公文类文体.ppt

1、知识要点: 1、行政公文的含义 2、行政公文的种类,第一节 公文的性质、特点与分类,公文的含义 公文，系公务文书的简称，是党政机关、社会团体、企事业单位以及其他社会组织行使法定职权、处理日常事务时经常使用的一种文体。 公文有广义和狭义之分,广义的公文涵盖面很广，主要是指在处理各种公务活动中形成的文书材料。包括了全部通用公文和专用公文。 狭义的公文特指国家行政机关制发的文书，即国务院发布的国家行政机关公文处理办法中规定的13种行政机关公文。,行政公文的含义 行政机关公文是国家行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具，是国家行政机关实施行政管理

2、活动的主要手段之一。,国家行政公文处理办法规定我国现行公文有13种： 命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。,制文程序： 草拟 审核 签发 复核 缮印 发文注册 用印 发文登记 分发等九个步骤。 收文程序： 签收 登记 分办 批办 承办 催办等程序。,按行文的关系分为： 上行文（请示、报告等） 下行文（指示、通报、批复等） 平行文（少数的通知、函等）,3、按公文的办理时的时限分为： 特急件：要求来文1天内办理完毕 急 件：要求来文3天内办理完毕 平 件：要求来文7天内办理完毕,按保密级别分为： 绝密公文：指党和国家核心机密公文 机密公文：指党和国

3、家重要机密公文 秘密公文：指党和国家一般秘密公文 普通公文：指不涉及密级的一般公文,行政公文的行文规则,一、下行文规则 1.政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。,2.部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。 3.上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。 4.向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。,二、上行文规则 1.请示应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形

4、式，但不得抄送其下级机关。 2.报告不得夹带请示事项。 3.一般不得越级请示和报告。,4.除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送请示、意见和报告。 5.受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。,三、联合行文规则 1.同级政府、同级政府各部门、上级政府的所属部门与下一级政府可以联合行文； 2.政府与同级党委和军队机关可以联合行文；,3.政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文； 4.政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文,第二节 公文的行文格式与语言风格,公文的书面格式： 公文的书面格式是指公文的数据项目在公文文面上所处

5、的位置和书写的形式。组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。,函,内容要点: 1.函的含义、特点、分类、基本格式及写作注意事项。 2.函与请示、报告的区别。,一、函的含义 函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准以及答复审批下级机关所报事项的公文。 二、函的特点 1.行文的广泛性 平行机关之间，不相隶属机关之间，上下级机关之间，均可以使用函。,2. 功能的多样性 函既可以用于商洽工作，互通情况；也可以询问或答复问题；还可以向有关部门请求批准事项等，涉及到的内容具有多样性。 3.表述的灵活性 一般来说，函的篇幅都比较短小，内容单一。特别是便函，格式上没有

6、严格的要求，写法灵活，使用起来非常方便。,三、函的分类 根据主动与被动:函有来(去、发)函和复函之别。 根据形式和规格:函又可分公函与便函两类。 根据内容上:函还可分为商洽函、询问函、答复函、知照函、请批函、。,四、函的格式和内容要素 1.标题 由制发机关、事由、文种三部分组成。如国务院办公厅关于调整和增补全国油气田及输油气管道安全保护工作部际联席会议成员单位及成员的复函。 如果是便函，也可以不写标题。 2.发文字号 完全式。如果是便函，可以不写文号。,3.主送机关 为需要商洽工作、询问情况或答复问题的有关机关。 4.正文 开头来函的开头应简述来函的缘由或目的； 复函的开头应引述来函的日期、标

7、题和文号等。 主体发函要写清商洽、询问、告知、请准的主要事项；复函则要针对来函内容，做出具体的、明确的答复。不论去函还是复函主体的内容都要求明确、集中、单一，做到一函一事。,尾语发函一般用“专此函告”，“敬请函复”或“盼予函复”等作结；复函多用“此复”、“特此函复”等为结尾。 5.落款 在正文之后的右下方写标注发文机关名称。 6.成文时间 写在落款之下。,五、函的写作的注意事项 1.要一函一事，切忌一函数事。 2.注意批请函与请示的区别 3.开门见山，直奔主题 4.语言要规范得体，体现函平等坦诚的精神，文字恳切得体、简洁朴实，用语谦和有礼切不可用生硬、命令的语言。,六、函与相近文种的区别 1.

8、函与请示的区别 相同点：请求批准的函和请示都有请求批准的功用。 不同点：请求批准的函是向不相隶属机关或有关主管部门发出请求批准的公文；请示只限于向具备隶属关系的上级机关请求指示或批准。,2.函与报告的区别 相同点：两者都可以用来交流反映情况。 不同点：作为上行文，下级机关用来回答或交流反映比较重要的问题时，一般采用报告；涉及到一些细小的事务性问题时可以使用函。现实中，上下级之间一般不用函。,通 知,内容提要： 1、通知的含义、特点、分类、写法及写作注意事项。 2、报告的含义、特点、分类、写法及写作注意事项。,通 知 一、通知的概念 通知适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；

9、发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部和人员。,二、通知的特点： 1、用途的广泛性。 通知不受发文机关级别高低的限制，不论机关级别高低都可以用；党政机关可以用，人民团体、企事业单位也可以用。主要作上级机关对下级机关、组织对所属成员的下行文，但平行机关之间、不相隶属的机关之间，有时也可使用通知知照有关事项。,2、使用的高频率性。 通知由于对主体要求宽泛，使用范围广，行文方便灵活，已成为现行公文中使用频率最高的一种公文。,3、受文对象的确指性。 上级机关在向下级机关发布规章、布置安排工作、批转和转发文件等，都需明确阐述处理问题的原则方法和具体措施，说明需

10、要做什么，怎样做，达到什么要求等，来指导下级机关工作的开展，从发挥的功用上来说具有很强的指导性。,4、行文的时效性。 通知都是在受文对象对某件事情应知而未知，应办而未办的情况下下达的，事项一般是要求立即办理、执行或知晓的，不容拖延，否则会失效或误事。有的通知如会议通知，只在指定的一段时间内有效，行文要及时，具有较强的时效性。,三、通知的分类 1、颁布性通知：法规性文件以及条例、规定、办法和实施细则等经有关部门制定以后，需要用通知的形式予以发布。这类通知的正文一般包括四个方面的内容： 2、批转、转发性通知：用于批转下级机关的公文，转发上级、同级或不相隶属机关的公文时使用。,文件名称,文件由来,希

11、望要求,附 件,3、指示性通知：上级机关对下级机关某一项工作作出的布置、要求、意见、指示和安排，而根据公文内容又不必用“命令”或“指示”时，可使用这类通知。这种通知带有指令性，必须有根据、有目的、有任务、有要求。 4、传达性通知：这种通知带有指示性、规定性，多用于上下级之间，职能部门与有关部门之间。对通知中的有关精神，必须遵照办理、贯彻执行。在写法上，一般是先交代问题的来龙去脉，再讲有关指示、意见、规定等，最后谈希望或要求。,四、通知的写法 1、标题 通知的标题有完全式和省略式两种。 完全式标题是发文机关事由文种齐全的标题。 省略式标题指的是由于标题太长，省略发文机关，由事由文种组成的标题，如

12、关于召开春季田径运动会的通知。,2、发文字号 完全式 3、主送机关 所有通知都需有主送机关，即必须指定此通知的承办、执行和应当知晓的主要受文机关。一般为直属下级机关或需了解通知内容的不相隶属的单位，一个或多个均可。,4、正文 通知的正文主要包括通知事由、通知主体、结尾三部分。 （1）通知事由即写明制发通知的理由、目的、依据或情况。 （2）通知主体，即通知事项。要求主要受文机关承办、执行和应予知晓的事项。,（3）通知的结尾有三种常用写法： 事项结束，全文就自然结尾；意尽言止，不单写结束语。 用习惯用语“特此通知”收尾，但前言和主体之间如用了“特作如下通知”作过渡语，则不宜在收尾处再用习惯用语。 用简要的文字再次明确主题或作必要的说明，以引起收文单位对该通知的重视。,5、落款 在正文右下方写明发文机关名称，如果发文机关在标题中标明，落款时可以省略。 6、成文时间 写在落款之下。,五、通知写作的注意事项 1、内容要具体明确 2、制发要迅速及时 3、用语要准确具体,关于会议通知,由文件