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文档简介
1、.文档分类编号办法1.目的: 统一公司文档分类编号方法,实现文档分类、整理、保管、编目、检索的规范统一,提高文档管理水平,最终对公司生产经营形成良好的信息支持与服务。2.适用范围:本办法适用于公司各项工作活动中形成的全部文档。3.管理职责:3.1 总经办负责制定公司文档分类编号办法,并协助、指导各系统/部门文档管理人员执行。3.2 各系统/部门文档管理员负责根据此办法对各类文档进行分类编号。4.分类原则: 依据文档内容和文档载体形态特点进行分类,便于科学管理和开发利用。5.类别设置: 5.1 本公司文档设大类和属类,大类用大写英文字母代字,属类用阿拉伯数字代字。5.2 公司全部文档分为十大类,
2、即:(1)综合管理类A ;(2)营销管理类B ;(3)质量管理类C ;(4)供应链管理类D ;(5)研发管理类E ;(6)设备管理类F ;(7)人事档案G ;(7)会计类H ;(8)特殊载体类I ;(9)基建类J 。6.分类编号办法:6.1 A、B、C、D、E类文档:6.1.1 单份、单册的文件采用单件归档方式;成套文件,即一套文件含多份文件,采用组卷方式归档。6.1.2 文档原则上要求以单件方式归档,用组卷方式归档须向总办申请,经审批后可采用。6.1.3 单件归档,档号结构模式为“大类代字”+“年度代字”+“属类代字”+“件号”。6.1.3.1 年度代号:2002年为01,之后年度以02、0
3、3流水编制;6.1.3.2 文档“属类”代号在类别内以01、02流水给号,详细参见 附件文档类别表。6.1.3.3 编号案例:b2002年度综合管理类下属文件管理类制度规范文件,第一份文件编号为:A 01 02 01 0001 件 号(以0001、0002流水编 二级属类(制度规范为01) 一级属类(文件管理为02) 年度代字(2002年为01) 大类代字(综合管理类为A)6.2 设备管理类文档(F):6.2.1 同一设备成套资料集中归档,归档方式视文件形式确定。6.2.2 档号结构模式为:“大类代字”+“属类代字”+“设备代号”+“案卷号”/“件号”。6.2.3 一级属类为:设备资料 01;
4、设备管理 02。6.2.4 编号案例:F 01 0001 0001 案卷号/件号(以0001、0002流水编制) 设备代号(以0001、0002流水编制) 属类代字(设备资料为01,设备管理为02) 大类代字(设备类为F)6.3 人事档案(G):6.3.1 同一员工的人事档案集中归档。6.3.2 人事档案采用组卷方式归档。6.3.3 档号结构模式为:“大类代字”+“属类代字”+“员工代号”+“案卷号”6.3.4 下设一级属类:在职类 01;离职类 02。6.3.5 编号案例:G 01 0001 001 案卷号(以001、002流水编制) 员工代号(以0001、0002流水编制) 属类代字(在职
5、类为01,离职类为02) 大类代字(人事档案为G)6.3.6 每套员工档案对应一组人事代码,代码根据姓名拼音的声韵母编制。6.3.7 声韵母表:拼音排列编号声母韵母b、p、ra、ia、ua1m、f、wo、uo、i、u、2d、te、ie、ue3n、lai、ei、uai、uei、iu4g、jao、iao、ou、iou5k、qan、ian、uan、an6h、xen、in、uen、un7z(zh)、c(ch)ang、iang、uang8s(sh)eng、ing、ong、ueng、iong96.4 会计类文档(H)6.4.1 采用组卷方式归档。6.4.2 一份会计报表为一卷、一本会计账簿为一卷、一本会计
6、凭证为一卷。6.4.3 档号结构模式为:“大类代字”+“属类代字”+“目录号”+“件号”。6.4.4 一级属类为:报表 01;账簿 02;凭证 03;其它 04。6.4.5 编号案例:H 01 01 001 案卷号(以001、002流水编制) 目录号(以01、02流水编制) 属类代字(报表为01) 大类代字(会计类为H)6.5 特殊载体类(I):6.5.1 采用单件方式归档。6.5.2 一份实物为一件,一份声像材料为一件。6.5.3 档号结构模式为:“大类代字”+“一级属类”+“二级属类”+“目录号”+“件号”。6.5.4 “目录号”视载体具体情况确定是否需要设置。6.5.5 一级属类为:声像类 01;实物类 02 。6.5.6 二级属类为:照片 01;底片 02;光盘、磁盘 03;录音带、录像带 04;奖杯 05;奖牌;06;奖状、证书 07;锦旗 08 。6.5.7 编号案例:I 01 01 001 001 件 号(以001、002流水编制) 目录号(以001
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