部门五项费用支出管理办法

1、部门五项费用支出管理办法（征求意见稿 ）第一章 总 则第 一 条 为进一步降低非生产性成本， 明确公司各经营职能部门 业务招待费、差旅费、办公费、电话费、汽车使用费（以下简称：部 门五项费用） 支出标准及监控管理， 保证五项费用的开支能严格控制 在公司预算范围内，提高公司整体竞争能力，特制订本实施细则。第 二 条 本办法适用于各职能部门及关联子分公司， 各经营单位 可依据实际情况制定相应的费用标准及管理细则， 报财务部备案， 经 营单位费用标准原则上不得高于本办法所规定的标准。第二章 业务招待费第 三 条 业务招待费是指公司内经理级以上干部及驻外主管级 以上职员和营销系统内有关人员在承担难度较

2、大的业务和重要接待 活动中必要的费用开支。主要指餐费、礼品费、礼金等。第 四 条 公司对营销中心及各职能部门的业务招待费实行总额 控制，由营销中心及各职能部门在预算内集中管理，自行控制，但原 则上不允许分解指标（驻外分支机构除外） 。业务招待费标准参见附第 五 条 在公司指定签单招待餐馆就餐的， 经有签单权的负责人 同意后，事先报餐，就餐完毕由授权负责人签字确认。财务人员对转 来的无签单权限的人员签署的就餐结算单据不予承认。第 六 条 在公司以外消费的，各职能部门应采用事先申报制度 事先由相关单位填写业务招待费用申请表 （见附表二），交相应部 门主管审核， 200 元以下由主管总监审批， 20

3、0-2000 元由主管副总经 理审批，超过 2000 元以上呈总经理审批。除特殊情况或总经理批准 外，对采用先开支后申报的单据，财务有权拒绝报销。第 七 条 凡是因工作需要对外赠送礼品（包括公司产品） 、礼金 的，由相关部门提出申请，由总经理或其授权人审批后，方可执行。第三章 办公费第 八 条 办公费是指公司内各单位办公文具、 办公家具、 办公通 讯器材、电器以及电脑配件、易耗材料等的购置费用。第 九 条 公司办公费用涉及物品由行政中心 （电脑及耗材由系统 管理员）在预算额度内统一购买、管理，办公用品购置实行定点采购 管理。第 十 条 行政中心设专人对办公用品进行管理。第 十一 条 办公用品采

4、购审批程序：各职能部门部门填写办 公用品购置申请表 （见附表三）报行政中心审核，并经行政总监审 批（2000 元以下）或总经理审批（ 2000 元以上）后到定点单位采购。第 十二 条 公司行政中心应按月将办公用品领用及费用分配表 报财务部，财务部将费用划转入各职能部门。第 十三 条 办公用品领用审批程序：一般用品：领用人填写办公用品领用申请表T部门负责人批 准T行政部门审核T文具仓领用电脑消耗材料 ：领用人填写电脑消耗材料领用及配件维修申请 表T部门负责人批准T行政总监批准T财务审核T文具仓领用第 十四 条 严禁公司内部各单位自行采购有关办公用品， 否则， 由此发生的费用，将不予报销。第 十五

5、 条 香港公司等异地分支机构的办公费用，按内部目标 考核方案下达指标， 自行制定制度进行限额控制。 未经审批擅自采购 办公用品而发生的费用，不予报销。第四章 电话费第 十六 条 电话费是指公司内各单位和相关人员安装、使用电 话所支出的费用（包括：移动电话费用补贴） 。第 十七 条 公司管理干部、 营销人员及特殊岗位人员移动电话 费标准实行定额定人管理，补贴标准参照公司有关文件执行。第 十八 条 公司内总机、各单位所属直拨电话、传真机电话费 用由行政中心进行管理。将每月通话时间超过 15 分钟以上电话分解 到各相关部门， 查明原因， 与业务无关的电话， 从当事人当月工资中 按 1.5 倍话费标准

6、扣减处罚。第 十九 条 营销系统（包括内、出销、及香港公司等外派营 销人员）电话费施行限额控制。具体标准由各部门另行制定，报批 后报财务部备案。第 二十 条 公司本部派出的国内临时出差人员发生的临时电 话、传真、邮寄等费用计入差旅费用。第五章 差旅费第 二十 一 条 差旅费是指因公外出发生的各种交通费、住宿 费、伙食费补助等。因公出差按出差地点分为：国内临时出差、国 内长期出差、境外出差。第 二十 二 条 员工国内临时出差所发生差旅费按国内差旅费 开支标准（见附表四） 。一、长途交通费总监级以下人员未经主管副总经理或总经理批 准，擅自乘坐飞机的费用，按飞机费用总额的 60%报销。二、原则上不允

7、许乘坐软卧、客轮豪华仓，夜间行走超过 8 个 小时方可乘坐硬卧。特殊情况下，经主管副总经理书面批准请，凭票 据报销 80%，否则凭票据只能报销 50%费用。三、员工多人一起出差要安排二人间或三人间住宿，住宿费按 原标准的 70%执行。四、出差期间内报经授权主管批准业务招待费开支或市内的士 费支出报销人员， 该费用发生差旅区域内相应的所有伙食补贴或市内 交通补贴，一概不予以报销。五、公司委派的各种会议的费用开支，凭会议通知上注明的相 关费用报销；已包食宿的，相关住宿费、伙食补贴不予以报销。六、公司派出接受培训人员的费用和补贴标准依据举办单位通 知和培训合约确定。七、公司因外延发展需要派驻外地长期

8、工作的人员的差旅费及 补贴标准由公司另行规定，不适用本办法。第 二十 三 条 国内临时出差实行事先申报制度。 经理（含）以下人员当日未往返地区出差实行事前申请制度，依 据差旅费标准和预计出差时间填报出差（长途）申请表 （见附表 五），原则上省内出差审批人为出差人员的直接上级，省外出差审批 人为主管副总经理， 国外出差审批人为总经理。 且审批人对差旅费申 请标准按以下授权金额范围执行， 1000 元以下报主管总监审批， 1000-5000元报主管副总经理审批，超过 5000 元以上报总经理审批。因特殊原因未能事前申请的， 应于回公司后一周内补办申请审批 手续。没有经过批准的出差（长途）申请表 ，

9、财务部不予借款和 报销。驻外商务经理出差审批程序由营销单位制订， 报批后报公司财务 部备案。第 二十四 条 国内长期出差实行过程控制， 各职能单位可在公 司规定差旅费开支标准范围内申报长期出差人员的费用开支标准和 管理办法。报批后报财务部备案。第 二十五 条 员工境外（含港、 澳地区）出差所发生差旅费统 一按出国人员差旅费开支标准（见附表六）执行。一、受境外客商邀请的出国人员，已由邀请单位支付交通费用 和住宿费用的，不适用上述标准，但经批准，可按 100 港元/人*天标 准，限额不超过 1000 港元/次，一次性发放出差补贴。二、属于由国家、省、市外事、外贸部门组团赴国外参展和贸 易洽谈的，按

10、代表团统一规定标准执行，不适用本章规定。三、境外出差计划及费用预算由相关部门或境外出差人员编制 后，报主管副总经理审核，总经理审批。第 二十六 条 出差借款程序：一、各类出差人员需借款者，在填报临时出差申请表同时填报 借款单（注明累计借款额及逾期借款额） ，参照审批权限报经核准 后，转财务部门复查并办理借款。对借款额及逾期情况注明不符者， 财务有权退回当事人更正，重新报批。二、出差后的各类发票、单据，按业务招待费、差旅费（长途 交通费、住宿费）分类填报。差旅费用报销单附于出差（长途）申 请表（结算联）及外出放行条后，其中：业务招待费填写费 用报销审批单，长途交通费、住宿费填写差旅费报销单，短途

11、交 通费、机场建设费、行李托运费、电话费等杂费汇总填写在差旅费 报销单的其他栏中，并入差旅费报销。三、差旅期间发生的共同费用报销，报销单需有同行人员签名 确认。四、严禁人为将同批次差旅开支项目拆零分次报销， 绕避监管， 一经发现，财务有权不予受理未报销拆零部分， 并在报销单上标识核 销。第二十七条 新招聘的外地专业人员，原则上不报销前来报到 发生的各项费用，包括单程路费及行李托运费用（毕业生除外）。特殊情况需要报销的，应由本人申请，报总经理审批。第六章 汽车使用费第 二十八 条 汽车使用费是指各单位业务用车向车辆归口管理部门请用车而发生的各项直接租车费用。第 二十九 条 汽车费用由财务部将费用

12、分解到各职能部门， 由 相应部门进行控制。第三十条 汽车费用涉及油料按相关规定实行定点加油，由财务部统一负责结算，未经总监以上主管签批的定点加油站以外的现 金加油发票，财务不予以报销受理。第 三十一条 汽车内部租用产生的路桥费、停车费等直接费用，需附于派车单后，由用车单位经办人签字确认后，并同原始 票据列入该单位汽车费支出。第 三十二 条 公务用车订车流程、费用标准、审批程序，由车辆归口管理部门拟定相应管理办法执行第七章 费用报销责任界定第 三十三 条 报销人的责任1、报销人对所报销项目的真实性、准确性、及时性、单据的合 法性、完整性负责。2、各项报销票证、资料必须齐全并按要求粘贴，否则财务部

13、有 权拒绝报销。单据的规范要求见附件五。第 三十四 条 职能经理（主任）的责任1、负责审查费用项目是否经过申请并得到批准，报销金额是否 控制在标准之内。2、对报销的内容真实性、完整性，各项附件是否合法性、完整 性负责。3、职能经理（主任）的报销由部门负责人审核，部门负责人承 担上述 1、2 款责任。第 三十 五 条 财务审核人员的责任 1、负责审查单据的合法性、真实性，报销内容是否符合集团有 关标准。2、审查报销项目审批手续的完整性。第 三十 六 条 部门负责人的责任 部门负责人对报销项目的真实性、必要性负责。第八章 费用报销审批程序第 三十七 条 费用审批、报销流程1、标准内费用审批、报销流

14、程报销人 T职能经理（主任） f 财务审核T 主管副总经理审批 T报销2、超标准的费用审批、报销流程报销人 f职能经理（主任） f 财务审核f主管副总经理审核f财 务部负责人审批f报销3、超预算开支、预算外开支、专项费用必须先经申请预算经批 准后才能报销。预算申请流程为：（ 1 ） 1 万元以内（含 1 万元）部门申请 f主管副总经理审核f财务部负责人审批（财务部费用由 总经理或其授权人审批）（ 2 ） 1 万元以上部门申请 f主管副总经理审核f财务部负责人批转f总经理审批第 三十八 条 报销时间的规定 所有费用应于发生之日起十日内报销 （出差人员自返回公司之日 起计算），驻外商务代表费用固定

15、每月报帐一次，上个月的费用必须 在下个月底之前报销。每迟报一天按报销额的 1%扣罚。第九章 核算及考核管理第 三十九 条 财务部门对各部门五项费用开支情况作好登 记，按季度编制部门五项费用汇总表，并通报各部门。第 四十 条 跨不同费用考核单位发生的共同费用报销，费 用责任双方需书面注明各自相应承担金额，否则，财务一并列入 报销经办人及其部门费用核算项目。第 四十一 条 各职能部门总监以上管理干部个人发生的五 项费用支出情况， 由财务部另行登记汇总， 按季度报总经理备案。第 四十二 条 部门五项费用应严格按照本公司预算及目标管 理方案的要求进行控制和考核。第十章 处罚规定第 四十三 条 报销人营

16、私舞弊、 弄虚作假， 对违规违纪金额不 予报销，对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以 违规报销金额 5-20%的罚款。第 四十四 条 职能经理（主任）在资料不全、 原始凭证不充分、 项目不真实的情况下签名准予报销的，对职能经理（主任）予以违规 报销金额 3%-15%的罚款。第 四十 五 条 财务审核人员审核不严使公司造成损失的， 或者 未执行本办法规定处罚责任， 擅用职权受理违规费用报销者， 对财务 审核人员并处违规报销金额 3%-15%的罚款。第 四十 六 条 除公司统一组织活动外， 禁止公司内各单位之间 相互请客及送礼， 列支费用。一经查核，该费用直接转由经办部门负 责人工

17、资内扣除。第 四十七 条 如果违反上述开支标准或手续不齐全， 报帐时列 入其他项目而隐瞒实际金额或超预算报销，财务有权拒绝受理。第 四十八 条 借款逾期满三十天， 当事人未能及时提供经总监 以上主管核准的有效书面情况说明， 并办理延期手续者， 财务有权在 当事人借款逾期当月工资中扣回欠款。第 四十九 条 部门负责人对报销人和职能经理 （主任） 因违规造成的损失承担连带责任。第 五十 条 因审核过失造成费用借款人未有效报帐冲销借 款，或者无法从工资扣回逾期借款者，由经办责任人（含：各级审批 人）应承担不低于流失款总额 50%的经济责任。 按责任人基本工资比 例分别承担相应损失金额，并在坏帐当期应

18、发工资中扣还。第 五十 一 条 报销审批程序中各相关审核、复核人员必须严 格按照规定的标准和程序执行，在未进入财务审核程序之前，由相 关部门最后审核人员承担责任。第九章 附则第 五十 二 条 本细则由财务部制订并解释，修订亦同。第 五十三 条 各报销人员提供的报销凭证、 发票、单据的填报 要求及标准见各类单据指引 （见附件）。第 五十四 条 本细则自公司总经理审批之日起生效， 以前公司 的相关制度与本细则相抵触的，以本办法为准。永信家具制造有限公司 年月日发：送：抄报：印发份数：份其中存档1份附件一业务应酬费标准一览表单位：元/人陪同级别就餐地点国内国主管45国外部经理60预算形总监心、jin

19、90理实报实销副总经理说明：（1）本标准为业务接待支出的最高限额，若为一般性接待应从俭；（2）就餐标准为部门负责人控制开支的参考标准；（3）业务经营单位费用按完成营业额、产值比例结合预算进行 控制，职能部门按年度预算总额控制。附件二国内差旅费标准一览表单位：元/人天出差人出差住宿费伙食费市内交通长途交通员级别地点凭票报销定额补助定额补助凭票报销一类地区1804040除汽车、火车硬卧外，乘坐飞机职员二类地区1503030须经主管副总以上人员事先同三类地区1203020意；以及因特殊性客户接待， 或一类地区2005040者随行携带贵重物品，需乘坐的经理二类地区1704040士或接待用餐的，报经部门

20、总监三类地区1403020以上人员核准，且不再核发该区经理以下市外周边地区当日往返2015域范围内交通补贴，伙食费补 贴。1020东莞市范围内总监当日未往返的 所有地区30060营销单位及各子分公司报销标 准由经营单位制订，报财务部备 案副总经理及以上人员当日未往返的所有地区实报实销实报实销说明：1. 一类地区：北京、上海、深圳、珠海等沿海特区开放城市；2. 二类地区：汕头、厦门、海口、青岛、天津等沿海开放城市，以 及各省会直辖市；3. 三类地区：除上述一、二类地区外的，当日不能往返的城市或地 区；4. 市内周边地区：50公里以内的地区；5. 一般主管到一、二类地区出差，外派常驻人员出差，从广

21、州有直 达火车且路程时间不超过24小时的，应乘火车；6. 外派常驻人员统一安排住房是指公司已在当地购买商住楼，或统 一租用生活用房以及租用的办公楼部分用于住房等。7. 飞机乘坐标准。除总经理可乘商务舱以上标准外，其他人员只能 乘坐普通经济舱，特殊情况由总经理特批。附件三出国人员差旅费标准一览表单位：元（港币）/天人出国人员住宿费出差长途交通费凭票级别凭票报销定额补助报销主管600250车船票实报实销； 飞机票仅限于普通 舱机票经理800350总监心、jin1000500副总经理及以上 人员实报实销800说明:1、出差补助包括：膳食补助、交通补助、日常杂费补助；除来回长途交通费及中转机票以外，其

22、余一切交通费原则上不予报销， 特殊 情况须经主管副总经理审核、总经理审批后方可报销。2、公司派往境外学习、实习和培训且有固定住所者，每人每天给 予300港币的出差补助。3、当天往返的港澳出差，按150元/次予以定额补贴；3、飞机乘坐标准。除总经理可乘商务舱以上标准外，其他人员只 能乘坐普通经济舱，特殊情况由总经理特批。4、多人一同出差，应安排二人间或三人间住宿，住宿费报销标准 相应降20%附件四异地驻外商务机构费用报销标准一览表费用项目内容长途交通总部一一区域飞机经区域内火办公费传真、邮递、打字、复印1500处以上邮政、电话费商务处邮政、电话费500 元以上的住房补贴住房租金、水电费、管理费按

23、公司管理办试文员工资工资转北京备注香港公司参照本规定，另行编制报批附件五办公电话费执行标准位：元岗位职务经理职员部门标准金额备注附件六办公费执行标准单位：元冈位职务职员部门标准金额备注附件七：报销单据规范指引一、报销单的填写要求各项资金及费用的报销单的填写由各归口部门负责填写，差旅费报销单和费用支出报销单的各项要素必须填写齐全，严格按文件的审批流程进行审批。二、报销单据的粘贴要求各种单据粘贴应当整齐、牢固，单据的粘贴应保证财务人员方便 复核报销金额和核实票据的真伪。三、各种车票据的要求各类长途机、车、船票均有日期、起止地址、发票专用章，票面金额清楚，界线正确（以划界最明显的大写金额为核报金额）

24、。背面应有经办人签名。明显超过本销售区域或月度计划项目以外的飞 机、船车票背面必须有主管总监以上人员签名核准。四、其它票据的要求所有的报销票据需正式发票，发票应当清晰记明单位名称、开票 日期、货物名称、型号、单价、大小写合计金额、开票人签名、开票 单位发票专用章和当地税务机关的发票专用章， 经办人在票据背面签 字并注明时间，所有的报销票据不得涂改、挖补，否则视为无效。住宿费发票正面必须有出票日期、入住和退房日期、住宿费用项 目、单价、总金额、出票人签名及出票单位公章、发票专用章等，背 面必须有入住人签名。明显超越业务区域的住宿发票背面必须有主管 总监以上人员签名核准。公司规定允许不需办理入仓管理的特殊采购项目，报销发票（发 票或提货清单必须货物名称、型号、单价项目）背面必须有经办人、 验收人、部门负责人签名。电话费用必须凭邮电部门开具的有效发票为报销凭证。发票遗失等无发票报销需写明原因并经总经理签批方可报销。五、各类报销单据凡不符合本标准的，财务部