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文档简介
1、档案出入库登记交接制度 一、档案、资料统一存放,由档案室履行保管职责,实行档案室主任统一领导、副主任分管、专人专库负责的。 二、档案出入库管理 (一)新接收归档的档案,档案室须逐卷并按每卷档案卷内文件目录逐件清点、检查,以卷为单位办理手续;调出、归入库的.档案,须逐卷并按每卷档案卷内文件目录逐件清点、检查,办理交接手续。在清点、检查中发现卷内有缺件和其他情况,填写“卷内文件材料登记备查表”。 (二)新接收归档的档案,调出库10天以上的档案,外借其他单位的档案,必须由档案室进行杀虫灭菌,方可入库。 (三)档案出入库必须严格履行审批手续,相关手续资料按年度归档保存。 三、库房内部管理 (一)库房内
2、部管理以防尘、防虫、防霉菌、防高温和高湿为主;库房温度必须控制在22以下,湿度控制在45以内。 (二)库房每周保洁一次,主要对库房、通风机房及过渡间地面进行除尘。每月对密集架底部、顶部、侧面、房间角落清洁一次。库房保洁应使用吸尘器、半潮的拖把和抹布,库房内不得用带水拖把、抹布保洁。 (四)每年冬、春季节分别进行虫、霉情况检查,重点是过去生过虫、霉的部分,发现情况及时报告。 (五)每年对档案进行保密检查,重点检查上年度调、归的档案;每两年进行一次全面检查,逐卷清点档案。每年检查结果由库房专管员、分管副主任和主任签章,有关资料存档备查。 四、有关要求 (一)库房管理人员严格遵守档案、资料保管规定和
3、调、归档案的规定;调阅档案、资料必须严格执行档案出入库的有关规定,履行相关手续。 (二)库房走廊要保持整洁,不得堆放杂物;不得将易燃易爆、滋生虫害的物品带入库内;走廊内严禁吸烟;不得在库内随意拉接临时电源线,工作需要时应由有关人员专门处理。 (三)库内消防器材应定期检查完好状况和有效期限,提出更换意见,固定摆放位置。 (四)除工作人员外,无关人员一律不得进入库区。参观者须经领导批准同意,方可进入库区;进入库区须穿鞋套,未经工作人员同意,不得翻阅档案。 (五)离开库房要做到窗闭、门锁、关闭电源。 五、档案资料交接 (一)档案专管人作调动、专管人员所管库房调整、库内档案调整,原专管员和新任专管员须以卷为单位清点,办理交接手续,主任和分管副主任为监交人; (二)部门负责人工作调动,按分管岗位的库房的保密检查结果办理交接手续,主任为监交人;主任工作调动,以档案资料保密检查结果办理交接手续,分管领导为监交人; 六、对违反本规定造成档案损毁的,按有关规定处理。
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