会计档案整理

1、一、会计档案概述,会计档案的概念： 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。,误区：财务会计管理活动中形成的如计划总结、请示批复、制度办法等不属于会计档案范畴。,会计核算材料类型包括: 1、会计凭证：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、经费凭证，其他会计凭证； 2、会计账薄：总账、明细账、银行帐、日记账、固定资产卡片、其他会计账薄； 3、财务报告（会计报表）：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告 4、其他：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清

2、册，会计档案销毁清册。,执行标准： 会计档案案卷格式(DA/T392008） 会计档案管理办法（财会字199832号） 湖北省会计档案管理实施办法,会计档案的归档要求： 1、会计档案管理办法第六条：各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制保管清册。 2、当年形成的会计档案，可暂由会计部门保管一年，一年后应当由会计部门编制移交清册，向单位档案部门移交保管。 3、移交给档案部门的会计档案要保证：会计凭证要编注凭证起止号和凭证总页数；会计帐簿要有起用的起止时间和帐页的页数及编号；财务报告要编注页号；其它核算材料亦要编注页号。,4、档案人员要对会计部门移交的会

3、计档案进行清点。根据会计部门的移交清册，逐项清点实体，保证无误，并在移交清册上签字。移交清册由会计部门和档案部门各保管一份。 5、档案人员在对会计档案进行编目归档时，原则上应当保持原卷册不动。个别因会计部门整理不符合规范需拆装重新整理的，档案人员应当会同会计部门人员共同拆封整理，以分清责任。 另：档案人员要指导会计人员装订会计档案的厚度，厚度要符合档案装具要求，一般23厘米。,二、整理步骤,1、分类： 按会计类型分为四类： 会计凭证类：2001年2002年 会计账簿类：2001年2002年 财务报告类：2001年2002年 其它类： 2001年2002年 在每一类型下，分别进行组卷整理。,2、

4、组卷： 凭证：一册一卷（2-3cm） 账簿：一本一卷 财务报告：年报与月报分别组卷 组卷时，案卷的金属物须取掉，用线装。,3、划分保管期限： 期限分为永久和定期两种。,(1)会计凭证类： 15年 (2)会计账簿类： 现金帐、银行帐 25年 总帐、明细帐、辅助帐簿 15年 固定资产卡片：报废清理后 5年,(3)财务报告类： 年度（决算）：永久 月报、季报企业：3年 行政事业：5年 有的单位未单独做年报，而是以12份月报作为年报的，且一年装订成一册的，期限划为永久。,(4)其他类： 会计档案保管清册 永久 会计档案销毁清册 永久 会计档案移交清册 永久（原为15年，按照省档案局要求，结合实际，上升

5、到永久） 银行存款余额调节表 5年 银行对帐单 5年,4、排列 （1）凭证：按时间顺序排列 （2）账簿：按“年度保管期限”排列（每年25年在前，15年在后。即银行账、现金账在前，总账、明细账在后） （3）财务报告：按时间顺序排列,5、编号 （1）页号 有文字的正面右上角、背面左上角 （2）档号 由全宗号、类别与目录号 、案卷号组成 全宗号：填写国家档案馆赋予本全宗的代号；,类别与目录号：会计档案用KJ表示， KJp 代表凭证， KJz 代表账簿，KJb代表财务报告，KJq代表其他。 以前ZKz、ZKb、ZKq分别表示凭证、账簿、财务报告、其他，现停止使用，也不作更改。,如T002- KJp 1

6、-16, T002表示全宗号，KJp表示类别号，1表示目录号（原则上案卷数达到一千要换目录号），16表示案卷号。,案卷号：在一个目录下，从1开始编号。下一年度接上年度编号。,6、整理装盒,（1）凭证整理装盒 填写凭证标签，粘贴在凭证上。填写好凭证盒，将一卷凭证装入凭证盒，可一册一盒，也可数册一盒。,凭证标签,凭证盒封面,（2）账簿、报表、其它类整理装盒 已成册的，粘贴标签，填写盒封面，装盒。未成册的，整理成册，制封面装订。重新整理成册的，要编制卷内文件目录，格式同文书档案一样。,类目名称,全宗名称,根据会计类型不同填写不同代号,粘贴标签，三种类型会计档案共用。,档案盒，三种类型会计档案共用,7

7、、编制案卷目录 按会计档案类型分别编制案卷目录。 注意：会计档案案卷标题的拟写方法。由会计核算单位、会计年度、 会计核算材料名称三部分组成 如：团风县档案局2010年1月份会计凭证”； “团风县档案局2010年总帐”；,案卷目录格式式样,四种会计档案类型案案卷目录，同以上一种模式，除会计凭证外，其它类型可不要起“凭证号”和“止凭证号”两栏。 目录在电脑上用电子表格制成并打印，装订在目录夹内，存放在检索柜中。同时一并建案卷目录数据库，要求还需著录分类与目录号、全宗号、归档年度等项。,8、填写档案盒背脊 为求美观，一般用牛皮纸打印粘贴。,根据会计类型变化填不同名称,会计凭证盒背脊,会计账簿、报表、其它档案盒背脊,9、档案排列上架 按“类型时间”要求，按案卷顺序号排列，不同类型不能排列在一起。上架顺序从左至右，从上至下。,会计档案鉴定销毁 按会计档案保管期限表进行鉴定。 1、建议不要轻