电子商务有限公司管理制度汇编

XXXX电子商务有限公司制度汇编XXXX电子商务有限公司制度汇编XXXX电子商务有限公司制度汇编目录第一部分基础管理大纲2第一章、组织机构设置2第二章、公司管理岗位职责3第二部分行政管理制度13第一章、员工行为规范13第二章、印章管理制度14第三章、合同管理制度18第四章、档案资料管理制度25第五章、公文处理细则31第六章、工作复命制度34第三部分人事管理制度36第一章、人员招聘管理办法36第二章、劳资管理45第三章、绩效考核制度50第四章、培训管理57第五章、员工激励机制60第四部分后勤管理制度67第一章、电话管理制度67第二章、电脑设备使用管理制度67第三章、低值易耗品和办公用品管理办法68第四章、警卫管理制度74第五章、消防器材管理制度74第六章、卫生管理制度75第五部分财务管理制度77第一章、财务管理办法77第二章、货币资金管理78第三章、应收及预付款项管理80第四章、票据管理办法82第五章、存货管理85第六章、固定资产管理87第七章、员工薪酬管理89第八章、税费管理90第九章、借支及差旅费管理办法90第1页共98页XXXX电子商务有限公司制度汇编第一部分基础管理大纲第一章组织机构TLZD01120171、公司组织机构公司的最高权力机构为股东会，行使公司章程规定的权力。公司设董事会，行使公司管理职责。董事长兼任公司法人代表。公司设监事一人，行使监督职责。公司设总经理一名，行使经营权。公司设副总经理、总经理助理二、三名。公司下设六个部门分别是行政部、财务部、市场部、电商部、运营部、物流部2、公司岗位设置公司管理岗位公司领导董事长、总经理、副总经理、总经理助理。中层领导部门经理、部门副经理、主管。一般员工部门工作人员。公司辅助岗位职工保洁员、警卫等。3、公司管理岗位设置说明公司设高管、部门经理、业务主管、一级科员、二级科员五个职级。第2页共98页XXXX电子商务有限公司制度汇编第2章公司管理岗位职责TLZD0122017董事长岗位职责1、遵守国家法律法规，组织制定公司战略发展方针、政策，认真贯彻执行公司董事会的决议。2、负责主持股东大会、董事会会议,并对公司的经营方针、经营目标以及公司的中长期发展规划、投资等重大事项进行讨论和决定。3、负责审议公司机构设置、变动，年度经营计划、公司薪资标准和奖金分配方案等董事会日常事务。4、执行股东大会、董事会的决议。5、定期审阅公司财务报表和其它重要报表，全盘掌握和控制公司的财务状况。6、处理董事会授权的其他重大事项。总经理岗位职责1、总经理是公司的经营负责人，是公司的高级管理人员，直接对公司董事会负责。2、严格贯彻执行党和国家的方针、政策，依照法律法规和公司章程开展生产经营活动。3、全面主持公司的生产经营管理工作，对公司生产经营成果负责。4、负责对公司的发展战略和重大投资决策进行研究并提出建议，组织实施董事会决议。5、组织拟定公司内部管理机构设置方案和各项管理制度。6、考核、任免、调动公司中层岗位管理人员。7、审批公司各项财务费用开支。第3页共98页XXXX电子商务有限公司制度汇编8、拟定公司的年度财务预算方案和决算方案，审核财务报表。9、行使公司章程规定的或由董事会授权的其它职责。副总经理岗位职责31协助总经理开展公司经营管理工作。32负责协助总经理拟定公司生产经营计划，并组织实施。33协调处理生产经营过程中的重大问题，负责对外重要公共关系公关。34负责各类计划、方案、总结等资料上报前的审核。35执行公司计划及总经理的指令，完成总经理交办的其它任务。第4页共98页XXXX电子商务有限公司制度汇编第三章各部门职能、岗位设置、岗位职责TLZD0132017一、行政部1、岗位设置部门由公司总经理直接管理，部门设经理、科员。2、主要职能负责制定公司内部管理制度，协调处理公司内部行政事务。负责公司会议组织、文件收发、档案管理等文秘工作。负责公司日常行政管理和后勤保障工作。负责公司人力资源管理工作。负责公司宣传工作和对外联系工作，开展公关活动。负责政策研究和组织申报各类项目。负责公司总经办的日常工作。3、岗位职责行政部经理岗位职责负责拟定公司内部管理制度，并组织落实。负责公司行政公章、合同章及个人名章的监督管理使用工作。负责公司内、外行文、合同、计划总结、会议纪要等资料的审核工作。负责外来文件、电、函件的呈送、传阅和督办、督导工作。负责公司员工招聘、考核、培训、管理等项工作，组织实施公司绩效管理工作。第5页共98页XXXX电子商务有限公司制度汇编负责公司后勤保障、环境卫生以及安全保卫工作的管理负责公司行政证件的年检、变更等工作。负责公司会议的组织工作和会议决定的督办。负责协调公司部门之间的协作关系。负责完成上级领导交办的其他临时工作。行政部科员职责在经理的领导下工作，对经理负责，对自己所分管的工作和所承办的业务负全责负责公司合同印章的保管和使用，负责公司的档案管理工作。负责公司上下行文的起草、报送。负责外来文件、电、函件的呈送、传阅和督办工作。负责公司日常办公用品管理。协助部门经理做好人事管理工作。负责完成上级领导交办的其他临时工作。二、财务部1、岗位設置部门内设置会计、出纳。2、主要职能负责公司的日常财务、会计及税务管理工作。负责公司资金管理，规避资金和债务风险。编制年度报表决算、所得税汇算、各项证件的年检工作。第6页共98页XXXX电子商务有限公司制度汇编组织公司年终资产清查盘点。编制工资表并发放工资、交纳社保。负责财务部硬件设施和财务软件的管理工作。完成领导安排的其它工作。3、岗位职责会计岗位职责贯彻执行国家财经法规以及公司的财务制度。负责财务核算工作，保证财务核算的及时性、准确性、完整性。负责编制会计报表及相关财务资料。负责公司收付款资金审核。负责收据及其他会计资料的领用及核销，建立健全各项备查簿的登记工作。负责往来款项的核对，财务资料的查阅及发票的管理工作。负责及时整理、装订并妥善保管会计凭证、会计账簿、会计报表、财务辅助资料等会计档案，并按时归档。负责每月的纳税申报，财务资料的报送及各种数据的报送，做到数据准确。负责年终资产盘点，确保资产完整、账实相符。负责年度各项财务预算、决算报告的编制工作。领导交办的其他工作。出纳岗位职责贯彻执行国家财经法规以及公司的财务制度。第7页共98页XXXX电子商务有限公司制度汇编负责办理款项的收取、债权的清收业务，确保资金足额及时的送存银行。负责审核付款审批手续，按规定办理款项支付业务。做好库存现金、财务印鉴（法人章）、支票等重要财务票据及贵重物品的管理工作。定期盘点现金、核对银行存款对账单，并编制“银行存款余额调节表”。建立健全出纳各种账簿，及时序时登记现金和银行存款日记账，做到日清月结。定期核对现金、银行存款日记账与总账，保证账账、账款相符。每日及时上报各账户资金余额。负责各种账户和贷款卡、证件的年检。领导安排的其他工作。3、市场部1、岗位设置部门内设经理、业务主管、业务员。2、主要职能负责全面拓展公司市场业务。负责公司自营产品的选品、采购、包装，建立公司产品库。负责公司产品品牌管理，对公司自营产品的质量负责。负责向第三方电商平台和线下卖家供货和资金回收。第8页共98页XXXX电子商务有限公司制度汇编负责公司产品客户的管理、维护。负责公司线下市场的营销推广。3、岗位职责市场部经理岗位职责负责市场部的日常运营管理工作。负责拟定并实施公司市场业务拓展方案和经营计划。负责拟定公司自营产品的选品方案并组织实施。负责公司自营产品的采购管理。负责公司产品客户的管理和维护。负责与电商部的业务衔接和沟通。领导安排的其他工作。市场部业务主管岗位职责协助经理完成公司销售产品的选品、包装、采购工作。负责建立和维护公司产品库，收集管理产品信息。汇集、分析和管理公司产品采购、销售和库存信息，为产品经营决策提供依据。负责收集反馈客户销售信息，提升产品品牌。协助经理维护公司产品客户。领导安排的其他工作市场部业务主管岗位职责（待拟）4、电商部1、岗位设置第9页共98页XXXX电子商务有限公司制度汇编部门设经理、业务主管、业务员2、主要职能负责组织开展公司网络营销业务。负责开拓、运营和维护公司网络营销渠道。负责公司网店的日常运营、维护和推广。负责制定公司营销策划方案，组织各类营销活动。负责公司营销业务的在线客服和售后服务工作。负责公司客户网店的代运营和维护。负责收集、分析和研究区域电商运营发展数据，联系和发展电商协会。3、岗位职责电商部经理岗位职责负责组织开展公司网络营销业务。负责开拓、运营和维护公司网络营销渠道。负责组织公司网店的日常运营、维护和推广工作。负责制定公司营销策划方案，组织各类营销活动。负责收集、分析和研究区域电商运营发展数据，联系和发展电商协会。负责与公司相关部门进行业务衔接。领导交办的其它工作。电商部业务主管岗位职责（待拟）电商部业务员岗位职责（待拟）第10页共98页XXXX电子商务有限公司制度汇编五、运营部1、岗位设置部门设经理、业务主管、业务员。2、主要职能负责管理运营电商公共服务中心。负责公司第三方电子商务平台的运营管理。负责电商体验中心的维护管理和运营。负责电商培训业务。负责运营公司公众号和微商城。负责公司创客空间的招商运营。3、岗位职责运营部经理岗位职责负责运营部的日常运营管理工作。负责拟定并实施电商公共服务中心运营方案。负责公司第三方电商平台的正常运营。负责创客空间招商运营和管理。组织实施电商培训业务。负责与相关部门协调业务。领导交办的其他业务。运营部业务主管岗位职责（待拟）运营部业务员岗位职责（待拟）第11页共98页XXXX电子商务有限公司制度汇编六、物流部1、岗位设置部门设经理、业务主管、业务员。2、主要职能负责公司自营产品的仓储、保管、运输和配送等物流业务。负责开拓区域物流配送业务。负责公司物流网络体系建设和管理。处理公司各类定单、采购、库存、补货及拣货等物流活动中各种信息。负责物流客户的管理和维护。3、岗位职责物流部经理岗位职责负责拟定和运营公司物流业务体系。负责开拓区域物流配送业务。负责公司自营产品的物流业务服务。负责物流客户管理和维护。负责物流客户的管理和维护。领导交办其它业务。物流部业务主管岗位职责（待拟）物流部业务员岗位职责（待拟）第12页共98页XXXX电子商务有限公司制度汇编第二部分行政管理制度第一章员工行为规范TLZD0212017一、员工行为准则1、遵守国家的法律、法规以及公司的各项规章制度，严格遵守劳动纪律，全心全意为企业做贡献。2、热爱本员工作，努力钻研业务，勤勉尽责，爱岗敬业，踏实工作，不断提高业务水平和工作能力。3、严格遵守岗位操作规程，忠于职守，服从管理，维护公司生产经营的正常秩序。4、廉洁奉公、秉公办事、勤俭节约、爱护公物。5、公共场合讲文明、讲礼貌、讲卫生，禁止使用粗俗、污秽的语言，禁止随意乱扔垃圾和随地吐痰。6、自觉维护公司利益，保守公司的商业秘密，珍惜公司的荣誉和声誉。7、尊重他人，团结同事、协调合作、创新工作，妥善处理业务工作中出现的各种问题。8、持续学习，高效工作。二、仪容仪表1、员工在上班时间内，要注意仪容仪表，着装必须大方、得体、整洁、干净，保持良好的精神面貌和工作状态。2、男员工着装应与身份、职位相符，一般以西装、夹克、衬衣、T恤、长裤、皮鞋为主，严禁穿着背心、短裤、拖鞋上班；发型自然大方,第13页共98页XXXX电子商务有限公司制度汇编不得留长胡须。3、女员工应清雅淡妆，着装美观得体，饰物佩戴得当，不得穿紧身、暴露的服装，严禁穿着超短裙、低胸衫、吊带衫、短裤、凉拖或其它有碍瞻观的奇装异服；发型时尚自然,不得修剪过分夸张的发型和漂染过分鲜艳的颜色。4、穿着工装的员工必须保持工装整洁统一，不得自行搭配混穿，不得有污迹、褶皱、掉扣等情况，保证定期换洗。三、日常行为礼仪1、在公司遇到客人时，应停下问候“您好，请问有什么事”或“您好，有什么可以帮你的”2、办公时间遇到领导，应起立问候“您好”3、在楼梯内遇到领导，应停下礼让领导先行。4、到领导办公室请示工作，应先敲门，听到回应后，方可进门。5、早晨同事见面应问候“早上好”或“您好”。四、会务礼仪1、参加会议时应携带参会资料，准备记录本和笔，一般应提前五分钟进入会场。2、会议期间保持良好的坐姿和精神状态，认真听讲，认真做好记录。3、会议及培训期间将手机调整到震动状态或者静音，严禁大声喧哗、交头接耳及制造其它噪音和行为扰乱会场秩序。4、散会时会议主持人宣布会议结束后方可离开座位，并将椅子复位。第14页共98页XXXX电子商务有限公司制度汇编第二章印章管理制度TLZD0222017一、目的加强公司印章管理，规范用印行为，维护企业利益，防范风险。二、适用范围适用于公司各类印章管理三、适用原则适用于公司公文、便函、介绍信、授权委托书、证件、证书、财务报表、统计报表及对外签署的合同、协议及其他需用印章的文本等。四、过程管理1、印章的种类公司印章分为行政公章、财务专用章、合同专用章、业务专用章、法人名章。2、印章的刻制公司的印章由行政部负责印章的人员统一刻制。公司行政部必须对刻制的印章在印章登记台账上进行登记印模，并连同印章刻制的审批材料、印模立卷归档，永久保存。3、印章的启用对外产生效用的行政公章及专用印章刻制好后，不能随便启用，必须确定正式启用日期，并履行登记手续后方可启用。4、印章的保管公司行政公章、合同专用章由行政部指定专人保管。第15页共98页XXXX电子商务有限公司制度汇编财务专用章由财务部专人保管。印章要建立保管登记手册（载明什么印章、印模、保管人姓名、启用日期等项）。印章保管人必须将印章存放于保险柜或带锁的文件柜抽屉内，钥匙未经领导同意不得擅自交给他人。如因业务需要将印章暂交他人时，必须填写印章交接登记表经审批后由交、接人签字。印章保管人离职时必须办理印章移交手续。一旦保管的印章有异常情况或丢失，办理程序如下第一时间保护好现场并向领导报告，视情向公安机关报案，同时通知相关部门。及时与相关业务单位联系，请对方暂停公司的业务活动。确定印章丢失必须在一个工作日内立即登报，声明旧印章作废，自旧印章遗失之日起加盖旧印章的所有文件一律无效。通知相关单位自丢失之日加盖旧公章模式的文件一律无效。立即申请办理新的印章启用。取得新印章后必须在一个工作日内通知各相关单位，以新的印章模式为准。5、公司印章的使用范围印章代表公司的法定名称，体现公司的权力、凭信和职责，主要用于以公司名义签发的文件、对外发出的重要公函，以及以公司名义与有关单位的业务往来、函件及相关合同、协议的签订等。公司印章的使用一般限于以下内容以本公司名义发送的正式文电；签订的各种经济合同、协议、出具的担保函、资金证明以及各种承担经济责任并具有法律效力的文本报送或下达的各种正式文件和财务指标、决算、结算、业务报告等需要用本公司名义开具的介绍信、法人身份证明、委托授权书等第16页共98页XXXX电子商务有限公司制度汇编其它需要加盖公司印章的文本、批件、材料等公司法律性文件用印的范围公司法律性文件系指公司签（出）具的多方权利义务关系、具有法律约束力的文件。包含各类借款合同及附属合同资金拆借协议各类委托代理协议、银行承兑协议、投资协议、合作协议等各类担保函企业资信证明其他具有法律约束力的文件。6、印章使用、领用的审批流程行政公章、合同专用章使用必须履行登记手续。须由经办人认真填写用印审批表，并按审批表权限逐级签署意见后，连同需盖章文件等一并交印章专管员，由其审核材料后用印。财务专用章用印须经公司总经理批准后方可用印。印章领用审批流程经办人填写印章领借用审批表部门主管领导审核签字公司总经理签批行政部印章保管人员办理领用手续。印章使用流程经办人填写印章使用审批表部门主管领导审核签字公司总经理签批行政部办理印章使用手续。印章使用注意事项对外签署的合同或协议使用合同专用章，按合同管理制度及审批权限有关规定履行合同会签审批程序，最终经公司总经理或其授权代理人在合同或协议上签章后方可用印。合同会签第一联与合同原件一份及附件一第17页共98页XXXX电子商务有限公司制度汇编并存档于公司行政部，其余份给经办人单位存档。对合同、协议、担保函等重要的公司文件，印章保管人必须见有公司总经理签署的审核意见后方可盖章；如遇领导外出确需盖章时，印章保管人须致电领导并按指示办理盖章事宜，同时做好电话记录，事后由印章使用人补办审批程序。签字人需用钢笔或碳素笔签名，不得以加盖个人名章代替签字印章盖章时，必须执行印章审批程序和文件，符合要求方可盖章严禁在空白介绍信、保函、合同、承兑汇票、公文用纸等上面加盖印章。如确因工作需要，必须经公司领导同意后，方可对具有抬头和相关内容等限制特定用途的、可填写有关文字的信函用印，申请人需将使用过的信函复印件交回行政法务部存档。未使用的盖章信函必须交回，由印章保管人核销。若由此造成不良后果的依法追究责任人的经济或法律责任。7、盖印的要求正式印章应用正红色印泥或印油，专用章或其他印章根据有关规定可选用红色、蓝色或紫色印泥、油。盖出的印章须位置恰当，图案清晰，文字端正。有指定盖印的文件应在规定盖印处盖印。如果没有规定盖印处，盖印人应参照有关规定加盖。盖印通常盖在资料末尾的单位落款处与日期年、月、日的中间。特别说明文件资料结尾处内容与落款的距离通常规定为两个行距，不可不留行距直接落款或者结尾处行间隔行距超过两行。如果结尾处需要排版在一张纸上也可以不留行距或视情调整。如果文件需盖多个印章，各印章不能交叉重叠，不能压住正文，不能盖出纸边。各类合同协议，尤其是涉及重大经济的合同、协议需加盖公司印章或合同专用章时，文件页数在两页以上的应加盖骑缝章。第18页共98页XXXX电子商务有限公司制度汇编使用带存根的公函或介绍信、证明、委托书等要盖两处印章，一处盖在公函连接线上，一处盖在公司落款处。五、使用记录印章领借用审批表印章使用审批表印章登记台账第三章合同管理制度TLZD0232017一、目的为了实现依法治理企业，促进公司对外经济活动的开展，规范对外经济行为，防止不必要的经济损失，保护公司利益，根据国家有关法律、法规，特制定本制度。二、适用范围适用于公司合同或协议的签订。三、职责1、公司业务经办人或授权人负责各类合同的签订、履行、变更和解除。2、行政部经理负责合同内容的初步审核。3、公司财务经理负责合同付款方式的审核。4、公司总经理负责合同的审批。5、公司行政部负责合同的盖章、保存、建立台账和履行的跟踪验证。6、公司行政部负责公司合同的备案（原件一份）。四、合同形式要求1、合同范围销售、采购、借款、维修、保险、广告、租赁、设计、建造、劳务、发包、分包等方面的合同或协议。2、签订原则遵守国家的法律、法规，平等互利、协商一致。3、采用文本国家规定的标准合同文本，无标准合同文本的由合同第19页共98页XXXX电子商务有限公司制度汇编双方起草认可的合同文本。4、凡以公司名义对外发生经济活动的，应当签订经济合同。5、除先款后货外均应签订书面合同。有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。6、所有合同或协议必须先签订后履行，严禁先履行后补签合同或边履行边签订合同的现象。五、合同内容要求1、购货合同（协议）中，对于要求出卖方按样品供货的，应按出卖方提供样品的品牌、规格、质量标准、货号等技术参数在合同（协议）中载明，同时明确如出卖方未按样品供货应承担的违约责任。2、付款方式中应列明付款时对方应足额提供合法的发票，如为承包合同的，应提供当地地税局开具的工程款发票；如为提供劳务的，应提供当地地税局开具的劳务费发票；如需要开具增值税发票的应当要求对方在当地开具相应的增值税发票等。年底，对方应提供本年度发生业务的全额发票作为我方挂账的依据，如未能及时提供发票，则对我方造成的经济损失由对方承担。不允许出现签订合同（协议）的单位与提供发票的单位不一致的情况。3、凡存在有质保期的工程或材料采购合同（协议），应当约定质保金，质保金不得少于工程总价或材料价款的5（有国家规定的按国家规定），在质保期满时，由我方确认不存在损坏后支付余款。如质保期内发生质量问题，对方未及时维修的，我方自行维修的支出由对方承担，从质保金中扣除。第20页共98页XXXX电子商务有限公司制度汇编4、异地采购货物的，应当注明货物价格为到货价，运输途中发生的所有支出由对方承担，我方在验货之后履行义务。双方另有约定的除外。5、租赁、赊销合同（协议）必须设定担保条款，合同或协议对方当事人必须以其自有财产做担保或者请第三人做担保；并提供所需材料。6、凡涉及到固定资产、不动产处置，股权变动的合同，在合同或协议签订之前，必须经财务部进行审核后方可签订。7、合同中需明确货物接收人或签收人，同时明确签约地和诉讼管辖地。六、合同签订所需资料1、对方为法人单位需提供有效企业法人营业执照和企业代码证复印件（三证合一的只需提供企业法人营业执照复印件）并加盖行政公章；资质证书复印件并加盖公章；法人授权委托书及身份证复印件并加盖公章。（授权委托书应写明授权范围及授权期限）2、对方为自然人需提供对方有效身份证明复印件（第二代身份证）；合同中需本人亲笔签字并摁手印,留有效联系方式（电话号码）。3、由第三人担保的需提供第三人为企业的，应提供加盖公章的企业有效企业法人营业执照、企业代码证、身份证复印件，同时出具加盖企业行政公章的担保函。以房屋等不动产做抵押的，必须进行抵押登记第21页共98页XXXX电子商务有限公司制度汇编担保方为个人的，应提供有效身份证明复印件（身份证、户口簿）和亲笔签名的担保函以及财产担保的证明材料。七、合同的签订1、与外界达成经济往来意向，经协商一致，应订立经济合同。2、订立合同前，必须了解对方的经营资格、资信等情况，无经营资格或资信的单位不得签订合同。3、除公司法定代表人外，其他人员需持有法人授权委托书方能对外订立书面经济合同。4、对外订立经济合同的授权委托分固定期限委托和业务委托两种授权方式，法定代表人特别指定的重要人员采用固定期限委托的授权方式，其他一般人员均采用业务委托的授权方式。5、经济合同必须具备标的（指货物、劳务、工程项目等），数量和质量，价款或者酬金，履行的期限、地点和方式，违约责任等主要条款方可加盖公章或合同章。经济合同可订立定金、抵押等担保条款。6、每一合同文本上必须注明合同对方的单位名称、有效地址、联系人、电话、银行账号。7、签订对外经营合同文本经合同签订双方认可后，原则上由对方先加盖公章，然后根据我公司合同审批权限按流程进行会签。8、流程中各审核意见签署于合同会签单上，合同会签单作为合同审核过程中的记录和凭证由印章保管人在合同盖章后存档并建立台账。9、对外订立的经济合同，严禁在空白文本上盖章；严禁我方签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章；如有例外，需公司总经理特批。10、单份合同文本达二页以上的要编页码并加盖骑缝章。11、合同盖章生效后，应交由合同主管人进行编号、登记、保存。12、合同原则上不得少于四份，由公司行政部、财务部门、业务部门、第22页共98页XXXX电子商务有限公司制度汇编对方单位各持一份，其中公司行政部保存的为原件。13非书面合同代用单（据）也视作书面合同，统一予以编号。14合同管理人员在保存合同的同时建立合同登记台账，并将电子版本报送公司行政部。八、合同的履行1、合同依法订立后，即具有法律效力，应当实际、全面地履行。2、有关部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向公司总经理汇报。3、财务部门依据合同履行收付款工作，对具有下列情形的业务，应当拒绝付款应当订立书面合同而未签订的。收款单位与合同签订单位不一致的。4、在合同履行过程中，合同对方所开具的发票必须先由具体经办人员审核签字认可，公司总经理签字同意后，再转财务审核付款。5、合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料，对工程合同的有关技术资料、图表等重要原始资料应建立出借、领用制度，以保证合同的完整性。6、合同（协议）履行过程中，需要由对方出具未付款项的欠款据时，必须要求对方出具加盖有对方有效印章的欠款据，欠款据应明确欠款时间、金额、款项由来、经办人签章。特殊情况要由个人出具欠款据的，必须提供合同（协议）对方单位的授权委托书（授权委托书必须明确授权范围、期限），其个人方有权出具欠款据。第23页共98页XXXX电子商务有限公司制度汇编7、在合同（协议）履行过程中，对于各类欠款要定期清理，跨年度债权应及时要求对方提供还款协议，对于接近两年期诉讼时效的欠款据，应及时去对方单位更换欠据或者提起诉讼，以重新计算诉讼时效。8、公司合同管理人员每月底应当清理一次合同履行情况。对履行完毕的合同存档标注区别于其它合同。对不能正常履行的合同应当及时向公司总经理汇报。九、合同协议履行过程的跟踪管理1、由公司行政部对所有合同协议进行统一登记和分类存档，全面负责合同协议的备案管理和监督工作。2、公司行政部设专人对本公司合同协议进行跟踪管理，对每一份合同都要核查对方单位提供资料的真实性，定期跟踪检查合同履行情况，发现问题要及时反映，及时解决。3、合同管理人员要熟知每份合同协议的内容，并随时督促合同签订经办人及时履行其义务，每月对所有合同协议的履行情况及时汇总。4、如在合同履行过程中发生合同变更事项及需要通知的事项时，及时要求相关部门对合同变更事项做补充约定。我方负有通知义务时，必须及时通知并要求对方签收，留下书面凭证。5、发现对方不履行或不完全履行合同时，合同执行部门除催促对方继续履行外，应将对方不履行或不完全履行合同的情况证明材料，及时报行政部和财务部。6、合同在履行过程中发生纠纷时，应及时上报公司，组织有关单位进行协商、调解或依法申请仲裁或诉讼。第24页共98页XXXX电子商务有限公司制度汇编7、对方单位按约定履行了义务，本公司未按合同约定履行付款义务的，必须及时和对方单位协商签订补充协议。8、对于每份履行完毕的合同进行归档整理，包括合同履行过程中发生的全部资料档案。十、合同的变更和解除1、除法定解除合同外，在合同履行期间由于客观原因需要解除合同的，须经双方协商，对合同进行变更或解除，其流程遵照合同的会签程序。2、合同变更应当采用书面形式，并按规定经审核后加盖合同专用章。书面变更文本作为原合同的组成部分，并报送到合同持有的所有部门。3、有关部门收到对方要求变更或解除合同的通知必须在一天内向总经理汇报。4、变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求，挂号寄发或由对方签收，挂号或签收凭证作为合同组成部分交由公司行政部保管。5、合同变更后，合同编号不予改变。十一、其他1、合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密。2、业务部门、财务部门应当根据所立合同台账，按公司的要求，定期或不定期汇总各自的工作范围内的合同订立或履行情况。3、各有关人员应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料（包括与有关的文书、图表、传真件以及合同会签单等）按合同编号整理，交档案管理人员存档，不得随意处置、销毁、遗失。4、公司定期对合同管理工作进行考核，并逐步将合同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合同台账记录等纳入对员工和部门的工作成绩第25页共98页XXXX电子商务有限公司制度汇编考核范围。十二、处罚及责任1、对外经济活动结束后，因没有与对方签订书面合同给予企业造成损失的，除责任人承担损失外，对直接负责人通报批评并处相应罚款。2、对外经济活动履行过程中签订合同给企业造成损失的，除责任人承担损失外，对直接负责人通报批评并处相应罚款。3、未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究其经济和行政责任。4、因故意或重大过失而给公司造成重大损失的，移送有关国家机关追究其法律责任。十三、使用记录合同会签单合同登记台账第四章档案资料管理制度TLZD0242017第一节归档资料管理一、目的为了加强公司档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在企业生产、经营、管理等各项工作中的作用，根据国家相关法规，特制定本办法。二、适用范围适用于公司及各业务部门。三、参照法规中华人民共和国档案法企业档案管理规定四、总则1、企业档案是指企业在生产、经营、管理和员工队伍建设、企业文化建设、基础设施建设等各项工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同于载体的文件材料。第26页共98页XXXX电子商务有限公司制度汇编2、档案工作是企业管理的基础工作之一，也是衡量企业管理水平的重要标志。要把档案工作纳入行政业务人员职责范围，加强领导。五、档案管理工作程序1、公司档案范围公司人事档案由行政部直接管理。财会档案由财务部进行单独归档、保存和管理；企管类资料由行政部负责归档、保存和管理。2、档案管理人员要求公司指定专人负责档案的收集、整理、移交和归档使用管理工作等。档案管理人员必须具备良好思想作风和职业道德水平，具有较强的责任心，爱岗敬业，遵纪守法。档案管理人员要保持相对稳定。3、归档材料的来源及载体归档材料来源公司内部形成的文件、制度等材料；公司向有关部门报送的企业文件材料等；公司引进项目、外购设备等带来的文件材料；记录公司重大经营管理活动的资料；公司参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料；公司执行、办理的外来文件材料。第27页共98页XXXX电子商务有限公司制度汇编4、归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。5、归档时间要求管理型文件材料一般应在办理完毕后归档；外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档；员工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档；会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交；磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档；6、归档资料移交要求档案室在接收移交资料时应全面检查资料的质量,交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考一般文件移交收集要求一个项目从前期到完工的所有材料，企业改制从前期到完成的所有材料，一次会议从通知到总结的所有材料，一次活动从开展到结束的所有材料，一份文件的正文、草稿及附件等等；公司员工辞职、调动工作时，必须在办妥各类资料移交手续后，移交由其保管或经手的档案资料；凡应归档的文件材料应质地优良、书绘工整、声像清晰，不能用易褪色（如热敏纸、铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔等）易变质的材料书写，如第28页共98页XXXX电子商务有限公司制度汇编果有以褪色纸张或书写工作形成的资料归档时必须及时复印，将原件与复印件同时存档；归档的文件材料应为原件，文件材料归档后不得更改；具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档；归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求；公司档案归档份数，一般要求一式一份，单套保存。如果重要案卷或利用频繁案卷，可视情况一式二份,实行两套保存，分别管理，以保证档案的安全和利用。7、公司员工人事档案新聘员工转正后，应将本人档案及时调入到公司行政部统一管理。从国有企事业单位来公司工作的人员，除按上述有关规定办理手续外，还需将本人行政介绍信、组织关系等随档案一并转入公司。公司所有员工的人事档案，由本公司行政部备案管理。员工调离（辞职）公司时，其档案随本人行政关系一并转入新工作单位或转入当地政府人才服务中心。8、公司类归档材料范围及分类行政管理工作形成的文件材料企业筹备期的可行性研究、申请、批准，企业章程；企业领导班子（包括股东会、董事会、监事会和经理层，下同）构成及变更，企业内部机构及变更；综合性行政事务，企业事务公开，文秘、机要、保密工作，印鉴的管理；第29页共98页XXXX电子商务有限公司制度汇编法律事务工作；员工人事管理，劳动合同管理，劳动工资和社会保险，职务任免，职称评聘；员工教育与培训工作；综合治理，防范自然灾害。经营管理工作形成的文件材料公司会议记录、会议纪要；各种统计报表，企业综合性统计分析；资产管理，对外投资，股权管理，产权变动、清产核资；企业信用管理，形象宣传；商务合同正本与合同有关的补充材料，有关的资信调查等；物资采购、保存、供应和流通；经营业务管理，服务质量管理；招投标项目管理。会计工作形成的文件材料会计凭证；会计账簿；财务报告及报表；其他文件材料。员工管理形成的文件材料员工的履历材料。员工的鉴定、考核；第30页共98页XXXX电子商务有限公司制度汇编员工的专业技术职务评聘；员工的奖励与处分；员工的工资、保险、福利待遇等；员工的培训与岗位技能评定等；其他记载个人重要社会活动的文件材料。第2节法律权证及证书档案管理办法一、产权证书档案是公司档案的一个重要组成部分，是评估公司资产和确定公司经营行为的重要凭证。为加强对公司法律权证及有关文件的管理，维护公司的合法权益，特制定本办法。二、法律权证的范围1、公司的土地证、房产证等各类所有权证；2、公司的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、开户许可证、特种行业许可证、资质证书、安全生产许可证等各类公司证件；3、公司获得的质量体系认证证书及文件；4、公司获得各类荣誉证书及有关文件；5、公司取得各类设计国内公司产权、商标注册证、经济待遇、优惠政策的文件及批文。三、法律权证的保管1、公司的营业执照、组织机构代码证、商标注册证由公司行政部保管、年审、变更。2、税务登记证、开户许可证、社会保险登记证由公司财务部保管、第31页共98页XXXX电子商务有限公司制度汇编年审、变更。3、公司获得荣誉证书由行政部保管和造册登记。4、证书管理者必须对各类证书负责，保证证书不被遗失和损坏。5、证书管理者必须对各类证书登记造册、分类，建立详细台账。6、证书管理者不得擅自向任何部门或员工出借各类证书，若有违反，视其情节轻重追究责任，并给予处罚。7、证书管理者如将证书遗失或损坏，须自行负责补办证书，补办证书期间所产生的费用及因此对公司产生的不良影响，由证书管理者自行承担。无法补办的证书若有遗失或损坏，将由证书管理者赔偿损失，并以失职行为予以处罚。第5章公文处理条例TLZD0252017一、目的使公司公文格式统一、严肃、整洁、提高公文质量。二、公文形式公司公文包括公司红头文件、函件、会议纪要、公司/各部门文件等。公司文件是以公司名义向所在地党、政府和有关主管部门的请示、报告；用于以公司董事会、公司名义下发的决定、通知、通报、会议纪要等。公司公文一律采用A4纸型。三、职责公司行政部负责公司行政公文的处理。第32页共98页XXXX电子商务有限公司制度汇编四、公文文件式样格式1、本制度所称公文包括红头文件及专业性规范文书，主要有以下种类决定用于对重要事项或者重大行动做出决策和安排，奖惩有关单位及人员，任免干部和聘用人员。意见用于对重要问题提出见解和处理办法。通知用于发布规章制度；任免、聘用解聘干部或管理者；传达上级机关的指示；转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文文书；批转下属单位的公文文书；发布要求下属单位办理和有关单位共同执行或周知的事项。通报用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、或者事件。报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问，也用于公司内部上下级之间工作报告。请示用于向上级机关请求指示、批准。批复用于答复下属单位的请示事项。规定、办法用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。函用于不相隶属的单位之间商洽工作，询问和答复问题；请求批准和答复审批事项。也用于请有关单位协助工作。会议纪要用于记载、传达会议主要精神和议定事项。其他专业规范性文书细则、规程、制度、章程、可行性研究报告、工作要点、决议、简报、计划、规划、总结、会议记录、广告宣传方案等2、公文格式公司红头公文文书一般由文头、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、印制单位、印发时间和份数组成。部分公文还应包括份号、密级、紧急程度、签第33页共98页XXXX电子商务有限公司制度汇编发人、引发传达范围、附注、抄送机关等内容。文头由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字或者加括号标明文种组成，用套红大字居中印在公文文书首页上部。公司使用的文头“XXXX电子商务有限公司文件”。五、收文1、登记来文来电均须履行登记手续，统一编号，登录收文登记簿。公司收到上级主管部门发来的文件均要送交公司行政部登记后按规定程序处理。2、分文公司在公文接收后，由行政部统一呈送公司领导审批后交由责任部门分办。3、办文各部门应根据公司领导的指示处理完毕后，要在文件批阅单后填注办理结果并反馈公司行政部。4、催办和督办由公司行政部人员负责。无论是分办文件还是公司下发的文件均需要在规定的时间内办理完毕；逾期未办者，由公司行政部进行催办和督办；对久拖不办者，将予以通报批评，产生不良后果或造成经济损失的由有关责任人承担。六、行文1、公司行文一般包括上行文（向上级主管部门发文）、平行文（向平行单位发文）和下行文（本公司内部发文）三种类型。无论是何种行文一般均包括以下程序拟稿、会稿、核稿、打印、校对、签发、用印、发送和存档等项。2、行文必须符合下列要求使用文种正确，文字精练，条理清楚，标点准确，篇幅力求简短。文章内容的结构层次序数，第一层为“一”，第二层“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。文件中的数字，除成文时间、部分结构层次序数的词、词组、惯用第34页共98页XXXX电子商务有限公司制度汇编词、缩略词、具有修辞色彩语句作为词素的数字必须使用汉字外，其他均使用阿拉伯数码。文书的校对一般由拟稿人员负责。保持文书的整洁干净，禁止挖补、涂改，如勾画严重时必须重新打印或抄写。公司行文均使用统一的文头纸和A4（长297毫米、宽210毫米）国际标准纸。文书的标题规定为“黑体，标准二号字。正文规定为仿宋、标准四号字。文头纸使用范围及方法附后。七、归档1、文件资料办理完毕后应及时进行归档。2、立卷归档的范围为“行业主管部门印发的重要法规、条例；公司在各项业务活动中形成的重要文件资料、会议纪录、统计报表、规章制度、宣传材料、各种照片、录音带、录像带、各种重要合同、图纸、图表等。3、各种文件资料的底稿和原件一并归档，不符合归档要求的底稿要重新打印或抄写。八、使用记录收/发文登记文件处理卡第六章工作复命制度TLZD0262017一、目的为确保领导安排的各项工作得到落实，体现领导威信和员工的执行力。二、适用范围适用于公司对各项安排工作的实施。三、职责1、公司行政部负责会议上安排工作的落实。2、公司各部门负责向上级主管汇报工作完成情况。三、工作过程第35页共98页XXXX电子商务有限公司制度汇编1、复命工作包含会议中安排的工作、领导临时安排的工作、业务出差办理的工作。2、会议中公司领导安排的工作，责任人根据完成时间将完成情况及时向公司领导汇报。3、行政部根据会议中安排工作的限定时间，提前向责任人落实工作进展，督促和提醒其按时完成工作并进行复命。4、员工在接受领导下达的工作时应按时完成，并在规定时间向领导汇报工作完成情况。5、长期性工作可以分阶段汇报进展情况。对未完成原因应及时说明原因。6、责任人在工作过程中遇到的无法处理的问题时，应及时向领导反馈，请求帮助以确保按时完成工作。7、业务被派遣出差人员返回后应及时向主管领导汇报业务办理情况。8、责任人对交付的工作不认真对待、不重视导致未完成；有问题不及时反馈致使工作未完成的视情节给与处罚。9、未及时复命的给予20100的处罚。第三部分人事管理制度第一章人员招聘管理办法TLZD0312017第一节总则一、总则对本公司员工的劳动人事管理，除遵照国家和地方有关法律、法规外，依据本制度办理。第36页共98页XXXX电子商务有限公司制度汇编二、适用范围适用于本公司聘用的各类从业人员，公司对员工实行全员劳动合同聘用制，公司与所聘员工签订有期限的劳动合同。三、职责行政部负责具体的劳动人事管理工作。第2节员工的聘用一、人员需求申请流程1、需求部门提出招聘意向，填报人员补充申请表。2、报行政部审核后。3、报总经理批准。4、行政部负责组织落实招聘工作。见附件一公司部门人员补充申请表二、应聘人员必须符合下列基本条件1、身体健康、品貌端正。2、政治立场坚定、拥护党的路线、方针、政策。3、年龄依据岗位情况确定。4、学历依据岗位情况确定，原则上所学专业和公司业务对口。5、个人历史清楚，无犯罪前科或犯罪在逃。三、应聘人员不予录用情况1、曾因犯罪受到刑事处罚的。2、有经济问题曾被辞退的。3、受过行政处分的。4、有严重疾病且不能正常工作的。四、招聘工作流程第37页共98页XXXX电子商务有限公司制度汇编1、行政部根据批准的人员补充申请表。2、拟定招聘方案（包括招聘广告等）。3、应聘人员填写岗位申请表。4、行政部收集应聘人员资料，初步筛选面试人员，通过面试后，组织相关直属领导进行面试。5、征询用人部门意见。6、将应聘人员资料及考察和面试意见报总经理审核。7、行政部向面试人员通知结果，发放录用通知书。8、行政部通知被选聘人员到行政部办理有关聘用手续（填写相关聘用表格、提交相关证件及复印件、提交相关档案资料等）。9、行政部给用人部门和财务部下发新员工到岗通知（通知内容必须明确新员工到岗日期、单位、部门及岗位、任用期方式、工资标准等情况）。10、被聘人员持录用通知书到岗位报到，同时开始登录考勤。使用附件岗位申请表、个人履历表五、聘用人员报到所需提交材料1、本人身份证、暂住证及户口本的复印件。2、学历证书及职称证书原件、复印件。3、本人近期一寸免冠照片四张。4、原单位解除劳动合同证明书。5、其他必要的材料。第三节员工的试用期第38页共98页XXXX电子商务有限公司制度汇编为规范公司的薪酬体系，充分发挥薪酬体系的激励作用，对试用期的薪酬作如下规定。一、试用范围本规定适用于所有进入试用期的员工。二、试用期时间试用期的时间为13个月，具体试用时间依据劳动合同的签订年限、岗位及工作经验、试用期工作成效具体确定。三、试用期的薪资确定1、一般管理人员岗位进入公司试用的，试用期为13个月，视工作成效对其进行考核，合格者可提前转正，不合格者终止试用或延长试用期。试用期工资一般定为1500元/月，具体依据岗位不同具体确定。2、中层管理人员中层管理人员试用期为13个月，视工作成效对其进行考核，合格者可提前转正，不合格者终止试用或延长试用期。试用期工资为2000元/月。3、高层管理人员高层管理人员试用期为13个月，考核合格后进行任命。高层管理人员的试用期工资为4000元/月。第四节员工转正第39页共98页XXXX电子商务有限公司制度汇编试用人员在试用期内，发现不能胜任工作或有违规行为，不符合聘用条件者，可随时终止试用，予以解聘。试用人员原则上试用13个月，期满之后可申请转正。一、转正审批流程1、拟转正人员填写员工转正审批表。2、部门领导签署试用期评语及转正意见。3、递交到公司行政部，由行政部签署转正意见。4、报请总经理进行审批。5、行政部告知员工转正审批情况，通知经批准转正员工办理相关转正手续。6、行政部给相关