民营企业会计档案管理调研分析

1/10民营企业会计档案管理调研分析摘要民营企业是中国市场经济的重要组成部分，反映其发展历程、企业经营管理活动的企业档案，特别是会计档案是民营企业内部管理和文化基础的必要部分，也是企业发展壮大的基础。会计档案管理这一工作不容忽视。本文就我国民营企业会计档案的管理现状进行分析，结合民营企业自身特点探究其原因，并提出相应的对策，以期能对民营企业会计档案管理制度的完善起到抛砖引玉的作用。关键词民营企业会计档案管理民营企业是非公有制企业的一种，是我国经济的重要组成部分。随着改革的深入，开放的扩大，民营企业对中国经济的快速发展起着越来越重要的作用。据海关统计，在20XX年20XX年间市累计实现外贸进出口值亿美元，其中，国有企业、外商投资企业、民营企业分别累计进出口亿美元、亿美元、57亿美元，平均增长率分别为8、，对于出口，民营企业近两年已占据市出口的半壁江山。伴随中国市场经济的发展与完善，民营企业已经逐渐成为外贸出口的“领头人”、扩大就业的“主渠道”、自主创新的“先行者”。记载和反映民营企业产生、发展过程及生产销售管理、技术等活动的企业档案也成为民营企业发展与壮大的重要资源，而会计档案则是民营企业档案的重要组成部分，它为民营企业管理者及相关部门的管理2/10决策提供必要依据。民营企业会计档案管理工作不容忽视，它是企业管理不可缺少的内容。然而现实中，民营企业的会计档案管理状况却不乐观一、民营企业会计档案管理的现状1、会计档案管理水平参差不齐。我国的民营企业数量众多，规模大小不一，档案管理水平也是参差不齐。那些有一定规模，企业效益较好，科技含量较高或者取得某种资质的企业，档案管理工作比较规范，如上海申茂铜材有限公司、上海公元建材发展有限公司等；由国有企业改制而成的民营企业，大多沿用国有企业相对完善的管理制度，档案管理工作也相对规范。而那些规模小，效益差的个体企业，或从无到有的新建民营企业，档案管理工作几乎成为企业的一大死角，基础工作薄弱，有些企业甚至根本就没有档案意识。2、大部分民营企业特别是中小企业极少建立会计档案管理制度。很多民营企业，特别是中小型企业，对会计档案管理意识较差，建档率较低。由于资金规模的影响，企业的员工较少，且一半都是身兼数职。有些企业甚至没有专职会计，每月的账务到了月底就聘用兼职会计人员匆匆做账，以便应付税务机关或者投资者及银行等。对于会计档案也就粗略的简单整理，有的甚至根本就不整理。会计工作不规范，3/10进而会计档案工作也无从做起，对于人为加工的财务资料随意堆放，企业没有一套行之有效的会计档案管理制度予以规范，而企业主或者管理者也无暇建制。3、企业主会计档案管理意识较弱。大多数民营企业偏重于能够产生经济效益的生产与销售活动，而忽略了会计档案在企业生产经营中资金流动的凭证与反映信息作用，对会计档案管理工作投入较少，甚至没有。对于有些企业主来说，企业的账本、报表等都是为应付税务机关或工商行政部门或者投资者而作，财务数据的真实性与充分性值得推敲，没有保存的价值，会计档案管理工作无须开展。以致会计档案管理工作在很多民营企业内部管理中仍然是混乱不堪。4、会计档案没有实行集中统一管理，不利于保管与利用。很多企业，财务资料随处堆放，散乱于各个部门。从财务室借出的会计资料也不按时归还。大多民营企业由于规模小，人员少，没有专职的会计档案管理人员对之进行整理与保管，随处散乱的会计档案没有被集中统一管理，这容易导致会计档案的遗失与毁坏，也不利于保管与后期的查询利用，会计档案管理工作空白滞后。5、会计档案人员不能及时与外界沟通。与同行交流会计档案管理经验，可以促进档案管理工作更4/10好地为企业决策、运营服务。有些企业会计档案人员通常是由企业主或领导的亲属或其他办公人员担当。对于他们来说，档案管理只是简单的收存工作，没有必要倾注太多的精力，也没有必要浪费时间财力与外界沟通交流；再者，为了节约资金，企业主也会减少档案人员外出学习的机会，这也使得会计档案人员不能及时与外界沟通，进而不利于档案工作的开展。6、保管条件普遍较差，会计档案资源流失、毁损严重。对于部分民营企业主来说，档案管理工作与生产销售相比产生的经济效益是间接的、无形的、微小的，没有动力去关注，投入很少，企业会计档案管理工作呈“无意识”、“无制度”、“无人员”、“无库房”、“无设备”、“无经费”的“六无”状态。企业的会计凭证、账本、报表等随处堆放，没有专门的保管设备，有的甚至直接堆放在废弃的纸箱内，置于办公室一角，无人问津，更不用说去除湿除尘除虫了，时间长了，会计档案大多霉烂、损毁，数据资源丢失严重。7、会计档案基础工作不完善，归档不规范。大部分民营企业没有专职会计档案员，通常是会计人员在空余时间简单整理，然后找地方堆放，或者是出纳人员予以整理、装订、保管会计档案。有些企业，由于人员更换频繁，对档案的交接工作没有做好，权责不明确，造成很5/10多会计档案没能被及时归整。有的企业干脆就不对其进行归档整理，直接将会计档案胡乱堆放到大文件柜中，然后锁上或贴上封条，长期不予理会。8、会计档案人员专业素质普遍较低。会计档案管理工作要求管理人员既要具备会计专业知识，又要具备档案专业知识，一般情况下，最好应由懂得档案知识的会计人员来担当，对会计档案进行专职管理。而很多民营企业为了节约资金，聘用一些文化素质较低，毫无档案知识的人来管理，或者是让等办公人员兼职管理档案，这些人通常是缺乏档案专业培训，也很少能按照规范进行档案收集和整理。9、会计档案得不到充分利用。随着市场经济的不断发展，民营企业已经成为中国经济的重要组成部分，民营企业的会计档案是民营企业发展的重要资料，充分利用好会计资料，能为民营企业的发展带来很大的利益，而现实是多数民营企业只重视生产销售等经营活动，而缺乏对反映企业资金运动变化的会计档案的利用，很少利用会计档案来分析企业经济管理过程中的各项活动，这也在一定程度上造成会计档案资源的浪费；再者，民营企业私有性的特点，过分强调保密，这在一定程度上限制了会计档案利用人员的身份，这也使得会计档案得不到充分利用。6/1010、没有开展会计档案鉴定、销毁、利用工作。按照会计档案管理办法的规定，保管期满的会计档案，可以按规定程序予以鉴定、销毁。这样既可以体现会计档案的储存价值，将有保存价值的会计档案予以重新归整、利用，又可以节省会计档案的储存空间，提高会计档案保管质量。而实践中的情况却不如人意，大多数民营企业的会计档案一经归档后，就被长年累月地存放在档案部门，很少予以鉴定、销毁。由于企业主不重视，档案管理员专业素质不高等原因，使得对会计档案的鉴定销毁工作难以开展，大量堆放的未能及时清理的会计档案浪费了企业的人力、物力、财力。11、电算化会计档案的收集与归档存在较大问题。由于民营企业的规模大小、会计管理水平等有所不同，会计电算化水平也是参差不齐，进而电算化会计档案的收集与归档存在不同问题。规模较大、管理较为完善的大型民营企业，会计电算化水平较高，电算化会计档案的收集与归档工作进行得比较好。而那些规模较小，管理较为粗放的民营企业，特别是中小型企业，会计电算化水平较低，有些企业甚至没有完整的会计电算化系统，对于有价值的会计凭证，没能及时打印出来，很多到期末一并打印，一旦电算化系统出现问题，数据丢失，电子档案将无法打印成纸质予以保存。有些企业电算化会计系统的数据没有及7/10时备份，或是即使备份了，所储存的硬盘或U盘等载体随处存放于相关部门，归档不及时，或即使归档了，也会由于没有完善的保管条件而使得磁盘、硬盘等储存载体损坏以致系统不能识别原始数据，进而导致电子档案数据丢失。二、民营企业会计档案管理现状的原因分析。我国民营企业分为个体企业、私营企业、民营科技企业、乡镇企业、股份合作制企业、国有民营企业等，它们都有着民营企业共同的特点，而这些企业自身的特点也影响着会计档案的管理。1、中国民营企业主大多具有冒险、自主创业精神，他们吃苦耐劳，艰苦奋斗，抓住机遇，勇于冒险。企业管理的重心着眼于企业的发展，企业主的主要精力在于寻找企业发展的机遇，对于企业的其他内部管理如档案管理，就有所忽略，企业的会计档案管理就更无暇顾及了。2、民营企业的市场性很强，其经营目标是实现资本增值，追求资本收益最大化，有将利润进行再投资以实现进一步增值的内在投资欲望。民营企业的经营活动完全以市场为导向，按市场需求来经营管理企业，一切以盈利增值为主，企业主关注的大多是投资少，见效快的市场机遇。对于档案管理，特别是会计档案管理这种投资不少，见效不快即很难见到直接经济效益的内部管理更是无心关注，企业的8/10档案工作得不到重视，档案工作也难以开展。3、家族制管理模式，缺乏有效的治理结构。据调查，我国70的民营企业基本上都采用家族制管理，企业以血缘为纽带，企业内员工大多与企业主是亲友关系，从上到下，人合成分大于资合成分。企业会计档案涉及企业的商业秘密较多，私有性很强，企业主一般都让自己的亲戚或者熟人来管理，而这些人往往没有相关的专业知识，专业素质、文化素质都比较低，对会计档案也谈不上专业化管理，只是被动的接收，堆放，更谈不上鉴定、利用、编研了。4、民营企业融资困难、资金严重不足，这一特点也影响着企业的会计档案管理。民营企业相对于国有大中型企业、外资企业来说，资金来源渠道较少，银行放贷少，入市门槛高等导致民营企业融资困难，企业的发展大多靠企业的自有资金或利润再投资，市场性、盈利性的特点引导民营企业主将较少的资金投入到投资报酬率较高的项目上，而不会把资金较多地投到他们看似“无利可图”的档案管理上，企业的档案管理出现“六无”状态也不足为奇了。5、管理不完善也是民营企业的一大特点，企业内部组织关系不明确，管理层次不清楚，计划性不强，会计档案管理也就缺乏统一的管理安排，会计凭证、报表多个部门散乱堆放，权责不明确，归档保管工作实施困难。三、民营企业会计档案管理的对策9/101、健全会计档案管理制度。在遵循会计档案管理办法的前提下，制定与企业自身相符合的企业会计档案管理制度。建立并逐步健全立卷、归档、保管、利用、鉴定、销毁等制度，规范企业会计档案工作。会计部门按规定编制会计档案移交保管清册，将会计档案移交档案部门管理。未设档案部门的企业，可以设专人保管。2、强化宣传，增强企业主档案意识。国家档案部门财政部门等相关机构应加强民营企业的档案宣传工作，采取典型示范宣传，可以通过各种途径从实践上理论上加大宣传的力度，增强企业主的会计档案意识，使其认识到档案特别是会计档案对企业长远发展的重要性。从思想上行动上调动企业主的建档或者完善档案管理的积极性。3、将会计档案管理纳入会计人员继续教育内容。会计知识的继续教育是会计人员提高专业素质的一个重要途径，将会计档案管理纳入会计继续教育内容，使得会计人员认识到档案知识的重要性，要求其