第十章现代秘书职业的谋求

1、第十章 现代秘书职业的谋求我国秘书行业发展状况与趋势 专业秘书在我国发展的时间并不是很长，到目前为止，这个职业队伍已经相当庞大。据不完全统计，目前持有秘书资格证书的人数就已经达到11万以上，而从事秘书职位的不下百万人，仍然不能满足市场的需求，可见秘书行业发展的潜力巨大。但在全国众多的秘书大军中，真正受过秘书系统培训的人不足三成，大部分人是改行而来的，在工作中边干边学。 以其职能而言，我国秘书百分之七、八十均为商业秘书，角色介乎业务与行政之间，而且绝大部分并没有经理层级的决策权，或者相反，是权力太大，等于老板一样。这都是国外企业组织体系内所没有的怪现象。而国内秘书的职权往往不能划分清楚，因此，所

2、负责任小，职权范围狭窄，自然待遇不高，取代性高，流动性大。曾在英国获得“Super Secretary”头衔的Shirley Taylor发现，在中国，秘书并不是一个受尊敬的职业；同时，秘书的专业训练不够完善，一些人只要会打字、会使用电脑、复印机就可以做秘书了，根本谈不上专业性。她坦言，中国秘书未达国际标准，而马来西亚跨势集团创办者施国忠先生指出，据他观察，在很多情况下，中国秘书不够自信，他们自觉地把自己定位在一个“低级”的角色，只是等待老板命令，而不会主动提前解决问题，这显然不符合高标准高薪水的要求。中国秘书的现状主要还是来自大多数秘书的表现，“你具备什么样的能力，才能得到什么样的回报”。随

3、着大多数组织结构的扁平化发展，大多数办公室职业人员将承担更大范围的职能，越来越多的职业人员将需要协助更多的管理职能，这就要求秘书们必须要时刻保持领先的职业技能，而不是办公室的冗员，以免成为扁平化的淘汰对象。 从社会实践看，近10年来，我国的生产结构从农业转向工业进而向现代工业发展，城市化、商业化、市场化为秘书这一“白领”职业的发展提供了环境。社会职业分工越来越细，专业内容和技术成分越来越强，因此在协作中需要协调、沟通、弥合的地方更多，这也给秘书工作拓展了空间。秘书学认为，秘书的主要职能是通过办理事务性工作发挥自己的协调作用和信息作用。因此，只要有领导与基层，有组织内部门与部门，有组织与社会，就

4、会有秘书的职业发展空间，关键在于秘书自身的发展因素。保持完善的专业化、持久的永业化是秘书职业发展的重要内在因素。完善的专业化是指秘书在现代社会发展中，必须确立职业的专业知识技能和素质，就是职业资质。这种职业资质是秘书特有的，保证秘书并立于其他社会职业之中。秘书的资质中的确有些太容易被人替代，因此进一步确立和完善其职业的核心资质非常重要。比如秘书的“第二专业”知识和工作悟性，应当是专业资质的重要内容。持久的永业化是要逐步建立稳定的秘书队伍、合理的秘书人才结构。秘书职业女性多、年轻人多、流动性大，短期从事秘书工作的人员多，这都向持久的永业化发展提出了挑战。完善的专业化是永业化的一个基础，秘书的考核

5、与晋升制度、秘书的职业准入和职业等级制度，也是永业化的重要因素。 资料来源：秘书在线论坛 第一节 求职准备“秘书”一词源于拉丁文secretarius，意即“可靠的职员”，可见其重要，也可见人们对他的重视。世界各国及其各个层次、各种组织的领导机构和领导人员，对秘书的选择都持十分慎重的态度，都希望在其就职前对其品德、素质、学识、能力有一个较为全面的考察。想从事秘书职业的人员在求职前必须做好充分的准备，所谓“凡事预则立，不预则废”。一般从以下几方面做准备：一、做好职业生涯规划作为在校学习的学生，求职前的准备必须从踏进校门的第一天开始做起，这种准备也就是现在非常盛行的“职业生涯规划”。因为只有结合自

6、己的职业生涯规划，临近毕业时才能结合这个长远发展计划确定就业目标，弄清楚自己想找什么样的工作，能做什么样的工作，设计有针对性的求职材料，而不是盲目地参加各种笔试面试。职业生涯是指一个人一生中的所有与工作相联系的行为与活动，以及相关的态度、价值观、愿望等的连续性经历的过程。一个人的职业生涯受各方面的影响，如本人对终生职业生涯的设想与计划、家庭中父母的意见、组织的需要与人事计划、社会环境的变化等。职业生涯在一定程度上可以说是多方面相互作用的结果。职业生涯规划，是对决定个人职业生涯的个人因素、组织因素、社会因素进行“SWOT”（优势、劣势、机遇、威胁）的分析，制定出个人一生在事业发展上的战略设想和计

7、划安排。进行职业生涯规划可帮助求职人尽早了解职业的概况，掌握自己的职业倾向，早规划，早受益。秘书被称为现代社会的第三百六十一行，可见秘书岗位的重要性和素质的综合性。职业生涯规划必须对现代社会秘书岗位的知识、能力、道德等方面的要求有较充分的了解，唯其如此，才不会入错行，临近毕业时才不会发出“自己原来并不适合做秘书”的感叹。设计职业生涯，一般分为四个步骤。（一）自我认识充分、正确、深刻地认识自身条件与相关环境，以此作为设定职业生涯目标与策略的基础。设计职业生涯的时候自我认识要注意这么几点：1性格倾向指就业环境中求职者的人格、气质等一系列心理特质的表现。一般来说，有些人适合于从事与人打交道的事情，有

8、些人则适合于尽量少与人交际而埋头苦干。前者适合于搞公关、营销、培训、接待、出访、谈判、管理等需要与生人接触的工作；而后者则适合于搞开发、设计、研究、财务、文案、流水线、人机对话等需独当一面的工作。自己有了对此的认识，有利于在未来工作的选择中尽快找到确切的目标。2机会成本应该意识到，每做一次选择，都是对既成现实的扬弃，而这种扬弃是要付出代价的，在工作选择中，就成为一种在工作机会上的成本。无论在收入或外部环境、新工作的熟悉程度乃至周围的认可上，大多数条件下不能奢望在做了选择后马上就能比过去有很大的改观，需要有耐心、毅力和灵活性，而这是需要用精力、时间和金钱作为其补偿的。3发现自己的优势及潜力所在你

9、所学的专业在一定程度上决定你的职业方向。你从自己的专业中获得了哪些知识与能力，你从社会实践活动取得的成就及工作经验的积累都反映出你的优势及能力。个人经历是一个人最宝贵的财富，它从侧面反映出一个人的素质、潜力状况，招聘单位之所以关注应征者是否有社会实践经历，正是看重你的经验、能力和潜力。4发现自己的弱势及能力欠缺由于自我经历的不同，环境的局限，我们无法避免一些经验上的欠缺。对于这些欠缺，我们要认真对待，善于发现，并努力在求职时扬长避短。（二）确立目标树立确定目标，可以成为追求成就的推动力，有助于排除不必要的犹豫，一心一意致力于目标的实现。分析成功与失败者之间的差距只在于：成功者在他们成功之前，都

10、准确树立了远大理想。他们的成功只不过是坚持不懈地朝着目标不断努力的必然结果。而失败者，他们往往没有目标或是目标比较低，他们只是“做一天和尚撞一天钟”。现代社会各种专业和职业的分工越来越细，而许多工作也越来越需要多种知识与经验的交叉综合。这种漏斗式的智能结构，一方面需要学识面广，另一方面又需要集中在一点上发挥作用。因此，不论你想做成什么事，在目标的选择上越具体明确越好。滴水穿石了聚焦效应，都是从一点上突破而有所成就的。职业目标直接决定着一个人的职业发展，因而需倍加慎重。确定职业目标要把握这个几个原则：首先，你必须对自己选择的职业是热爱的，只有热爱它，才可能全身心地投入。其次要选择自己所擅长的，只

11、有人擅长的工作，才能发挥自己的优势，做出突出业绩；再者，所选职业要为社会所需要，只有社会需要的职业，才有自我发展的保障。（三）择业策略为实现职业目标而制定的行动计划，具有较强的可行性。专家认为职业选择的策略大致可归为以下四种，即试探性策略；以专业为重点的策略；以工作单位为重点的策略；稳定性策略。选择职业生涯的途径，总的来看，主要有以下六种，即自然继承型；劳动市场就业型；亲友介绍型；社会分配型；个人谋业型；社会选择型。（四）职业评估评估可通过择业策略来反馈，更可以作为下一轮职业生涯设计的主要参考依据。成功的职业生涯设计，需要时时审视内在外在环境的变化，并及时调整自己前进的步伐，修正目标才能成功。

12、一个成功的职业评估向你提供独特的机会去探索及评估你的个人特质，你的生活和工作成就，你的工作能力和你在群体中所起的作用。它同时也帮你了解在生活上及职业中需要加强及成长的方向，并找出哪些职业会对你造成工作压力甚至精神崩溃。很多年轻的朋友们一进入社会就开始挑拣工作之优劣，挑拣薪水之多少，职位之高低，这些是人的生理需求，也没有什么不对的。但我们的目标一定要清晰，这个阶段不是为了赚钱，或者挑选一份轻松的工作，而是获取职业经历，除此以外，别无它图。一般来讲，没有职业经历、职业实践，就不会找自己的职业兴趣之所在的。千万不要还没有开始工作就想去搞懂自己的职业方向，这是不切合实际的。 我们在自己的职业经历过程中

13、，要去努力探寻、尝试、总结、分析自己的职业兴趣之所在，总结做哪些类型的工作，突显出了自己的优势，做哪些类型的工作时，暴露了我们的劣势，并将这一结果在实践中反复印证。我们要多为自己创造一些可以发挥自己优势的工作机会，避免去做一些自己没有专长的工作。这样一来，很容易在工作找到自己可以获取职业成就感，当这种成就感越来越强时，这类工作就是我们的职业兴趣之所在。 如果经过三、五年的努力，我们找到了自己的职业兴趣之所在，届时，就完全有能力根据自己的职业兴趣进行职业生涯规划了。在现实中，很多朋友却没有耐心来实现这一过程，没有耐心去探寻职业兴趣之所在，而其苦苦探求的结果，问的比做的多得多，这样就步入了恶性循环

14、。 建议通过媒体收集十五条以上招聘秘书信息进行分析、概括，归纳现代秘书的岗位要求，找出自身素养的优点与不足，制定切实可行的职业生涯规划。 二、学习提高秘书职业修养。当确定好自己的职业方向后，接下来要做的准备就是学习。利用课内外时间提高从事秘书职业必备的道德、知识、能力和心理等方面的修养，把社会用人单位的需求作为学习的目标，按照秘书岗位的职责要求努力培养自己各方面的才干。只有这样，毕业求职时才能有的放矢，找到和专业对口的岗位，才能尽快的适应岗位要求。由于秘书从事的是辅助性工作，因此比较适合女性。女性天生比较细致认真，耐心周密，温顺和蔼，注重实际，擅长做具体事务性工作。 三、有选择性地参加一些招聘

15、会从九月开始，各类人才招聘会便陆续出现了，但需要注意的是此时的目标并不一定要放在求职上，而要把现在的招聘会当作一种实战前的演习，了解求职的基本程序和基本礼仪；了解各主要行业以及有关的公司，避免片面理解某个行业等都是收获。当然这个时候学生也可以给自己多准备几个“卖点”，测试哪个最受人欢迎，说不定在“测试”的过程中就有所收获。但，即便如此，也要要有针对性的选择招聘会，不能盲目赶场，乱投简历。通常，首先选择的是毕业生专场招聘会，参加这类招聘会的用人单位不会刻意强调有工作经验；其次是选择企业主办的专场招聘会，目标性较强；其三是瞄准行业专场招聘会，比如软件业、金融业、房地产业等专场招聘会，这样针对性强。

16、尽量不要错过企业在校园举办的小型专场宣讲会。因为这种直接到学校特别是院系招聘人的方式，是最有针对性、最容易使双方达成协议的，而且持续时间也长，可选择范围较广，还可以降低求职成本。四、选择适合自己的用人单位招聘单位很多，但并不是每家企业的文化和工作环境都适合自己，如果采用广撒网的求职方式，在每家用人单位都平均用力的话，自己取得面试机会的成功率可能不会很高。因此，必须仔细地对自己所搜集的招聘单位的资料进行研究，了解用人单位的文化和人才需求情况，问问自己哪些方面与招聘单位的用人要求是相吻合的，并从中找到契合点来进行面试资料的准备。只要根据自己之前所做的准备工作，把自己适合用人单位人才需求的东西尽量地

17、表现出来一般获得面试的几率会大一些。 就企业招聘秘书而言，一般来说，外资企业特别注重求职者的从业经历，秘书在外资企业也更容易提高各方面才能，但外企招聘秘书的门槛很高，应届毕业生较难得到机会；国内企业的秘书工作比较轻松、自由；中小型企业的秘书相当于老板的助手或管家，比较适合发挥能力，根据当前我国经济的发展，在未来10年中，全新的就业机会主要来自中小型企业。 相关链接职业生涯规划测评如果有机会让你到以下六个岛屿旅游，不用考虑费用等问题，你最想去的是哪个？可以按照喜欢程度选出三个。 A 岛 美丽浪漫的岛屿。岛上充满了美术馆、音乐厅，弥漫着浓厚的艺术文化气息。同时，当地的原住民还保留了传统的舞蹈、音乐

18、与绘画，许多文艺界的朋友都喜欢来这里找寻灵感。 I 岛 深思冥想的岛屿。岛上人迹较少，建筑物多僻处一隅，平畴绿野，适合夜观星象。岛上有多处天文馆、科博馆以及科学图书馆等。岛上居民喜好沉思、追求真知，喜欢和来自各地的哲学家、科学家、心理学家等交换心得。 C 岛 现代、井然的岛屿。岛上建筑十分现代化，是进步的都市形态，以完善的户政管理、地政管理、金融管理见长。岛民个性冷静保守，处事有条不紊，善于组织规划。R 岛自然原始的岛屿。岛上保留有热带的原始植物，自然生态保持得很好，也有相当规模的动物园、植物园、水族馆。岛上居民以手工见长，自己种植花果蔬菜、修缮房屋、打造器物、制作工具。 S 岛 温暖友善的岛

19、屿。岛上居民个性温和、十分友善、乐于助人，社区均自成一个密切互动的服务网络，人们多互助合作，重视教育，弦歌不辍，充满人文气息。 E 岛 显赫富庶的岛屿。岛上的居民热情豪爽，善于企业经营和贸易。岛上的经济高度发展，处处是高级饭店、俱乐部、高尔夫球场。来往者多是企业家、经理人、政治家、律师等，衣香鬓影，夜夜笙歌。 结果： 六个岛屿代表着六种典型的职业生涯兴趣类型（其中，第一个是主要兴趣，第二、三个是辅助兴趣）。 选择 R 岛 类型：实用型（Realistic） 喜欢的活动：愿意从事事务性的工作，喜欢户外活动或操作机器，而不喜欢在办公室工作。 喜欢的职业：制造业、渔业、野外生活管理业、技术贸易业、机

20、械业、农业、技术、林业、特种工程师和军事工作。 选择 I 岛 类型：研究型（Investigative） 喜欢的活动：处理信息（观点、理论），喜欢探索和理解、研究那些需要分析、思考的抽象问题。喜欢独立工作。 喜欢的职业：实验室工作人员、生物学家、化学家、社会学家、工程设计师、物理学家和程序设计员。 选择 A 岛 类型：艺术型（Artistic） 喜欢的活动：创造，喜欢自我表达，喜欢写作、音乐、艺术和戏剧。 喜欢的职业：作家、艺术家、音乐家、诗人、漫画家、演员、戏剧导演、作曲家、乐队指挥和室内装潢人员。 选择 S 岛 类型：社会型（Social） 喜欢的活动：帮助别人，喜欢与人合作，热情关心他人

21、的幸福，愿意帮助别人解决困难。 喜欢的职业：教师、社会工作者、牧师、心里咨询员、服务性行业人员。 选择 E 岛 类型：企业型（Enterprising） 喜欢的活动：喜欢领导和影响别人，或为了达到个人或组织的目的而善于说服别人。希望成就一番事业。 喜欢的职业：商业管理、律师、政治运动领袖、营销人员、市场或销售经理、公关人员、采购员、投资商、电视制片人和保险代理。 选择 C 岛 类型：事务型（Conventional） 喜欢的活动：组织和处理数据，喜欢固定的、有秩序的工作或活动，希望确切地知道工作的要求和标准。愿意在一个大的机构中处于从属地位。 喜欢的职业：会计师、银行出纳、簿记、行政助理、秘书

22、、档案文书、税务专家和计算机操作员。 资料来源：中国人力资源开发网第二节 自我推荐这个环节主要表现为求职材料的准备。准备求职材料的直接目的就是为了使用人单位能够对自己感兴趣，最终被录用。用人单位出于节约人力和时间的考虑，大多数情况下，不采用直接面试的形式，而是要求求职者先寄送求职材料，由他们进行比较、筛选，然后再通知求职者是否面试。由于用人单位最初是通过求职材料来了解求职者的，因此求职材料的好坏，关系到求职者能否引起用人单位的重视，对用人单位是否把求职者作为可能的人选并决定是否与求职者进一步接触有着不可低估的作用。求职材料的准备并不难，但是要准备得出色，尤其是能够在众多的求职材料中脱颖而出、受

23、到用人单位的瞩目确实是相当困难的。作为秘书的应聘者，如何使用人企业在众多竞争者中对你一见钟情，答案只有一个：独特。通过求职材料只有给对方留下深刻印象，才有可能得到面试机会；只有得到面试，才有录用机会。一、求职材料求职材料包括自荐信、个人简历、证明材料、学校推荐意见等，在这里主要介绍以下简历的制作。简历一般由四个部分组成：一是基本情况及联系方式，二是教育背景，三是工作经验，四是个人信息。简历要写得薄、露、透。（一）薄：第一页包含所有重要内容招聘人员在看简历时通常是“扫描”式筛选，速度极快，所以简历的篇幅，要越短越好，尽量控制在一页以内，如果一页写不下，也要把主要内容尽量放在第一页。从过去招聘的经

24、验看，越是没有学校或专业优势的毕业生简历就越长，有的简历厚达几十页甚至上百页，效果往往适得其反。（二）露：内容比包装重要简历应该尽量规范而不要太有创意，太有创意就不容易规范，不规范就会增加招聘人员的选取难度，对求职者有害无益。另外彩色打印、彩色封面和光盘制作已经不算新鲜，所以目前一份朴素的简历倒更能吸引招聘者的眼球。比如一位求职者把学校学生处和教务处的电话附在简历中，提示用人单位如对其简历中的学习成绩和社会实践经历有怀疑，可以打电话调查，这一点就露出了他的诚实、本分，反而更容易成功。（三）透：实话实说在制作简历时一定要把过去在学校社团里参加活动的经验写透，详细列出与申请职位相关的短期实践经历，

25、要用专业术语和真实数字进行文字包装。毕业生要尽量用综合学习成绩、证书、社团活动、实习经历等组成简历中值得注意的亮点。学习课程简介、获得奖学金情况以及一些主观判断最好减少，空话套话一句也不要写。总之，简历要务求规范性，现在国外很流行“user friendly”，即想尽办法给对方创造便利，尤其是在找工作时，更要有这一意识。二、网上求职注意事项网上求职首先要准备一份既简单又能吸引用人单位的求职信和简历。求职信的内容包括：求职目标明确你所向往的职位；个人特点的小结吸引人来阅读你的简历；表决心简单有力地显示信心。在准备求职信时还要注意控制篇幅，要让人事经理无需使用屏幕的滚动条就能读完；直接在邮件内编辑

26、，排版要工整；要做到既体现个人特点又不过分吹嘘。 对于网上求职者来讲，简历的准备相对比较简单，在很多人才网站上都提供标准的简历范本。需要注意的是，学历和工作经历要按时间顺序倒着填，也就是把最近的工作经历和学历写在最前面，以便招聘方直观地了解你目前的状况。在填写工作经历时，很多求职者只是简单列出工作单位和职位，没有详细描述工作的具体内容，而招聘方恰恰就是根据你做过什么来评估你的实际工作能力的。简历篇幅以两页为宜，中英文各一份。除非应聘美工职位，不要使用花哨的装饰或字体。在网上填简历，要严格按照招聘方的要求填写，要求网上填写的就不要寄打印的简历；要求用中文填写的就不要用英文填写；有固定区域填写的就

27、不要另加附件。发送简历是网上求职关键的一步，如果是自己在网上通过EMail发简历，应该以“应聘某某职位”作为邮件标题，把求职信作为邮件的正文，再把简历直接拷贝到邮件正文中，这样既方便对方阅读又杜绝了附件携带电脑病毒的可能性。如果通过人才网站求职，可以直接把填好的简历发送给招聘单位，网站的在线招聘管理系统还能把个人简历以数据库的方式存储起来，根据求职者的要求，供招聘单位检索和筛选。第三节 接受考试用人单位通过对求职者的简历层层筛选，从中选出符合条件的应聘人员，按照招聘程序对他们进行笔试和面试。一、笔试笔试是一种常用的考核办法，主要是用以考核应聘者特定的知识、专业技术要求或需要重点考核应聘者对文字

28、的运用能力，以及考察录用人员素质的一种书面考试形式，它是用人单位对求职者所掌握的基本知识、专业知识、文化素养和心理健康等综合素质进行的考查和评估。笔试对应聘者来说是相对公平的一种测试方式，因而被越来越多的用人单位所采用。 招聘秘书的企业比较重视笔试，因为通过笔试可考察应聘者的文字功底（含字迹清楚、无错别字、文体通畅、观点鲜明、实用文体的写作是否熟练、是否具备一定的法律知识和企管甚至营销知识，秘书应该是全才），可能会通过下面的题目来测试：阅读一篇文章，写读后感；自编一份请示报告和会议通知；听取5个人的发言，写一份评议报告；某公司计划在5月份赴日本考察，写出需做哪些准备工作等等，企业认为招聘秘书的

29、最佳方法是要求其在一定期限内上交一份有关本公司某方面的调查分析报告。但也可能会对应聘人员的文化素质、专业知识等其他方面进行测试，或者考察应聘人员对秘书岗位的定位如何，因为即使是一个再有想法、再聪明能干的秘书，也不见得就能够很好地定位自己，认识到秘书岗位的服从性和辅助性。总之，笔试从某种角度来说，能更深入地检验应聘人员平时的知识积累程度，对知识是否真正理解和掌握等等。所以，用人单位的出题方式远比学校灵活多样，更侧重于能力，而不是单纯的知识。因此，在笔试拿到试卷后，首先应通览一遍，了解题目的多少和难易程度，以便掌握答题的速度，然后按先易后难的原则排出答题顺序，先攻相对简单的题，后攻难题做会答的题，

30、遇到较大的综合题或论述题，则应先列出提纲，在逐条写.最后，要尽量挤出时间对容易题或出现错别字，语法不通，言不达意等错误.另外应当注意的是卷面字迹清晰，书写过于潦草，字迹难于辨认也会影响考试成绩，因为求职笔试不同于其他专业考试，醉翁之意不在酒，有时招聘单位并不特别在意应试者的考分的稍许高低，认真的态度，细致的作风，则会大大增强被录用的可能性。二、面试获得面试机会是掌握自己命运的重要一步。人生成功与否，一靠努力，二靠机会。机会来临就应紧紧抓住，认真对待，充分利用。面试就是如此。秘书的具体岗位职责因用人单位而异，可能是综合型，也可能是偏向于专业型（如法律、公关、文书，有的甚至类似于销售助理等）的。面

31、试时注意侧重点，尽可能了解对方的情况，根据用人单位的特点，事先把一些相关问题设计好，以便面试时有效应对。参加面试应按通知提前10分钟到场，可借此稳定自己的情绪，调节好临场状态，做足心理准备，保证在主考官面前能气定神闲。作为秘书，由于经常负责接待，用人单位非常看重应聘人员是否具有稳重、成熟的气质。面试中要注意个人形象是否端庄大方、举止是否有礼有节，谈吐是否文雅、有风度。因为秘书的形象和礼仪往往代表公司的形象，所以这一点必须要在面试中予以充分注重。所以，参加面试时，应穿着合适得体的服装，简单修饰一下自己的仪容，秘书形象宜清丽中透出成熟，切忌浓妆艳抹。站在主考官面前要满怀自信和热情，脸带微笑，眼睛直

32、视对方，握手坚定有力。入座以后，尽量不要出现晃腿、玩笔、摸头、伸舌头等小动作，容易给别人一种不成熟、不庄重的感觉，姿态应优雅大方，展现自己良好的职业秘书形象。面试一般都采用较随便的谈话方式进行提问，因为这可考察应聘人员的语言组织和表达能力如何。由于主考官每天面试很多人，如果自己的回答不够出色，主考官可能会忽略你，因此，应选择有个性的、独特角度的回答，方能加深他对你的印象。切忌用“是”或“不是”简单回答。有的用人单位喜欢给应聘秘书的人员一些“如果”式的问题（在秘书工作中确实有可能会遇到的问题），从对方的回答中来考察她分析问题的能力、应变能力、协调沟通能力甚至心理素质和性格特质等。面试结束后，处于

33、礼貌，应与对方道别，轻轻掩上办公室房门，微笑退出。 相关链接：面试经典问题的经典答案1请你做一下自我介绍解答：避免重复履历中曾提及的资料；应尽量把你不大明显但重要的技能推而广之，比如充满创意、与人相处融洽、合群、组织能力强等；最好能用事例加以证明；时间控制在三分钟以内；态度自然，不要过分自夸。窍门：可以先写一个自我介绍的初稿，然后大声朗读，在朗读过程中不断修改。2你有什么主要的缺点或不足？解答：把自己的缺点弱化为大学生的共同弱点，比如缺乏实践经验、社会阅历较浅等；把自己的缺点弱化为本专业发展中存在的问题，比如知识结构不甚合理、专业知识不足以应对新的挑战等；把自己的缺点弱化为自己个性缺憾，比如过

34、分追求完美，开拓精神不够等。3你期望的待遇是多少？解答：一种是比较聪明的回答：是否可以先让我了解一下贵公司的薪资及福利制度；另一种比较圆滑的回答：我的理想月薪在2000至3000元之间，不知道这是否在贵公司的预算范围之内。 4什么时候可以来上班？解答：不要给出“是否可以给我考虑的时间，与家人商量”这样的答案。要表达自己尽量配合的意愿，并且说明毕业论文的答辩还没有完成，在毕业之前要把主要精力放在剩余的学业上，这样不仅可以表达你希望得到这份工作的意愿，还可以充分表明你是一个对学习认真、负责的人。5还有没有什么问题要问？解答：不要说“没有”。要用“两个发展”来应对：一、关注用人单位的“发展”。首先要

35、问与公司发展有关的问题；二、关注个人在单位的“发展”。毕业生可以谈一些自己在应聘单位的发展理想，有意识地把自己的发展理想和企业的发展联系起来，并对企业给予实现自己这种理想的可能性表示关心。因此，用人单位一般都乐于对此类问题给予比较充分的回答，这两类问题是对方乐意回答的，学生也确实能从中获取不少有效信息。第四节 秘书资格与测评一、职业资格证书制度简介职业资格证书制度是反映劳动者已具备某种专业（工种）所需要的专业理论知识和实际操作技能水平的凭证。职业资格证书制度是凭职业资格证书中华人民共和国职业资格证书上岗任职的制度。根据中共中央国务院关于深化教育改革全面推进素质教育的决定，我国将“在全社会实行学

36、业证书和职业资格证书并重制度”。劳动法第八章第六十九条规定：“国家确定职业分类，对规定的职业制定职业技能标准，实行职业资格证书制度，由经过政府批准的考核定机构负责对劳动者实施职业技能考核鉴定。“职业教育法第一章第八条明确指出：”实施职业教育应当根据实际需要，同国家制定的职业分类和职业等级标准相适应，实行学历文凭，培训证书和职业资格证书制度。“这些法规是国家推行职业资格证书制度和开展职业技能鉴定的法律依据。实行这一制度，对推动教育改革和职业教育事业的发展，促进科技进步，增强人才的竞争力，都有十分重要的意义。 二、秘书职业资格证书制度（一）国际职业秘书协会（IAAP）秘书资格考试“国际职业秘书协会

37、”成立于1942年，是世界著名的跨国性的职业组织，原名美国全国秘书协会，1981年改为现名。IAAP举办秘书资格考试，目前在北京和上海等大城市已经设立了培训点和考点。报考资格为：高中生有6年秘书工龄，大学生有共6年的大学学龄和秘书工龄，有学士学位的人须满一年工作经验才能报考。考试科目包括企业法、企业行为科学、企业管理、人际学、秘书会计学、秘书技能、办公室秘书工作程序等。考试连续进行12小时。合格者获“特许职业秘书”资格（简称CPS）。（二）伦敦工商会考试局（LCCIEB）秘书证书考试该证书考试于1995年引进中国，目前在18个省市设有办事机构。LCCIEB的秘书二级考试包括商务英语（二级，下同

38、）、商务管理和文本产生三门；三级考试除了上述后两科的三级外，还要考核商务实践，商务英语则可由考生自选二级或三级。每科考试50分及格，考生通过单科考试可获得单科目证书，首次报考后24个月内通过所有考试，可获得LCCIEB的英文证书。考试形式为笔试，全球统一命题，统一考试，我国考生也需采用英文试卷。该考试对报考人员没有资格限制。（三）剑桥秘书证书考试剑桥秘书证书考试是国家教育部考试中心和英国剑桥大不考试委员会（UCLES）合作，在我国实施的社会化职业证书考试项目，由教育部考试中心中英中心（SBC）具体负责项目管理和推广。“剑桥秘书证书考试”采用模块化学习方式，分不同级别的核心模块，包括文字处理、办

39、公室管理、沟通和项目管理；选修模块包括速记、客户服务、人际商务技巧、组织会议和活动、信息与沟通技术（ICT）。参加培训并考试成绩合格者可获由教育部考试中心中英中心（SBC）和英国剑桥大学考试委员会（UCLES）联合签发的写实性证书。在通过相应考试的基础上，证书共分五种形式：1 剑桥秘书核心模块合格证书；完成全部核心模块。2 剑桥秘书单科模块合格证书：完成单个选修模块。3 初级剑桥秘书证书：完成三门初级核心模块和一门初级选修模块。4 中级剑桥秘书证书：完成三门中级核心模块和二门中级选修模块。5 高级剑桥秘书证书：完成三门高级核心模块和二门高级选修模块。（四）国家劳动和社会保障部秘书职业资格证书考

40、试2003年秘书职业全国统一考试鉴定试点正式启用新的国家职业标准。新的国家职业标准共分为四个等级，分别为国家职业资格五级（原初级）、国家职业资格四级（原中级）、国家职业资格三级（原高级）和国家职业资格二级。秘书职业考核的内容以秘书国家职业标准和秘书国家职业资格培训教程为依据。秘书职业考核的内容包括职业道德、基础业务素质、案例分析、工作实务等四个基本内容。涉外秘书增加外语考核部分，秘书职业资格二级增加业绩评估部分。考核方式有：1.书面应答：考生对标准化书面试卷上的问题在答题 上作答，题型分为单选题、选择题两种题型。2.情景模拟：考生根据所观看的情景录像，就书面问题进行笔答：均有两段录像，每段录像

41、考15个知识点。3 任务解决：考生对书面提出的工作任务进行书面回答。4综合测试：涉外秘书的英语考试包括听力题、选择题、写作题。5业绩评估：专家对考生提供的个人工作业绩记录进行综合评审。考核内容均及格者，由劳动部职业技能鉴定中心发给相应级别的“国家秘书职业资格证书”。（五）上海市现代通用秘书岗位资格证书考试该项目为中共上海市委组织部、上海市人事局、上海市教育委员会、上海市成人教育委员会组织的“上海市紧缺人才培训工程”项目之一，由上海市干部培训中心负责实施。考试对象为政府机关、各类企事业单位从事办公室文秘或相关工作人员。考试内容有秘书学概要、秘书实务、秘书写作三门科目，考试形式为笔试。该考试采取单

42、科累计制，单科成绩有效期2年。三门科目考试合格，上海市干部培训中心将颁发由中共上海市委组织部、上海市人事局、上海市教育委员会、上海市成人教育委员会联署的上海市紧缺人才培训证书上海市现代通用秘书岗位资格证书，作为办公室文秘人员能力的体现和上岗的依据。（六）上海市职业秘书专业技术水平认证考试该考试由上海市人事局和上海市职业能力考试院共同组织。考试分初、中、高三级。主要内容有文书撰写与文书处理、会议策划与会务实施、办公室日常工作管理及秘书英语能力等。认证以笔试、面试、情景模拟和计算机测试等方法进行。凡热爱秘书工作，遵守国家有关法律法规、具备中等教育程度及以上学历者均可报名参加考试。考试全部合格者颁发

43、“上海市专业技术水平认证证书”。相关阅读香港启示录机遇与风险并存的香港被称作“东方明珠”，在国际上享有极高的声誉。香港社会经济发达，因此有很多地方都可以为目前正处发展阶段的大陆所借鉴。香港秘书职业化程度非常高，这是选择香港的秘书职业来给您做比较的原因所在。以下是一位专业人士在对香港秘书职业作了全面考察后得出的结论。香港的秘书职业仍然走俏。近年来，由于东南亚金融危机的影响，特别是最近国际投机资本的冲击，对香港的震动是不小的，就业率有所下降。但是，香港对合格的秘书需求量还是较大的，就业率也是较高的。可举以下数种征聘秘书的信息为例：初级秘书。负责撰拟一般客户文件资料、分析单据及跟进联络客户等工作，中

44、学程度，国内或台湾同等程度亦可，略懂国语或简体字更佳。月薪5000(初级)8000(助理)港元(文员不完全是我们理解的秘书，也含有店员、低级职员的意思，有所谓商务文员、服务文员、外勤文员、跟单文员、夜班文员、运输文员、接待文员，等等。助理则要求稍高一点，通常要求具有中学以上文化程度，具备一定的语言表达能力与文书写作能力)。 一般秘书(或文职助理)。中学以上文化程度，有一定的秘书从业经验，协助领导处理一切文件与文字工作。其受聘薪金视工作经验及学历而定，雇员可享有年终双薪、带薪假期、医疗保障、奖金、长期服务金计划、教育津贴等待遇以及平等晋升的机会。香港是没有铁饭碗的，不过如能找到这种工作而又勤奋地

45、干到退休，自然也就能升几级，至少是个资深秘书，那比铁饭碗还优越，养老是用不着担心的了。行政秘书。20岁以上，具有一年文职经验，持有商科课程文凭(注：秘书文凭多附属在商科)，中学以上文化程度，能独立思考、能承受工作压力，月薪9500港元。35岁以上，中学以上文化程度，能讲流利广东话(国语)，有一定工作经验，能独立处理事件者优先，主要协助领导处理行政事务和从事业务推广工作，底薪13万港元。当然，香港秘书人员的类型、名称是多种多样的，因为政府对此是不予规范的。低层次的有抄写员、信差等，高层次的要熟悉电脑、会计业务。香港的秘书基本上都是民间的、商务性的秘书。至于公务秘书，则要有较高级的文凭，经过专门的考试，其薪金也按公务员对待。资深的高级私人秘书，薪金可达5万港元上下，有的还有进入董事会的可能。从中我们至少可以得出这样一些启示：首先，在香港经济受国际大环境影响不景气的情况下，香港的秘书职业仍十分走俏，充分说明秘书这一职业广泛的市场前景；其次，从薪金来说，秘书职业收入不低，尤其是那些高级秘书，薪金更是诱人；再次，我们发现秘书职业本身具有广阔的发展前景，给了从业者不断向上提升的空间和机会。从香港启示录中我们可以得出结论：秘书职业充满机遇。 【相关链接】成功道路永不重复