公文管理制度

1、精选文库 公文管理制度 1公文管理制度制定的目的及意义： 为了规范公司公文处理流程、 统一公司公文格式， 保证公文安全、 高效、流畅的运转，根据国家行政机关公文处理办法 （2012 年） 的原则，结合公司实际，特制定本制度。 2 适用范围： 本制度适用于集团公司及下属所有子公司。 3职责范围 3.1 集团综合部 3.1.1 集团综合部是公司公文处理的管理部门。 3.1.2 集团综合部负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和 销毁等工作。同时负责指导集团各部门和下属各子公司的文件处理工 作。 3.1.3 负责建立健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改， 同时负责本制度的实施和监督工作。

2、 3.2 集团其它各部门、子公司 3.2.1 不得以集团名义自行对外发布公文。 3.2.2 负责按本制度规定执行 。 4 公文处理原则 4.1 公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有 序的工作。 4.2 公文处理应按照行文要求和公文处理规范进行， 做到准确、及时、 安全、保密。 5 公文的种类 5.1公文的定义 公文是指公司在经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体 式，以纸质或电子方式为载体的文书。 5.2常用的公文种类 常用的公文种类有：决议、决定、公告、通告、通知、通报、报 告、请示、批复、函、会议纪要等。 5.2.1决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。 5.2.2

3、决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人 员、变更或者撤销下级部门/机构不适当的决定事项。 5.2.3公告。适用于向公司内外宣布重要事项或者法定事项。 5.2.4通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 5.2.5通知。适用于发布、传达要求下级部门/机构执行和有关单位 周知或者执行的事项，批转、转发公文。 5.2.6通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要 情况。 5.2.7报告。适用于向上级部门/机构汇报工作、反映情况，回复上 级部门/机构的询问。 5.2.8请示。适用于向上级部门/机构请求指示、批准。 5.2.9批复。适用于答复下级部门/机构请示事项

4、。 5.2.10函。适用于不相隶属部门/机构之间商洽工作、询问和答复问 题、请求批准和答复审批事项。 5.2.11纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。 5.3公文按照行文方向分为: 5.3.1上行文一是指各下级单位向上级单位请求指示、汇报工作、反 映情况、答复询问等所用的公文，文种有“请示、报告”。请示是就 某项工作中的问题、明确某项政策界限、审核批准某事项时使用的请 求性上行公文。报告是汇报工作、反映情况、提出建议、回答上级询 问等使用的上行公文。 5.3.2下行文一是公司或公司职能管理部门向各下级部门或子公司下 发的文件，通常有“通知、通报、决定、批复”等。 5.3.3平行文一是指没有

5、行政隶属关系或职能管理关系的各级部门或 子公司用于联系业务或往来活动的知照性文件，文种有“函”。 6公文格式 6.1公文组成：公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文 部门/机构标志、发文字号、签发人、标题、主送部门 /机构、正文、 附件说明、发文部门/机构署名、成文日期、印章、附注、附件、抄 送部门/机构、印发部门/机构和印发日期、页码等组成。 6.1.1份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。公文 份号是为了掌握公文的发放方向， 便于公文的保密管理，掌握公文的 去向。 6.1.2密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。 涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密” “机密”

6、“秘密”和保密 期限。 6.1.3紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急 公文应当分别标注“特急” “加急”“平急”。 6.1.4发文部门/机构标志。由发文部门/机构全称或者规范化简称加 “文件”二字组成，也可以使用发文部门/机构全称或者规范化简称。 联合行文时，发文部门/机构标志可以并用联合发文部门/机构名称, 也可以单独用主办部门/机构名称。 6.1.5发文字号。由发文部门/机构代字、年份、发文顺序号组成。 联合行文时，使用主办部门/机构的发文字号。 6.1.6签发人。上行文应当标注签发人姓名。 6.1.7标题。由发文部门/机构名称、事由和文种组成。 6.1.8主送部门/机

7、构。公文的主要受理部门/机构，应当使用部门/ 机构全称、规范化简称或者同类型部门/机构统称。 6.1.9正文。公文的主体，用来表述公文的内容。 6.1.10附件说明。公文附件的顺序号和名称。 6.1.11发文部门/机构署名。署发文部门/机构全称或者规范化简称。 6.1.12成文日期。署会议通过或者发文部门/机构负责人签发的日期。 联合行文时，署最后签发部门/机构负责人签发的日期。 6.1.13印章。公文中有发文部门/机构署名的，应当加盖发文部门/ 机构印章，并与署名部门/机构相符。有特定发文部门/机构标志的普 发性公文和电报可以不加盖印章。 6.1.14附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

8、 6.1.15附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。 6.1.16抄送部门/机构。除主送部门/机构外需要执行或者知晓公文 内容的其他部门/机构，应当使用部门/机构全称、规范化简称或者同 类型部门/机构统称。 6.1.17印发部门/机构和印发日期。公文的送印部门/机构和送印日 期。 6.1.18页码。公文页数顺序号。 6.2公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按 照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文，可以并用汉字和 当地通用的少数民族文字。 6.3公文用纸幅面尺寸 公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸张，其成品幅面尺寸为: 210mm*297mm特殊形式的公文用

9、纸幅面，根据实际需要确定。 6.4版面 6.4.1页边与版心尺寸 公文用纸天头（上白边）为37m 1mm公文用纸订口（左白边） 为28m 1mm版心尺寸为156mm*225mm 6.4.2字体和字号 无特殊要求，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可 以做适当调整。 6.4.3行数和字数 般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以 做适当调整。 6.4.4文字的颜色 如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。 6.5公文的版式及具体格式要求参照按照 党政机关公文格式（BG/T 9704-2012 ）国家标准执行。 7行文规则 7.1行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操

10、作性。 7.2行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特 殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的部门 /机构。 7.3向上级部门/机构行文，应当遵循以下规则： 7.3.1原则上主送一个上级，根据需要同时抄送相关上级部门/机构 和同级部门/机构，不抄送下级部门/机构。 732下级部门/机构的请示事项，如需以本部门/机构名义向上级部 门/机构请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级部门/ 机构。 733请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事 项。 7.3.4除上级部门/机构负责人直接交办事项外，不得以本部门/机构 名义向上级部门/机构负责人报送公文，不得以

11、本部门/机构负责人名 义向上级部门/机构报送公文。 7.3.5受双重领导的部门/机构向一个上级部门/机构行文，必要时抄 送另一个上级部门/机构。 7.4向下级机构行文，应当遵循以下规则： 7.4.1主送受理部门/机构，根据需要抄送相关部门/机构。重要行文 应当同时抄送发文部门/机构的直接上级部门/机构。 7.4.2涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不 得向下行文；擅自行文的，上级部门/机构应当责令其纠正或者撤销。 7.4.3上级部门/机构向受双重领导的下级机构行文，必要时抄送该 下级部门/机构的另一个上级部门/机构。 7.5除集团公司领导直接交办的事项外，不得以公司名义向上级

12、单位 领导个人报送“请示”、“意见”和“报告”。 8文件编号 8.1每份文件都必须设置编号，不得重复或遗漏。 8.1.1红头文件 红头文件的编号按国家公文编号有关标准执行。 8.1.2会议纪要 按年度顺序编“ XXX集会纪2XXX：X号”。 8.1.3函件编号 按年度顺序编“ XXX集函2XXX：X号”。 8.1.4其他类型的文件 公司其他文件，根据业务发展和管理的需要，另行确定。 9公文拟制 9.1发文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。 9.2公文起草应当做到: 9.2.1符合国家法律法规和公司的方针政策，完整准确体现发文部门 /单位意图，并同现行有关公文相衔接。 922 切从实际出发，

13、分析问题实事求是，所提措施和办法切实可 行。 9.2.3内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，条例清楚，表述 准确，文字精炼。 9.2.4文种正确，标点正确，格式规范。 9.2.5深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。 9.2.6公文涉及其他单位或者部门职权范围内的事项，起草部门/单 位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。 9.3公文文稿签发前，应当由发文机构进行审核。审核的重点是: 9.3.1行文理由是否充分，行文依据是否准确。 9.3.2内容是否符合国家法律法规和公司的路线方针政策；是否完整 准确体现发文意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办 法是否切实可行。 9.

14、3.3涉及有关部门或者子公司职权范围内的事项是否经过充分协商 并达成一致意见。 934文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段 落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法 是否规范。 935其他内容是否符合公文起草的有关要求。 9.4公文拟制通过0A系统流程执行。 10公文办理 10.1行政管理中心负责公司外来文件以及各部门报送公司领导的文 件的处理。各部门各子公司负责本部门或本公司外来文件以及公司下 发文件的处理。 10.2公文办理的每一阶段，均要求办理的时效性。其中，普通件办 理控制在72小时内，急件办理控制在24小时内，特急件应立即办理。 各责任人应在相应时间范围内向公司领导、行政管理中心反馈办理情 况。 11公文立卷、归档和销毁 11.1公文办理完毕，承办人或者主管人员应当根据公文立卷、归档 的有关规定，将定稿、正本和有关材料整理立卷。 公文立卷，应当以文件的自然形成规律和保持文件之间的历史联 系为原则。灵活运用问题、名称、通讯者、时间、作者、地区六个特 征和保存价值，进行立卷，使案卷正确地反映公司的主要工作情况, 便于保管、查找和