文件编码管理制度

1、上海米沙瓦医科工业有限公司 管理制度文件编号：MSW/GL 423-01-2007第A版，第0次修改标题：文件编码管理制度页码：第1页，共4页1、主题内容为了区分和标识各类文件和资料，特制订本编码规则。2、适用范围本制度适用于本公司自行编制的质量体系文件（包括质量手册、程序文件、 作业指导书及质量记录）技术文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。3、质量体系文件的编码3.1质量体系文件编码结构如下：MSW / XX XXX - XX - XXXX公司名称代号一号质量体系文件代号标准体系要素编号件序号a）公司名称代号：用拼音字母b）质量体系文件代号：质量手册代号：用拼音字母程序文件代号：用拼音字

2、母管理文件代号：用拼音字母操作规程代号：用拼音字母验证文件代号：用拼音字母c）标准体系要素编号：对应的是 （手册为00）。批准年体系文MSW表示；“ SC表示；“ CX表示；“ GL表示；“ CZ表示；“ YZ表示；YY/T0287 : 2003标准中各要素的条款号d）体系文件序号：由两位数字代码组成，对应要素章节内文件顺序号（质 量手册为00）。e） 公司名称代号与质量体系文件代号之间以斜线“分开，质量体系文件代 号与标准体系文件编号连续书写。f）标准体系要素编号与体系文件编号以横线“一分开。g）编号末尾为批准年号，用短横 “一与体系文件编号分开，以四位年份数字表示（在质量记录的表格上可免去

3、编制年份）。3.2编码示例：例1： 2007年编制的质量手册编号：示例：MSW/SC00- 00-2007例2： 2007年编制文件控制程序文件编码：（标准4.2.3要素：文件控制程序）示例：MSW/CX 4.2.3-00-20074、技术文件编码规则：4.1技术文件编码结构如下：MSW / QJ XX XX XX XXXX公司名称代号一 文件被批准的年份文件代号 一文件零部件图样代号或不同工艺文件代号文件类别代号 不同产品代号a）公司名称代号：用字母 “ MSW表示；b）文件代号：技术文件代号：用拼音字母 “QJ”示；检验规程代号：用拼音字母 “ JY”示；工艺文件代号：用拼音字母 “GW表

4、示；c）文件类别代号：用字母组成，如以下：一次性使用输液器 带针：用拼音字母“ YSQ表示；一次性使用无菌注射器 带针：用拼音字母“ YZQ表示；一次性使用静脉输液针：用拼音字母 “ YSZ表示；一次性使用无菌注射针：用拼音字母 “ YZZ表示；一次性使用无菌自毁式注射器 带针：用拼音字母“ZZQ表示；一次性使用无菌回缩式自毁注射器 带针：用拼音字母“ AZQ表示; 一次性使用无菌胰岛素注射器：用拼音字母 “ YYQ表示；一次性使用无菌双联混药包：用拼音字母“ YSZQ表示；d） 不同规格产品代号：由不同产品的规格表示（如IS-G4、1mL、2mL）e）文件零部件图样代号：以两位阿拉伯数字表示

5、文件、零部件图样代号f）文件被批准的年份：以四位阿拉伯数字表示年份。g）出口产品的产品图纸、包装图、工艺文件或检验规程编号为其代号前加 “C 字母4.2编码示例:例1输液器瓶塞穿刺器保护套图样编号：示例：IS-G4-01 5、记录、报告和计划编码规则：5.1编码结构如下：-XX2 顺序编号程序文件要素编号MSW / JL XX1公司名称代号文件类别代号a）公司名称代号：用“ MSW表示；b）文件类别代号：记录代号：用拼音字母“ JL表示；报告代号：用拼音字母“ BG表示；计划代号：用拼音字母“ JH”示；c） 程序文件要素编号：“ XX1”寸应的是程序文件各要素的条款号；d） 顺序编号：“XX

6、2由两位数字代码组成（01、02、03），当记录无固定 格式时，在有关文件中XX2后有“一线；5.2编码示例：例1:文件收发记录编号：示例： MSW/JL4.2.3- 026、注册标准编码规则：6.1注册标准编码结构如下：YZB / 国 XXXX - XXXX注册标准代号批准代号L发布年份号 标准序号a）注册标准代号：用字母 “ YZB表示；b）批准代号：用字母 国或沪”表示；c）标准序号代号：以四位阿拉伯数字表示标准顺序号;d）发布年份号：以四位阿拉伯数字表示年份。6.2编码示例：例1： 一次性使用无菌注射器 带针注册标准：示例： YZB/国0265-20077、外来文件的编码规则：直接采用

7、外来文件的编号，其他外来资料的编码按收到的先后顺序以 001递增的顺序排列。8、文件版号编码规则:第X版（A-Z ）中任一位大写字母示例：A版：第A版。在同一版号，内容 未作修改表示为0,修改次数按顺序排列。9、公司内部各部门代码编制：部门代号部门代号部门代号总经理01管理者代 表02办公室03技术部04生产部05品质部06供应部07动力部08销售部09洁净车间10火困车间11仓库1210、文件分发编号规则：分发编号由六位阿拉伯数字组成如下：示例：品质部2007年领用的第4份文件分发编号：06070411、记录序号编号规则：记录序号编号由年、月和顺序号六位阿拉伯数字组成如下：示例：2007年12月份记录序号编号：07120112、编制和审批编制人：邱鸿麟