tbpg教育训练操作手册_基层主管电子

高雄市政府第二代公文整合系統基層主管操作手冊康大資訊股份有限公司中華民國100年10月版本修訂紀錄表版本序號說明修訂者修訂日期001建立範本2011/09/30目錄一、前言2一文件目的2二文件範圍2三參考文件資料2二、軟體環境需求1三、系統登入2四、共通性介面說明4五、系統功能說明基層主管5一待辦案件51、待簽收52、承辦中63、待結案114、陳核案件145、受會案件206、待歸檔217、待覆閱228、表單核閱23一已處理案件241、對方未簽收242、未結案253、已結案26二承辦作業271、綜合查詢272、報表列印283、創簽稿直接開啟公文製作33六、系統案例說明基層主管34一電子文存查34二電子發文38三創簽稿電子文存查43四創簽稿電子發文51一、前言一文件目的二文件範圍三參考文件資料機關單位長官為電子公文以線上簽核方式辦理之人員，依其職務權限可進行線上陳核、表單核閱、簽收、退文、展期、速別變更、專案、專案展期、送陳/會、併彙辦、待歸檔、待覆閱及受會與陳核案件等作業。二、軟體環境需求一公文管理1、【讀卡機】可接受各廠牌類型讀卡機，請於購買時先與廠商確認是否需自行安裝驅動程式。2、【自然人憑證】個人申辦持有之自然人憑證，可洽詢戶籍所在地之戶政機關申請辦理。三、系統登入一【登入首頁】在瀏覽器上輸入【HTTP/ODMKCGGOVTW/TBPG】進入高雄市政府第二代公文整合系統。二【登入方式】1帳號登入點選【帳號】將切換為帳號登入模式，輸入【帳號】資料及【密碼】，再按【確定】即可。2自然憑證登入點選【自然憑證登入】將切換為憑證登入模式，輸入【PINCODE】，再按【確定】即可。三【登入後首頁】系統登入後的首頁如下圖所示。四、共通性介面說明一系統名稱二使用者登錄資訊1第一欄位可下拉選擇【機關單位或科室】2第二欄位可下拉點選【角色權限】。如有多個角色，請選取基層主管角色。三角色權限功能列四功能選單1待辦案件2已處理案件3承辦作業五主要資料顯示窗登入後，系統畫面會呈現下列三點（1）系統公告（2）待辦案件（3）公文查詢催辦五、系統功能說明基層主管一待辦案件1、待簽收作業目的提供予單位長官對於待處理之公文進行簽收、退文作業。作業說明及步驟1【簽收】單位長官確認所分公文資料為所屬應辦之公文，點選【簽收】。2【退文】單位長官確認所分公文資料非所屬應辦之公文，點選【退文】。3【條件查詢】對於畫面內多筆公文，輸入索引條件於欄位後，系統顯示符合搜尋條件之結果資料。4【讀碼】若以刷入公文條碼方式，讀取畫面內多筆公文資料，點選【讀碼】後游標即閃爍於右方空白欄位，即可開始刷條碼。2、承辦中作業目的提供單位長官針對線上陳核之電子公文進行轉紙本送登、轉紙本、送陳會、併彙辦、單位決行、移文、移交、申請註銷、展期、速別變更、專案、專案展期等作業。作業說明及步驟1【線上陳核】針對簽核狀態為線之公文，點選【線上陳核】後即開啟筆硯製作，請於擬辦內容窗格中將公文擬稿完成後，請先點選【存檔】後按下【送陳會】即傳送給長官進行陳核作業線上陳核電子公文，需使用自然人憑證；開啟來文後，若選擇創簽稿進行公文處理，請參照承辦作業創簽稿。2【送陳/會】勾選欲送陳/會之公文，點選【送陳/會】即出現陳核流程畫面，按【變更流程】後可進行陳核、覆閱、補核、送回、會辦等作業，設定完成即按【確定】，回到陳核流程畫面再點【確定存檔】。A於左側選取工具列點選欲作業的圖示拖曳至中間擺放，選定單位/人員名單後再按【確定】。註點選機關旁的三角形圖示可做科室的展開及隱藏B選取圖示與人員有誤時，請將錯誤圖示拖曳至左側下方的刪除流程即可。C自訂流程若為常用流程於拉取後按下【新增】，即儲存於預設流程中；日後處理公文可點選【預設流程】來選擇自訂的流程按【載入】，快速完成流程設定。3【併彙/辦】先勾選欲【併彙/辦】之公文做為主案後，併彙辦日期預設為系統目前日期，檢核欄位均須輸入資料後，按【確定存檔】完成作業；若併彙辦資料有誤，請點選清單中該筆錯誤資料，再點選【刪除】即可。4【送繕校】承辦人員欲將公文內容進行繕打作業，點選【送繕校】後即送往執行繕打校對作業。5【移交】若遇單位人員即將離職，將狀態為承辦中之所有公文點選【移交】，並輸入移交單位與承辦人資料後，即完成公文移交作業。6【申請註銷】非單位紙本來文登錄或已取號之電子來文無法直接刪除，點選【申請註銷】後送陳長官批示，待長官核准同時立即註銷公文並送回通知訊息至待簽收，簽收閱畢後訊息即直接刪除。7【展期】應於一定期限內辦畢之公文，確認需展延辦理期限，勾選欲展期之公文，點選【展期】後並輸入展期作業相關內容，按【確定存檔】後完成作業，待長官審核完畢將送回通知訊息至待簽收，簽收閱畢後訊息即直接刪除。8【速別變更】請勾選欲變更速別之公文，點選【速別變更】後，檢核欄位均不得空白，按下【確定存檔】後完成作業，待長官審核完畢將送回通知訊息至待簽收，簽收閱畢後訊息即直接刪除。9【專案】針對公文需要變更為專案管制性質，勾選欲變更之公文並按【專案】，檢核欄位均不得空白，且已註明申請理由與上傳專案流程圖，並點選【確定存檔】後完成作業，待長官審核完畢將送回通知訊息至待簽收，簽收閱畢後訊息即直接刪除。10【專案展期】針對專案管制性質公文，因故需要展延辦理期限，勾選欲展延之公文並按【專案展期】，檢核欄位均不得空白，且已註明申請理由與上傳專案流程圖，點選【確定存檔】後完成作業，待長官審核完畢將送回通知訊息至待簽收，簽收閱畢後訊息即直接刪除。11【轉紙本送登】先勾選簽核欄位狀態為線之公文，點選【轉紙本】後，轉換完成後簽核狀態更改為紙，並送至登記桌。12【轉紙本】先勾選簽核欄位狀態為線之公文，點選【轉紙本】，進入公文製作畫面執行列印，轉換完成後簽核狀態變更為紙。13【個人文註銷】先勾選欲註記之公文，再點選【個人文註銷】。填寫說明原因，按下【確定存檔】。14【條件查詢】對於畫面內多筆公文，輸入索引條件於欄位後，系統顯示符合搜尋條件之結果資料。15【讀碼】欲搜尋畫面內多筆中的單一筆公文資料時，點選【讀碼】後游標即閃爍於右方空白欄位，刷入條碼後即搜尋提供符合結果。3、待結案作業目的單位長官針對已決行公文進行送存、送發、送繕校作業。作業說明及步驟1【存查】承辦人員於公文決行後，點選【存查】後即送往待歸檔。2【送發文】承辦人員於公文決行後，點選【單位發文】後立即送出登記桌待發文登記。3【續辦】先勾選欲續辦之公文，再點選【續辦】，所選公文會回到承辦中。4【覆閱/後會】勾選欲覆閱/後會之公文，點選【覆閱/後會】即出現陳核流程畫面，按【變更流程】後可進行陳核、覆閱、補核、送回、會辦等作業，設定完成即按【確定】，回到陳核流程畫面再點【確定存檔】。A於左側選取工具列點選欲作業的圖示拖曳至中間擺放，選定單位/人員名單後再按【確定】。註點選機關旁的三角形圖示可做科室的展開及隱藏B選取圖示與人員有誤時，請將錯誤圖示拖曳至左側下方的刪除流程即可。C自訂流程若為常用流程於拉取後按下【新增】，即儲存於預設流程中；日後處理公文可點選【預設流程】來選擇自訂的流程按【載入】，快速完成流程設定。5【條件查詢】對於畫面內多筆公文，輸入索引條件於欄位後，系統顯示符合搜尋條件之結果資料。6【讀碼】欲搜尋畫面內多筆中的單一筆公文資料時，點選【讀碼】後游標即閃爍於右方空白欄位，刷入條碼後即搜尋提供符合結果。4、陳核案件作業目的對於身為單位長官除承辦人職務，另外兼具陳核公文之決行、送陳/會、線上陳核等作業權限。作業說明及步驟1【決行】經判斷後可批示核決該公文，勾選狀態為待核判後並點選【決行】，若按【變更流程】後可再進行陳核、覆閱、補核、送回、會辦等作業，設定完成即按【確定】，回到陳核流程畫面再點【確定存檔】。A左側選取工具列點選欲作業的圖示拖曳至中間擺放，選定單位/人員名單後再按【確定】。註點選機關旁的三角形圖示可做科室的展開及隱藏B選取圖示與人員有誤時，請將錯誤圖示拖曳至左側下方的刪除流程即可。C自訂流程若為常用流程於拉取後按下【新增】，即儲存於預設流程中；日後處理公文可點選【預設流程】來選擇自訂的流程按【載入】，快速完成流程設定。2【送陳/會】勾選欲送陳/會之公文，點選【送陳/會】後即出現陳核流程畫面，若按【變更流程】後可再進行陳核、覆閱、補核、送回、會辦等作業，設定完成即按【確定】，回到陳核流程畫面再點【確定存檔】。A左側選取工具列點選欲作業的圖示拖曳至中間擺放，選定單位/人員名單後再按【確定】。註點選機關旁的三角形圖示可做科室的展開及隱藏B選取圖示與人員有誤時，請將錯誤圖示拖曳至左側下方的刪除流程即可。C自訂流程若為常用流程於拉取後按下【新增】，即儲存於預設流程中；日後處理公文可點選【預設流程】來選擇自訂的流程按【載入】，快速完成流程設定。3【線上陳核】勾選公文簽核狀態為線之電子文並點選【線上陳核】後，輸入承辦意見完畢後並按下右上方【存檔】，檢核公文之文件資訊窗格內容無誤後按確定，再點選【決行】接續顯示輸入自然人憑證PIN碼窗格，鍵按無誤即顯示儲存完畢並回到公文管理系統畫面，並登打決行資料欄位完成，按【確定存檔】即完成線上陳核作業。4【退文】勾選欲退回公文，點選【退文】，輸入退文說明再按下【確定存檔】即退回原單位。5【條件查詢】對於畫面內多筆公文，輸入索引條件於欄位後，系統顯示符合搜尋條件之結果資料。6【讀碼】欲搜尋畫面內某筆公文資料時，讓點選【讀碼】後游標即閃爍於右方空白欄位，刷入條碼後即搜尋並提供符合結果。5、受會案件作業目的單位長官針對受會之公文，進行退文、會畢決行及送陳作業。作業說明及步驟1【退文】勾選欲退回公文，點選【退文】後即退回會文單位。2【會畢決行】紙本受會公文經核判長官決行後，點選【會畢決行】即補登紙本決行資料後，再按【確定存檔】文送回承辦單位或下一受會單位。3【送陳】紙本受會公文經基層長官核批後需送至高層長官裁示，點選【送陳】並確認選取之送陳流程圖示無誤後，再按【確定】後公文即送出。4【線上陳核】勾選公文簽核狀態為線之電子文並點選【線上陳核】後，輸入承辦意見完畢後並按下右上方【存檔】，檢核公文之文件資訊窗格內容無誤後按確定，再點選【決行】接續顯示輸入自然人憑證PIN碼窗格，鍵按無誤即顯示儲存完畢並回到公文管理系統畫面，並於登打決行資料欄位完成，按下【確定存檔】即完成線上陳核作業。5【條件查詢】對於畫面內多筆公文，輸入索引條件於欄位後，系統顯示符合搜尋條件之結果資料。6【讀碼】欲搜尋畫面內某筆公文資料時，讓點選【讀碼】後游標即閃爍於右方空白欄位，刷入條碼後即搜尋並提供符合結果。6、待歸檔作業目的承辦人員於公文核決後，送至登記桌於待歸檔區檢核無誤後，送檔案管理存查公文。作業說明及步驟1【送檔】勾選已核決並待存查之公文，點選【送檔】後立即送往登記桌待歸檔。2【條件查詢】對於畫面內多筆公文，輸入索引條件於欄位後，系統顯示符合搜尋條件之結果資料。3【讀碼】欲搜尋畫面內某筆公文資料時，讓點選【讀碼】後游標即閃爍於右方空白欄位，刷入條碼後即搜尋並提供符合結果。7、待覆閱作業目的提供單位長官接收公文承辦人送達之公文覆閱作業。作業說明及步驟1【覆閱】於待簽收進行簽收完畢後，勾選欲覆閱之紙本公文，點選【覆閱】後即完成覆閱流程。2【線上陳核】勾選公文簽核狀態為線並含有電子來文資料，點選【線上陳核】後，進行公文所有內容閱覽，結束閱覽後請按【覆閱】。3【條件查詢】對於畫面內多筆公文，輸入索引條件於欄位後，系統顯示符合搜尋條件之結果資料。4【讀碼】欲搜尋畫面內某筆公文資料時，讓點選【讀碼】後游標即閃爍於右方空白欄位，刷入條碼後即搜尋並提供符合結果。8、表單核閱作業目的單位長官於承辦人提出展期、速別變更、專案、專案展期等表單申請後，進行審核或退件作業。作業說明及步驟1【退件】勾選待審核之公文，點選【退件】後並登打說明後，通知退件訊息予承辦人員。2【審核】勾選待審核之公文，點選【審核】後並登打資料後，通知核准訊息予承辦人員。3【條件查詢】對於畫面內多筆公文，輸入索引條件於欄位後，系統顯示符合搜尋條件之結果資料。4【讀碼】欲搜尋畫面內某筆公文資料時，讓點選【讀碼】後游標即閃爍於右方空白欄位，刷入條碼後即搜尋並提供符合結果。一已處理案件1、對方未簽收作業目的承辦人員已送出公文至下一個流程處理單位，若及時發現需要修正，於對方未簽收狀態下進行抽回作業。作業說明及步驟1【抽回】點選欲抽回之公文後，按下【抽回】即送回公文。2、未結案作業目的可在此查詢所有已發文完成但仍未結案之公文。3、已結案作業目的可在此查詢所有已發文完成且結案之公文。二承辦作業1、綜合查詢作業目的承辦人員欲查詢公文相關內容，可於此功能頁籤進行條件輸入之索引作業。作業說明及步驟1【查詢】輸入索引資料於各欄位後，點選【確定】後系統即搜尋符合資料。2【取消】關閉查詢視窗。2、報表列印21承辦登記簿作業目的提供承辦人員依收文日期排序之承辦收文清單列印作業。作業說明及步驟1輸入收文日期起迄後，並點選【列印】後，系統顯示PDF檔案可另行儲檔列印。22結案公文清單作業目的提供承辦人員依公文性質、承辦單位、結案月份及逾期日數搜尋之已結案公文清單列印作業。作業說明及步驟1輸入公文性質、承辦單位、結案月份、逾期日數之統計條件後，並點選【列印】系統顯示PDF檔案可另行儲檔列印。23待辦公文清單作業目的提供承辦人員依公文性質、承辦單位、公文文號及收文日期搜尋之已結案公文清單列印作業。作業說明及步驟1輸入公文性質、承辦單位、公文文號、收文日期之統計條件後，並點選【列印】系統顯示PDF檔案可另行儲存列印。24逾期未結案公文清單作業目的提供承辦人員依公文性質、承辦單位、公文文號、逾期日數及收文日期搜尋之已結案公文清單列印作業。作業說明及步驟輸入公文性質、承辦單位、公文文號、逾期日數、收文日期之統計條件後，並點選【列印】系統顯示PDF檔案可另行儲存列印，或點選【下載列印EXCEL】下載EXCEL檔案。25機密公文封套列印作業目的提供承辦人員依檔號資料做為機密公文之封套列印作業。作業說明及步驟輸入檔號資料後並點選【列印】系統顯示PDF檔案可另行儲存列印。3、創簽稿直接開啟公文製作作業目的提供承辦人員製作登打電子公文內容。作業說明及步驟開啟新檔欲登打公文內容時，檢核範本檔案是否符合電子交換與公文內露資料是否皆已輸入，其文號欄位不得空白；點選上傳公文管理及匯出發文後，後續由登記桌將創簽稿公文做匯入動作。六、系統案例說明基層主管一電子文存查1總流程說明電子來文簽收1線上陳核2送陳會3陳長官決行或會辦4簽收5存查6歸檔72步驟1步驟一簽收A選左邊工具列之待辦案件的待簽收B勾選要簽收的公文多筆或單筆皆可後，再按【簽收】即可。2步驟二線上陳核A選左邊工具列之待辦案件的承辦中。B選擇一筆要線上陳核的公文，按下【線上陳核】按鈕。系統自動連結筆硯WEB公文製作系統並已新視窗開啟。C點選【發文字號】，會跳視窗出來，將字、年度、文號等發文資訊填寫完後，按下【確定】。D登打公文資訊，確認內容無誤後，再點選下方的【正本】或【副本】。E會跳出受文者資訊的視窗，可在輸入區輸入受文者的關鍵字，系統會自動搜查符合條件的單位，再點選正確的受文單位。F選擇完單後，再按新【新增】。如有多筆受文者，可重覆G的做法，直到受文者完成選好後，按下【確定】即可。G填寫擬辦內容，填寫承辦意見，確認無誤按下右上方的【存檔】。H按下右上方的【送陳會】，會跳出視窗要求輸入PIN碼，將PIN碼輸入後，再按下【確定】。系統會自動關閉製作網頁，將畫面帶回公文系統。3步驟三送陳會A由公文製造直接帶入陳核畫面。B系統自動顯示預設送陳核流程，如依照預設流程即可，就按下【確定存檔】。如需異動可按【變更流程】詳細說明請見手冊第七頁3【送陳/會】說明。4步驟四陳長官決行或會辦。A其他角色處理流程，與承辦人無關。5步驟五簽收A選左邊工具列之待辦案件的待簽收B勾選要簽收的公文多筆或單筆皆可後，再按【簽收】即可。6步驟六存查A選左邊工具列之待辦案件的待結案B勾選要存查的公文多筆限相同檔號或單筆皆可，按下【存查】按鈕。C填寫所有必填欄位後，再按【確定存檔】。7步驟七歸檔A選左邊工具列之待辦案件的待歸檔B勾選要送檔的公文多筆或單筆皆可，按下【送檔】按鈕。二電子發文1總流程說明電子來文簽收1線上陳核2送陳會3陳長官決行或會辦4簽收5送發文6轉交換7確定送發82步驟1步驟一簽收A選左邊工具列之待辦案件的待簽收B勾選要簽收的公文多筆或單筆皆可後，再按【簽收】即可。2步驟二線上陳核A選左邊工具列之待辦案件的承辦中。B選擇一筆要線上陳核的公文，按下【線上陳核】按鈕。系統自動連結筆硯WEB公文製作系統並已新視窗開啟。C點選【發文字號】，會跳視窗出來，將字、年度、文號等發文資訊填寫完後，按下【確定】。D登打公文資訊，確認內容無誤後，再點選下方的【正本】或【副本】。E會跳出受文者資訊的視窗，可在輸入區輸入受文者的關鍵字，系統會自動搜查符合條件的單位，再點選正確的受文單位。F選擇完單後，再按新【新增】。如有多筆受文者，可重覆G的做法，直到受文者完成選好後，按下【確定】即可。G填寫擬辦內容，填寫承辦意見，確認無誤按下右上方的【存檔】。H按下右上方的【送陳會】，會跳出視窗要求輸入PIN碼，將PIN碼輸入後，再按下【確定】。系統會自動關閉製作網頁，將畫面帶回公文系統。3步驟三送陳會A由公文製造直接帶入陳核畫面。B系統自動顯示預設送陳核流程，如依照預設流程即可，就按下【確定存檔】。如需異動可按【變更流程】詳細說明請見手冊第七頁3【送陳/會】說明。4步驟四陳長官決行或會辦。A其他角色處理流程，與承辦人無關。5步驟五簽收A選左邊工具列之待辦案件的待簽收B勾選要簽收的公文多筆或單筆皆可後，再按【簽收】即可。6步驟六送發文A選左邊工具列之待辦案件的待結案B勾選要發文的公文單筆，按下【送發文】按鈕。C再點選【開啟公文製作】，系統自動開啟筆硯WEB公文製作系統。7步驟七轉交換A系統會自動帶入步驟二所存的檔案，如內容需異動可再編輯內容，確定完成後按下【存檔】，再按右上的【轉交換】。B畫面會再跳視窗確認資料是否正確，如確定再按畫面下方的【轉交換檔】，成功會彈跳示窗提醒，按下【確定】。接著按【離開】。C按公文製作網頁右上方【離開】，系統會自動關閉製作網頁並將資料帶入公文系統。8步驟八確定送發A將公文製作的內容轉入公文系統，確定內容無誤後，按下【確定發送】。三創簽稿電子文存查1總流程說明創簽稿1線上陳核2送陳會3陳長官決行或會辦4簽收5存查6歸檔72步驟1步驟一創簽稿A選左邊工具列之承辦作業的創簽稿作業筆硯B系統自動連結筆硯WEB公文製作系統並已新視窗開啟。C開啟完成後將滑鼠移到到左上角的【開啟新檔】選擇【開啟範本】。D選擇發文類型，再按【確定】E點選【發文字號】，會跳視窗出來，將字、年度、文號等發文資訊填寫完後，按下【確定】。F登打公文資訊，確認內容無誤後，再點選下方的【正本】或【副本】。G會跳出受文者資訊的視窗，可在輸入區輸入受文者的關鍵字，系統會自動搜查符合條件的單位，再點選正確的受文單位。H選擇完單後，再按新【新增】。如有多筆受文者，可重覆G的做法，直到受文者完成選好後，按下【確定】即可。I公文製作完成後，按下上方的【存檔】，跳出資料輸入畫面，將摘要填寫完畢後，按下方的【確定】J填寫檔案名稱，再按下【確定】，儲存完畢會彈跳視窗再按下【確定】。K儲存成功會彈跳視窗提示。L在公文製作的右上方按下【上傳公文管理】，彈跳出文件資訊畫面如I，如需修改摘要內容，可先修改完後按【確定】，或直接按【取消】。公文會自動帶回公文系統。M彈跳視窗提示已將公文上傳成功，按下【確定】，系統會自動關閉製作網頁。2步驟二線上陳核A選左邊工具列之待辦案件的承辦中。B選擇一筆要線上陳核的公文，按下【線上陳核】按鈕。系統自動連結筆硯WEB公文製作系統並已新視窗開啟。C點選【發文字號】，會跳視窗出來，將字、年度、文號等發文資訊填寫完後，按下【確定】。D登打公文資訊，確認內容無誤後，再點選下方的【正本】或【副本】。E會跳出受文者資訊的視窗，可在輸入區輸入受文者的關鍵字，系統會自動搜查符合條件的單位，再點選正確的受文單位。F選擇完單後，再按新【新增】。如有多筆受文者，可重覆G的做法，直到受文者完成選好後，按下【確定】即可。G填寫擬辦內容，填寫承辦意見，確認無誤按下右上方的【存檔】。H按下右上方的【送陳會】，會跳出視窗要求輸入PIN碼，將PIN碼輸入後，再按下【確定】。系統會自動關閉製作網頁，將畫面帶回公文系統。3步驟三送陳會C由公文製造直接帶入陳核畫面。D系統自動顯示預設送陳核流程，如依照預設流程即可，就按下【確定存檔】。如需異動可按【變更流程】詳細說明請見手冊第七頁3【送陳/會】說明。4步驟四陳長官決行或會辦。B其他角色處理流程，與承辦人無關。5步驟五簽收A選左邊工具列之待辦案件的待簽收B勾選要簽收的公文多筆或單筆皆可後，再按【簽收】即可。6步驟六存查A選左邊工具列之待辦案件的待結案B勾選要存查的公文多筆限相同檔號或單筆皆可，按下【存查】按鈕。C填寫所有必填欄位後，再按【確定存檔】。7步驟七歸檔A選左邊工具列之待辦案件的待歸檔B勾選要送檔的公文多筆或單筆皆可，按下【送檔】按鈕。四創簽稿電子發文1總流程說明創簽稿1線上陳核2送陳會3陳長官決行或會辦4簽收5送發文6轉交換7確定送發82步驟1步驟一創簽稿A選左邊工具列之承辦作業的創簽稿作業筆硯B系統自動連結筆硯WEB公文製作系統並已新視窗開啟。C開啟完成後將滑鼠移到到左上角的【開啟新檔】選擇【開啟範本】。D選擇發文類型，再按【確定】E點選【發文字號】，會跳視窗出來，將字、年度、文號等發文資訊填寫完後，按下【確定】。F登打公文資訊，確認內容無誤後，再點選下方的【正本】或【副本】。G會跳出受文者資訊的視窗，可在輸入區輸入受文者的關鍵字，系統會自動搜查符合條件的單位，再點選正確的受文單位。H選擇完單後，再按新【新增】。如有多筆受文者，可重覆G的做法，直到受文者