2021年商务英语信函的的语篇结构(2)

1、商务英语信函的的语篇结构(2) 商务英语信函的的语篇结构 (1 )Dear Sir， 1)W e should like you to send us a catalogue and p r i _ listregarding your ch rom ium p lated domest ic p roducts . You w ereremended to us by co lleagues at Loyan Indust r ies in Kedahw ith w hom you have， w e understand， done business fo r a num2ber of y

2、ears . 2) Th is pany p rodu _s a large range of domest ic and of2f i _ furniture， and w e are interested in using a number of p rod2ucts f rom your cur rent range in the _nufacture of our goods .A s w e are about to expand our expo r t operat ion， it is essent ialthat our supp liers be bo th pet it

3、ive in term s of p r i _， andext remely reliable . 3 )W e w ill be interested in discussing term s w ith you asand w hen the f inal decision has been taken， but， p r io r to th is，can you _me w hat discounts you offer on bulk purchases? 4) I look fo rw ard to hear ing f rom you soon .Yours faithfull

4、y， (2 )Dear Sirs， 1)O ur o rder no. 434 of 6M ay fo r upho lstery _ter ials hasnow been delivered . 2)W e have exam ined the sh ipment carefully and， to ourgreat disappo intment， f ind that they are no t of the quality w eo rdered .The _ter ials do no t _tch the samp les you sent us . Thequality of

5、some of them is so poo r that w e feel that a m istakehas been _de in _k ing up the o rder . 3) The goods do no t _tch the requirements of our pa2ny . W e have， therefo re， no cho i _ but to ask you to take the _ter ials back and rep la _ them w ith _ter ials of the qualityw e o rdered .W e are very

6、 keen to reso lve th is _t ter am icably . If youcan rep la _ the _ter ials， w e are p repared to allow the agreeddelivery t ime to run f rom the date you conf irm that you cansupp ly the co r rect _ter ials . 4)W e look fo rw ard to your ear ly rep ly .Yours faithfully，很显然在这两封信中， 我们一眼就可以辨别出信(1)是询价信

7、， 信(2)是索赔信。因为这两个语篇 体裁的内部结构特征鲜明，询价信的 体裁结构有四个语步: 1)告知如何取得收信人情况; 2)有关经营的业务范围; 3)提出请求; 4)要求尽早回复。索赔信的 体裁结构也有四个语步， 他们是: 1)确认来函; 2)申诉投诉及说明投诉内容; 3)要求退货; 4)敦促回复。人们对这两个语篇的 体裁及其内在结构十分熟悉， 这两个语篇在建构时， 一方面遵守了商务信函的 体裁规范， 另一方面又本体现了询价信和索赔信各自英语语篇的 体裁特点。 体裁的理据同样制约着商务信函的内容和形式， 做生意的人不能违反这种制约性， 写商务信函时必须遵循信函的理据模式。询价信的开头， 详

8、细告知询价项目和细则， 并说明其他请求，接着解释选择与收信人公司接洽的原因， 最后要求对方尽早回复。其理据是买方希望进一步了解有关产品的情况， 如对产品感兴趣， 且 _合理， 买卖双方就有可能建立起业务关系。而写索赔信时， 语气要委婉， 措辞要谨慎， 以便对方读了此信后能采取合作的态度。同时对事实的陈述要做到有理有据， 这样对方才易于接受， 最终使自己能得到更好的服务或合理的赔偿。其 体裁的理据是双方尽可能就索赔问题能达成一致， 以后的业务往来还应该继续。它的本理据模式是: 1)详尽陈述事实， 告知问题所在; 2)解释可能的问题起因， 并说明此问题带来的不便或损失; 3)说明希望对方如何解决问

9、题(如: 要求换货， 给予合理的交货日期等)。 “一个语篇 体裁的体现样式通常是由特定的语言结构充当(黄国文 xx: 126)。”围绕着做生意的目的， 商务信函又是如何体现这种语言结构的呢? 商务英语信函的语言结构可表现为多方面， 具体分析可以在三个层面展开。 在英语商务信函中， 词汇的使用具有鲜明的 体裁特征。信函前面称呼是Sir， 而不是John; 后面的结尾敬语是yours sin _re2ly 而不是yours， 这是本 商务信函与个人信函的最大区别。词汇使用的这种差异同样体现在句子中， 商务信函的用语多属于书卷词语范畴， 同时， 句子结构也有其特定的写作要求， 且有时用被动态。试比较

10、:a) Iw as so r ry to learn that you no longer require our ser2vi _s . b) L earning that you no longer require our servi _s w as agreat disappo intment to me . a ) If you would like fur ther info r _t ion regarding ourp roducts， p lease do no hesitate to contact me b) Fur ther info r _t ion is availa

11、ble on request . a ) P r i _ quo ted included t ranspo r tat ion and insuran _co sts . b) T ranspo r tat ion and insuran _ co st are included in thep r i _s quo ted .从以上的比较中， 我们可以看到， 每组b)中的句子更具有商务信函的特征。 商务信函交际对象的关系是买方和卖方的关系， 信函的书写一般采用诚恳、积极合作的语气， 这样才有助于与对方建立良好的关系。同时在商务信函中， 尽可能表现出友好和礼貌的态度， 给人以一种信任感。下面

12、每一组a)中的句子带有消极的语气， 而b)的句子语气则显得积极肯定。 a) It is no t our fault if you do no t check w hether the goodsare sat isfacto ry on delivery . b) I am af raid customers are expected to check that goodsare sat isfacto ry on delivery . a) P roblem s of th is type are mon w ith the low er mod2el . N ext t ime you w ill have to buy the mo re advan _d model . b) P roblem s of th is