采购部工作流程与管理制度

1、兆科水处理科技有限公司管理制度与采购部工作流程第一章 总则为加强采购工作的管理,提高采购工作的效率,因此特制定本制度，所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作，采购部主管也应依据本制度对采购员进行考核和管理。第二章 采购原则1.严格执行采购议价程序 ：凡未确定供应商价格的物品的采购，每次采购金额在500元以上，必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格（临时性应急购买的物品除外）采购部在执行议价程序时,必须将所选择的供应商的客户名称、所议价格备案。2.合同会签原则 ：固定资产、市场预测采购计

2、划、大额采购的合同,必须经过相关部门如生产管理部、市场部、财务部、总经理等各方意见，经公司分管领导审核，总经理批准签约。 3.职责分离原则 ：原则上采购人员不得参与物料的验收,采购物料质量、数量、交货等问题的解决,应由采购部根据合同要求及有关标准与供应商协商完成. 4.一致性原则 ：采购人员所采购的货物必须与申购部门所列要求规格、型号、数量等相一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下,及时反馈信息供请购部门更改请购单作参考; 如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的510。 5.最低价搜寻原则 ：采购人员随时收集市场价格,建立供应商信息档案,了解市场

3、最新动态及各地区最低价格,实现最优化采购. 6.廉洁原则 ：1) 热爱企业,维护企业利益,提高采购质量,降低采购成本.2) 加强学习,提高采购水平,增强法制观念. 3) 廉洁自律, 不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手. 4) 严格按采购制度和程序办事,自觉接受控制部门的监督. 5) 工作认真仔细,不出差错,不因自身工作失误给公司造成损失. 第三章 采购部职责一、采购部主管职责1. 负责组织公司所有物料的采购；2. 做好采购部与供方之间的联系工作；3. 对本部门员工制度执行情况负责；4. 对本部门员工的专业知识培训负责；5. 对员工进行严格管理,根据员工表现向公司提出奖励或处罚建议；

4、6. 严格内部管理,抓好各项规章制度的落实,对本部门办公设备的使用及管理负责、责任到人；7. 发现问题及时向公司领导提出奖惩建议；8. 负责制定工作计划,监督工作计划的执行及完成情况。二、采购员职责：1、物料采购计划，供应方式、材料预算的拟定与执行。2、物料采购的询价、议价、比价等作业。3、请购单、采购单、退货验收单、退料单、等编制处理。4、材料供应商的开发与协力供应商的调查，管理指导及交货之督促。5、退料品质、数量之异常及欠料的对策处理。6、材料供应商的付款审查、整理。7、资料的市场行情调查动态资料汇集。第四章 采购流程1. 收集请购部门发来的工程物料清单；2. 审批请购单并确认；3. 向外

5、部供货商询价，议价,比价；4. 采购部负责人审核并报公司审批；5. 签订采购合同并下采购订单；6. 复印后,将原始合同整理装订存档。第五章 付款流程1.录入付款申请单2.采购部负责人审核3.总经理审批4.财务部付款. 第六章 收货流程A 直发： 根据合同执行进程督促供货方按期交货 通知工仓库人员到货周期； 供货方提供送货单并按采购订单送货至仓库； 仓库人员凭订单和送货单验收、清点物料； 仓库人员办理相应的入库手续和记电脑帐；B 转发： 根据合同执行进程督促供货方按期交货； 供货方传真或邮寄提货单； 通知仓库或司机相关人员提货； 提货人员将货物交仓管员并办理交接、人库手续； 发送客户或工程现场，

6、由客户或现场负责人员清点、验收，和签收； 采购人员开具调拨单给财务和仓库。第七章 收进项发票流程1. 催供货方开具发票；2. 核对开票内容；3. 把数据录入电脑；4. 将发票交财务部签收。第八章 采购管理制度1. 建立好供方及用户档案,并做好工作记录；2. 建立,建全比价制度,保证采购物料的质优价廉；3. 建立客户资料管理(表)册,新客户开发一览表,竞争同行动向一览表,售后服务管理表；4. 每周末将上周付款,欠款,欠票情况进行汇总在部门会议上做总结,并提出下周请款计划；5. 签订采购合同后,应全面了解发货情况,如不能及时供货,应将原因提前三日通知请购部门，以做调配；6. 所有物料一律开箱验收,

7、发现问题及时和供应商联系,尽早解决；7. 采购部每月5号前,将上一月的采购合同编号整理成册。第九章 采购部分工明细表负责人所属物料明细职责内容备注甲泵类、电缆、不锈钢螺丝、流量计、压力表、压力开关、电磁阀、温度计、液位开关、SDI测定仪、电导率仪、PH及ORP仪表，仓库备货物料。登记每日物料采购明细，并整理每月采购订单，每月5日之前装订成本。采购员接到采购任务单之后，即查找供应商、询价、议价、下单、跟踪货期、一步到位，责任到个人。采购员要及时将物料的采购异常情况及时汇报部门负责人。 乙紫外杀菌器、变频器、触摸屏、低压电器、指示灯、电控箱、石英砂、活性炭、药剂、售后耗材、工控机及件。物料采购异常

8、处理丙气动阀、电动阀、过滤器、PVC管件、不锈钢管件、钢材（槽钢、方通、角铁、钢板）、线槽、线管类、工具类、工程消耗品（手帕、碎布、彩帆鞋等）、加工件、电气耗材（气管接头、压力表接头、线耳、接线端子、气管、油漆、油水分离器等）办公日常用品。兼管成本控制和价格的审核工作。主管工程主体材料中大批量物料：反渗透膜，膜壳，树脂，罐子、超滤膜、水泵。采购物料的分配、供应商审核登记，订单审核确认。说 明1. 在物料及服务质量相同的情况下，原则上选择报价最低的供应商，只有在特殊情况下，如价低者品质有问题，方可选择报价稍高的供应商，但必须详细说明原因，以便日后参考。2. 采购员在选择新的供应商时,应将供应商详细信息提供到部门负责人进行审核。3. 采购员在接到采购需求后至下单时间,原则上要求不超过三天。4. 属于常规物料可与供应商签订长期供货关系。5. 所有报价资料统一交到采购主管统一归档。6. 采购员对所属物料分配实行轮流制，周期为三个月。具体由部门主管负责实施。第十章 采 购 工 作 流 程市场接单交采购一份交仓库一份工程设计出材料 清 单部门需办公用品、文具办公用品或文具：行政经理核签采购员：询价、议价、比价、定价常规料应急采购仓管查库仓管填写请购单1、有料工程料：工程部经理核签2、没料非常规料仓管验货、清点入库货