第5章常用办公软件

1、1,第五章 办公软件,本章要点 字处理软件 电子表格软件 演示文稿软件,2,5.1字处理软件,1.概述 文字处理软件使用户可以自如地在计算机上打字、编辑文稿、排版、管理文档等，提供了与在纸上写文章无法比拟的便捷。,3,2.文档的输入,键盘输入,语音输入,联机手写输入,特殊符号通过“插入 | 符号”,扫描输入,4,符号输入,5,3.文档的编辑,Word 2002提供了可以同时选定多块区域 通过按住“Ctrl”键再加选定操作来实现,文本复制、移动等通过剪贴板 Word 2002可以存放24次复制或剪切的内容 查找与替换 大小写转换,演示1（插入标题、小标题；查找替换“握手”-woshou; 所有字

2、母-红色加着重号；单词首字母大写）,6,4. 文档的排版,排版有三种基本操作对象： 字符(字体、字号、字形、文字修饰) 段落(对齐、段缩进、行间距和段间距等 ) 页面 (页眉和页脚、脚注和尾注、页面设置等 ),7,字符排版,20磅华文彩云 15磅华文行楷 倾斜 字符加粗 加下划线 删除线 波浪线 上标 下标,执行格式|字体命令,（1）字符格式及设置,（2）中文版式,执行格式|中文版式命令 或工具栏“中文繁简转换”,提供加拼音、加圈、中文繁简转换等功能 演示2,8,段落排版,执行格式|段落命令,9,段落排版-边框和底纹,执行格式|边框和底纹命令,10,段落排版-项目符号,执行格式|项目符号命令,

3、11,段落排版-分栏,多种分栏 形式共存,执行格式|分栏命令,演示3,12,页面排版-页眉和页脚,执行视图|页眉和页脚命令,13,页面排版-页面设置,在页眉和页脚工具栏,14,5.图形,自选图,艺术字,通过“插入 | 图片”命令,15,选定图形：在图形任意位置，单击鼠标，有8个方向的句柄 图形缩放： 选定图形鼠标指针指向某句柄拖曳鼠标缩放 图形裁剪 ： 裁剪按钮 鼠标指针指向某句柄拖曳 移动(复制)图形,图形编辑,16,图形的环绕方式,浮动式 嵌入式（默认）,17,6.艺术字,再利用艺术字工具栏对艺术字格式、形状和大小等编辑，并可以进行阴影和三维效果等设置。,艺术字形状,执行插入|图片|艺术字

4、命令,18,7.公式编辑器,建立复杂的数学公式 插入/对象 - 选择Microsoft Equation3.0 - 输入数学公式,符号用于输入数学符号 样板用于输入公式符号,演示,19,8.高效排版,样式：样式是一组已命名的字符和段落格式的组合。使用样式可以构造大纲和目录。 选择“格式|样式和格式”命令可以使用已有样式、新建样式、修改和删除样式。 生成目录 对于用样式的“标题”格式化以后的长文档可以由系统自动生成目录。 选择“插入|引用|索引和目录”命令 演示,20,5.2 电子表格软件,5.2.1电子表格概述 电子表格用于处理批量数据，解决日常生活、工作中的许多计算问题，并对结果进行分析。

5、它可以对输入的数据、公式自动计算，当某些数据修改后，相应的计算结果会自动修改。 电子表格还提供了对数据处理的排序、检索、统计汇总等功能，并以各类图表形式显示。,21,工作簿（Book） Excel中用来存储并处理工作数据的文件，以.xls扩展名保存。由若干张工作表组成。 工作表（Sheet) 由若干行、若干列组成的Excel工作界面的主体。（行号1-65536） （列号A，B，Z, AA, AB,IV,共256列） 一个工作簿最多有255张工作表，默认为3张。,基本概念,22,工作簿,工作表,行号,列号,23,单元格： 行和列的交叉称为单元格，用于保存数据 。 单元格地址： 每个单元格由唯一的

6、地址进行标识，即列号和行号，如 I3、A5；单元格地址前可以加工作表名称，表示不同工作表的单元格，如 sheet1!A5。 活动单元格： 当前正在使用的单元格，用黑框显示。 编辑栏： 修改或输入单元格内容。,基本概念,24,25,1.数据输入,单击单元格 直接在单元格输入数据 双击单元格 在编辑框内输入数据,有规律的数据，例如等差、等比数列可自动填充。,拖曳填充柄到结束,直接输入,5.2.2 工作表基本操作,演示,26,2.使用公式,公式形式：以“=”开头由运算符和运算数组成的式子. 运算数：单元格、数字、字符、区域、函数 . 算术运算符：、*、%、（） 字符串运算符： 关系运算符：=、=、,

7、27,3.使用函数,函数的一般形式：函数名（参数表） 参数：常量、单元格、区域、公式或其他函数. 函数输入 粘贴函数法,使用”插入|函数”命令. 直接输入法,以”=“开头. 常用函数 SUM(求和),STDEV(标准偏差),IF(条件函数), PMT(计算贷款本息偿还额),PV(计算存款利息),28,IF函数的语法形式,IF(LOGICAL_TEST,VALUE_IF_TRUE,VALUE_IF_FALSE) 例:B2单元格是百分制成绩,在B3单元格转成通 过和不通过. IF(B2=60,”通过”,”不通过”) 当要对多个条件判断时,称为IF函数的嵌套使用,一般直接在编辑栏输入函数表达式. I

8、F(B2=90,”优”,IF(B2=80,”良”,IF(B2=70,”中”,IF(B2=60,”及格”,”不及格”),29,例：使用If函数对年龄49的职工增发100元,选取函数类 型和函数If,条件,满足条件取值,不满足条件取值,30,使用求和函数,2.求和,单击看到 计算公式, 再击看到 计算结果,1.选取存放 结果的单元格,演示,31,概念 相对引用：公式中引用的单元格地址在公式复制、移动时自行调整 绝对引用：公式中引用的单元格地址在公式复制、移动时不会改变 表示 相对引用：列坐标行坐标例 B6 ，A4 , C5:F8 绝对引用：$列坐标$行坐标例 $B$6 , $A$4 , $C$5:

9、$F$8 混合引用：列坐标$行坐标 例 B$6 , A$4 , C$5:F$8 $列坐标行坐标 例 $B6 , $A4 , $C5:$F8,4.单元格引用,演示,32,工作表编辑包括对单元格或区域做常规的修改、复制、移动和删除。 单元格的编辑：指对单元格的修改、清除、删除、插入、复制、移动、粘贴等。注意：清除与删除的区别 工作表区域的编辑：指对整个工作表的删除、插入、重命名、复制、移动。执行“编辑”下拉菜单或工作表标签的快捷菜单。,5.工作表编辑,33,6.单元格选取,单个单元格：单击所需的单元格。 连续多个单元格：单击首单元格，Shift+单击末单元格。 多个不连续单元格：Ctrl+单击单元

10、格。 整行或整列：单击行头或列头。 全部单元格：单击行头、列头相交的全选按钮。 清除选定的单元格：工作表任意处单击。,34,工作表的格式化实质是对单元格的数据进行格式化。 实现方法： (1)使用“格式”工具栏 (2)选择“格式|单元格”命令 (3)选择“格式| 自动套用格式”命令 (4)选择“格式|条件格式”命令 工作表的格式化还包括设置表的列宽、行高。 选择“格式|行（宽）”命令,7.工作表的格式化,演示,35,5.2.3数据的图表化,45000,36,创建图表,选择数据源 执行”插入|图表”命令 根据向导提示创建图表,37,编辑图表,选定图表对象 添加、删除数据系列 X轴标题、Y轴标题、图

11、表标记、数据标签、图例、刻度等增加说明文字 执行“快捷菜单|图表选项”命令,38,格式化图表,字体格式化 填充与图案 对齐方式 数字格式 利用绘图工具 强化图表的细节,对图表的各个对象进行格式设置，修饰图表，包括：选定对象，执行“快捷菜单|格式”命令,39,5.2.4 数据管理,数据列表 ：由工作表中单元格构成的矩形区域 表中的一列为一个字段，一行为一条记录，同列数据的数据类型和格式应完全相同。 表中不允许有空行或空列。,40,1.数据排序,排序的字段叫关键字段，最多允许3个字段，以主和次区分。,简单排序 选中要排序的区域,降序,升序,复杂排序 单击列表，“数据排序”命令,设置条件,41,2.

12、筛选数据-显示满足条件的数据，不满足条件的数据暂时隐藏起来。,自动筛选 数据筛选自动筛选,42,3.分类汇总-按某字段进行分类，将字段值相同的连续记录作为一类，进行求和、平均、计数等汇总运算。,(1)按某关键字段进行分类汇总，在汇总前必须按分类字段排序，然后选择汇总方式、汇总项。,必须排序,公式计算,计算项,分类汇总三要素：分类字段、汇总字段、汇总方式。,43,分类汇总,(2)嵌套汇总 对同一字段进行多种方式的汇总,不能选中,44,4.数据透视表,数据透视表 可实现按多个字段分类汇总,45,5.3 演示软件5.3.1演示文稿的基本操作,建立演示文稿有四种方式： 新建空演示文稿、设计模板、内容提

13、示向导、通用模板,查看视图：有幻灯片（普通、大纲）、幻灯片浏览、幻灯片放映3种视图方式。 切换方法：水平滚动条上的按钮或视图菜单命令,编辑演示文稿主要是对演示文稿中的幻灯片进行插入、复制、删除、移动等操作。 方法：“插入|新幻灯片”命令、剪切板命令（在“幻灯片浏览”视图）,46,5.3.2在幻灯片上添加对象,插入声音和动画文件,插入超级链接,（1）以下划线表示超链,（2）以动作按钮表示超链 通过“幻灯片放映|动作按钮”命令,47,5.3.3 设置幻灯片外观,母版 一种特殊的幻灯片，在其中可定义整个演示文稿幻灯片格式（字体、项目符号、页眉页脚等）。,1 . 母板,“视图|母板”,48,2.设计模板,同一演示文档可以有不同的设计模板，只要先选中幻灯片，再选择所需的模板就可,演示软件提供了大量已设计好的模板,“格式|幻灯片设计”,49,3.配色方案,配色方案对幻灯片需要强调的