《会议组织技能》PPT课件

1、会议组织与沟通,2,本章基本要点,群体沟通的优势和缺点 影响群体沟通的因素 组织和参加会议,3,10.1 会议的含义与特征,通常人们把会议简称为会。严格来说，聚而不议者谓之会，聚而又议者称之为会议。 特征： 普遍性 目的性 组织性 集体性,4,10.2 群体沟通的优势和缺点,例子】 关于群体沟通的作用，早期最有名的例子是Coch和French对生产男式服装的Harwood公司的调查。该公司决定加快工艺流程改造，并进行工艺重组。但以前在进行工艺重组时，工人的反应非常强烈，对工艺的改动持敌对态度。为了实施计划的改革，公司管理层采用了三种不同的策略： 策略一，与第一组工人采取沟通的方式，向他们解释将

2、要实行的新标准、工艺改革的目的及这么做的必要性和必然性，然后，给他们一个反馈的期限； 策略二，告诉第二组工人有关现在工艺流程中存在的问题，然后进行讨论，得出解决的办法，最后派出代表来制定新的标准和流程； 策略三，对第三组工人，要求每个人都讨论并参与建立、实施新标准和新流程，每个成员全部参与，如同一个团队一样。 结果令人惊奇。虽然第一组工人的任务最为简单，但结果他们的生产率没有任何提高，而且对管理层的敌意越来越大，在40天内有17%的工人离职；第二组工人在14天里恢复到原来的生产水平，并在以后有一定程度的提高，对公司的忠诚度也很高，没有人离职；第三组工人在第二天就达到原来的生产水平，并在一个月里

3、提高了17%，对公司的忠诚度也很高，没有工人离职,5,群体沟通的优点,1）可以产生更多的点子和信息，使管理决策和解决问题、考虑问题更为全面，质量也更高； （2）提高了团队成员之间的理解，关系更加融洽； （3）因为“社会效应”，当人处于被他人包围之中时，会更有干劲和活力，所以团队中有较高的动力和业绩水平； （4）消除影响问题分析和解决效率的个人偏差和盲点； （5）更容易采用“风险转移”的观点选择更冒险的方案和更创新的行动,6,群体沟通的缺点,1）时间与效率； （2）群体压力； （3）专家或领导压力； （4）说而不做,7,10.3 影响群体沟通的因素,8,10.4 组织和参加会议,1.明确会议目的

4、 信息共享 动员激励 信息传播 问题解决和决策制定,9,2.确定与会者，明确与会者角色,1）与会者的构成与结构 构成 关键问题解决和决策制定：5人 问题识别：10人 研讨会和培训班：15人； 正式报告：不限 结构 同质性和异质性的平衡 竞争性和合作性的平衡 任务导向和过程导向的平衡,10,2.确定与会者，明确与会者角色,2）与会者角色职责 会议主席的类型和职责： 会议控制、会议引导、促进讨论、应付“隐秘议程”和作出决定等,11,职责一：会议控制,作为有效的会议主持人应遵循以下五个基本原则： 决定讨论主题； 明确讨论范围； 确保人们围绕主题依次发言； 尽可能做到公正，尽全力避免与会者的争论； 确

5、保其他成员了解会议进展情况,12,职责二：过程引导,为能够保证会议的发起和进行的良好秩序，主持人需要明确四个基本步骤： 识别主题问题应清楚地加以说明，如有必要，会议间隔后要重复强调； 交换和开发建议在取得解决问题的建议之前，收集和解释依据； 评价不同方案列出可选方案，预测每个方案的可能结果(时间、成本、资源、政治因素)； 选择行动计划为达到预期结果，决定“谁”、“何地”、“何时”、“怎样做”，并确保每个人都明确自己的责任,13,职责三：促进讨论,根据会议的进程和讨论的话题，围绕主题提出恰当的问题以激励与会者,14,职责四：应付“隐秘议程,应努力保持讨论的话题集中，不使其演变成为与会者之间的个人

6、冲突。必须妥善处理群体成员中的隐密议程、竞争和偏激的发言。为了促使与会者关注事实和建议，要求他们列举概括性论断的实例,15,职责五：作出决定,当群体要作出结论时，可以采用多种方式，如采取正式投票表决的方式；采取其他由成员一致同意或普遍同意的方法去得出结论(如相互协商)；或采取恰如其分地引出解决问题的最佳方案,16,一般与会者责任,树立对会议的积极态度，敞开思想并听取别人的意见； 保证自己做好准备和了解会议主题； 认识群体过程,17,有效的会议参与者应具有的技能,决定是否需要出席会议 准备 准时与会 就某些疑点或模糊问题征询清晰解释 给出信息时，力求精确切题 倾听 支持他人 确保公平参与 反对要

7、有根据 以能提高团队绩效的方式行事,18,工作人员与成员的职责,19,20,21,3.制定会议计划,制定科学的会议计划的法则： 半对半法则 34法则 议程法则 六分法则 三分法则,报告法则 议程钟法则 议程完整性法则 时间完整性法则 记录法则,22,4.会议议程,1）常见的会议议程确定原则： 例行公事的项目放在会议议程开始，然后再安排商务中的新问题； 当议程中包括一些比较简短或紧急的项目时，先安排它们，余下的会议时间专注于比较费时的事项,23,2）会议议程的主要步骤,24,3）议程准备和支持文件： 会议议程的准备应包括以下几个方面： 以次序排列出议程； 对历史项目的讨论准备支持性文件； 准备好

8、具体议题； 确定好下次会议的时间、地点等,25,以下是可供参考的议程准备的步骤： (1)根据上次会议列出突出问题； (2)通过目前发展情况的预期，和与会成员联系，提出商务中的新议题； (3)选择重要议题； (4)避免包括过多的“新问题”(在议程中，突出地分别标示关键项目)； (5)将例行项目放在开始； (6)按逻辑关系排列关键项目； (7)根据会议时间长短和与会者情况安排项目； (8)用数字排列项目； (9)交叉参考上次会议的议题； (10)要求明确提出下次会议的细节，在议程结尾列出“下次会议日程”； (11)指定需要的附加文件或将它们包括在议程中； (12)与主席讨论通过议程(如果合适的话)； (13)将议程草案交付打印； (14)校对打印稿； (15)附带上次会议备忘录，将文件和有关文章发送所有应出席会议人员,26,4）会议备忘录,