OFFICE办公软件之EXCEL篇Excel操作应用课件

1、OFFICE办公软件之EXCEL篇,EXCEL 篇, Excel基本知识 工作表的编辑和格式化 数据的排序与筛选 公式与函数 图表的制作,-2-,-3-,编辑栏,工作表标签,全选按钮,当前工作簿名称为Book1当前工作表名称为Sheet1,行号,列标,名称框,编辑框,输入按钮,取消按钮,插入函数,在单元格中输入数据时，键入的内容会同时出现在单元格和编辑栏中：,EXCEL 基本知识,工作簿 在Excel中，一个Excel文件就是一个工作簿，默认的名字是Book1。 工作簿是处理和存储数据的文件，每个工作簿可以包含多张工作表，每张工作表可以存储不同的内容。,-6-,工作簿的基本操作,每次启动Exc

2、el时，系统会自动创建一个新工作簿文件“Book1”。如果还需要创建其他新的工作簿文件，通常使用以下方法： 单击“常用”工具栏上的“新建”按钮,-7-,新建一个工作簿,工作簿的基本操作, 选择“文件”菜单中的“新建”命令，打开“新建工作簿”任务窗格，可以从中选择一个命令来创建新工作簿， 新建的工作簿文件默认的名字为Book2,Book3等。,-8-,新建一个工作簿,-9-,-10-,在Excel的“文件”菜单下方可以看到四个最近打开的文档名，选择相应的文档，就可以将其打开。,EXCEL 基本知识,工作表 工作表总是存储在工作簿中，一个工作簿本身就是许多张工作表的集合。从外观上看，工作表是由行和

3、列组成的单元格构成。,-11-,工作表标签,单元格 单元格是工作表中最基本的单位。 单元格由它们所在的行和列的位置来命名，也称为单元格地址，表示为列标+行号。例如 B3 表示第二列和第三行所交叉的单元格。 单元格区域 一组相邻的呈矩形的单元格组合。如 A1:C3，D5:E9 等。,-12-,EXCEL 基本知识,-13-,A1:C3,D5:E9,选定操作区域,选定操作区域的方法有很多： 选中某个单元格只需要单击相应单元格,-14-,选定操作区域, 选择连续的单元格区域 将指针指向该区域的第一个单元格，按下左键拖拽到最后一个单元格，松开左键即可。,-15-,选定操作区域, 选择多个不相邻的单元格

4、或区域 按下Ctrl键，依次选中不同的单元格或区域即可。,-16-,选定操作区域, 单击行号可以选中一行,-17-,选定操作区域, 鼠标指向行号按下左键拖拽可选中多行,-18-,选定操作区域, 单击列标可以选中整列,-19-,选定操作区域,-20-, 鼠标指向列标按下左键拖拽可选中多列,选定操作区域,单击全选按钮（在表格左上角)可以选中整个工作表,-21-,移动单元格,移动单元格,-22-,复制单元格,复制单元格 复制单元格和移动单元格的操作相似，只需在鼠标拖拽的时候按住Ctrl键即可实现所选单元格的复制。,-23-,在工作表中插入行或列： 选中某行或某列，单击右键在弹出的快捷菜单中选择“插入

5、”命令即可（或者执行“插入”菜单下“行”或“列”命令）。 如果选择多行或多列，则插入相应数量的行或列。,-24-,-25-,-26-,工作表的操作,重命名工作表 插入新工作表 在工作表中输入数据 格式化工作表,-27-,工作表：一个工作簿至少要包含1张工作表，最多可包含255张工作表。默认情况下启动Excel时，在工作簿文件中自动生成三张工作表：Sheet1、Sheet2、Sheet3。,-28-,重命名工作表,-29-,插入新工作表,在一般情况下，工作簿默认工作表数量为3，如果工作需要更多的工作表来进行数据处理，可以在工作簿中插入新的工作表。 选定某个工作表，单击鼠标右键弹出快捷菜单，选择“

6、插入”命令，在工作表标签位置便会看到选定工作表前面新建了一张工作表Sheet4，同时新建的工作表变成了当前活动工作表。,-30-,-31-,在选中工作表的前面插入了一个新的工作表Sheet4,移动工作表,工作表的前后顺序也可以调整，鼠标指向工作表标签按下，出现符号后移动鼠标将工作表拖拽到新的位置，就可以改变工作表的顺序。,-32-,指向标签按下左键,将工作表拖拽到新位置,工作表的顺序改变了,刪除工作表,要刪除多余的工作表时，在工作表标签上按下鼠标右键，选择刪除，即可将该工作表刪除掉。,-33-,工作表的操作,工作表的基本操作 在工作表中输入数据 设置工作表的行高和列宽 格式化工作表,-34-,

7、EXCEL数据类型,EXCEL为了便于信息的处理将数据分为：字符型（或称文本型）、数值型和日期型等。,-35-,EXCEL数据类型,字符型数据： 可以由任意键盘符号组成，没有计算意义的数据。 数值型数据： 只能由0-9、小数点、正负号、E（用于表示指数）等符号组成的，有大小、多少等数值含义的数据。 日期型数据： 用以表示日期的数据，实际操作中常用字符型数据代替。,-36-,EXCEL数据格式,Excel提供的数字格式有：常规、数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、分数、科学记数、文本、自定义等。默认的数字格式是“常规”格式。输入时，系统根据单元格中输入的数值进行适当的格式化。,-37-,在

8、工作表中输入数据,-38-,输入文本：,数据格式,在Excel中，只要不是数字，都会被当成文字，例如：ABC123（数字掺杂文字）就是文字格式，而文字格式的数据默认都会靠左对齐，数值格式的数据会靠右对齐。,-39-,EXCEL数据类型,对于纯数字的数据，如果做算术运算无意义，则最好设置为字符型数据，如学号、电话号码、邮编等。只要输入时在数字前面加上 （单引号），就会变成文字。,-40-,也可以在输入内容后，选中文本数字所在的单元格，单击鼠标右键，在弹出的右键快捷菜单中选择设置单元格格式命令，通过设置将其转变为文本数据。,-41-,数据格式,-42-,-43-,单元格中数据的输入,1分数的输入

9、如果直接输入“1/5”，系统会将其变为“1月5日”，解决办法是：先输入“0”，然后输入空格，再输入分数“1/5”。 2日期的输入 如果要输入“4月5日”，直接输入“4/5”，单击回车键即可。,-44-,单元格中数据的输入,在Excel中输入日期，必须用“-” 或“/” 隔开年、月、日。例如：输入“77/12/25”，是表示1977年12月25日。如果要输入当前日期， “Ctrl+；”,-45-,单元格中数据的输入,时间 如果要输入时间，必须用“:”（冒号）隔开。 输入当前时间按“Ctrl+Shift+；”键 。,-46-,-47-,选中合适的区域，单击右键选择“设置单元格格式”命令,改变所选单

10、元格区域的数字格式,-48-,在工作表中输入数据,快速复制相同的数据：,-49-,利用填充柄拖拽鼠标可以在工作表中快速地复制相同内容的数据。,-50-,填充柄,-51-,鼠标移到单元格右下角的填充柄，由空心十字形变为实心的十字形,-52-,按下鼠标左键向下拖拽，到合适位置后松开,-53-,鼠标拖拽的区域都快速填充了相同的内容,快速输入大量相同数据,在不相邻的单元格区域中输入大量相同的数据信息：,-54-,快速输入大量相同数据,1、按住Ctrl键，单击或拖拽鼠标同时选中需要填充数据的单元格和单元格区域。,-55-,快速输入大量相同数据,2、在最后选中的单元格内输入要填充的数据。,-56-,快速输

11、入大量相同数据,3、按住Ctrl键的同时按回车键，则刚才选中的所有单元格同时填入该数据。,-57-,在工作表中输入数据,数据序列填充：,-58-,使用数据自动填充功能，可以在工作表中快速地输入有一定规则的数据。 Excel能够自动填充日期、时间及数字序列，包括数字和文本的组合序列。 例如：星期一，星期二， ， 星期日 一月， 二月， ， 十二 1， 2， 3， ,快速填充序列,快速地填充常见的数据序列： （1）在连续的两个单元格中分别输入需填充序列的前两个数据，如1、2。,-59-,快速填充序列,（2）选中输入数据的两个单元格。,-60-,快速填充序列,（3）鼠标指向选取的单元格区域右下角的填

12、充柄，按下左键拖拽至填充序列的末单元格后松开。,-61-,快速填充序列,此外，一些常用的序列数据，只要输入一项，再通过拖拽填充柄，就可快速填充其余项。,-62-,绘制斜线表头,使用绘图工具绘制斜线表头 1、选中要绘制斜线表头的单元格。 2、在“绘图”工具栏中单击“直线”按钮，然后回到要绘制斜线表头的单元格中，将鼠标放在左上角，按下左键拖动鼠标，在单元格的对角绘制斜线。,-63-,-64-,-65-,-66-,-67-,单击右键选择“设置单元格格式”命令,-68-,-69-,3、在“绘图”工具栏中单击“矩形”按钮，可在适当的位置绘制矩形图形，单击右键选择“添加文字”命令，可以在矩形中输入文字。,

13、-70-,-71-,-72-,4、单击右键选择“设置自选图形格式”命令，将矩形的线条颜色设为“无线条颜色”。,-73-,-74-,-75-,-76-,工作表的操作,工作表的基本操作 在工作表中输入数据 设置工作表的行高和列宽 格式化工作表,-77-,设置列宽和行高,1. 调整列宽 方法一：拖动列标右边界来设置所需的列宽。 方法二：双击列标右边界，使列宽适合单元格中的内容（即与单元格中的内容的宽度一致）。 方法三：选定相应的列，将鼠标指向“格式”菜单中的“列”子菜单，然后选择“列宽”命令并输入所需的宽度（用数字表示）。,-78-,-79-,-80-,2. 调整行高 方法一：拖动行标题的下边界来设

14、置所需的行高。 方法二：双击行标题下方的边界，使行高适合单元格中的内容（行高的大小与该行字符的最大字号有关）。 方法三：选定相应的行，将鼠标指向“格式”菜单中的“行”子菜单，然后选择“行高”命令并输入所需的高度值（用数字表示）。,-81-,设置列宽和行高,-82-,-83-,工作表的操作,工作表的基本操作 在工作表中输入数据 设置工作表的行高和列宽 格式化工作表,-84-,格式化工作表,工作表编辑完后，用户可以利用Excel 提供的相关工具栏和命令美化工作表。例如设置背景图案、设置单元格和表格的边框线等内容。,-85-,格式化工作表,单击“格式”工具栏上“边框”按钮右边的小箭头，可以选择为工作

15、表添加的边框类型。 执行“格式”菜单中的“单元格”命令，也可以为表格设置边框。,-86-,-87-,-88-,首先选中表格范围,-89-,利用格式工具栏中的“边框”按钮为表格添加框线,-90-,单击鼠标右键选择“设置单元格格式”命令，为表格中的文本设置对齐方式,-91-,-92-,-93-,Excel提供了多种已经设置好的表格格式，可以很方便地选择所需样式套用到选定的工作表单元格区域。,-97-,自动套用格式,使用自动套用格式的步骤如下： （1）选择要自动套用表格格式的单元格区域；,-98-,自动套用格式,（2）选择菜单“格式”“自动套用格式”命令，打开“自动套用格式”对话框，选择一种要套用的

16、格式；,-99-,自动套用格式,-100-,若要删除自动套用格式，则先选择要删除自动套用格式的区域，在“自动套用格式”对话框的列表底端，选择“无”，单击“确定”按钮。,-101-,自动套用格式,-102-,条件格式,在工作表中有时为了突出显示满足设定条件的数据，可以设置单元格的条件格式，对于满足设定条件的单元格动态地自动设置格式。,-103-,设置条件格式的操作方法是： （1）选定要设置条件格式的单元格或单元格区域。,-104-,条件格式,（2）选择“格式”菜单中的“条件格式”命令，打开“条件格式”对话框进行设置；,-105-,条件格式,-106-,只有单元格中的值满足条件时，Excel才应用

17、选定的格式。 对已设置的条件格式可以利用“删除”按钮进行格式删除；利用“添加”按钮进行条件格式的添加。,条件格式,EXCEL 篇, Excel基本知识 工作表的编辑和格式化 数据的排序与筛选 公式与函数 图表的制作,-107-,数据的排序： 1利用常用工具栏上的升序和降序按钮,-108-,数据的排序,单击要排序的列。 单击“常用”工具栏上的“升序”或“降序”按钮。,-109-,2利用“数据”菜单中 “排序”命令 单击列表区域中的任意位置，在“数据”菜单中选“排序”命令。,-110-,-111-, 在对话框中选择主要关键字进行排序，如果需要可设置“次要关键字”和“第三关键字”排序。,-112-,

18、-113-,-114-,-115-,-116-,数据的分类汇总,数据的分类汇总操作： 先对数据进行排序操作以便进行数据的分类汇总。,-117-,-118-,分类汇总前先进行排序操作,-119-,-120-,-121-,-122-,-123-,EXCEL 篇, Excel基本知识 工作表的编辑和格式化 数据的排序与筛选 公式与函数 图表的制作,-124-,公式的使用,公式的输入与编辑 公式是用运算符将数据、单元格地址、函数等连接在一起的式子，以等号“=”开头 （1）公式的输入必须以“=”开头； （2）公式的编辑通常在编辑栏中进行，也可 双击单元格后进行编辑。,-125-,单元格引用,当使用的公式

19、中有单元格名称时，我们称为单元格引用，主要分为相对引用和绝对引用。,-126-,单元格引用,1. 相对引用：公式中直接引用单元格名称，这种引用最常见。 公式变化特点：公式中的单元格名称引用随目标单元格行列变化而发生相应变化。,-127-,当公式中所引用单元格中的数据发生变动时，公式所在单元格的值也会随之变动。,-128-,-129-,-130-,F3单元格中的公式为“=sum(B3:E3)”,-131-,当公式复制到F4单元格时，公式会自动变为“=sum(B4:E4)”，向下依次变化为：“=sum(B5:E5)”“=sum(B6:E6)” “=sum(B7:E7)”,格式： =(, ,.) 举

20、例： = SUM(C2:C6) = AVERAGE(A1:A3,C2:C6) SUM 求和数 AVERAGE 求平方值 MAX 求最大值 MIN 求最小值,-132-,自动求和函数和求平均值函数是最常用的函数。 要想使用以上函数，直接单击“常用”工具栏上的“自动求和”按钮或其中的“平均值”函数，Excel会自动给出求和范围或求平均值范围，如果系统给出的范围有误，可以利用鼠标拖拽选择单元格引用的范围。,-133-,-134-,单击选择存放求和结果的单元格,然后直接单击常用工具栏上的求和按钮,-135-,Excel自动给出求和范围,然后单击输入按钮求出结果,-136-,-137-,选择放置平均分的

21、单元格,选择求平均值函数,-138-,给出的范围有误，不应包括“总成绩”,-139-,通过手动拖拽单元格给出正确的计算范围,手动输入公式,例：计算出学生的总评成绩(=机试40%+笔试60%) (1) 单击总评成绩第一个单元格D3 ，使之成为活动单元格； (2)在编辑栏中键入计算公式“=B3*0.4+C3*0.6”后按输入按钮，此时在单元格D3处显示出计算结果84.4； (3) 鼠标指向D3右下角的填充柄，按下左键拖拽复制D3中的公式，可以计算出其他学生的总评成绩。,-140-,绝对引用,2. 绝对引用：公式中引用单元格时，在单元格名称行号、列标前都加上“ $ ”符号，这说明公式中所引用的单元格

22、地址是固定不变的。公式复制时，公式中的绝对地址保持不变。,-141-,-142-,-143-,-144-,-145-,-146-,计算各公司销售额占总销售额的百分比 手动输入公式：F3/$F$7,-147-,EXCEL 篇, Excel基本知识 工作表的编辑和格式化 数据的排序与筛选 公式与函数 图表的制作,-148-,图表的制作,图表是工作表的一种图形表示，它使工作表中数据表示形式更为清晰直观，可以分为嵌入式图表和图表工作表两种。,-149-,图表的制作,嵌入式图表：图表作为其中的对象插入数据所在的工作表。,-150-,图表的制作,图表工作表：可以创建在一个新工作表上。,-151-,图表类型

23、,Excel提供了多种图表类型，有平面图表，也有立体图表。常用的图表类型主要有柱形图、饼图等。 (1) 柱形图：柱形图是用柱形块表示数据的图表，通常用于反映数据之间的相对差异。,-152-,图表类型,(2) 饼图: 饼图用于表示部分在整体中所占的百分比，能显示出部分与整体的关系。,-153-,初探電子試算表,Excel可以制作各式各样的图表：,-154-,Excel提供“图表向导”工具帮助用户快速地完成图表的创建工作。 所有的图表都依赖于生成它的工作表数据，当工作表中的数据发生改变时，Excel会自动更新相关的图表内容。,-155-,创建图表最重要的是图表数据源的选取，也就是说由哪个数据区域来

24、生成图表。 通常使用“图表向导”完成图表的创建工作，如有需要再对图表进行编辑。,-156-,例如利用96年的数据来制作“生产产值表”柱形图 先选定区域A1:B5(其中包括列标题)，然后单击“常用”工具栏上的“图表向导”按钮在“图表向导”指引下一步一步地实现图表制作。,图表完成后，用户还可以对图表进行修改，加入97年各车间的生产产值数据系列。,-158-,-159-,-160-,图表的调整,图表完成后，可以根据需要改变图表的大小、位置、类型等内容：,-161-,(1) 改变图表的位置 (2) 改变图表的大小 (3) 改变图表类型 (4) 改变图表的图案和字体 (5) 删除图表,编辑图表： 1、快

25、捷菜单的使用 在图表区右击会弹出相应的快捷菜单，利用快捷菜单项可以对图表的内容进行调整。,-162-,图表的编辑,-163-,图表的调整,右击图表区，弹出有关图表的快捷菜单,2、图表工具栏的使用 除了用图表菜单和快捷菜单外，Excel中为了方便对图表进行操作，还专门设置了一个图表工具栏，大部分操作都可以通过图表工具栏来实现。,-167-,图表的编辑,-168-,-169-,3、利用图表菜单编辑图表：,工作表中的其他操作： 冻结工作表窗格 保护工作表和工作簿 每页打印标题行 将Excel表格导入到Word中,-170-,冻结工作表窗格,如果工作表占据的行列比较多，当滚动到后面的列和行时就看不到前面的部分了。可以冻结某些列和行，这样当滚动到工作表的后面部分时，被冻结的行列始终可见。 1选择冻结单元格区域的下方单元格。 2单击“窗口”菜单中的“冻结窗格”命令。 单击“窗口”菜单中的“取消窗口冻结”命令，可以取消窗格冻结。,-171-,-172-,-173-,出现分隔线,-174-,保护工作表和工作簿,如果我们不希望别人修改自己制作的表格，可以单击“工具”菜单，指向“保护”，然后利用“保护工作