山东石横发电厂质量控制程序文件05文件和资料管理程序1

编写刘仁和2001年4月16日初审徐云海2001年4月16日审核王绪文2001年4月23日批准殷培光2001年4月25日本程序修改记录序号修改时间修改内容修改依据修改人注“修改依据”栏内填写修改申请单的名称和编号，参见SH/HJ/CX050122001文件修改申请单。1目的为规范文件控制活动的实施过程，确保各相关场所使用现行有效的版本，以满足环境管理体系的要求。2适用范围适用于我厂环境管理体系的文件和资料（包括外来文件和资料）的控制。3职责31最高管理者负责环境管理手册的批准发布。32环境管理者代表负责程序文件的批准发布。33企划部负责组织环境管理手册、程序文件的制（修）订，并负责管理控制。34各相关部门负责本部门第三层次文件的制（修）订和管理控制。各相关部门负责人负责本部门第三层次的审核，由业务上受其管辖的副总工程师或副厂长批准。4工作程序41我厂环境管理体系文件和资料的组成411环境管理体系文件环境管理手册、程序文件、第三层次文件。412外来有关环境的法律、法规及标准等文件。42文件的编号421第一层次文件编号4211环境管理手册编号为“SH/HJ/HJSC2001”其中SH“石横发电厂”的汉语拼音缩写HJ“环境管理体系”的汉语拼音缩写HJSC“环境管理手册”的汉语拼音缩写2001文件发布年度4212环境管理手册附录（或附表、附图等）编号为“SH/HJ/HJSC2001”其中阿拉伯数字序数，可编为“001999”422第二层次文件编号4221程序文件编号为“SH/HJ/CX2001”其中CX“程序文件”的汉语拼音缩写环境管理体系中程序文件阿拉伯数字序数，可编为“0199”4222程序文件附录（或附表、附图等）编号为“SH/HJ/CX2001”423第三层次文件编号4231第三层次文件编号为“SH/HJ/CX/2001”其中SH/HJ/CX所支持的程序文件编号阿拉伯数字序数，可编为“0199”4232第三层次文件附录（或附表、附图等）编号为“SH/HJ/CX/2001”424我厂环境管理体系文件的接口4241环境管理体系中所有文件之间或单个文件内部需接口时，均使用文件编号和文件名即可。若与我厂环境管理体系以外的文件接口，则需提供文件出处，文件名，文件编号（若有时）。43文件的格式431环境管理手册的格式4311封面格式见SH/HJ/CX050012001封面格式（见附图）。页眉距边界4厘米，中间字体为宋体三号加粗，右边字体为宋体小四，其格式为山东石横发电厂环境管理体系文件SH/HJ/HJSC2001页脚距边界4厘米，线上字体为宋体四号，线下“山东石横发电厂”字体为宋体三号，“发布”字体为宋体小四，其格式为发布时间20实施时间20山东石横发电厂发布4312文件审批手续页的格式见SH/HJ/CX050022001审批手续页格式（见附图）。页眉距边界25厘米，字体为宋体小四，其格式为SH/HJ/HJSC2001环境管理手册第版页脚距边界25厘米，字体为宋体小四，其格式为山东石横发电厂20年月日发布20年月日实施4313目录格式见SH/HJ/CX050032001目录格式（见附图）。页眉和页脚格式同文件审批手续页。4314正文格式见SH/HJ/CX050042001正文格式（见附图）。正文中的图表内容格式自定，保证文件整体的协调和美观。页眉和页脚格式同文件审批手续页。4315附件（附表、图等）格式见SH/HJ/CX050052001附件格式（见附图）。页眉和页脚格式同文件审批手续页。4316文件修改记录页的格式见SH/HJ/CX050062001文件修改记录页格式（见附图）。页眉和页脚格式同文件审批手续页。432程序文件的格式4321封面格式参照SH/HJ/CX050012001封面格式。页眉距边界4厘米，中间字体为宋体三号加粗，右边字体为宋体小四，其格式为山东石横发电厂环境管理体系文件（文件编号）页脚距边界4厘米，线上字体为宋体四号，线下“山东石横发电厂”字体为宋体三号，“发布”字体为宋体小四，其格式为发布时间20实施时间20山东石横发电厂发布4322文件审批手续页的格式参照SH/HJ/CX050022001审批手续页格式。页眉距边界25厘米，字体为宋体小四，其格式为（文件编号）（文件名）第版页脚距边界25厘米，字体为宋体小四，其格式为山东石横发电厂20年月日发布20年月日实施4323文件修改记录页的格式参照SH/HJ/CX050062001文件修改记录页格式。页眉和页脚格式同文件审批手续页。4324目录页可根据实际情况决定是否设置，设置时其格式参照SH/HJ/CX050032001目录格式。页眉和页脚格式同文件审批手续页。4325正文格式参照SH/HJ/CX050042001正文格式（见附图）。正文中的图表内容格式自定，保证文件整体的协调和美观。页眉和页脚格式同文件审批手续页。4326附件（附表、图等）格式参照SH/HJ/CX050052001附件格式（见附图）。页眉和页脚格式同文件审批手续页。433第三层次文件的格式由使用单位参照第二层次文件自定，保证文件的整体协调和美观。434我厂环境管理体系文件的发布均使用A4复印纸。文件页码格式为底部居中，封面不需页码。44文件的编写441环境管理体系文件除外来文件外，由企划部组织各相应部门编写。45文件的审核和批准451环境管理手册由管理者代表审核，最高管理者批准。452程序文件由企划部组织审核，环境管理者代表批准。453第三层次文件由各部门负责人审核，受其业务管辖的副总工程师或副厂长批准。46文件和资料受控状态与标识。461文件和资料的受控状态分为两种“受控”、“非受控”。462在环境管理活动中执行的文件和资料必须有效，并处于受控状态。463现场执行的文件及资料的有效版本必须标注受控状态、受控号。4631各种文件和资料均要根据其使用性质及有效性作出如下受控标识A）受控文件；B）非受控文件；C）作废保留，仅供参考。4632为确定文件和资料的分发/使用数量，应对其进行分发/使用编号。A）环境管理手册、程序文件受控使用，发放时加盖“受控文件”标识并填写受控号；B）第三层次文件为受控使用，使用单位负责保存和使用的管理，要保证现场使用有效版本，对于过期无效版本应从现场撤回，并销毁处理，须保留时应标注醒目标识，与有效版本分开存放；C）外来标准、法律、法规等加盖“受控文件”标识，并填写受控号；D）对于其他文件或一次性文件等无需受控使用时，发放时加盖“非受控文件”标识，使用完后可不必收回，但要保存发放记录。47文件发放471环境管理手册、程序文件由企划部按环境管理体系规定范围发放，文件领用人在SH/HJ/CX050072001文件发放/收回登记表（见附表）上签名记录。472第三层次文件由各相应部门负责发放到使用岗位，文件领用人在SH/HJ/CX050072001文件发放/收回登记表上签名记录。473当正在使用的文件破损严重，影响使用时，到文件相应管理部门填写SH/HJ/CX050082001文件补发登记表（见附表），办理更换手续，交回破损文件，领用新文件，使用原受控号。文件管理部门将收回的破损文件销毁处理。474所有文件使用者应妥善保管，严禁丢失，若出现文件丢失现象，文件使用人应向文件管理部门说明丢失经过、原因，填写SH/HJ/CX050092001文件补发申请表（见附表），经文件管理部门审核批准后补发，使用新受控号，填写SH/HJ/CX050082001文件补发登记表，并对文件丢失者给予50200元的罚款。48文件的保存和使用481企划部备查及保存文件资料，应填写SH/HJ/CX050102001文件资料一览表。482因工作需要临时借阅环境管理手册和程序文件时，经企划部负责人批准后方可借阅，填写SH/HJ/CX050112001环境管理体系文件借阅登记表，按时归还。483各部门备查及保存的文件资料，应填写本部门的SH/HJ/CX050102001文件资料一览表。484凡受控文件，一律不准对外提供，保管/使用者若有违犯，将视情况进行严格考核。49文件的修改491环境管理手册和程序文件的修改4911提出人须填写SH/HJ/CX050122001文件修改申请表（见附表），经批准后由企划部对文件组织修改，在所修改文件的修改记录页做好记录，并给予申请人50100元的奖励。4912为防止对环境管理体系文件未经授权的修改，对环境管理体系文件的任何修改/修订应同样遵循文件的编写与审批（45条款）程序，由相应的授权人审批并在SH/HJ/CX050122001文件修改申请表上签字。4913根据SH/HJ/CX050122001文件修改申请表进行的局部修改，修改完毕后下发SH/HJ/CX050132001文件修改通知单（见附表）给每一所修改文件使用人，作为所修改文件的附件执行，不须重印原文件。发放时执行SH/HJ/CX050072001文件发放/收回登记表。每一位文件使用人在收到SH/HJ/CX050132001文件修改通知单后应及时在原文件中的修改部分做出醒目标志，以防误用修改前的内容。492第三层次文件的修改由使用单位组织进行，并履行与文件编写相同的审批手续，见45条款。修改后应及时更换现场版本或通知现场使用人以适宜的形式进行修改，防止误用修改前的内容。410文件要定期评审4101企划部负责组织文件的定期评审；各文件使用部门根据内部审核信息、管理评审结果、外部审核信息、社会科学技术发展信息以及文件在使用中出现的问题等，向企划部提出评审意见。4102企划部在每年管理评审后综合各种信息组织进行文件评审。4103根据文件评审结果，需对文件进行局部修改时，下发SH/HJ/CX050132001文件修改通知单给每一所修改文件使用人，作为所修改文件的附件执行，不须重印原文件。发放时执行SH/HJ/CX050072001文件发放/收回登记表。每一位文件使用人在收到SH/HJ/CX050132001文件修改通知单后应及时在原文件中的修改部分做出醒目标志，以防误用修改前的内容。411文件的换版与作废4111环境管理体系文件应以版次来控制，修改超过10次或对主要内容进行重大修改或调整时须重新换版，原版文件作废，换版时履行文件审核、批准程序。每换一次版，在原有版次上加1。4112换版后的文件发放执行47款。4113作废文件由文件管理部门按SH/HJ/CX050072001文件发放/收回登记表和SH/HJ/CX050082001文件补发登记表收回，集中销毁，SH/HJ/CX050072001文件发放/收回登记表归档保存。4114需作参考保留的文件和资料，经文件管理部门负责人后，加盖“作废保留，仅供参考”标识方可留用，但要与现行文件严格区分，不得混用。412外来文件的控制4121所有环境管理的法律、法规文件，由生技部按SH/HJ/CX022001法律与其他要求管理程序规定执行。5相关文件51SH/HJ/CX022001法律与其他要求管理程序6环境管理体系记录61SH/HJ/CX050012001封面格式62SH/HJ/CX050022001审批手续页格式63SH/HJ/CX050032001目录格式64SH/HJ/CX050042001正文格式65SH/HJ/CX050052001附件格式66SH/HJ/CX050062001文件修改记录页格式67SH/HJ/CX050072001文件发放/收回登记表68SH/HJ/CX050082001文件补发登记表69SH/HJ/CX050092001文件补发申请表610SH/HJ/CX050102001文件资料一览表611SH/HJ/CX050112001环境管理体系文件借阅登记表612SH/HJ/CX050122001文件修改申请表613SH/HJ/CX050132001文件修改通知单附图SH/HJ/CX050012001封面格式SH/HJ/CX050022001审批手续页格式（页眉）文件名（黑体二号，居中）（页脚）（页眉）编写（宋体小二，首行缩进六字符）年月日（宋体三号）审核（宋体小二，首行缩进六字符）年月日（宋体三号）批准（宋体小二，首行缩进六字符）年月日（宋体三号）（页脚）SH/HJ/CX050032001目录格式SH/HJ/CX050042001正文格式（页眉）目录（宋体小二，居中）11（宋体四号）11（宋体四号）111（宋体四号）（宋体四号）2（宋体四号）（宋体四号）（页脚）（页眉）1（仿宋三号加粗，行距固定值，28磅）11（仿宋三号，行距固定值，28磅）111（仿宋三号，行距固定值，28磅）2（仿宋三号加粗，行距固定值，28磅）（页脚）SH/HJ/CX050052001附件格式SH/HJ/CX050062001文件修改记录页格式（页眉）附录（或表、图等）（仿宋三号）（文件编号）（文件名）（黑体三号，居中）文字内容参照正文格式。图表格式自定。（页脚）（页眉）本文件修改记录（黑体三号居中）序号修改时间修改内容修改依据修改人（表内文字为宋体四