《办公室管理》试卷(2012、1)

1、试卷代号: 2 1 8 0中央广播电视大学2 0 11 -2 0 1 2学年度第一学期开放专科期末考试办公室管理试题（2012 年1 月）一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在答题纸上。每小题1分，共1 0分)1.文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的( )A. 必要时可形成文字材料， 照本宣科B. 传达可以根据上司主要意思， 溶入自己对问题的意见已不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示D. 重要的指示. 应该要求被传达者复述一遍， 以免漏听或漏记2. 以下关于文员管理好时间的说法， 哪一个是不正确的( )A. 定好目标， 把想做或需要做的事情写下来B. 想办法加快处理邮件、信

2、件和其他反复出现的事务c. 开始工作之前要做好准备工作， 就不会因遗忘某事而中途停顿D. 把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做3. 有时应上司要求， 文员参与会见或会谈， 以下哪些内容不是文员的任务( )A.准备资料 B.发表意见c.现场服务 D.会议或会谈记录4. 传真机最好用来传送以下哪种邮件? ( )A. 一般的图纸 B. 机密文件C. 很长的文件 D. 感谢信5. 文员打印寄往欧美国家的信封， 收信人内容的打印顺序应该是( )A. 国名、地址、部门、姓名 B. 姓名、地址、部门、国名C. 姓名、部门、地址、国名 D. 姓名、国名、部门、地址6. 下列接受名片时唯一正确的做法是( )

3、A. 接受名片时要用双手 B. 大声念出名片上的头衔C. 接过名片马上放人兜内 D. 传递名片将正面朝向自己7. 以下哪一种类型适合自由谈话， 或是收集创意的会议。( )A. 口字型 B. 圆桌型C. 教室型 D. U 字型8. 按照美国人类学家爱德华 霍尔博士对交往空间距离的划分理论， 4 5 CM 1 2 0 CM ， 应该是( )A. 个人区 B. 社交区C. 亲密区 D.公众区9. 文员协助举行宴会时， 不用考虑( )A. 宴会的形式与气氛 B. 有无休息室C. 有无停车场 D. 交通是否方便10. 上司参加各种应酬和会议， 有时需要更换服装， 文员应( )A.通知上司家人把衣服送达

4、B.自己到上司家里去拿C. 让上司自己去家里更换 D. 去买新的服装二、判断题正确打U ，错误打 X 。每小题1分，共1 0分1 1. 文员应避免不必要的通信和邮寄， 尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。( )12. 文员第一次做一项工作时应该快一些， 如果错误可以再做一遍。( )13. 无论是什么样的文本和图表几乎都能通过传真发送， 因而文员传递信息应首选传真。( )14. 当与人擦肩而过， 或越过长辈、上司前面， 或因事中途离坐时， 都要招呼一声。( )15. 文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心， 支票簿与印章应该一起收藏， 以避免被盗用冒领。( )16. 受到直属上司以外的指派时， 假

5、如是文员自己能够安排办理， 而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。( )17. 即使是上司私人的应酬， 文秘人员也应该积极、乐意地去协助。( )18. 宴请的请柬一般要提前一至二周发出， 以便客人及早安排， 已经口头约定的就不要补发请柬了。( )19. 如果要拒绝别人， 最好是依照自己和对方的人际关系程度， 分别使用表示方法， 以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。( )20. 介绍信的正本和存根必须一致， 同时可以出具空白介绍信。( )三、简答题每小题1 0分，共2 0分)2 1. 文员进言是指什么? 进言具有什么作用? 方法和要求是什么?22. 旅行结束

6、后， 文员应主要完成哪些工作， 请予以设计。四、设计题(每小题1 5分，共3 0分23. 安徽某企业欲与上海某企业合作， 上海以品牌、技术人股， 利用安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行1 0人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案?24. 文员所作的口头报告的基本方法是怎样的， 有什么要求?五、案倒分析题(每小题1 5分，共3 0分25. 请对下面发生的情况以及致歉函所涉及的相关内容进行适当分析。美国某花店经理接到一位顾客的电话，说她订购的20支玫瑰送到她家的时间迟了一个半小时，而且花已经不那么鲜艳了

7、。第二天，那位夫人接到了这样一封信:亲爱的凯慈夫人:感谢您告知我们那些玫瑰在很差的情况下已经到达您家的消息。在此信的附件里，请查找一张偿还您购买这些玫瑰所用的全部金额的支票。由于我们送货车中途修理的意外耽搁，加之昨天不正常的高温，所以您的玫瑰我们未能按时、保质交货，为此，请接受我们的歉意和保证。我们保证将采取有效措施以防止这类事情的再次发生。在过去的两年里，我们总是把您看作一个尊敬的顾客，并-直为此感到荣幸。顾客的满意乃是我们努力争取的目标。请让我们了解怎样更好地为您服务。您真诚的霍华德佩雷斯(经理签名)26. 请将下列文件分别组合成三至四个案卷， 并拟制案卷标题:(1)市教委关于2 0 0

8、8年招生工作的通知;(2) 北京广播电视大学关于招生工作校务扩大会议纪要;(3) 北京广播电视大学2008 年招生工作计划;(4) 北京广播电视大学关于2 0 0 8 年招生工作的请示( 呈市教委) ;(5) 市教委关于北京广播电视大学2 0 0 8 年招生工作的批复;(6) 北京广播电视大学校务会议关于调整系主任的决定z(7) 北京广播电视大学关于调整系主任的通知;(8) 北京广播电视大学关于做好开学工作的通知;(9) 北京广播电视大学各系关于开学准备工作的报告z(1 0 )北京广播电视大学各系关于加强学生思想工作的报告;(11)北京广播电视大学各系关于提高教学质量的报告;(1 2 )北京广

9、播电视大学2 0 08年度工作总结z试卷代号: 2 1 8 0中央广播电视大学2 0 11 -2 0 1 2学年度第一学期开放专科期未考试办公室管理试题答案及评分标准(供参考) 2012 年1 月一、单项选择题请将正确答案的字母序号填在答题纸上。每小题1分，共1 0分)I. B 2.D 3. B 4. A 5. C 6. A 7. B 8. A 9. B 10. A二、判断题(正确打 ，错误打 X 。每小题1分，共1 0分11. -J 12. X 13. X 14. -J 15. X16. -J 17. -J 18. X 19. -J 20. X三、简答题(每小题1 0分，共2 0分2 1.

10、文员进言是指什么? 进言具有什么作用? 应注意什么?(1)进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝; ( 3分)(2) 参谋作用; 补缺作用; 增进关系作用;(3 分(3) 适事、适时、适地、适度。(4 分22. 文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项?(1)会议名称;(1分)(2) 会议记录人的姓名、盖章; (1 分)(3) 时间( 开始时间、结束时间) ; (1分(4) 会议地点; (1 分)(5) 议题; (1 分)(6) 主持人、主席; (1 分)(7) 出席者名单; (1 分(8) 会议的经过情形及结论; (1 分(9) 相关的资料; (1 分(1 0 )下次会议预定日期。

11、(l分)四、设计题(每小题1 5分，共3 0分23. (1)接受任务;(1分)(2) 了解来宾;(2 分)(3) 制订计划;(2 分)(4) 预订食宿; (1 分)(5) 迎接来宾;(1 分)(6) 商议日程;(2 分)(7)安排会谈; ( 2 分)(8) 陪同参观; (1 分)(9) 送别客人; (1 分)(1 0 )接待小结。( 2分)24. (1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。( 3分)(2) 回到公司上班后， 应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档

12、备案。( 3分)(3) 尽快恢复正常工作和生活状态， 继续旅行前未完的工作。(3 分)(4) 把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录， 以便将来有用。(3 分)(5) 对在放行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员， 分别去函或去电表示感谢。(3 分)五、案例分析题每小题1 5分，共3 0分)25. (1)这是一位老顾客，所反映的情况应不容置疑，首要考虑的应是怎样补救。( 2分)(2) 补救。一是可以接到电话立即派人马上再送20 支玫瑰， 二是给予适当赔偿货款。(3 分)(3) 道歉。赔偿只是物质上的表示， 道歉更能从心理上表达对顾客的尊重。方式可以是也打个电话，但是写信则显得更加郑重其事

13、。( 3分)这封信，先是表示感谢和全额赔偿，其次才解释原因，又不只是就事论事，还提出了防止以后发生类似事情的保证。最后再联络一下感情，表示了商店对顾客的基本原则和态度。( 5分)此信即使是文秘人员写的，也应由经理亲笔签名，以示对顾客的尊重。( 2分)26. 案卷-:(2 分)(1)市教委关于2 0 0 8年招生工作的通知;(4) 北京广播电视大学关于2008 年招生工作的请示( 呈市教委) ;(5) 市教委关于北京广播电视大学2 0 0 8 年招生工作的批复;标题z市教委、拉京广播电视大学关于招生工作的通知、请示、批复( 2分)案卷二: ( 2 分)(2) 北京广播电视大学关于招生工作技务扩大会议纪要:(6) 北京广播电视大学校务会议关于调整系主任的决定5(7) 北京广播电视大学关于调整系主任的通知;(8) 北京广播电视大学关于做好开学工作的通知手标题:北京广播电视大学关于招生工作、系主任调整、开学工作的会议纪要、决定、通知(2 分)案卷三: ( 2分(3)北京广播电视大学2 0 03年招生工作计划z(2) 北京广播电视大学2003 年度工作