题：P1317.5.2公式运算自动重算手动重算F9计算打开工作簿中的公式，Shift+F9当前工作表。,7.6高级命名技巧,7.6.1使用常量命名插入名称定义；在标有“在当前工作簿中的名称”处输入名称；单击“引用位置”栏，删除其中的内容，换为数值，不要在常量前加等号；单击“确定”，完成常量命名。使用命名常量,7.6.2使用公式名称操作步骤和常量命名相同使用命名公式示例：月利率,7.6高级命名技巧,7.6.3使用区域交叉8.6.3.1区域引用运算符：冒号：设定一个区域；，逗号：设定两个区域的联合；空格：设定两个区域的交叉。示例：使用区域交叉，体会区域命名的重要性。,7.6.4对现有引用应用名称定义引用名称：插入名称定义应用引用名称：插入名称应用,7.7有关公式使用的几个问题,7.7.1不要直接使用数值7.7.2把编辑栏作为计算器使用F9重算和Enter输入公式F9，只保留结果不保留公式Enter输入公式，显示结果并可编辑公式举例体会：实验成绩,7.7.3精确复制公式双击要复制公式的单元格，进入编辑状态；用鼠标选择整个公式；进行复制；按Enter键结束编辑状态；*选择目标单元格，粘贴公式。,7.7有关公式使用的几个问题,7.7.4把公式转换为数值选择性粘贴。*体会选择性粘贴的功能。*,7.8函数以及和本课程联系紧密的函数,财务*日期与时间数学与三角函数统计查找与引用数据库文本逻辑*信息,8创建图表和图形P273,8.1Excel怎样处理图表8.1.1嵌入式图表8.1.2图表工作表嵌入式图表和图表工作表的转换：图表位置,8.2图表的组成水平轴线分类轴垂直轴线数值轴图例标示的数据系列或数据点绘图区图表区,8创建图表和图形,8.3创建图表使用一次按键创建图表输入要做图的区域；选择数据区域，包括行和列标题；按F11键，插入一个新的图表工作表，默认为二维柱状图。例2-8：,使用鼠标单击创建图表确保显示图表工具栏；选择数据区域，包括行和列标题；在图表工具栏上选择类型。,8创建图表和图形,使用图表向导创建图表选择要做图表的数据（可选）；选择：“插入”图表”；设定图表向导的第1步到第4步各选项；单击“完成”按钮，创建图表。,8.4使用图表向导创建图表选择要做图表的数据（可选）；第一步；第二步；第三步；第四步；,8创建图表和图形,8.5基本的图表修改8.5.1移动图表和调整图表大小8.5.2改变图表类型8.5.3复制一个图表复制嵌入式图表复制图表工作表,8.5.4删除一个图表8.5.5移动和删除图表元素标题、图例、数据标签,8创建图表和图形,8.6理解图表类型共有14种标准图标类型面积图柱形图条形图折线图饼图圆环图气泡图,雷达图股价图曲面图散点图椎形图圆柱图棱形图,9数据分析处理P73P353,9.1在进行数据处理时需要注意的问题9.1.1避免在数据清单中存在有空行和空列；9.1.2避免在单元格的开头和末尾键入空格；9.1.3避免在一个工作表中建立多个数据清单；,9.1.4工作表的数据清单和其他数据之间至少留出一个空行和一个空列，以便于检测和选定数据清单；9.1.5关键数据应置于清单的顶部或底部。,9数据分析处理,9.2数据排序9.2.1数据排序的规则数值：按数值的大小；字母：按字母的顺序；日期：按日期的先后；,汉字：按汉字拼音的顺序或笔画顺序；逻辑值：升序时False排在True前面，降序时相反；空格：总是排在最后。,9.2数据排序,9.2.2数据排序的步骤单击数据区域中要进行排序的任意单元格；数据排序，当前区域or扩展区域主关键字、次要关键字、第三关键字其它设置，结束设置。9.2.3自定义排序首先要有自己的自定义序列,9.3数据的查找与筛选,9.3数据的查找与筛选9.3.1记录单查找例2-11查找、修改、删除、添加新记录单等操作；选择任意数据清单的非空单元格；数据记录单单击条件输入条件修改或删除记录添加新记录,9.3数据的查找与筛选,9.3.2自动筛选与自定义筛选9.3.2.1自动筛选9.3.2.2自定义筛选在下拉箭头下选择“自定义”定义筛选方式,9.3.3高级筛选9.3.3.1一般条件下的高级筛选建立筛选条件（建立一个条件区域）同一行中的区域是“与”条件，不同行中的条件是“或”条件。单击数据清单中的任一非空单元格，然后数据筛选高级筛选,9.3.3高级筛选,输入数据区域和条件区域高级筛选结果的显示在本位置显示复制到其他位置例2-11,9.3.3.2计算条件情况下的高级筛选在数据清单外的任一单元格内输入计算公式设置条件区域按照前面的步骤进行高级筛选例：找出销售额大于平均销售额的所有记录。注意利用“绝对引用”例2-11,9数据分析处理,9.4数据的分类与汇总9.2.1分类汇总首先要对进行分类汇总的区域进行排序；分类汇总，选择分类汇总的分类字段，选定分类汇总方式，选定分类汇总其他项目；完成分类汇总。例：对地区或销售员进行分类汇总,9.2.2分类汇总的撤销分类汇总全部删除,9数据分析处理,9.5数据透视表数据透视表是用来快速汇总大量数据的交互式表格，本质上是从数据库中产生的一个动态汇总报告。,9.5.1数据透视表术语列字段：在数据透视表中拥有列方向的字段。字段的每一项目占用一列。数据区域：数据透视表中包含汇总数据的单元格。总数求和：在数据透视表中为一行或一列列出所有单元格显示总和的行或列。更新：在改变原数据后，重新计算数据透视表。行字段：在数据透视表中拥有行方向的字段。,9.5数据透视表,9.5.2创建数据透视表要保证数据源是一个数据清单或数据库，即数据表的每列必须有列标题；单击数据清单或数据库中的任一非空单元格，然后数据数据透视表和数据透视图，进入创建向导。,指定数据源位置；选择数据区域；单击布局，完成布局完成整个数据透视表工作。布局数据透视表的方法1：通过对话框布局数据透视表布局数据透视表的方法2：通过字段列表布局数据透视表,10数组公式及其应用,10.1数组公式的输入10.1.1数组公式输入的步骤选定返回结果的单元格或单元格区域；输入数组公式；同时按“Ctrl+Shift+Enter”组合键，则自动在公式的两边加上。,10.1.2输入数组常量的方法规则：直接在公式中输入数值，并用括起来；不同列的数值用逗号分开；不同行的数值用分号分开；,10.1数组公式的输入,输入方法：选取单元格区域；在公式编辑栏中输入数组公式；同时按“Ctrl+Shift+Enter”组合键。,10.1.3输入公式数组的方法选取单元格区域；在公式编辑栏中输入数组公式；同时按“Ctrl+Shift+Enter”组合键。例2-1，例2-2，例2-3：P48-49,10数组公式及其应用,10.2编辑数组公式10.2.1在数组区域中单击任一单元格；10.2.2单击公式编辑栏，编辑栏被激活；10.2.3编辑数组公式内容；10.2.4修改完毕后，同时按“Ctrl+Shift+Enter”组合键。,10.3删除数组公式选中所有存放数组公式的单元格，然后按Delete键。,11常用函数简介,11.1无条件求和SUM函数SUM（参数1，参数2，参数n）11.2条件求和SUMIF函数SUMIF(range,criteria,sum_range)Range：用于条件判断的单元格区域；Criteria：确定哪些单元格将被相加求和的条件，形式可以为数字、表达式或文本；Sum_r