加强项目档案工作提升项目管理水平(PPT 60页).ppt

加强项目档案工作提升项目管理水平,一、加强项目档案工作的必要性,项目档案工作中存在的问题主要表现在两个方面：一是管理方面；二是文件归档质量方面。,-档案工作与项目建设不同步安排；-档案管理机构设置、人员配备不适应工作的需要；-档案管理制度不健全、职责不明确、措施不到位，或严重滞后，档案收集工作错过最佳时机，使制度形同虚设，起不到应有的作用；,管理方面存在的主要问题,文件归档质量方面的主要问题,-归档文件不齐全、不完整、不系统，缺失文件较多，粗制滥造、弄虚作假现象普遍存在；-复印（制）件多，而且质量不高、手续不全，不具法律效力；-事故档案不归档或隐瞒事故真相；-竣工图不符合要求或破旧不堪，竣工图印章、签名不规范，有的是别人代签而没有授权。,1.项目档案-指经过鉴定、整理并归档的项目文件”，“项目文件是指建设项目在立项、审批、招投标、勘测、设计、施工、监理及竣工验收全过程形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括前期文件、项目竣工文件和竣工验收文件等”。,二、项目档案的定义和特点,项目档案是由项目文件转化而来的，项目文件是项目档案的前身。项目档案是项目文件的归宿。,项目档案与项目文件的关系：,(1)成套性(2)原始性(3)专业性(4)多样性(5)动态性,2.项目档案的特点:,三、开展项目档案工作需掌握的法规文件与标准,5个国标,GB/T10609.32009技术制图复制图的折叠方法GB/T17678.11999CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求GB/T118212002照片档案管理规范GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范GB/T11822-2008科学技术档案案卷构成的一般要求,1个行业标准3个规范性文件,行标：DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范文件：国家档案局国家重点建设项目档案管理登记办法（档发字199715号文件）国家档案局重大建设项目档案验收办法（档发字20062号）山西省档案局山西省重大建设项目档案验收细则（试行）,涉及照片档案、会计档案、声像档案、电子档案等的，按相关规范执行；涉及各行业的参照相关行业规范执行（如煤炭、水利、电力、公路等都有自己的行业规范）；标准间如有不一致之处，寻找最合理办法。,注意：,四、项目档案工作涉及的常用名词,建设单位-指建设项目的法人单位。建设项目-指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，在经济上统一核算，行政上统一管理、建成后统一移交生产。单项工程-指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。,单位工程-指具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或效益的工程。分部工程-是单位工程的组成部分，按专业和建筑部位确定。分项工程-是分部工程的组成部分，一般按主要工程、材料、工艺、设备类别进行划分。,单项工程单位工程分部工程分项工程,项目前期文件指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件项目施工文件指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件项目竣工图项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸,项目监理文件指监理单位在项目监理工作中形成的文件，可分为监理管理文件和监理审核文件。项目竣工验收文件指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。项目前期文件、项目施工文件、项目竣工图、项目监理文件、项目竣工验收文件构成了项目竣工文件。,五、项目档案工作总则,项目档案工作应以建设单位为主，实行统一领导、统一制度、统一管理、统一标准。,包含五个部分的内容,六、项目档案工作组织和职责,第一部分：对机构、人员的要求,（1）明确的责任人项目档案工作实行项目法人负责制，项目法人全面负责本项目的档案工作，并接受档案行政管理部门和行业主管部门的监督和指导。明确建设单位档案工作的法律责任。,（2）要有明确的分管领导及档案机构,分管领导档案机构档案机构负责人各部门分管档案工作的负责人,项目建设单位档案机构应配备适应项目档案工作需要的专职人员；各职能部门也应根据需要配备相应的专职或兼职档案工作人员。,（3）配备专（兼）职档案人员,A能够适应项目档案工作的需要；B档案人员保持相对稳定；C项目档案工作人员应具有档案专业和相关专业专业知识；D档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。,（4）人员素质要求,第二部分:做好项目档案的具体保障措施,（1）“档案”“建设”，同步进行项目建设单位应从项目开始筹建起把项目档案管理工作纳入项目建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入分管领导和工作人员的岗位职责，并与项目建设管理同步实施、同步检查、同步考核。,按项目法人制要求，组建由设计单位、施工单位、调试单位、监理单位等参加的档案工作领导组，按照项目所属关系，把项目档案工作纳入各参建单位领导责任进行监督、考核，纳入各职能部门分管领导和工作人员的岗位职责进行考核。,（2）岗位职责，年度考核,项目建设单位在与地质勘探、勘察设计、施工及监理单位（以下简称参建单位）签订勘探、设计、施工、监理及采购、服务、技术等合同、协议时，应设立专门条款，明确规定相关单位的归档职责及文件归档范围、质量要求、整理标准，提交套数、时间等，并将“档案部门签字认可”纳入合同的结算程序。,（3）档案质量，合同约束,“三纳入”：项目文件材料的形成、积累、整理、归档纳入项目建设各项程序；纳入项目建设管理计划；纳入有关部门与有关人员的岗位职责。“四同步”：下达工程计划任务与提出项目文件归档要求同步；检查项目计划进度与检查项目文件积累情况同步；工程验收与档案验收同步；项目总结与归档的项目文件交接同步。“四参加”：档案人员参加工程管理相关会议及质量检查；参加重要设备仪器开箱、验收；参加项目建设竣工验收；参加项目科研成果审定。,(4)关键节点，参与检查,（5）参建单位，配备人员各参建单位应按建设单位要求或合同规定，明确负责档案工作的部门，配备满足项目档案工作需要的专（兼）职档案人员。（6）加强培训，提高素质项目建设单位应建立以档案部门为中心，各职能部门、各参建单位档案部门或专（兼）职档案人员为基础的档案工作管理网络和档案人员培训制度。,第三部分：项目建设单位档案部门职责,（1）建立制度，组织培训建立制度总原则：项目法人在制定规章制度时，应从建设项目的整体通盘考虑，把归档内容涵盖项目建设各阶段、各专业及各参建单位，对归档职责、归档范围、项目文件的编制等作出统一规定。建设项目档案管理主要制度：归档范围、整理规范、分类标准、领导责任制、岗位责任制、技术（图纸）资料管理制度、竣工文件编制要求、档案移交办法、档案保管、借阅制度等。,（2）依照标准，指导监督对本单位各职能部门、参建单位档案工作进行监督、指导、检查。（3）参加活动，参与验收参加项目建设的重要会议、重大活动、重要设备开箱验收、项目建设各阶段（标段）交（竣）工验收。（4）收集保管，验收移交,第四部分：各职能部门档案工作职责,（1）收集整理承担本部门履行职责所涉及项目文件的收集、整理和归档工作，并对归档文件形成质量和完整、准确情况负责。（2）归档移交工程完工验收前要将相关整理好的档案移交档案室（3）协助监督协助档案部门，监督、指导和检查其所负责的参建单位的文件归档质量。,第五部分：参建单位档案工作职责,主要涉及以下参建单位(1)地质勘探单位(2)勘察设计单位(3)施工单位物资、设备供货单位(含厂家或中间商);设备生产监造单位(4)监理单位,总体来讲：收集整理，按时移交。按合同或协议负责所承担工程或任务的文件的收集、整理和归档工作，对归档文件形成质量和完整、准确情况负责，并在规定时间内按要求向建设单位移交。,几种特殊情况档案材料的收集,(1)工程发包由建设单位发包的专业承包施工工程，承包单位负责所承包工程施工文件的收集整理，并直接提交建设单位。项目实行总承包的，由总承包单位负责项目全部文件的收集整理，或责成各分包单位负责其分包部分文件的收集、整理，并分别提交总承包单位汇总。,(2)安全、质量事故安全和质量事故的相关文件由事故调查处理牵头单位负责收集整理和归档工作。建设单位应保存一套齐全完整的与管理和技术有关的文件。(3)声像档案及时归档，写清说明,七、项目文件的归档,（1）归档原则：“谁形成谁负责”（2）归档依据及具体要求：依据国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范，制定本项目文件归档范围和保管期限表。保管期限一般定为10年、30年、永久，但不应低于相应工程或设备的服务年限。（3）整理依据：科学技术档案案卷构成一般要求（GB/T11822-2008）、电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）、技术制图复制图的折叠方法（GB/T10609.3）,（4）移交要求：严格交接手续编制移交清册移交清册应明确移交的时间、内容、数量、载体形式等，必要时应编写归档说明，将归档过程中一些情况进行说明；接收方应认真清点核对，准确无误后交接双方负责人和经手人签字。移交清册各留一份。,八、项目档案的整理,（1）编制分类方案（2）档案排序编号（3）档案按期移交,九项目档案的保管和利用,保管:（1）保管原则（2）保管场所（3）工作设备（4）防护设施（5）保管设施,利用:（1）编制档案检索工具（2）建立利用登记制度,十、项目档案信息化建设,（1）信息化建设原则：档案信息化与项目信息化同步进行；技术与管理并重；以档案信息化促进和保障项目建设信息化。,（2）系统开发要求:宏观上：满足项目建设全过程信息系统高效、高质运行的需要。微观上：具备收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能；能与建设项目各信息系统之间衔接。,注意事项：关注电子文件的收集、归档电子文件是项目档案的重要组成部分。建设单位应将电子文件的收集、归档纳入项目文件的管理范围。在与地质勘探、勘察设计、施工、监理等相关单位签订合同或协议时，应将电子文件的移交纳入其中。,十一、项目档案的登记,（1）主动登记依据国家重点建设项目档案管理登记办法项目开工半年内向项目主管部门报送“国家重点建设项目登记表”每年报送一次，直至项目竣工验收止.（2）逐级汇总项目主管部门汇总本系统情况报送项目所在地省级档案行政管理部门;省级档案行政管理部门汇总后报国家档案行政管理部门.,十二、项目档案验收,（1）验收必要性项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未通过档案验收的项目，不得通过竣工验收。（2）项目档案验收的组织（3）项目档案验收组的组成（4）验收申请报送档案验收申请报告项目档案验收申请报告项目档案验收前应自检（5）申请项目档案验收条件,项目档案验收前应自检,项目建设单位（法人）应组织项目设计、施工、监理等方面负责人以及有关人员，根据档案工作的相关要求，依照山西省重大建设项目档案验收细则（试行）进行全面自检；属于国家档案局或委托中央主管部门验收的依据重大建设项目档案验收内容及要求（附件2）要求进行自检。,申请项目档案验收条件,（一）项目试运行指标考核合格或者达到设计能力；（二）项目文件材料已全部归档，并完成了项目档案的分类、编目等整理工作。,项目档案验收申请材料,验收申请报告项目档案自检得分表单位工程划分一览表(含每个单位工程档案数量情况)竣工图变更一览表项目档案分类及数量一览表（统计到末级类目）,项目档案验收申请报告的主要内容,（一）项目建设及项目档案管理概况；（二）保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；（三）项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量状况；（四）档案在项目建设、管理、试运行中的作用；（五）存在的问题及解决措施。,召开会议;现场抽查;参加会议单位：建设单位、监理单位、设计单位、施工单位抽查数量：不少于档案总量10%；总量少于1000卷的，抽查数量不得少于100卷。,项目档案验收形式,项目档案验收必备项,按照山西省重大建设项目档案验收标准综合计分80分，完整性得分不少于36分，准确性得分不少于13分，系统性得分不少于18分；单位工程归档率100%；竣工图完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映竣工情况；项目文件已全部进行整理；档案安全保管符合要求。,项目档案验收须重点把握的内容,第一、组织管理总体要求：组织到位，人员落实，制度健全，同步开展，纳入合同，有效考核；重点检查内容是：规章制度，合同文本，实际效果。,第二、案卷质量总体要求：文件材料形成完整、准确；整理系统、规范；重点检查内容：项目依据和凭证性文件（含立项审批、招投标、征地拆迁等形成的公文、合同、协议书、签字表等），原材料质量证明文件，工程质量验评文件，竣工图（含修改通知单）等重要文件的形成情况；案卷题名、卷内目录的编制质量。,第三、档案安全重点检查内容：档案实体和信息的安全情况。,迎接验收应准备材料,（一）项目档案组织管理工作，应提供备查材料：1）关于项目档案管理体制，应提供项目档案管理机构以及档案领导小组成立文件。2）档案人员素质方面，应提供专职档案员学历、职称、培训记录等。3）规章制度方面，应提供本项目依据国家、行业规定制定的项目文件归档制度、档案整理规范及项目档案保管、利用等制度。,4）对档案工作进行有效的监督、指导、检查方面，应提供档案管理网络图及定期开展活动的记录（如培训记录、检查记录等）5）采取措施，确保同步管理方面，应提供档案人员参加设备开箱、阶段性质量检查、文件检查的记录。,6）落实领导及有关人员责任制方面，应提供领导责任制和各部门归档责任制及考核记录。7）档案工作纳入