账务处理系统PPT幻灯片

1、1,账务处理系统,第二章 账务处理系统与总账系统,2,计算机与手工账务处理异同,3,一、共同点,1、原理相同 都采用复式记账，根据“有借必有贷，借贷必相等”的规则和“资产=负债+所有者权益”的平衡公式进行记账； 2、目标一致 都是为了加强经营管理，参与经营决策，提高经济效益； 3、都要遵守会计和财务制度 从技术和制度上堵塞各种可能的漏洞，防止作弊；都要保存会计档案；都要编制会计报表等等。 但是计算机会计信息系统不是对手工系统的机械模拟，它与手工系统之间有许多显著的区别,4,二、不同点p86,财会人员翻阅资料查询,各种查询功能,会计资料查询统计方式,定期、不定期对账、盘点等,预先编制的程序,正确

2、性控制重点,纸张,数据文件,存储方式,会计人员编制,计算机自动输出,数据处理终点,原始凭证,记账凭证、原始凭证或者机制凭证,数据处理起点,手工环境,计算机环境,计算机环境下与手工环境账务处理流程的异同,5,三、手工环境的缺陷p82,1、数据大量重复 2、信息提供不及时 3、准确性差 4、工作强度大,6,四、计算机替代手工帐的基本条件,1) 配备了适用的会计软件和相应计算机硬件设备； (2) 配备了相应的会计电算化工作人员； 建立了严格的内部管理制度。 通过财政部评审的软件 小蜜蜂财务软件 深圳1996 伟图会计核算软件 北京1996 金算盘财务软件 重庆1997 浪潮国强财务软件 山东1997

3、 大家财务软件 海南1998 用友财务软件 北京1998 金蝶财务软件 深圳1998 先锋CP-8000会计核算软件 北京先锋1997 四方通用财务软件 南京1993,7,系统服务,8,一、财务软件的安装,注：实验室已安装软件，无需再安装,9,二、系统管理,1、启动系统管理并注册 步骤：开始-用友-系统服务-系统管理-系统-注册 以系统管理员“admin”的身份登录系统管理、密码为空，注：千万不要修改密码,10,2、建立账套p103,设置账套信息 建立、引入、输出和删除账套由admin操作 修改账套 （由账套主管操作） 允许修改：账套名称，单位信息，分类信息和数据精度 不允许修改：核算信息、基

4、础设置信息,11,操作步骤： 1.在程序菜单中，打开系统管理，并以admin登录系统； 2.在账套选项中，新建系统账套； 3.设置账套编号、账套名称、会计期间、账套存储路径、启用会计期； 4.填写单位信息并指定本账套的账套主管； 5.确定基础档案的编码方案、数据精度,12,科目体系结构：422,三级科目最多设计99个,二级科目最多设计99个,一级科目最多设计9999个,会计科目设置p104,13,2、设置用户,增加用户 修改用户,14,3、权限设置,权限-权限设置,15,4、系统备份,账套-输出 注：在计算机D盘新建一个文件夹（自己姓名）、保存备份文件、下课后将备份文件用U盘拷贝,16,系统初

5、始化设置p102,17,通过初始化对系统进行设置，从而将一个通用账务处理系统转化为满足某个企业实际需求的专用系统,初始化的内容很重要,科目设置,结算方式设置,人员权限设置,设置账套,录入金额,内容,什么是初始化设置,18,1.定义 账套是相互关联的账务数据构成的数据文件。 注：一般一个核算单位只有一个账套。 2.账套参数定义内容 账套（账套号、账套名称、单位名称、企业性质等） 编码方案（往来单位，存货，会计科目等） 启用日期 记账本位币 注：在系统管理中完成,一、 建立和设置账套p103,19,企业门户基础信息（基本信息、基础档案、数据权限、单据设置） 由账套主管操作,二、基础档案设置,20,

6、1、部门档案设置 步骤：基础信息-基础档案-部门档案-增加 2、职员档案设置 步骤：基础信息-基础档案-职员档案-增加 3、客户分类设置 步骤：基础信息-基础档案-客户分类-增加 4、客户档案 步骤：基础信息-基础档案-客户档案-增加 5、供应商分类 步骤：基础信息-基础档案-供应商分类-增加 6、供应商档案 步骤：基础信息-基础档案-供应商档案-增加,21,7、会计科目设置p104 修改步骤：基础信息-基础档案-会计科目-修改 增加步骤：基础信息-基础档案-会计科目-修改 100102 美元户 会计科目-增加-外币核算-增加,22,会计科目设置,23,8、凭证类型 步骤：基础信息-基础档案-

7、凭证类型-记账凭证-确定 9、结算方式p106 10、外币及汇率设置 11、项目设置p124 项目大类：基础信息-基础档案-项目目录-增加 核算科目：核算科目【待选科目】栏中系统列示了所有设置为项目核算的会计科目选中待选科目点击传送箭头到已选科目栏中确定 项目分类：项目分类定义增加输入分类编码、名称确定 12、指定出纳专管科目 会计科目-编辑-指定科目,24,结算方式设置,25,结算方式设置,26,在【总账系统】中，单击【设置】菜单下【凭证类别】，打开“凭证类别预置”对话框,设置凭证类别举例,27,二、初始设置及日常业务处理,在总账系统中设置 1、总账控制参数 总账-设置-选项-凭证、账簿、会

8、计日历、其他,28,2、录入初始余额与发生额p105,注：录入余额与发生额后需进行试算平衡,29,若不是年份中的第一个月时，表中三个栏目都要填入相应的数据，否则，会影响资产负债表和损益表的正确,总账初始余额录入,财务会计总账设置期初余额,30,在“期初余额录入”对话框中，按方向按钮可修改科目的余额方向（即科目性质）。 只能调整一级科目的余额方向，且该科目及其下级科目尚未录入期初余额。当一级科目方向调整后，其下级科目也随一级科目相应调整方向,调整科目余额的方向,31,辅助核算科目必须按辅助项录入期初余额，往来科目（即含个人往来、客户往来、供应商往来账类的科目）应录入期初未达项，用鼠标双击辅助核算

9、科目的期初余额(年中启用)或年初余额(年初启用)，屏幕显示辅助核算科目期初余额录入窗口。 1、双击应收账款期初余额栏 2、点击增加,辅助账期初余额的录入,32,3、数据权限分配,数据权限控制设置： 基础数据-数据权限控制设置-记录级 数据权限设置： 基础数据-数据权限-授权,33,4、凭证（日常业务处理,34,A、凭证录入,财务会计总账凭证填制凭证,35,B、辅助核算和管理数据的输入,36,凭证录入与控制机制科目p106,1、存在性检查： 检查凭证中科目编码是否存在。（如无科目将会显示错误） 2、是否是明细记账科目的检查： 检查凭证中科目编码是否为最低级科目编码或记账明细科目。（如不是最低级科

10、目，将会提示错误） 3、与凭证类型是否相符的检查： 即检查输入的借方科目或贷方科目与凭证类型是否相符的检查,37,凭证录入与控制机制金额p108,1、任何一张凭证都满足“有借必有贷，借贷必相等”的原则。 2、自动进行借贷平衡检查。如果平衡，检查结果为“正确”或“真”，否则，检查结果为“错误”或“假”，将不能保存。 只有当所有检查结果都为“正确”或“真”，该张凭证被计算机接收，否则计算机拒绝接收（不能保存,38,C、凭证审核与记账p110,1、审核过程： 单张审核、批审核（实质就是不审核） 对审核的控制： 拒绝录入人员审核自己录入的凭证； 凭证一经审核就不能再直接修改或删除，若要修改或删除必须先

11、取消审核签名才能进行。但消审只能由审核人自己进行； 审核人员在审核过程中发现错误或有异议，只能通知制单人员更正，然后重新审核,39,2、 凭证查询,37,40,D、记账,什么是计算机记账？ 就是将已审核记账凭证的信息记入并更新永久性凭证文件、科目总账文件、辅助核算总账等文件。 记账可以逐张凭证进行，也可以汇总之后进行；可以按天进行记账，也可以几天记一次账,41,注意,记账之前进行账套数据备份。 选择记账凭证。 合法性检查，即检查要记账的凭证是否经过审核、凭证号是否连续，借贷金额是否平衡，若发现问题则提示并终止记账过程。 正式开始记账1.从临时凭证文件中取出一个已审凭证 2.根据凭证的科目更新科目总账文件 3.若属于辅助核算科目则记入相关的总账文件 4.从临时文件中删除该记录 5.若还有已审凭证则转1，否则结束 结束记账,42,三、出纳管理p113,43,1、银行对账,银行对帐按开户银行为单位进行，通过对帐找出企业和银行未达