工厂采购合同管理制度

工厂采购合同管理制度篇一企业内部采购管理制度企业内部采购管理制度第一章总则第一条为了规范公司的物资采购业务，制定询价、议价流程，降低物资采购成本，确保公司各项物资供应，加强公司物资采购的监督管理，特制定本制度。第二条本制度是公司物资采购管理行为的基本规范。第三条公司的采购部门或采购人员应当根据市场信息做到比质、比价采购，货比三家，同等材料质优、价廉、服务好者中标。第二章采购流程第四条请购的提出1、生管部物控员依物料需要状况、库存数量、请购前置期等要求，每月25日前开立下月的所需物料请购单，包括已有销售合同订单的生产用主材、辅材、工具、设备修理配件、劳动保护用品、各种日常耗材等；2、其它各部门所需的办公物品及零星物资采购由综合办公室负责开立请购单；3、请购单应注明物料名称、规格、数量、需求日期及注意事项，经权责主管审核，并依请购核准权限送呈相关人员批准；4、请购单一联自存，二联送交采购部，三联交财务部；5、交期相同的同属一个供应厂商之物料，请购部门应填具在同一份请购单内；6、紧急请购时，请购部门应于请购单备注栏注明“紧急”字样。第五条请购核准权限1、生产所需原材料单笔请购金额预估在人民币10万元以下者，由生产副总核准，超过此数额的，由总经理核准；2、车间需购买的机修配件、零件，价值在1000元以下的由车间主任填写材料请购单报生管部，价值在100020000元的由车间主任上报生产副总签字确认后报生管部，由生管部汇总后报采购部；价值在20000元以上的由工程部统计、生产副总确认后上报总经理签字后方可送采购部。3、常用办公用品及物业所需物品请购，由办公室填报请购单，办公室主任批准，空调、热水器、高级家具及单件物品价格在500元以上的由总经理核准。第六条请购的撤消1、已开具请购单，并经核准后因各种原因需撤消请购时，由请购部门以书面方式呈原核准人，并转送采购部，必要时应先口头知会采购部。2、采购部门接获通知后，立即停止采购。3、如遇特殊情况未能及时停止采购时，采购部应商原请购部门并妥善处理善后事宜。第七条采购方式根据本公司实际情况，公司物料采购采用以下三种方式1、集中采购公司通用性大宗物料（水泥），以集中采购较为有利，依定时或定量之计划进行采购；2、合约采购公司经常使用之物料（承、插口板、卷钢板、预应力钢丝、线材等），采购部应事先选择供应商，确定供应价格及交易条件，办理合约采购，依定时或定量之方式进行采购；3、一般采购除1、2以外之零星物料，采用随需求而采购之方式。第八条询价、议价1、采购部采购人员接获核准后之请购单，除集中采购方式外，应选择至少三家列入公司合格供应商名录内的供应商作为询价对象；2、确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况，不受前条所限；3、如向特约供应商采购时，应附其报价明细表，如特约供应商有两家以上，则应向其同时索要报价明细表；4、选择询价或采购的对象，应依照直接生产厂商、代理商、经销商之顺序选择；5、供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时，采购人员应商请购部门确认；6、专业材料、用品或项目，采购部应会同使用部门共同询价与议价；7、询价后，如有必要，采购部应至少选择两家以上供应商进行交互议价；议价应注意品质、交期、服务兼顾。第九条议价原则遇以下状况时，采购部应及时与供应商议价1、市场价格下跌或有下跌趋势时；2、采购频率明显增加时；3、本次采购数量大于前次时；4、本次报价偏高时；5、有同样品质、服务之供应商提供更低价格时；6、其他有利于公司条件时第十条定价核准1、采购人员询价、议价完成后，填写采购询价、议价单（对内使用），随附各供应商回传的采购询价单（对外使用），必要时附上书面说明，呈采购部经理审核；采购部经理审核时，认为需要再进一步议价时，退回采购人员重新议价，或由经理亲自与供应商议价。2、单笔采购金额在1万元以下的采购订单，价格由采购部经理核准，确定供应商；超过1万元的采购订单，其价格提交总经理核准后确定供应商。3、采用集中采购方式采购的供应商确定，必须呈送总经理核准。第十一条订购作业1、采购人员接获经核准之供应商后，应以本公司出具购销合同，或供货商出具购销合同形式向供应商订购物料，并以传真形式签字确认。2、若属一份订购单多次分批交货的情形，采购人员应于购销合同上明确注明。3、采购人员应控制物料订购交期，及时向供应商跟催交货进度。第十二条验收与付款1、依相关检验与入库规定进行验收工作。2、依财务管理规定，办理供应商付款工作。第三章采购物品之品质管理第十三条采购品质文件资料要求物料订购前，本公司应提供下列文件资料，或在购销合同、采购合约内予以明确规定1、订购物料之规格、图纸、技术要求等。2、产品技术精度、等级要求。3、各种检验规范、标准或适用规格。4、所需之产品认证要求或工厂品质管理体系认证要求。第十四条合格供应商之选择物料采购，除经总经理特准外，均需向合格供应商订购。合格供应商一般要求符合下列条件1、经本公司供应商调查，列入合格供应商名录内的供应商。2、提供的样品经本公司确认合格。3、类似物料以往采购之良好记录。第十五条品质保证之协定物料采购，应由供应商承负品质保证之责任，并在订购前明确，本公司要求供应商承诺下列品质保证1、供应商品质管理体系需符合本公司指定之品质保证系统、如ISO9000等。2、供应商应保证产品制造过程的必要控制与检测。3、供应商应随货送交其出货品质检验合格之记录。4、接受本公司必要之供应商调查。5、保证对提供的产品在使用或销售中发生的因供应商责任导致之不良的责任承担与赔付。第十六条进货验收之规定供应商提供之物料，必须经过本公司仓库、品管、采购等部门人员之相关验收工作，主要包括下列几项1、品质检验品管部依进料检验规定进行抽样检验，以确定交货品质是否符合品质要求。2、处理短损根据点收、检验结果，对发生短损的，予以更正数量，必要时向供应商索赔；3、退还不合格品对检验不合格之物料，退供应商进行必要处理，由此造成的损失，向供应商进行索赔；第十七条品质纠纷处理有关采购物料发生规格不符、品质不良、交货延迟、破损短少、使用不良等情况之处理流程统称为品质纠纷处理。具体规定如下1、处臵依据以双方事先约定之品质标准作为处臵依据，并于购销合同上详细说明，其中涉及交货时间、检验标准、包装方式等的，原则上以本公司之要求为依据。2、采购物料退货与索赔（1）拟退回之采购物料应由仓管员清点整理后，通知采购部。（2）采购部经办人员通知供应商到指定地点领取退货品。（3）现货供应之退货，要求供应商更换合格之物料。（4）订制品之退货，原则上要求供应商重做或修改至合格为止。（5）确属无法修复或供应商技术能力不足时，可取消订单，另觅供应商。（6）退货情形依订购合约条款办理扣款或索赔。（7）双方事前没有明确订购合约时，以实际造成本公司之损失向供应商索赔。3、其它索赔规定（1）供应商原因造成之交货延迟，以实际造成本公司之损失向供应商索赔。（2）破损短少情形，由供应商补足合格物料，若由此造成本公司之损失，依实际发生状况索赔。（3）因供应商原因导致物料在使用或销售中发现不良，造成本公司之损失，依实际发生状况索赔。（4）其他原因导致本公司之损失，依实际损失向供应商索赔。第四章采购交期管理第十八条采购交期管理是采购的重点之一，确保交期的目的，是必要的时间，提供生产所必需的物料，以保障生产并达成合理生产成本之目标。第十九条依供应商评鉴办法进行考核，将交期的考核列为重要项目之一，以督促供应商提高交期达成率。第二十条对托收到而货未到，或货到发票未到，应及时通知经办人，尽快查实情况。第五章付款方式第二十一条付款方式1、由采购部根据请购单、采购询价、议价单、采购合同、进料验收单、入库单，向财务部请款。2、财务部依合同规定之给付方式，与厂商结款，特殊情况需经总经理批准。第六章采购人员工作职责第二十二条对短缺物资，采购员要征求使用单位意见，在使用单位同意后方能采购使用方愿意接受的代用品，否则，出现后果由采购员负直接责任。第二十三条采购人员必须按采购作业规范运作，对不按计划要求及质量要求采购，造成的超储积压，损失均由采购人员承担经济责任。第二十四条对采购员未能及时完成采购任务时，应及早报告部门主管说明原因，提出相应意见方案，采购部应及时与请购部门沟通，拟定补救办法和处理对策，特别重大事项，应汇报总经理。第二十五条物资采购人员必须牢固树立企业主人翁思想，尽职尽责，坚持原则，秉公办事，切实维护公司的利益，保障公司采购成本的最低化、采购质量的最优化、采购效率的最快化。第二十六条采购人员必须遵守公司规章制度，按照规定的程序和标准采购，任何人不得私自订购和盲目进货。第二十七条采购人员必须做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利。任何人不得在物资采购过程中私下收受回扣或酬金。对实际出现的回扣或酬金必须在三日之内上交。第二十八条采购人员必须树立服务意识，急生产经营所急，想生产经营所想，任何人不得无故积压或拖延采购及相关工作。第二十九条为掌握瞬息万变的市场经济商品信息，如价格行情等，采购人员必须经常自觉学习业务知识，提高业务工作的能力，以保证及时、保质、保量地做好物资供应工作。第三十条售后服务对于采购物资，采购部在签订购买合同时，要明确服务约定。1、采购物资在投用前需厂家进行现场指导的，由采购部负责联系。2、对于在使用过程中（保质期内、正常使用条件下）出现的质量问题，由采购部在规定时间内协调解决。第七章附则第三十一条本制度由综合办公室负责解释。第三十二条本制度自总经理办公会议通过之日起实施。篇二集团公司采购管理制度采购管理制度201361发布2013615实施同利实业有限公司企业标准QB采购管理制度一、总则一、为规范本公司及子公司和控股分公司的采购工作，特制定本制度。二、本制度适用于本公司及子公司和控股分公司的采购活动。二、采购原则一、严格执行询议价程序凡未通过招标确定供应商价格的物品的采购，每次采购金额在10万元以下的必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外，超过10万以上的采购须以招标的形式进行。二、合同会签制度固定资产的采购合同，必须经过有关部门采购部、生产部、财务部、属生产型企业须总经办、技术研发部等共同参与，调研汇总各方意见，经总公司分管领导审核，总裁批准签约。属公司总部采购的项目，直接报总裁批准。三、职责分离物资采购人员不得参与物资和服务的验收，采购物资质量、数量、交货等问题的解决，应由采购部或各分公司相关部门根据合同要求及有关标准与供应商协商完成。四、一致性原则采购人员定购的物资或服务必须与请购单所列要求规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足部门、分公司要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供申请部门更改请购单作参考。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的510。五、最低价搜寻原则采购人员定时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及各地区最低价格，实现最优化采购。六、廉洁制度所有采购人员必须做到1、热爱企业，自觉维护企业利益，努力提高采购材料质量，降低采购成本。2、加强学习，提高认识，增强法治观念。3、廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。4、严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。5、工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。6、努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。（七）凡大宗或经常使用的材料、物资，如原、辅、包材料、零星且繁杂的物资、办公用品、等都应通过询议价或合同会签的形式，由采购部、财务部、生产部等相关部门共同参与，定出一段时间内（一年或半年或一季度）的供应商、价格，签订供货协议，以简化采购程序，提高工作效率。对于价格随市场变化较快的材料，除缩短招标间隔时限外，还应随着掌握市场行情，调整采购价格。4、采购程序及报账要求41属批量大且长期使用的物料，由仓库主管根据需求填写大宗物料采购申请，经生产总监审核、总经理审批后交由采购员根据采购申请找对应供应商进行“三对比核价”后，上报生产经理/厂长审核、财务部审核、总经理审批后与符合条件供应商签订采购合同后进行采购。42属订单产品的钢材和配件采购，由生产排产员根据订单需要查询现有库存后编写购进通知单，交生产经理/厂长审核、仓库主管复核（现在库存的复核）、总经理审批，采购员根据审批后的购进通知单与符合条件的供应商签订采购合同后再行采购属订单的塑料则由生产排产员根据产品需要直接开具采购申请单，由仓库主管查询现在库存后填写实购数量交由采购进行采购。43属自销产品参照4244属于第一次采购的物品需经过仓库主管核准单价后才能付予采购，未经核准的单价不予承认。45采购员根据采购申请单或呈批表之需求按时间要求进行采购，采购员自购现付物料采购完成后连同采购单或呈批表、购货票据、入库单等到财务部办理报账手续，采购月结物料根据合同订立条件附带上述单据按期结算。46财务部依据商品入库单的内容，对采购单或呈批表、购货票据、入库单、审批（按付款权限设置表）等核对无误付、入账，对暂没收取的票据作登记并督促采购人员收取。5采购合同的订立51采购合同的订立，签订采购合同必须包括以下内容供需双方、收货地点、材料名称、规格、数量、质量要求、交货日期、价格、付款期等信；合同签订后，必须分别提供复印件给仓库和财务部，大批量采购合同还需提供一份给总经理。52采购合同的变更，已订立采购合同的，当采购内容因实际需求发生变化时，由物料请购部门及时通知采购部与供应商联系变更并收回原采购合同后重新订立。（重新订立合同流程参照合同管理制度）6采购材料入库61物料进仓以先检验后进仓为原则。采购的生产物料需经过品检部QC检验合格、采购的办公用品经行政部检验合格后，再办理进仓手续。品检部或行政部根据仓库提供的采购合同或采购申请单、呈批表上列明的信息检验货物，如发现跟合同、申购不符或质量有问题时，仓管员有权拒收，同时通知采购人员验证货物。62采购员验证后确实不合乎采购要求或没有达到质量要求的货物，采购人员必须与供应商联系在三天内退货，否则，造成的损失由采购人员承担，如果是仓管员没有通知采购员该批货物不合格未能如期退货而造成的损失，由仓管员承担损失。7供应商考核71每季度采购员必须对供应商进行考核，内容包括价格、回货时间、质量、回票情况等，对不合格的供应商停止对其进行货物采购，开发新的供应商必须重新向物控部申请并符合供应资质后才可进行采购。8、市场特价调查81采购员要定期对物品价格进行市场调查，并填写好物料市场单价调查表上报仓储部和财务部，此项工作作为采购员职务考核的一部分。9、采购稽核91公司指定稽核人员定期对采购货物的价格、存货量等进行稽核，以核对采购价格、库存量的合理性等；对利用职位之便，舞弊私营者将按公司制度严肃处理。10、固定资产的购置和建设固定资产生产设备和非生产设备的申请购建、建设安装、验收使用、结算付款等程序参照财务部的固定资产管理制度。50相关文件51产品的监视和测量程序QP82460相关记录61月度采购计划QJ7400162生产需要物资通知单QJ7400263临时采购计划QJ7400364采购记录QJ7400465物资登记表QJ7400566供方评价报告QJ7400667合格供方名录QJ7400768采购申请单QJ7400869采购物资验证报告QJ74009七、招标采购凡大宗或经常使用的材料、物资，如原、辅、包材料、零星且繁杂的物资、办公用品、等都应通过询议价或合同会签的形式，由采购部、财务部、生产部等相关部门共同参与，定出一段时间内（一年或半年或一季度）的供应商、价格，签订供货协议，以简化采购程序，提高工作效率。对于价格随市场变化较快的材料，除缩短招标间隔时限外，还应随着掌握市场行情，调整采购价格。三、采购程序一、供应商的选择和审计1、原辅材料的供应商必须证照齐全，具有生产产品的合法证件。变更原辅材料的供应商必须经过送样检验、小试、中试，征得需求部门或子公司同意，并报有相关部门批准备案。2、对于大宗和经常使用的商品或服务，采购时应较全面地了解掌握供应商的生产管理状况、生产能力、质量控制、成本控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好业务记录，会同生产部、财务部、采购部等相关部门对供应商定期进行评估和审计。3、固定资产及零星物资采购在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素。4、为保证原、辅、包材质量的稳定，供应商也应相对稳定。5、为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，对于生产运营所必需的商品，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。大宗商品应同时由两家以上供应商供货，以保证货源、质量和价格合理。6、对于零星且规格繁杂的物资，每年度根据部门预算计划统计造表交行政人事综合部，向三家以上供应商询价，经有关部门及采购部综合评估后，选择合适的供应商，签订特约供货协议，定期结算。篇三采购合同管理制度采购合同管理制度第1章总则第1条为规范工厂对采购合同的管理事宜，做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作，使其符合采购管理的要求及工厂的利益，特制定本制度。第2条本制度适用于对采购合同管理的相关事宜。第2章采购合同的编写第3条工厂采购部是采购合同的对口管理部门，负责工厂采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。第4条采购合同的编写程序。1调查供应商。在编写合同前，采购部应组织专人对初选供应商名单中的供应商展开调查，调查的主要内容包括供应商的经营范围、银行资金、履约能力、技术水平、管理水平、产品质量、法人资格、信用等级等方面，以确定可进行谈判的供应商。2进行谈判。采购部应与合格的供应商展开谈判，谈判内容包括采购物料的价格、数量、质量以及供货方式、货款支付等，并根据谈判所形成的方案选择对工厂最有利的供应商。3拟定草案并评审。采购部应根据谈判所形成的方案拟定采购合同草案，并交各部门进行评审，同时报送法律顾问及总经理进行审批。4拟定正式的采购合同。采购部应根据各相关部门、法律顾问及总经理的意见对采购合同草案进行修订，并据此形成正式的采购合同。第5条正式的采购合同主要包括以下九个方面的内容。1合同签订双方的姓名、住所和联系方式。2标的的全称、价格及报酬。3标的的数量和规格型号。4标的的品质和技术要求。5标的的履约方式、期限和地点。6标的的验收标准和方式。7付款方式和期限。8售后服务和其他优惠条件。9违约责任和解决争议的方法。第6条采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体，文字的表述必须严谨。第3章采购合同的签订第7条工厂采购合同原则上由总经理负责签订，但金额在5000元以下时经过总经理的授权可委托采购部经理出面代表工厂进行合同的签订。第8条与工厂签订采购合同的供应商必须具有法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，如果委托他人代签，采购部应审验其委托证明。第9条工厂与供应商签订的合同必须采用书面的形式，不能采取其他任何形式，否则视为无效合同。第10条对于金额在10万元以下的采购合同，可以采用传真的方式进行签订，即工厂将合同拟订好后传真给供应商，供应商进行盖章签字后回传，工厂盖章签字后发给供应商回执，视为合同成立。第11条签订后的合同由财务部保管采购合同的原件并复印三份，分别交行政部、采购部及法律顾问处进行保管。第4章采购合同的执行与控制第12条合同签订后即具有了法律约束力，采购部应及时向供应商发送订货单，使供应商及时准备工厂所需的物料。第13条采购部应配合质量管理部进行采购物料的进厂验收工作，当所采购的物料不符合合同所约定的质量要求时，采购部应积极联系供应商进行处理。第14条采购的所有物料都必须附带由供应商提供的验收报告，且在验收报告中有供应商的签章。第15条采购部应建立合同履约的管理台账，对双方的履约进程进行逐次、详细的书面登记，并保存好能够证明合同履约的原始凭证。第16条对于供应商需要按照样品或图纸加工的物料，如果存在加工周期长、加工变数大、监控过程比较复杂的现象，应要求供应商提供进度安排，采购部根据进度安排与供应商进行联络，进行积极的协商，确保物料能够及时运送到工厂。若供应商提供的物料将延缓工厂的生产