机关档案的整理ppt课件

1、机关档案的整理,1 机关档案的概述2 科技文件材料的整理3 会计文件材料的整理4 声像材料的整理5 实物、电子文件材料 的整理6 专业文件材料的整理,目 录,机关档案的概述,（一）机关档案的定义 机关档案，是指机关在公务活动中形成的，对国家和社会有查考、利用和保存价值的各种形式、各种载体的历史记录。,1,机关档案工作实行统一领导、分级管理；机关全部档案应当集中、统一管理，维护档案的真实、完整、可用和安全，便于检索、利用和开发。 机关档案整理应当遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用，逐步推进卷件融合管理。,（二）机关档案分类,机关档案,文 书 文 件

2、材 料,科技 文 件 材 料,会计 文 件 材 料,声像 材 料,电子 文 件 材 料,实 物,专业 文 件 材 料,科技文件材料的整理,2,（一）定义 科技文件材料，是记录和反映科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式文件材料的总称。 科技档案，是指国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应当归档保存的科技文件。,（二）类别,科研,设备,基建,（三）科技文件材料的整理,整理依据：科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T 11822-2008,组卷原则：遵循科技文件的形成规律，保持案卷内科技文

3、件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。,组卷要求：案卷内科技文件应齐全、完整，签章手续完备。 案卷内科技文件的载体和书写印制材料应符合档案保护要求。,整理步骤,分类,组卷,排列,编目,装订,分类方法 型号分类法：以设备的型号为单位划分类别。适用于设备档案。 工程项目分类法：以一个基建工程项目为单位划分科技档案的类别。适用于基建档案分类。 课题分类法：以一个科研课题为单位划分科技档案的类别。适用于科研档案。,1.分类,组卷方法： 针对具体项目的管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷； 科研课题、建设项目、设备仪器等方面的科技文件，应按其项目、结构、阶段或台（套

4、）等分别组卷； 成册、成套的科技文件宜保持其原有形态；,2.组卷,通用图、标准图可放入相应一项目文件中或单独组卷。其他涉及这些通用图、标准图的项目，应在卷内备考表中注明并标注通用图、标准图的图号和档号。 底图以张或套为保管单位进行整理； 建设项目和设备仪器在维修和维护中所形成的科技文件，宜采用插卷方式放入原案卷中；亦可单独组卷排列在原案卷之后，并在原案卷的备考表中予以说明和标注；建设项目后评估、改扩建或重建所形成的科技文件应单独组卷排列。,科技文件宜按系统、成套性特点进行案卷或卷内文件排列。卷内文件一般应文字材料在前，图样在后，译文在前，原文在后。 案卷内管理型文件按问题结合时间（阶段）或重要

5、程度排列。一般应印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；复文在前、来文在后。,3.排列,建设项目类案卷宜按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列。 设备仪器类案卷应按设备仪器立项审批、外购设备仪器开箱验收（自制设备仪器的设计、制造、验收）、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。 科研类案卷宜按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列。,编页：案卷内科技文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。已有页号的文件可不再重新编写页号。卷内目录、卷内备考表不编写页号。

6、页码宜编制在文件材料正面右下角和背面左下角，使用黑笔编页。 案卷封面编制：案卷题名应简明、准确地揭示卷内科技文件的内容，主要包括科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字（号）、结构、阶段名称、文件类型名称等。,4.编目,案卷封面,填写负责组卷的部门或单位,填写案卷内科技文件形成的最早和最晚的时间年、月、日,填写组卷时依照有关规定划定的保管期限。,填写卷内科技文件的最高密级,由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成,案卷题名应简明、准确地揭示卷内科技文件的内容，主要包括科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字（号）、结构、阶段名称、文件类型名称等,卷内目录,应一次标注卷内文件排列顺序,应填

7、写文件文号或图号或代字、代号等,应填写文件形成者或第一责任者,填写文件全称，没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名,填写文件形成时间如20161121,填写文件起始页数,可根据实际填写需注明的情况,由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成,卷内备考表编制,序号：填写登录案卷的流水顺序号。 档号、案卷题名、保管期限，填写方法同上。 总页数：填写案卷内全部文件之和的页数之和。 备注：可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。,案卷目录编制,案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。以件为单位装订的应在每件文件首页处加盖档号章。如下图。 案卷内超出卷盒幅面的科技文件应叠装。图纸

8、折叠方法见GB/T 10609.3。 破损的科技文件应修复。,5.装订,卷盒、表格规格及其制成材料,卷盒、表格规格及其制成材料 卷盒外表面规格为310mm220mm。脊背厚度可根据需要设定。 卷盒宜采用220g以上的单层无酸牛皮纸板双裱压制。 案卷目录、卷内目录、卷内备考表表格规格为297mm210mm。 表格宜采用70g以上白色书写纸制作。 表格字迹应清晰端正。,科技文件材料整理的常见问题,1、基建档案收集不齐全,部分单位因办公场所多次变更或年代久远，关于本单位基建文件材料收集不够齐全，导致归档完整性有欠缺。各单位在实施基建项目初期档案收集时要注意加强与相关部门或第三方的联络沟通，实施前端控

9、制，确保文件材料收集的齐全性、完整性。,科技文件材料整理的常见问题,2、设备材料装订方式不规范,部分单位归档的办公设备文件材料未去除金属装订物、塑料装订物等，不利于档案长期保管。根据归档要求，档案装订不得采用金属、塑料、热熔胶等装订方式，宜采用线装。,会计文件材料的整理,3,（一）依据 会计档案管理办法2016年1月1日起施行 会计档案案卷格式DA/T 39-2008 （二）定义 会计档案管理办法中所称的会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。,当年形

10、成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管一年，再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意。 单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。,归档时间：,归档要求：,完整齐全 真实准确 装订成册 区分保存价值 有利于保管和利用,（三）整理步骤,分类,组卷,编目,装订,会计档案,会计凭证,会计账簿,财务会计报告,其他会计资料,原始凭证 记账凭证 传票汇总表,日记账 总账 明细分类、分户账或登记簿 固定资产卡片,部门财务报告 部门决算 月度、季度报表,银行存款余额调节表 银行对账单 会计档案移交清册 会计档案保管清册 会计档案销毁清册 会计

11、档案鉴定意见书,1、分类,1）年度会计核算材料种类保管期限 2）年度保管期限组织机构 （适用于财政部门） 3）年度会计类型会计核算材料种类保管期限 （适用于税务部门） 4）保管期限年度会计核算材料种类 5）会计核算材料种类年度保管期限 （适用于多数机构）,分类方法：,常见的分类方法：会计核算材料种类年度保管期限,会 计 凭 证,会 计 账 簿,2、组卷,会计档案的组卷就是按照形成规律和有机联系，区分不同类型和保管期限，将会计核算材料组成保管单位案卷的过程。,会计凭证的组卷： 会计凭证可按照年、月顺序立卷整理，一个月的凭证可根据量的多少立卷装订成一本或者几本，个别月份凭证特别少的，也可以几个月立

12、卷装订成一本。 一般以装满一盒为准。,会计凭证装订前的准备工作,按凭证编号顺序排列，检查日期、编号是否齐全； 按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数； 摘除凭证内的金属物（订书针、回形针等），对大小不一的凭证要折叠或粘贴成与记账凭证单大小一致的规格，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整； 整理检查凭证顺序号，如有颠倒需要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件是否有缺漏，领料单、工资、奖金发放单等凭据是否齐全； 记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章或签字是否齐全。,凭证封面格式：,封面尺寸：245mm130mm或245mm150mm（长宽），12

13、6克以上牛皮纸制作。 凭证左侧和上边墩齐后，用“直角装订”、“两孔一线”、“三孔一线”装订； 装订厚度一般应在2CM左右，保证装订牢固、美观大方。,封面样式一：,凭证盒样式一：,129 KJp2 1 2015 1-2 1 1 30年,会计账簿的组卷： 会计账簿可按年度和账簿的不同种类进行立卷整理，对总账、明细账、现金日记账、银行存款日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿等分别立卷装订。 编页号、填写卷内目录、填写备考表后，加会计档案案卷封面， “三孔一线”装订。订本式账簿应保持原样，贴上封面，装入硬卷盒保管；活页式或卡片式账簿应去掉账夹，抽出空白页， “三孔一线”装订。,会计档案盒样式：

14、,2015 129 KJq1 1 30年,卷内目录格式：,卷内备考表格式：,财务会计报告、其他会计资料的组卷： 财务报告按年度、保管期限立卷。会计年报和季报、月报应分别立卷装订，其他财务会计报告等材料按不同的问题和保管期限分别立卷装订。 其他会计核算资料可按年度问题结合保管期限分别立卷装订。如银行存款余额调节表，银行对账单，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等可分别立卷装订一本。,3、编目,会计档案在同一类别、年度中可按时间顺序排列。会计账簿、财务会计报告、其他会计资料按保管期限长短排列。,会计档案的编号：全宗号-分类号和目录号-案卷号 例：129-KJp1-001 表示某单

15、位会计凭证1目录的第1卷,案卷目录格式：,案卷号：根据整理会计档案时会计凭证盒或会计档案盒上的对应项目填写；一般填写档号。 类别：填写该卷会计档案所属的类别，如“会计凭证”、“会计账簿”、“财务会计报告”、“其他会计资料”。 题名：即案卷题名，填写要求与会计档案盒上的案卷题名相同。 起止时间：填写该卷档案启用和终止的时间，年月日用8位阿拉伯数字分两行填写，月日不足2位的在前面补0。 保管期限：根据整理会计档案时确定的保管期限填写。 卷内张数：指会计凭证总数、账页总数或财务报告总张数，根据该卷会计档案的具体张数填写。 备注：填写其他需要说明的事项。,单位的会计机构或会计人员所属机构按照归档范围和

16、归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。 单位会计管理机构在办理会计档案移交时，应当编制会计档案移交清册，并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。 纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。,会计档案的移交：,会计档案移交清册格式：,会计文件材料整理的常见问题,1、装订方式不规范,部分单位会计凭证、账簿、报表采用塑料装订的方式，不利于档案长期保管。会计档案宜采用线装方式，具体装订方法按照财务有关规定执行。,会计文件材料整理的常见问题,2、档案签章手续不够完备,部分单位在收集会计文件材料的过程中，疏于检查文件材料的完整性、规范性，存在封面签章不完备的情况，如相关责任人

17、签字盖章空缺。单位档案工作人员在档案收集过程中，一定要检查文件材料的齐全性、完整性、规范性，对不符合归档要求的文件应退回相关科室补齐后移交，并办理规范的移交手续。,会计文件材料整理的常见问题,3、档号标注宜采用盖章方式，不宜贴纸,往年的会计文件材料整理多采用不干胶粘贴的方式标注档号，随着粘性的减弱易出现不干胶脱落的情况；近年来逐步推行加盖归档章的方式标注，统一在会计文件材料的左上角或右上角加盖归档章，有利于档案长期保管。,会计文件材料整理的常见问题,4、关于会计档案管理办法实施前后的整理问题,1）2014年及以前的会计档案已经整理归档的，仍维持原整理方法不变，2015年及以后产生的会计档案按照

18、新的会计档案管理办法确定保管期限，以新的目录号重新编制档号；未参加过档案工作目标管理或未对会计档案进行过规范整理的单位，按照新规定对会计档案进行整理编号。,2）新会计档案管理办法与原会计档案管理办法规定的最低保管期限不一致的，按照新会计档案管理办法的规定执行。 3）已到原会计档案管理办法规定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鉴定可以销毁但尚未进行销毁的会计档案，应按照新会计档案管理办法的规定组织销毁；已到原会计档案管理办法规定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鉴定予以继续保管的会计档案，应按照新会计档案管理办法确定继续保管期限（最低继续保管期限等于新会计档案管理办法规定

19、的最低保管期限减去已保管期限）,4、关于会计档案管理办法实施前后的整理问题,4）已到原会计档案管理办法规定的最低保管期限，但2015年12月31日前尚未进行鉴定的会计档案，应按照新会计档案管理办法的规定进行鉴定，确定销毁或继续保管。确定销毁的，应按照新会计档案管理办法的规定组织销毁；确定继续保管的，应按照新会计档案管理办法确定继续保管期限。 5）未到原会计档案管理办法规定的最低保管期限的会计档案，应按照新会计档案管理办法的规定重新划定保管期限。,4、关于会计档案管理办法实施前后的整理问题,声像材料的整理,4,（一）类别,本单位在职能活动、日常管理及其他工作、活动中形成的，具有保存价值的照片,本

20、单位在职能活动、日常管理及其他工作、活动中形成的，具有保存价值的录音带,本单位在职能活动、日常管理及其他工作、活动中形成的，具有保存价值的录像带,照片,录像带,录音带,1、收集范围 记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片； 上级领导和著名人物视察、指导本单位、本地区工作的照片； 本单位组织或参加重要外事活动的照片； 记录本单位、本地区重大活动、重大事件、重大事故、重大自然灾害及其重要情况和现象的照片； 记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光、风俗民情和著名人物的照片； 其他具有归档保存价值的照片。,（二）照片的整理,1、纸质照片的整理,（二）照片的整理,分类,排列,编号

21、,装盒,说明,编目,（1）,分类,照片在全宗内按“保管期限-年度”分类。照片多的单位再按“问题”分类， 如视察检查、业务活动、机关建设等类别。 一个立档单位的照片分类体系应保持前后一致。,（2）,排列,照片在分类方案的最低一级类目中，按问题结合时间、重要程度等进行排列，即一个类目的照片按照形成时间顺序排列； 同一组照片可按由总到分顺序排列； 记录领导活动的照片，按机关和领导人的顺序排列。,（3）,编号,档号：全宗号-分类号及保管期限代码-册号-张号 如：129-Szy-3-5表示某单位声像类照片档案永久保管期限的第三册第5张。 照片档号应写在照片背面和照片册中存放位置处，并保持一致。,（4）,

22、装盒,常规尺寸的照片应使用国家规范的照片档案册。 大幅照片可卷放或平放在档案盒中。,（5）,说明,单张照片应填写题名、照片号、底片号（数码照片号）、参见号、拍摄时间、摄影者、文字说明等项目。 题 名：概括说明照片的主题、任务、时间、地点、事由等内容； 照 片 号：填写照片档号； 参 见 号：填写本张照片与其他相关档案的互见档号； 拍摄时间：用8位阿拉伯数字填写公元纪年时间； 摄 影 者：一般填写个人姓名，必要时可加写单位； 文字说明：综合运用时间、人物、事由、地点、背景等要素，概括揭示照片信息和其他需要说明的事项。,（5）,说明,一组有密切联系的照片应拟写组合说明，概括揭示该组照片所反映的主要

23、信息内容及其他需要说明的事项，标明本组照片的起止张号和数量。 采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简，不填写重复项。 同组中的每一张照片均应在每张照片说明的左上角标出组联符号，足联符号按组依次采用、.同组中的照片其组联符号相同。如册内只有一组照片和其他散片时，组联符号采用。组联符号不宜越册。,大幅照片示例：,大幅照片另存,（6）,编目,纸质照片应编制册内目录和基本目录，分别存于册内和检索柜中。,底片的整理 按照照片档案管理规范GB/T 11821-2002执行。 数码照片的整理 数码照片在全宗内按“年度保管期限”分类，按照逻辑关系建立文件夹管理。 不同年度、不同保管期限的照片分别设文件

24、夹。 同一文件夹内的照片按形成时间结合重要程度顺序排列。 一组有密切联系的数码照片应集中排列在一起。 每张数码照片应编写说明，说明编写方法同纸质照片。 数码照片有打印照片的，应注明互见号。 数码照片和说明文件统一用档号命名。,录音带、录像带一般按“保管期限-年度-问题”分类，录音、录像档案少的单位可不设“问题”类。录音、录像档案以“件”（盘、盒）为单位在保管期限内编制大流水档号，编制声像档案目录。 档号：全宗号-分类号-盘（件）号 如：129-Sx-5，表示某单位声像类录像带第5盒 129-Sy-3，表示某单位声像类录音带第3盒,（三）录音带、录像带的整理,声像档案保管单位目录,声像材料整理常

25、见问题,1、归档照片的选择不够规范,在选择照片归档时，尽量选择人物正面或侧面、人物位置易于标注的照片，不要选择主要人物背对镜头、图像不完整、图片不清晰的照片；同一活动的照片可以按照总分的原则结合重要程度来选择。,声像材料整理常见问题,2、照片文字说明过于简略，不够准确,部分单位照片题名与文字说明毫无区别，文字说明不能如实反映照片实际内容，人物标注不明或有误。同一活动的照片题名应相同，文字说明应根据不同的照片内容进行说明。,声像材料整理常见问题,3、照片的组联符号标注方法,同组照片的每一张照片均应在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号，组联符号按组依次采用“”“”“”.同组中的照片其组联符号

26、相同。如册内只有一组照片和其他散片时，组联符号采用“”。组联符号不宜越册。,实物、电子文件材料的整理,5,（一）,实 物,分类,奖 品,印 章,字 画,赠 品,其 他,按形成或针对年度顺序排列、编号，编制实物档案保管单位目录。 档号：全宗号-分类号-件号 如：129-SWj-3 表示某单位实物档案第3件,实物的整理,129-SWj-3,（二）,电子文件材料,分类,磁 盘,光 盘,磁 带,按照不同类别，以件（盘）为单位按照时间顺序排列，编制电子档案保管单位目录。光盘、磁盘、磁带装具上标注档号、题名，光盘上用记号笔标识档号。 档号：全宗号-分类号-盘号 如：129-Dg-1 表示某单位电子类光盘第

27、1件,电子文件材料的整理,电子档案整理常见问题,装订方式不规范,各单位最常见的电子档案以光盘居多，光盘的保管对装具、环境要求较高，一般采用纸袋包装或硬壳包装，外皮标注题名和档号，光盘表面（有字的一面）用记号笔标明档号，与外包装相对应。,专业文件材料的整理,6,专业档案，是反映专门领域活动的档案。在某些专门领域中，有固定形式和名称的，除文书档案和科技档案以外的专门领域活动的档案。通常是一种职能行为或在一项专门活动中形成的文件材料。,专业文件材料与业务类文件材料的区别,专业文件材料是在单位专业职能活动中产生的具有成套性、固定性和专指性的文件材料。 专业文件材料的收集由具体业务承办科室负责，按照国家

28、、省、市有关规定或行业规定进行立卷，移交综合档案室保管。 专业文件材料的保管期限根据相关规定来确定，无相关规定的，可根据实际情况确定保管期限。,业务类文件材料是关于单位业务工作及活动的管理性文件材料，属于文书文件材料。 业务类文件材料由办公室负责收集，整理标准符合归档文件整理规则。 业务类文件材料的保管期限分为永久、定期，定期为30年，10年。,整理步骤,1、分类,按照档案“三合一”制度，对专业档案进行类别划分。,2、组卷,1、按照事由、单位或个人为一个单位进行组卷。 2、对于单次事由产生文件材料较少的情况，可以多个项目为一个单位进行组卷。,3、排列,卷内文件的排列顺序以国家、省、市相关规定为准。如无相关规定，可结合本地区工作实际制定相关标准。一般以结果性的文件在前，其他文件按照工作程序或办理时间顺序排列。同一类别专业文件材料的卷内文件材料排列顺序应保持一致。,