使用《中档法》分类标引的几点看法(1)

1/7使用中档法分类标引的几点看法1中国档案分类法第一版年月出版一年多后，我院就开始按它进行档案分类标引了。实践证明，中档法第一版所设类目太粗，远远不能满足实际标引需要。年月出版了中档法第二版，把类目由一版的千条扩展到万条，基本能满足全国档案分类标引需要，但我们在使用中仍发现不少问题有待解决。我院档案的分类标引是在著录时与主题标引同步进行的，至年底，库存万千卷文书档案和科技档案已全部著录和标引完毕，并逐步输入了计算机。我们在分类标引时遇到的难题颇多，这里谈几点看法，以就教于同仁。一深入学习八十年代末以来，我们为了跟上档案工作标准化的步伐，学习了一些有关分类标引和主题标引的著作和分类法。经常反复学习的有年出版的孙钢编著的档案著录与标引手册，年出版的邹步英等编著的中国档案分类法的理论与使用，年出版的邓绍兴编著的档案分类法，年出版的邹步英等编著的中国档案分类法使用手册。我们深感，只有在反复学2/7习中使用，又在使用中反复学习才能做好分类标引工作。二全面返工前面提到，我院著录标引工作起步较早，当时只能按中档法第一版做粗标引。待中档法第二版出来时，绝大部分库存档案已著录标引完毕，并输入了计算机。粗标引的结果是成百上千个案卷标的是同一个分类号，很难达到分类检索的要求。中档法第二版的类目比第一版增加了二十倍，很多类别有了细目，原来的粗标引必须返工作细标引。再者，中档法第二版对第一版的结构、类别也有所调整、修改，如二版把一版的“一主表二附表”改为了“一法四表”，取消了工业复分表，增加了科技档案复分表，取消了基建类中的综合类，等等，就是具体类目的含意也有些变动。这意味着，按第一版标引的不少类号必须报废，重新按修改后的类目号标引。我院的档案内容涉及到中档法至个基本大类的所有类别。返工量之大，可想而知。我们的作法是用微机打出全部目录，逐类逐条对照中档法第二版修改，然后再在微机上改一遍。三处理难题大家知道，一个单位确定做分类标引后，对著录的所有档案都必须一条不落地标上分类号，否则建立的分类目录或数据库将是残缺不全的，进行分类检索时，未被标3/7引的档案就会漏检。孙钢同志在档案著录与标引手册中说分类法编制应做到“有档应有类，要保证所有档案都能分到适宜的类目中。”我们在实际标引工作中深感中档法二版的“中华人民共和国档案分类表”远远没有达到“有档应有类”的水平，很多档案找不到适宜的类目做标引。也就是说，分类表还欠缺不少类目。这是标引人员最为难的一个问题。标引操作上还有一大难题是不必要的重复类目太多。一个事物或问题设了多个不同的类目，使标引人员弄不准用哪个类目号标引才对。下面就谈一下我们解决这两个问题的作法和看法。对分类表欠缺类目号的解决方法采用上位类号标引。例如关于人才开发问题的文件找不到相应的类号，可标人事。又如宝钢烧结厂烟囱设计，从冶金类和建筑类中都找不到烟囱类目，只有标烧结厂燃烧系统。采用靠类标引。例如关于法人代表的确定和变更的文件找不到相应的类号，可标与其接近的概念类号干部任免。又如太原东山水泥厂车库设计，在水泥厂基建类中和建筑工程设计中均无“车库”类目号，可靠标水泥厂运输基建。采用“其他”类号标引。在上位标引和靠类标4/7引都不宜表达时，无奈才采用这种方法。例如一般供暖锅炉房在类中却无类目，若用上位标引，住宅小区的锅炉房建筑只能标作居住建筑的附属工程，而商业区的供暖锅炉房只能标作商业建筑的附属工程。这样就把同样性质的建筑标成了不同的号，显然不合理，影响检索的查全率。相类似的锅炉房都用“其他”建筑设计类号标引，就能达到同样事物用同一类号标引的要求。转贴于论文联盟HTTP/重复类目的选用在中档法的“中华人民共和国档案分类表”中有大量相重类目。其中有少量是必要的。这是因为档案分类是按职能分工设类，在不同职能类中不能共用一个相同的类目号标引。例如干部任免”在党务、行政、军事三个类目中都设了类目，就是必要的重复类目。但是，分类表中实际上还存在大量不必要的重复类目。之所以说它们是不必要的重复类目，笔者认为是编表时未严格按“共性集中”的原则设类目，把同样的事物在各大类中作了不必要的重复设类。例如“档案馆”基建档案在分类表中按说有一个就行了，但实际却在个大类中设了个类目。又如居住建筑档案在不同大类中设了个类目。类本来就是建设档案类，其中档案馆、居住建筑都设有类目，它们的共性都很强，用类标引这种档案完全5/7可以解决问题，分布在其他各大类的相同类目显然是多余的了。如果随便选用各大类中相同类做标引，就不可能达到标引的一致性。为此，我们采取了以下做法在主题专业大类中有具体相对类目的档案一律用主题类中的类目标引。例如，类是“城乡建设、建筑业”类，就是基建档案的主题类、通用类，其他大类中的基建类只设各该专业的特殊、专用基建工程档案类目。居住建筑属通用民用建筑，任何专业系统的住房都没有什么特殊性。因此，全国的住房都用类标引才好。然而，分类表中在出版、教育、卫生、体育、科研、商业各大类下都设有居住建筑类目，这些系统用各自的居住类号标引他们的基建档案也不为错，但设计、施工部门为上列各系统做的居住设计、施工档案就可能都用类标引，这就出现了不一致问题。主题专业类目中虽有相应类目号，但若太粗，也可不用，而用相关大类中的具体类号标引。例如为“教育及科研建设”，但下边并无科研建筑细目，而“科研用房”下又分科研大楼、实验室等，实验室建筑就可用标引。科研用房不多的单位也可用做粗标引。这也要出现同一事物用不同类号标引问题。一个事物或问题在几个主题大类中都设有类目6/7时，应视具体情况而定。例如为“地震工程与工程地震学”，为“地震工程学”，为“建筑抗震研究”，这三个类目中都含有建筑工程抗震研究内容，若属基础理论研究可用类号或用类号标引，若是指具体建筑工程抗震研究的，则用类号标引。例北京市区埋藏基岩凹陷地形对地震的影响研究报告标；例唐山地震对京津的影响调查报告标，也可标；例空间杆系结构抗震计算的研究标；例冶金类中的为“耐火材料设备”研究，建筑材料类中的为“耐火材料工艺设备”研究。这两条类目内容完全一样，标引时冶金系统和建材系统肯定是各自用本专业的类号。这样做虽不合理，但是合法。另外，各工业类的设备、标准、环保等小类与主题类的机械、环保、标准等的交叉重复也是难解难分的。涉及相同的类目都要进行分析、比较后才能选定合适的类目号做标引。限于篇幅，本文就不多例举了。总之，中档法存在的问题只能待其编委会做出解释和再版时修改来解决，使用者无权