人事行政部工作守则

人事行政部工作指引云山健身室、云山女生之家（南）人事行政部前言人力资源管理是培育企业核心能力的关键。21世纪，人力资源管理已经上升到企业战略的高度，成为现代企业管理的核心能力，是现代企业获取竞争优势的重要手段。云山健身室、云山女生之家致力于专业化、信息化、企业化的管理，首先就必须重视实体本身的人才管理。拥有一整套合理、切实、有活力、能创新的人才管理制度，将是健身室、女生之家长期发展的重要保障、生生不息的不竭动力。同时，广东外语外贸大学勤工助学中心作为一个育人的平台，健身室也一直以育人作为自己人才培养的目的，我们更应该重视人力资源的管理，使我们真正招适合的人、用正确的人、育出色的人。云山健身室、云山女生之家人事行政部2012年9月目录一部门职能及分工介绍二基本工作要求三日常工作四人事工作（1）招聘流程（2）培训流程（3）绩效考核（4）薪酬管理（5）人事档案整理五行政工作（1）行政制度（2）技术工作（3）采购（4）打印（5）会议筹备与记录六各类附件（1）员工满意度调查表（2）岗位说明书（3）面试评价量表（4）面试通知书（5）劳动合同一部门职能与分工介绍人事行政部在云山健身室、云山女生之家承担的角色信息者、监察者、服务者、管理者。信息者角色为健身室全体人员提供任何有价值的信息，保证实体信息的畅通，加强实体员工之间的联系，为管理层提供有参考价值的信息，加强管理监察者角色负责实体内部全体员工绩效考核的开展，及时发现员工工作中存在的问题，指导监督其改进服务者角色协调活动的策划、统筹、人员调度工作，为实体各部门的正常高效运营提供便利，同时做好中心对口的日常人事和行政工作管理者角色做好人力资源的招聘、培训以及管理，为健身室的人才把好关主要的工作人事、行政工作招聘培训对内绩效考核人事档案管理薪酬管理人事工作中心统一的招聘对外工作证申请、制作、补办员工调岗、离职工作证明办理资料归档各类申请行政周表行政交流行政工作值班安排技术工作对内打印以及采购工作会议筹备与记录二基本工作要求1明晰并践行健身室员工各项守则；2明晰人事行政部的工作流程和职能范围；3认真完成值班工作，遵守值班要求和秩序；4顽强进取积极主动，富有责任感，勇于承担工作，并全力以赴；5豁达开朗学会换位思考（尊重与理解），用正确的方法处理冲突与矛盾，与其它部门员工和谐相处；6自我提升要善于学习，从错误中吸取教训，努力工作、学会奉献；7有团队精神学会互助，不推诿扯皮，共建团结奋进的家文化。三日常工作1采购每月1013号，清点前台物资，并列出缺少的物资，15号统一购买。如有特殊情况临时安排（如文化节等重大事件）。2绩效考核日常进行各类考勤，每月1821号，进行员工技能绩效考核，23号前整理考核资料并在24号将结果统计并公布出来。通过绩效考核既能改进工作，又可以做好价值评估。可以了解健身室整体、各部门和员工工作中的不足，从而加以改进。3技术人员根据企划部、市场部、客服部的需求完成健身室、女生之家的传单、海报、视频、及其他宣传资料的制作以及各类卡的制作。4行政专员定期向中心汇报健身室的情况。每周六晚上8点前把下星期的会议与活动安排表发到中心行政部邮箱，在每月2号中午12点前，将本单位上个月属于归档的资料（大事记），发送到中心行政部邮箱。出席每月末的行政人员交流会。准确的发送员工的生日信息，送上温暖的祝福。做好会议的健身室员工大会的筹备和记录。做好各类活动的申请工作。注日常工作注意事项如下1、注意日常同事间工作用语的礼貌性2、人事行政部各干事员工都应了解WORD、EXCEL、PPT的基本操作3、对值班需要的知识了解清楚4考虑清楚每个日常事项的财务预算四人事工作招聘对内培训绩效考核人事工作人事档案管理中心统一的招聘对外工作证申请、制作、补办员工调岗、离职工作证明办理对内的人事工作（一）招聘招聘工作在企业人力资源管理中的重要性不容忽视，关系到企业的人力资源数量、质量和结构的形成，决定了企业各项工作的顺利开展，合理的招聘工作可以使企业的经营成本降低。作为迈向信息化、制度化、企业化的云山健身室、云山女生之家来说专业、严谨的招聘工作尤为重要。1招聘流程图原有招聘人要求出现多少岗位空缺管理层批准的补充职位人事部门结合各部门情况（报告经理）是否管理层批准通过2岗位说明书岗位说明书涵盖了企业的用人标准、用人要求，在明确需求后更有目的性的甄选优秀的、适合的员工，提高工作效率，保证了企业的利益；同时，应聘者能认清应聘方向，寻找适合的岗位。岗位说明书的内容根据各部门的具体的用人需求具体化3具体招聘时间表由勤工中心安排，每年不同。向中心人资部提交员工编制表，是与否是通过中心统一进行第一轮面试通过实体自行第二轮面试通过考察期欢迎进入云山健身室、云山女生之家是是是否重新编制谢谢参与否否否4面试流程（具体策划书每年更新）第一次面试，勤工助学中心统一面试时间地点面试官工作人员面试官培训除中心统一进行面试官培训外，由健身室经理组织一次培训。评价表面试官评判一面结果的书面依据，用于增加一面结果的准确性、公正性，既是对应聘者的尊重，同时也是对面试官的尊重。（详见附件4）第二次面试，健身室统一安排时间地点参与者全体进入一面的新员工面试官健身室员工工作人员人事行政部员工第三次考察期1进行考察期培训，完成考察期值班任务；2各部门根据本部门实际情况，自行制定考察期任务，并最终确定录取人员。5面试通知书面试通知书的发送体现着一个企业人事工作的专业性和严肃性，同时一面试通知书的形式将面试信息发送给应聘者可以避免因非正常因素导致的信息传达错误。成功通过中心统一第一次面试之后，由面试官当晚一致通过进入第二轮面试的应聘者名单，接着由人事行政部员工当晚统一以邮件的形式发出云山健身室、云山女生之家的二轮面试通知书。（详见附件5）6劳动合同劳动合同时劳动者与用工单位直接按确立劳动关系，明确双方权利和义务的协议。劳动合同的签订既是对劳资上方的保护，又是对劳资双方的一种约束。云山健身室、云山女生之家作为一个企业化的实体，应企业化发展要求制定自己的劳动合同，这对健身室、女生之家的规范化管理有重要意义，同时对正式员工来说更是一种资格的认证、权利的确定、义务的明晰。（详见附件6）（二）培训制度员工培训，是组织人力资源管理与开发的重要组成部分和关键环节，是组织人力资源资产增值的重要途径，也是企业组织效益提高的重要途径。员工培训是培育和形成共同的价值观、增强凝聚力的关键性工作；员工培训是提升员工技术、能力水准，达到人与“事”相匹配的有效途径；员工培训是激励员工工作积极性的重要措施；员工培训是建立学习型组织的最佳手段。作为一个企业化的实体，云山健身室、云山女生之家，也应该通过培训，可以增强员工对组织的认同感，增强员工与员工、员工与管理人员之间的凝聚力及团队精神。1培新资料发送（给新员工）2新员工培训见面会时间地点流程整体介绍经理致辞各部门工作介绍前台工作介绍各部门分开培训工作人员人力资源部员工3健身室整体员工培训（舞蹈知识、前台知识、器械知识）4各部门培训各部门根据自己部门的工作情况自定本部门的培训计划5综合能力培训包括以素质拓展、能力游戏、有经验人士讲座等形式进行全方位能力培训。6培训总结与反馈。（三）绩效考核制度绩效考核是人力资源管理体系的重中之重，目的在于增强组织的运行效率、提高员工的职业技能、推动组织的良性发展，激发其工作热情，确保工作的高效运行，最终使组织和员工共同受益。云山健身室、云山女生之家的绩效考核分为三个部分的考核，包括优秀员工、优秀主管、优秀教练的评选。将在每月的1822号进行评估，2324号整理、24号公布绩效考核结果。考核制度一、总则第一条为加强和提升员工绩效和本企业绩效，提高劳动生产率，增强企业活力，调动员工的工作积极性，制定此考核制度。第二条绩效考核针对员工的工作表现。第三条本制度适用于公司内所有成员，包括正副经理、各部门正副主管及部门员工。二、考核原则第四条所有考核人员必须遵照以下三个原则1、一致性在一段连续时间之内，考评的内容和标准不能有大的变化，至少应保持1年之内考评的方法具有一致性；2、客观性考评要客观的反映员工的实际情况，避免由于光环效应、新近性、偏见等带来的误差；3、公平性对于同一岗位的员工使用相同的考评标准。三、考核方法第五条对各部门正副主管的考核，采取正副经理考核评判各部门正副主管互评人事行政部评分部门员工评判前台值班员工互评的方法，每个月考核一次，并以此为基础给出年度勤工中心优秀员工的候选人。具体见表。最后得分20经理考核评判15两位副经理考核评判20各部门正副主管互评20人事行政部评分15部门员工评判10前台值班员工互评第六条对普通员工的考核，采取直接上级考核评判部门内部员工互评人事行政部评分前台员工互评的方法，每个月考核一次，并以此为基础给出年度勤工中心优秀员工的候选人。具体见表。最后得分30直接上级考核评判20部门内部员工互评30人事行政部评分20前台员工互评第七条对教练人员的考核，采取客服部主管考核评判顾客打分人事行政部评分的方法，每月考核一次，并以此为基础给出年度勤工中心优秀员工的候选人。具体见表。最后得分40客服部主管考核评判20顾客打分40人事行政部评分第八条所有受评人员的月考核结果直接与月奖金和员工福利挂钩。每月的优秀员工、优秀教练和优秀主管将获得80元的额外奖金。而因为工作状况特别不积极、考勤状况非常不好而且被评为较低分或最低分的员工、教练或主管，将在下一个月份取消其在本实体工作的一些员工福利项目，具体的员工福利项目另有文件说明。第九条对于表现优秀的员工，如积极参加项目小组活动，出色完成特殊任务，在人事行政部的评分得到满分者，在总分算好之后，酌情再加2到3分的附加分。第十条受评人员若违反财务惩罚制度规定的条件上限，则取消该月的优秀主管或者优秀员工的评选资格，具体的财务惩罚制度另有文档列明。第十一条月考核结果中人事行政部的评分（即值班考勤、大扫除考勤、员工大会考勤评分）中低于80分将在此月扣一个工时的工资，低于60分将在此月扣三个工时（一个班）的工资。人事行政部评分标准另有文档列明。第十二条每月受评的普通员工得分65分的和教练人员中得分65分的将会在下次的管理层会议中被提名，投票表决该员工或教练的去留，票数过半，将被辞退。四、考核时间第十三条所有管理者及员工的考核评分时间统一安排在每月的中旬进行（具体日期按照该月部门工作忙碌程度错峰安排），再由人事行政部收集考核数据，进行统计分析后，于23号通知各主管该部门的考核结果，向经理层递交本企业所有人员的考核结果，并于每月24号公布月优秀员工、优秀教练、优秀主管。五、绩效考核面谈第十四条月度绩效考核结束后，应由直接上级安排对下属的绩效考核面谈。绩效考核面谈应在考核结束后一周内进行。各主管根据该部门考核结果有针对性地找部门员工面谈。（四）薪酬制度人力资源作为现代企业的一种战略性资源，已经成为企业发展的最关键因素。在人力资源管理的众多内容中，激励问题又是重要内容之一。工资作为满足低层次需求的保障条件，对绝大多数人来说，仍是个硬道理。工资低的公司，即使企业文化搞得再好，也难留人。因此，制定良好的薪酬制度是非常重要的云山健身室、云山女生之家作为广东外语外贸大学勤工助学中心的实体，薪酬制度有勤工助学中心统一制定，具体制定如下1按中心规定，员工工资以每小时十元计算，员工工资必须按值班表严格计算。2健身室主管层，员工的工资的计算，发放都必须按照中心财务部制度严格执行，在每月的二十七号将上个月二十五号至本月二十五号的工资由健身室办公室主管计算好并以电子版的形式发到中心人力资源部邮箱。3员工每月第二个星期四领取上月的工资。形体区教练于每期课程结束后领取工资。专业教练的工资需在完成课程后支付。4每月的工资将由副经理由中心领取，领取后发放给健身室每一个员工的银行卡上，并提醒员工查看，如有错误即刻向副经理反应。5每月由人事行政部评出前台最佳员工5名，最佳健身教练2名，最佳主管1名，对每月的最佳从健身室当月利润中抽出奖金给予奖励每人奖励80元。6健身室经理的工资按固定工资发放，经理不参与最佳主管的评比。副经理，主管，副主管在规定的最少值班时间内领取固定工资，超出最少值班时间的部分将按中心规定的十元/小时计算加上。而每月值班时间达不到最少工作时间的将不得领取该月的工资。7新员工按中心规定有两周的考察期，考察期工资有中心统一规定。8如因记过，处分而被解雇的员工，不得领取当月新水。9上班满一个月的员工，如自愿离职，由根据实际工时支付相应薪水。10工资计算以中心最新工资制度为标准。（五）人事档案管理人事档案的管理是企业人事管理的重要组成部分，是云山健身室、云山女生之家的企业化管理的重要环节，同时，也是云山健身室、云山女生之家“家”文化的重要体现。1各部门的员工资料整合2人事档案管理对外人事工作（人事行政部主管负责）（一）工作证（二）单位内部提拔三员工调岗程序（四）员工离职程序（五）工作证明（六）工资申报五行政工作资料归档各类申请行政周表行政交流行政工作值班安排技术工作对内打印以及采购工作会议筹备与记录（一）行政工作1职位名称行政人员2所属部门云山健身室人事行政部3任职资格有较强的责任感、上进心和敬业精神，工作细致、踏实；有良好的文书处理能力和语言能力，善于分析和解决问题，考虑问题全面细致；有良好的沟通和表达能力，善于听取员工意见；有强烈的集体认同感和团体合作精神；接受行政部和所在单位的培训。4工作目标加强各单位间的联系，传达日常工作信息，协助经理日常事务，了解部门运作，在单位各项工作中发挥综合协调、上传下达、连结内外的作用，提高各单位间的凝聚力5工作职责传达并协助行政部的工作与中心行政部保持紧密联系，及时传达各项工作的通知，协助各项工作的开展。根据本单位经理及行政部的要求跟进工作、协调信息按照单位经理的要求或中心行政部有关文件的要求对有关事项开展督查工作，做好上下联络沟通工作，及时反映情况，反馈信息，协助经理进行日常行政事务的管理。与中心其他单位的行政人员积极交流，学习工作经验积极与中心各行政人员交流，互相学习，互相了解，吸取别人先进的管理和工作方法，努力提高自己的工作效率，不断完善本实体的各项行政工作，使本单位能够有更好的发展。发现问题，尝试改进积极发现本单位内部或与行政部交流中存在的各项问题，及时提出，并提供有效的解决方案，提高中心及本单位行政工作的效率。成为单位全体人员与中心沟通的桥梁充分发挥实体行政人员的桥梁作用，保持本单位与中心的联系及与中心工作的统一。积极深入员工，听取员工的意见和建议。向中心有关职能部门反映本单位员工的工作态度、精神风貌，以及员工对实体经理、中心各职能部门和中心的意见和建议。6具体工作内容每周六晚上8点前把下星期的会议与活动安排表发到中心行政部邮箱（XINGZHENGBU_GDUFS126COM），表格内容请询问过本单位经理后填写，需要邀请老师出席的请务必事先写在表内。定时登录行政人员的公共邮箱（XINGZHENGBU_GDUFS126COM密码为WELCOME查看是否有新邮件或新通知。若有附件，请下载附件并及时将通知转达所属单位；同时，对每个通知进行分类管理存放，以作为文档保存。在每月2号中午12点前，将本单位上个月属于归档的资料（大事记），特别是活动的策划方案及成果按要求命名好（日期单位内容，例20100907行政部行政人员工作说明书）发送到中心行政部邮箱（XINGZHENGBU_GDUFS163COM）。（文件材料归档范围见附件）与其他单位行政人员合作负责策划该学期某一月份的行政人员交流会，出席每月末的行政人员交流会，反馈单位问题并积极参加讨论，为中心各单位发展出谋献策。在交流会召开之前，完成行政人员反馈表，保证反馈表内容具体客观，以便了解单位的运营情况。负责单位各项公文审核（详见“公文审核流程”）需要进行课室申请时，需告诉行政部对口行政人员，提供具体时间段、负责人姓名学号、所需课室容量、是否需要多媒体、活动内容，此后可以在广外HTTP/WWW1GDUFSEDUCN/JWC/JSDD/JSDDPHP/CLAROOM_VIEWPHPPAGE2VIEWDJB查询申请是否成功。配合行政部的行政人员绩考。备注由于各单位的组织结构和行政人员的本职工作不同，其他工作内容请各单位管理层安排。文件材料归档范围（实体部分）行政类各部门工作流程及机制、办公室物品购置、行政周表及总结、本单位会议纪要、实体大事记、实体员工活动记录、部门工作总结、实体内部存在问题搜集市场类传单海报，大众班专攻班课表客服类环境美化，内部装饰计划、器械申请人事类招新,培训,考核,员工福利,人员调动，招聘计划、新员工培训资料计划、员工总结、值班表、内部人事调动、员工信息、绩效评估、工作证、工作证明、离职财务类财务报表、报销制度一般为保密文件资源共享1策划类活动方案策划、员工活动、许愿活动，交流活动等。2招聘培训类招新计划与方案,礼仪培训3调查问卷4本单位大事记作为外部宣传的中心层面大事,本单位文化记录对外联谊,外出游玩,参观等（二）技术工作专业工作需要技术支持，云山健身室、云山女生之家拥有自己的技术团队，负责日常的技术工作。技术人员工作的制度要求1工作态度技术人员要认真配合各部门的工作，详细按各部门提供的内容、要求进行设计和制作有新意的作品，准时地完成任务。2工作范围A云山健身室与女生之家日常宣传资料的设计、制作，主要包括开业公告海报、结业公告海报、招聘海报、各期舞班宣传海报及各期舞班传单、招聘传单，和各种宣传视频等的设计、制作；B云山健身室与女生之家日常销售的健身卡、会员卡的设计、制作，主要包括每学期初的次卡、月卡、学期卡、赠卡、补办卡及各期舞班的会员卡等卡类的设计、制作；C云山健身室与女生之家门牌、门窗提示贴图、健身器材上的提示语贴图、健身室及女生之家的介绍海报、器材的介绍、使用的海报等。3工作要求技术人员方面A技术人员所交的作品要符合各部门工作的需求；B在合理要求范围内，根据各部门相应人员的要求对初步提交的作品进行修改；C在规定期限内，完成作品或作品的修改；D将完成的作品发给管理财务的副经理，并做好记录。非技术人员方面A需要技术人员提供相关作品时，须提前一定合理时间（一般5天以上）以一定方式（短信或电话等）通知相应技术人员，并发送邮件给技术人员，所有信息以文档形式出现，并通知本部门主管及管理财务的副经理；B文档信息包括如下4工作流程（三）采购1、与财务部人员沟通，说明要购买的物资，包括前台所需物资，例如笔，本子，涂改液，便利贴等等，还包括各种表格。2、到相关文具店购买，先自己垫钱，同时要想其拿发票，要学会辨识发票。3、买东西回来放在相应的地方，以便使用。4、拿发票向财务人员报销，财务人员会让你填写报销表格，然后还给你钱，报销完毕。（四）打印姓名所在部门个人联系方式（电话、邮箱）所做内容（卡、海报、传单、视频、其他宣传物等）数量宣传主题规格（尺寸、大小、单/双面、时间长度）上交期限附件1具体文字信息、需体现的要点；2（如有上期）本期相对于上期所做改动；3如果有以往相关资料，希望能发给我们作为参考。具体要求除常规情况外，1针对不同顾客群体，风格色彩是否有特别要求；2海报、传单是否有特殊着重宣传点；3是否有临时紧急任务。1、开业前负责整理好所有前台表格、办卡登记表格、申请表格等，交由财务部过目是否规范或者需要修改，之后再连同开业的各种卡类、海报、传单进行打印。2、要熟悉打印的流程，先向财务人员领取印章和打印表，到伟腾后要盖好章以及拿到伟腾工作人员的签字，最后要填写好打印信息表，归还印章。（具体打印规范流程因程序有变，按照最新标准实行。）3、每月定期查看前台表格，及时补充缺少的资料和表格。（五）会议的筹备与记录。1、进行每月员工大会前，进行通知，并收集好各个部门的议程PPT，整理好。2、做好员工大会的会场安排，包括座位摆设、投影安装、会议主持、播放视频与PPT。3、在管理层会议前做好通知工作、议程收集与整理打印、发放，并在会中做好会议记录，会后及时整理记录并且群邮发布全健身室员工。六各类附件附件1云山健身室、云山女生之家员工满意度调查表一工作满意度1对自己目前工作满意度A满意B较满意C不满意D无所谓E其他2对自己目前工作的成就感A很有成就感B较有成就感C没有成就感D无所谓E其他3从整体而言自己对健身室、女生之家的满意度A满意B较满意C不满意D无所谓E其他4从工作中是否收获到知识技能，体会到乐趣A很有收获B有所得C收获不大D没有收获E其他二沟通5是否经常与自己主管沟通并不担心有不良结果A是B否C其他6信赖管理层传达的各项信息A信赖B不信赖C无所谓7是否认为管理层的主管们乐于接受员工的建议A乐意B比较乐意C不乐意D其他8认为填此表是讲自己的意见告诉管理层的好方法吗A是B有一定作用C完全没用D无所谓三员工发展9觉得健身室、女生之家是否为你提供了良好的发展机会A是B否10觉得健身室、女生之家的晋升渠道如何A很完善B不完善C不在乎D其他11觉得自己在健身室、女生之家有晋升的机会吗A有B没有C不在乎12觉得健身室、女生之家的工作对自己的职业生涯有帮助吗A帮助很大B有一定的帮助C没帮助D有害E可有可无四领导13是否有信心完成自己分内的工作A有信心B无信心C不在乎14自己的主管能做出正确的职能分工和内部管理A能B不能C不知道五绩效管理15很清楚自己该如何完成一份工作A很了解B了解一点C不清楚D不在乎E其他16清楚的了解绩效考核的方法A很了解B了解一点C不清楚D不在乎E其他17对于现有的绩效考核制度的满意度A满意B较满意C不满意D无所谓E其他六团队精神18能和同事将工作做好A能B不能C不知道19在自己所在部门内同事之间沟通很好A能B不能C不知道20健身室、女生之家各部门之间能够进行有效的沟通A能B不能C不知道七客服满意度情况21健身室、女生之家为顾客提供了的服务品质如何A非常好B很好C一般D很差E其他22健身室、女生之家有具体的服务目标和有效的服务方法A有B没有23你认为顾客对健身室、女