技术档案管理暂行办法2009

1、 技术档案管理暂行办法技术档案管理暂行办法 为贯彻落实国家档案法规，促进公司的技术进步，规范公司技术档案的管理，使技术档案在管理的各个环节上有章可循，有条不紊，确保技术档案的完整和安全，逐步实现管理的规范化、标准化。依据“中华人民共和国档案法”，特制定本管理办法。1 技术档案 公司技术档案是指公司在发展过程中形成的对国家、社会、公司具有利用保存价值的技术性文件材料、图纸资料、录像资料和软盘等。公司技术档案属公司所有，受国家法律保护，任何部门和个人不得将其据为已有或者拒绝归档。2 管理机构 2.1 公司技术档案、资料的业务管理部门为行政人事处，保障技术档案工作依法开展，并接受本部所属部门业务指导

2、。3 管理职能本部行政人事部负责全公司工程技术资料的统筹管理，并对各子公司技术资料管理进行规范性业务指导工作；制订和修改技术资料管理规定；组织不定期技术资料管理工作检查；制定全公司资料管理人员的培训计划并组织考核。4 管理范围 4.1 公司本部的技术档案、资料由行政人事部资料室集中管理； 4.2 新购并的子公司，对原有存档的技术资料进行登记造册，并将所有目录报行政人事部资料室备案，今后经营过程中新产生的技术资料，统一按本办法进行管理。5 技术档案归档管理 本部有关部室、各子公司必须指定专人专职或兼职负责日常技术档案的收集、整理、立卷工作，定期向行政人事部资料室移交归档。5.1 归档范围: 根据

3、中华人民共和国国家标准GB/T50328-2001“建设工程文件归档整理规范”的要求，公司技术档案归档范围为如下内容：基 本 建 设 类 归 档 范 围归 档 资 料收集单位备 注工 程 准 备 阶 段 文 件一、立项文件1. 项目建议书2. 项目建议书审批意见及前期工作通知书3. 可行性研究报告及附件4. 可行性研究报告审批意见5. 项目申请报告及附件6. 环境影响报告书及批复文件7. 关于立项有关的会议纪要、领导讲话8. 专家建议文件9. 调查资料及项目评估研究材料10.项目核准文件11.供电、供水协议、项目用水报告及批复12.其它相关文件项目部投资发展部督办二、建设用地、征地、拆迁文件1

4、. 选址申请及选址规划意见通知书2. 用地申请报告及县级以上人民政府城乡建 设用地批准书3. 拆迁安置意见、协议、方案等4. 建设用地规划许可证及其附件5. 划拨建设用地文件6. 国有土地使用证项目部 归 档 资 料收集单位备 注三、勘察、测绘、设计文件1. 工程地质勘察报告；2. 水文地质勘察报告、自然条件、地震调查；3. 地形测量和拨地测量成果报告；4. 申报的规划设计条件和规划设计条件通知书；5. 初步设计图纸和说明；技术设计图纸和说明；审定设计方案通知书及审查意见；施工图及其说明；设计计算书；项目部6. 政府有关部门对施工图设计文件的审批意见（人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、

5、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等批准文件或取得的有关协议）。项目部四、招投标文件1. 勘察、设计招投标文件；2. 勘察、设计承包合同；3. 建筑施工招投标文件；4. 建筑施工承包合同；5. 工程监理招投标文件；6. 监理委托合同。项目部投资发展部配合五、开工审批文件1. 建设项目列入得度计划的申报文件、批复文件或年度计划项目表；项目部2. 规划审批申报表及报送的文件和图纸；建设工程规划许可证及其附件；3. 建设工程开工审查表；4. 建设工程施工许可证。项目部监 理 文 件1. 监理规划 归 档 资 料收集单位备 注2. 监理月报中的有关质量问题；3. 监理会议纪要中的有关质量问题；4.

6、 进度控制； 质量控制； 造价控制； 分 包资质；5. 监理通知；6. 合同与其他事项管理；7. 监理工作总结。监理公司收集整理，向行政人事处资料室移交移交办法见附件3：“竣工资料收集、组卷、移交要求”施 工 文 件一、土建工程1 施工现场准备；2 地基处理记录；3 工程图纸变更记录；4 施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告；5 施工试验记录；6 隐蔽工程检查记录；7 施工记录；8 工程质量事故处理记录；9 工程质量检验记录。由施工单位收集整理。工程处审核后向行政人事部资料室移交移交办法 见附件3：“竣工资料收集、组卷、移交要求”二、电气、给排水、消防、采暖、通风、空 调、燃气、建筑智能

7、化、电梯工程1 一般施工记录；2 图纸变更记录；3 设备、产品质量检查、安装记录；4 预检记录；5 隐蔽工程检查记录；6 施工试验记录；7 质量事故处理记录；8 工程质量检验记录； 归 档 资 料收集单位备 注竣 工 图一、综合竣工图施工单位收集整理。向行政人事处资料室移交。 移交办法见附件3：“竣工资料收集、组卷、移交要求”1 综合图（总平面布置图、竖向设计、给排水管网、电气综合图、设计总说明书）；2 专业竣工图（建筑、结构、装修、电气、给排水、消防、暖通）二、基础设施工程竣工图1 道路工程；2 铁路工程；3 码头工程；4 矿山工程；5 桥梁工程。竣 工 验 收 文 件 1 工程概况表；2

8、工程竣工总结报告；3 竣工验收备案表（各专项验收认可文件）；项目部4 单位（子项）工程质量验收记录；竣工验收证明书；竣工验收报告；工程质量保修书；施工单位5 工程决算书项目工程部提供，财务部存档6 声像、缩微、电子档案项目工程部设备、仪表类归档范围 归 档 资 料收集单位备 注一、依据性材料1 设备购置报告、批复；2 设备订货资料（设备采购招投标文件、设备订货合同、基础图、总装配图、主要技术参数等）；项目装备部收集整理后，向设计技术部资料室移交。移交办法见附件4：“设备资料归档暂行办法”二、设备到货开箱资料1 装箱清单；2 产品合格证；3 安装说明书；4 操作维护手册；5 安装图纸；设备制造图

9、纸；6 零部件目录；工具目录；7 各项试验检测报告等。项目部5.2 归档时间本部各部室和子公司按以上资料收集范围认真收集资料，定期向行政人事部资料室进行移交归档。部室负责收集的技术资料，在工程建设项目投产后2个月内整理完毕移交归档；在建项目的技术资料在工程建设投产后3个月内整理完毕移交归档。5.3 归档的要求5.3.1 归档的技术资料必须完整，内容必须真实，要准确反映各项活动的历史过程；5.3.2 归档技术资料必须是原件，文字、图表必须清晰，不得用圆珠笔、铅笔及红墨水笔书写；5.3.3 归档技术资料一般一式二份，但主要的或利用频繁的要适当增加归档份数。5.4 归档手续5.4.1 资料移交归档时

10、，必须填写“技术资料移交清单”一式二份，连同归档资料交设计技术部资料室；5.4.2 行政人事部资料室在接收档案时，必须逐项逐份检查清点，确认无误后予以接收，交付人、交付单位负责人、接收人、设计技术部资料室负责人必须在“技术资料移交清单”上签字，交接双方各执一份。 5.5 归档的责任5.5.1 凡工程技术资料不完整、不准确、不系统、不及时归档和发生问题的，由资料交付单位负责人负责；5.5.2 工程竣工验收结算、设备付款结算时，必须经行政人事部资料室签署竣工资料、设备资料验收意见后，方可给予结算；5.5.3 新购设备开箱应由该工程项目部技术资料管理人员参加，验收随机文件，登记归档。并将其中完整的一

11、套设备资料及时向行政人事处资料室进行移交归档。6 档案的分类根据国家档案局国档发（91）20号“工业企业档案分类试行规则”，结合公司技术档案的形成特点和内容，行政人事部资料室负责编制技术档案分类大纲和编号方案，以使各在建项目部技术档案管理标准化、规范化、系统化。6.1 档案分类大纲 6.1.1 类目设置。按工程性质和用途从整体到部分，分层次进行类目设置。本公司技术档案分为：基本建设类、设备仪器类。每个一级类目再视档案形成的内容下设二级、三级类目。 6.1.2 分类方法：基本建设类按工程性质-生产性设施、非生产性设施分类；设备仪器类根据基本建设类分类办法进行分类。 档 案 分 类 表一级类目二

12、级 类 目三 级 类 目1基本建设类1综合类1 依据性材料；2 基础、设计性材料；3 总图工程（不含矿山）；4 道路工程（不含矿山）；5 综合管网。2生产性设施（按工艺顺序、单项工程顺序排列）可参考附件2生产性设施三级类目代号具3非生产性设施1 办公楼；2 宿舍；3 生活用水电设施。4其他2设备仪器类1综合类1依据性材料；2设备仪器（按工艺子项分类、按工艺编号排列。先机械，后仪器）。3其他6.2 档案编号6.2.1 档案编号由分类代号、案卷顺序号、间隔号、公司名称简写、和年月代号五部分组成。 6.2.2 分类代号：一级类目代号： B-基本建设类 E-设备仪器类。二级类目用阿拉伯数字顺序排列，三

13、级类目用阿拉伯数字顺序排列、字母和阿拉伯数字顺序排列。6.2.3 编号方法：采用六段编号法。即第一段（A）为一级类目代号，第二段（B）为二级类目代号，第三段（C）为三级类目代号，第四段（D）为案卷顺序号，第五段（EF）为公司名称简写，第六段（XXXXXX）为年月代号。一二三级类目之间用点（.）隔开，分类号与案卷顺序号之间用破折号隔开，案卷顺序号与公司名称简写之间用破折号隔开。(EF)为公司名称简写，公司名称简写规则请参考附件1：档案编号公司名称简写规则。编号示例：例如:2009年3月（归档时间）上高南方水泥有限公司的一线烧成窑中及三次风管子项工艺施工图子项代号（三级类目）A16P，其案卷顺序号

14、为1（按归档先后顺序排列）。则档案编号可表示为B.2.A16P-1-SG200903。编号示例：例如:2009年3月（归档时间）上高南方水泥有限公司的一线高温风机设备工艺编号（三级类目）为1506，其案卷顺序号为2按归档先后顺序排列）。则档案编号可表示为E.2.1506-2- SG200903。6.2.4 编号模式： A.B.C-D-EFXXXXXX 年月代号 公司名称简写 破折号 案卷顺序号 破折号 三级类目 二级类目 一级类目 7 档案的保管与保护7.1 设计技术部资料室及各子公司技术资料室，应按照国家档案局制定的技术档案保管期限的规定，对所接受的技术档案准确地划定保管期限；并按档案库房管

15、理的“八防”要求，对归档的资料进行科学的保护。编制档案目录索引，实行微机管理，提高查全率、查准率和利用率。7.2 技改工程、新建工程完工后，各类技术档案经设计技术部资料室验收归档后，返还各子公司一套，各子公司应按本规定的要求进行管理，以发挥技术资料的作用。8 档案的查、借阅与复制 设计技术部资料室及各子公司资料室，必须为公司开发利用技术档案做好服务，开展档案的查、借阅和复制业务。 8.1 档案的查、借阅 8.1.1 提供查阅。本部各部室的工程技术人员和子公司所属的工程技术人员，均可到设计技术部资料室按规定的范围和指定的阅览地点查阅档案资料。 8.1.2 档案借阅。 8.1.2.1 设计技术部资

16、料室收存的技术档案一般不外借，本公司所属人员确因工作需要借出使用的，必须凭本单位领导签字的借阅申请单，经设计技术部资料室负责人或分管领导同意后，办理借阅登记手续方可借阅。 8.1.2.2 职员在调离本公司、离退休或调离原单位岗位前，必须将本人借用或持有的技术资料、图纸全部退还到所在单位的技术资料室。未经单位技术资料室签字，单位人力资源部门不予办理调离（动）或退休手续。8.1.2.3 外单位人员原则上不得查、借阅本公司的技术资料，确因工作需要查、借阅时，须办理申请批准手续，经上级领导批准后，由本单位相关部门技术人员陪同到设计技术部资料室办理查、借阅手续。任何部门或个人不得私自对外提供技术档案资料

17、。8.1.2.4 查借阅范围。不涉及保密性质的技术档案均可查、借阅；孤本原件档案一律不予外借。8.1.2.5 查借阅要求。查、借人要注意保护、保管好档案资料，不得在所查、借阅资料上涂抹、撕页、勾划、圈点、修改或作其他标记。 借阅的资料要限期归还，借期最长为一个月，到期仍需要继续使用的必须办理续借手续。 8.2 档案的复制 8.2.1 复制范围。 8.2.1.1 技改设计中需套用的图纸可予复制； 8.2.1.2 孤本图纸、资料可予复制备查； 8.2.1.3 设备检修时现场易被污损的图纸可予复制； 8.2.1.4 领导决策需要的资料可予复制； 8.2.2 属保密性质的技术档案、资料不予复制。 8.

18、2.3 审批程序 8.2.3.1 凡属上述复制范围的档案，复制时需凭单位领导签字的“复（晒）印申请单”，设计技术部资料室审核后予以复制；8.2.3.2 本公司的技术档案原则上不对外提供复制，确实需要提供复制的，须经单位领导批准，设计技术部资料室审核后予以复制，除收取成本费用外，实行技术知识的有偿使用。9 档案的鉴定和销毁 9.1 定期组织档案鉴定。各单位技术资料室原则上每年一次组织有关专业人员组成鉴定小组，对拟销毁的档案、资料进行专业鉴定，填写“技术档案、资料鉴定表”，提出鉴定意见，编制“销毁清册”，参加鉴定的人员在“销毁清册”上签名，鉴定的结果报单位领导审批。 9.2 经单位领导同意销毁的档

19、案，由设计技术部资料室派专人与鉴定小组指定的监督人员共同执行销毁，确认销毁之后，参加销毁的人员在“销毁清册”上签名。 9.3 “技术资料档案鉴定表”、“销毁清册”由单位技术资料室存档备查。 9.4 未经鉴定的技术资料，任何人不得私自销毁，否则，按违反“档案法”处理。10 技术档案业务培训为提高公司技术档案资料管理的整体水平，更好地服务于公司的发展。各子公司技术资料管理人员必须接受档案管理标准化培训。设计技术部资料室负责具体实施。通过讲课、跟班实习、组织专题讲座、参观、测验等形式，培养一支专业的技术档案管理队伍。11 违规处罚 凡违反本技术档案管理办法的部门或个人，由设计技术部资料室报请公司领导

20、批准，给予批评教育并扣除部门和个人的考核分；造成技术档案损坏或技术泄密的，责令赔偿，并视情节轻重，给予行政处分。 12 执行日期 本技术档案管理暂行办法经公司领导批准下发之日起执行。 13 附则本办法由投资发展部解释、修改。（共9个附件，详看附件目录）附件目录1. 附件1：档案编号公司名称简写规则2. 附件2：生产性设施三级类目代号3. 附件3：竣工资料的收集、组卷、移交要求附件3.1：卷内目录 附件 3.3：卷内备考表附件3.2：案卷封面 附件 3.4：竣工资料验收单4. 附件4：设备资料归档暂行办法附件4.1：设备资料验收单附件1 档案编号公司名称简写规则单位名称简写英文字母备注NF以公司

21、名称的具有代表意义的两个字的开头第一个大写字母组成公司名称的简写英文字母，没有出现在附件1的单位可参照此规则编写。附件2生产性设施三级类目代号生产性设施资料/工艺基础/结构建筑动力照明自动化给排水硫酸渣堆场及输送1P1S1B1E1L1A1W湿矿渣堆场及输送2P2S2B2E2L2A2W石灰石预均化及输送3P3S3B3E3L3A3W粘土（砂岩）预均化及输送4P4S4B4E4L4A4W原煤均化及输送5P5S5B5E5L5A5W原料粉煤灰储存及输送6P6S6B6E6L6A6W联合储库7P7S7B7E7L7A7W原煤卸车及输送8P8S8B8E8L8A8W砂岩及硫酸渣输送9P9S9B9E9L9A9W原料调

22、配及输送10P10S10B10E10L10A10W原料粉磨及输送11P11S11B11E11L11A11W废气处理系统12P12S12B12E12L12A12W生料均化及输送13P13S13B13E13L13A13W生料入窑喂料系统14P14S14B14E14L14A14W烧成窑尾15P15S15B15E15L15A15W烧成窑中及三次风管16P16S16B16E16L16A16W烧成窑头及熟料输送17P17S17B17E17L17A17W煤粉制备18P18S18B18E18L18A18W原煤输送19P19S19B19E19L19A19W煤粉输送管道20P20S20B20E20L20A20W熟

23、料储存及输送21P21S21B21E21L21A21W熟料卸车及输送（火车）22P22S22B22E22L22A22W熟料卸车及输送（汽车）23P23S23B23E23L23A23W熟料卸船及输送（水运）24P24S24B24E24L24A24W熟料散装（火车）25P25S25B25E25L25A25W熟料散装（船）26P26S26B26E26L26A26W熟料散装（汽车）27P27S27B27E27L27A27W石膏堆场、破碎及输送28P28S28B28E28L28A28W石灰石储存及输送29P29S29B29E29L29A29W水泥调配及输送30P30S30B30E30L30A30W粉煤灰

24、储存及输送31P31S31B31E31L31A31W水泥粉磨及输送32P32S32B32E32L32A32W水泥储存及输送33P33S33B33E33L33A33W水泥汽车散装34P34S34B34E34L34A34W水泥火车散装35P35S35B35E35L35A35W水泥包装及发运栈台36P36S36B36E36L36A36W矿渣烘干37P37S37B37E37L37A37W空压机站38P38S38B38E38L38A38W压缩空气管道39P39S39B39E39L39A39W保温40P40S40B40E40L40A40W增湿塔泵站41P41S41B41E41L41A41W联合水泵房42P

25、42S42B42E42L42A42W总降43P43S43B43E43L43A43WAQC锅炉44P44S44B44E44L44A44WPH锅炉45P45S45B45E45L45A45W汽轮机房46P46S46B46E46L46A46W冷却塔47P47S47B47E47L47A47W矿山总平面图48P48S48B48E48L48A48W工业场地平面图49P49S49B49E49L49A49W竖向布置及雨水排除50P50S50B50E50L50A50W破山征地图51P51S51B51E51L51A51W矿山地质52P52S52B52E52L52A52W矿山生产勘探53P53S53B53E53L53

26、A53W矿山防洪工程54P54S54B54E54L54A54W开拓工程55P55S55B55E55L55A55W矿山开采56P56S56B56E56L56A56W剥离工程57P57S57B57E57L57A57W土石方工程58P58S58B58E58L58A58W矿山运输59P59S59B59E59L59A59W上山道路60P60S60B60E60L60A60W避炮棚61P61S61B61E61L61A61W削顶工程62P62S62B62E62L62A62W采准工程63P63S63B63E63L63A63W卸料平台64P64S64B64E64L64A64W石灰石破碎区域65P65S65B65E

27、65L65A65W砂岩破碎区域66P66S66B66E66L66A66W粘土破碎区域67P67S67B67E67L67A67W矿山材料库68P68S68B68E68L68A68W矿区工具房69P69S69B69E69L69A69W桶装油库70P70S70B70E70L70A70W洗车台71P71S71B71E71L71A71W停车场72P72S72B72E72L72A72W矿山汽修73P73S73B73E73L73A73W雷管库74P74S74B74E74L74A74W硝酸铵库75P75S75B75E75L75A75W炸药库76P76S76B76E76L76A76W其他生产性设施77P77S7

28、7B77E77L77A77W如：1线的烧成窑尾工艺施工三级类目代号用A15P表示，2线的烧成窑尾工艺施工三级类目代号用B15P表示，没有分几线则直接用15P表示，以此类推。没有在附件2中的其他生产性设施在77后面加。 附件3竣工资料的收集、组卷、移交要求1 竣工资料的收集1.1 竣工资料的归档内容。土建、安装竣工资料的归档内容，主要由两大部分组成，即 文件资料（工程管理资料、质量保证资料、质量评定资料）； 竣工图。2.2 归档资料的内容必须真实。要准确反映工程中各项活动的历史过程。2.3 归档资料必须是原件，文字、图表必须清晰，不得用圆珠笔、铅笔及红墨水笔书写。2.4 归档资料一般一式二份，但

29、主要的或利用频繁的要适当增加归档份数。2 组卷要求2.1 以每个单项工程（即子项工程）为一组材料进行组卷，将资料中有系统联系的内容组成一卷或若干卷。2.2 按要求填写“卷内目录”，详见附件3.1。图纸资料原来有目录的可用原目录；卷内材料有书写内容的页面要编写页号，每卷页号从“1”开始编，卷与卷之间页号不能连续。单面书写页的页号编在页面的右上角，双面书写页的页号编在页面的右上角（正面）和左上角（反面）；2.3 按要求填写“案卷封面”，详见附件3.2。填写“案卷题名、编制单位、编制日期”。其余项目不填；2.4 按要求填写“卷内备考表”，详见附件3.3；2.5 卷内材料的排列。文件材料重要的排在前，

30、次要的排在后；文件材料排在前，图样材料排在后；正件排在前，附件排在后。整卷的排列为：封面卷内目录卷内材料备考表。2.6 案卷的装订。案卷装订时必须去掉金属物。整卷文件材料用三孔一线方式装订，图纸材料可不装订，而用线绳捆扎。卷内不同幅面的图纸要折叠为297mm210mm的统一幅面。2.7 案卷的厚度。案卷不宜过厚，一般不超过20 mm，超过此厚度，可分为若干卷。2.8 卷盒要求。卷盒的外形尺寸310320220225，厚度为5060。卷盒材料为牛皮纸板双裱压制（由设计技术部资料室有偿提供）。3 竣工资料的审核竣工资料由施工单位整理监理公司初审工程部现场人员审核工程部预决算组审核工程部领导审批。

31、4 移交归档手续竣工资料整理完毕后，应及时向设计技术部资料室进行移交归档。按要求填写“竣工资料验收单”，详见附件3.4。由施工单位资料交付人、施工单位负责人签字并加盖单位公章；监理公司总监签字并加盖单位公章；业主单位现场组管理人员、现场工程负责人、业主公司分管领导审核签字，然后送交工程部竣工资料管理员或装备部项目主管确认，工程部（装备部）负责人签字，再交行政人事部资料室资料收付人、行政人事部资料室负责人核收签字。“竣工资料验收单”一式三份，详见附件3.4，交付单位留存一份，随归档资料交设计技术部资料室一份，交工程部一份。 设计技术部 二00八年六月(发至各施工单位)附件3.1卷 内 目 录案卷

32、题名： 第 页序号责任者图 (文) 题 名图(文)编 号页号备 注附件3.2 档 号 档案馆号 案卷题名 编制单位 编制日期 密 级 保管期限 共 卷 第 卷 附件3.3 卷 内 备 考 表 本卷文字资料 件，共 页；图纸 套， 张/套；表 件， 页。 照片 张， 底片 张；（其他资料） 。 说明： 立卷人： 年 月 日 审核人： 年 月 日附件3.4 编号：竣 工 资 料 验 收 单资料交付单位： 交付日期： 年 月 日交付资料简介工程项目名称土建 / 安装 共 套。其中资料 卷；竣工图 套。详细内容见附页会 签 栏施工单位（资料已齐全）资料交付人： 施工单位负责人： 盖章：监理单位总 监： 盖章：业主公司现场组管理人员：* 现场工程负责人：业主公司分管领导：总部资料室资料收付人：行政人事部资料室负责人： 行政人事部资料室竣 工 资 料 验 收 单（续）资料交付单位： 共 页，第 页项 目 名 称资料交付日期交 付 资 料 内 容序号图(文)号图（文）标 题份数备 注资料交付人总监* 现场工程负责人资 料收 付人 行政人事部资料室附件4设备资料归档暂行管理