公文管理办法(DOC 41页).doc

1、公文管理办法第一章 总则第一条 为了规范公司及分子公司发文、收文及文件档案管理，提高工作效率及质量，特制定本办法。第二条 本办法适用于公司及分子公司发文、收文及文件档案的规范管理。第二章 分子公司公文管理第一节 发文管理第三条 分子公司常用公文种类：文种发送范围上行文请示（申请）、报告（含简报）、会议纪要分子公司所在地党政机关及行业主管部门、集团公司平行文规定、通知、通报、函、会议纪要业务合作关联单位、公司相关业务部门下行文规定、通知、通报、会议纪要分子公司各职能部门第四条 公文草拟（一）公文草拟人1. 分子公司一般性公文：职能部门人员根据业务工作的实际需要而自行草拟；2. 特殊性上行公文：分

2、子公司办公室负责人或公司指定人员草拟。（二）分子公司公文拟草要求1.符合对应文体公文格式及规范要求；2.公文简练，通俗易懂，用词得当，语句通顺，逻辑性强，符合主题，中心思想突出，标点正确，无错别及漏落字；3.在接到公文拟草任务后，拟草人在一个工作日内完成公文拟草任务。第五条 文稿审批（审批形式：先纸质审批，后上OA流程审批）1. 对外发文文稿审批流程（1）行政公文拟稿人 本部门负责人、分子公司办公室负责人、企业文化建设部负责人审核 分子公司负责人、运营管理中心负责人复审 公司董事长审批签发（正式发文时，以分子公司负责人名义签发）（2）党群组织公文拟稿人 分子公司党群组织归口负责人、公司党群工作

3、部负责人审核 公司党群组织归口负责人复审 公司党委书记审批签发2. 对内发文文稿审批流程（1）行政公文拟稿人 本部门负责人审核 分子公司办公室负责人复审 分子公司负责人审批签发（2）党群组织公文拟稿人 分子公司党群组织归口负责人审核 公司党群工作部负责人复审 公司党群组织归口负责人审批签发第六条 发文编号 分子公司公文文稿经审批签发后，由分子公司办公室负责人根据公文类别及发文次序给发文号。其文号编排类别及格式如下：1. 红头文件（文头模板见附件1、2，由企业文化建设部提供）：分子公司注册地简称 + 分子公司简称 + 发文年份+ 文号如 ：XX 号、XX 号 靖XX 号、2. 会议纪要（文头模板

4、见附件3，由企业文化建设部提供）：分子公司注册地简称 + 会纪+ 分子公司简称 + 发文年份+ 文号如 ：XX会纪 号、XX会纪 号 靖XX会纪 号、3. 公函（文头模板见附件4，,由企业文化建设部提供）：分子公司注册地简称 + 会纪+ 分子公司简称 + 发文年份+ 文号如 ：XX函 号、XX函 号 靖XX函 号、第七条 公文排版分子公司公文由拟稿人或分子公司办公室文员应参照国家行政机关公文格式（附件7）及公司特定模板排版。其公文的排版规格如下：1. 公文眉首(文头，红色反线以上部分）（1）发文机关标识：宋体字，红色 ，大小以固定文头模板为准。（2）发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号

5、组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“ ” 括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。联合行文只标主办机关的发文字号。 （3）签发人 ：只有上行文才标注。平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。“签发人”用3号仿宋字，后用3号楷体字标识签发人姓名。2. 标题：正文标题用小标宋体字2号，遇标题过长需换行可按“长、短、长”或“正（倒）宝塔形”排版；一级标题“一、”用黑体字3号；二级标题“（一）”用楷体字3号加粗；三级标题“1”、四级标题“（）”均需加粗。3. 主送机关：是指公文的主要受理机关

6、，应当使用全称或者规范化简称、统称；应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列，同性质或级别的机关之间用顿号，不同性质或级别的机关之间用逗号，最后一个主送机关名称后标全角冒号。主送机关一般在标题下空1行、左侧顶格用3号仿宋体字，回行时仍顶格。 4. 正文：仿宋体字3号，一般每页排22行，每行排28个字（行距为多倍行距1.4倍）。每自然段空2字，回行顶格；数字、年份不能回行。 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。5. 成文时间：以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

7、行政机关公文成文日期用汉字，年、月、日标全，“零”写为“”；单一机关制发的公文在落款处不置发文机关名称，只标识成文时间；成文时间置正文右下方，右空4字。6. 附件：是正文的附属部分，是补充公文正文内容的材料（包括图表）。公文如有附件应作附件说明，即在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称；附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:1.分子公司发文统计表 )，附件名称后不加标点符号。附件应在公文成文日期之后另起一页与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号（如“附件1”）。附件的序号和名称应与正文之下的附件说明一致。7. 版记：一般由主题词、抄

8、送机关，印发机关、时间、份数和版记反线等要素组成。版记应置于公文最后一页（封四，亦称封底），版记的最后一个要素置于最后一行。 8. 主题词：是反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组。拟稿人或排版人应参照国务院公文主题词表（附件8）择选和标注合适的主题词。 “主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。主题词按类别词、类属词、文种的顺序排列，除类别词外，最多不超过5个。9. 格式中的几个用线 在眉首与主体之间，一般用一条红色的间隔线。使用这条线的区别是，党的领导机关的间隔线中间有一颗红角星，行政机关的文件一般采用一条连续的横线，中间没有红角星。这条线

9、一般在发文字号下4mm处与版心等宽 ，采用红色反线。10. 印发机关和印发时间 ：印发机关多数不以行文机关名称出现，而只用机关办公室名称，位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用3号阿拉伯数码标识。11. 印发份数：置印发时间之下，右空3字，用3号仿宋体字和阿拉伯数码标识。12. 页码：用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行处。数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页与空白页以后的页不标识页码。第八条 公文印制及装订分子公司办公

10、室文员按以下规范进行分子公司公文的印制和装订：1.公文的用纸要求：公文用纸一般采用GBA 4型，成品幅面尺寸为210mm 297mm，纸张定量为60gm2 80gm2 的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为8590,横向耐折度大于或等于15次，不透明度大于或等于85，PH值为 7.59.5。 2.公文的印刷要求: 双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标 BI100，红色油墨应达到色谱所标Y80M80。印品着墨实、均匀，字面不花、不白、无断划。 3. 公文的装订要求:公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平

11、订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各14处，允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm。第九条 公文用印1. 分子公司公文承办部门或拟稿人按印章管理办法申请分子公司对外发文（即：上行文或对外公函等）用印。2. 分子公司公文用印申请审批后，由分子公司印章保管人员按以下规范用印：盖印的位置一般应上距正文2mm4mm。以端正、居中、下压成文时间为标准。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。 第十条 公文分发及保存备案（一） 公文分发方式1. 分子公司对外发文：经审批的对外发文打印出来校对无误并加盖公章后的一

12、个工作日内，由分子公司办公室文员寄发或业务经办人员亲自报送。对外分发时，分子公司办公室文员须按发文登记表（附件6）做好登记2. 分子公司对内发文经审批的对内发文电子版，经拟稿人再次校对无误后的半个工作日内，由分子公司办公室文员发布到OA系统上。（二） 对外发文递送1.写封：装封前，由业务经办人或分子公司办公室文员填写收件单位信息，发往单位的名称要写法定的全称，不可随意简化，并字迹清楚、不得潦草。2.装封： 业务经办人或分子公司办公室文员须将印制好的文件如数装入已写好的相应的封内，并注意检查所装文件是否正确和齐全。3.封封： 业务经办人或分子公司办公室文员在封封时应注意封口既要结实，又要避免粘住

13、封内的文件；发密件，封封口后，要加盖密级章，并在封口处加盖密封章或加贴密封签；发急件，封封后要加盖急件章；凡发密件和重要文件，都要在封面上标明封号。4.投递：分子公司对外公文，应该遵循及时发布的原则，自盖章之日起1个工作日内，通过邮寄或直发的方式完成公文的分发。凡有条件的，应尽量直接投寄或送达，以便加快文件的投递速度。特别急切、重要或绝密的文件，应派人专送。（三）发文保存备案1.分子公司的对内公文：分子公司办公室保存盖了分子公司公章的公文原件1份；并做好公文电子文档保存。2. 分子公司的对外公文：分子公司办公室、公司审计监察中心各保存盖了分子公司公章的公文原件1份；分子公司办公室文员须做好公文

14、电子文档保存。第二节 收文管理第十一条 外来公文的日常管理1.公文的签收分子公司办公室文员负责公司外来公启文件的签收和登记（详见收文登记表附件9）。签收时，要注意检查封口和邮戳，对于封口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。2.公文的编号、保管分子公司办公室文员对外来公文拆封（直送分子公司相关领导的机要文件除外）后，应及时附上公文处理阅笺（附件10）或公文传阅笺（附件11），并分类登记编号、保管。由分子公司领导亲启的外来公文，相关领导启封阅办后，交给分子公司办公室文员归档保存。分子公司外出人员开会等带回的文件及资料应在回司当日送交分子公司办公室文员进行登记、编号、保

15、存，不得私自保存。第十二条 外来公文的阅批与分转1. 一般性公文，经分子公司办公室负责人根据文件内容和性质阅签后，由文员分送承办部门阅办；重要文件应呈送分子公司负责人阅批后分送承办部门阅办，涉及与公司关联业务存在或可能存在纠纷的外来公文，须传公司审计监察中心并转公司总裁阅示。为避免文件积压误事，一般应在收文当日阅签完（遇节假日等特殊情况除外），紧急文件即阅即办。2. 一般函、电、单据等，由分子公司办公室文员直接分转处理。3. 为加速文件运转，分子公司办公室文员在收文当日送分子公司负责人批示和承办部门阅办，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，传阅时限不得超过2个工作日。第十三条 外来

16、公文的传阅要求1. 传阅文件应严格遵守公司传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。2. 阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交还分子公司办公室文员。阅批文件一般不得超过2个工作日，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，分子公司办公室文员应责成相关职能部门和人员按文件所提要求和领导批示意见办理。3. 阅文时不得擅自抄录或复印全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，应办理借阅和复印手续，以防止丢失泄密。4. 文件阅完后，应即时送交分子公司办公室文员，切忌横传。第十四条 外来

17、公文的催办 分子公司办公室文员对文件负有催办、检查、督促的责任。承办部门接到文件或函电应立即指定专人办理，不得压放文件，如需备查，应按照公司保密规定，报请分子公司办公室负责人同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归还分子公司办公室文员。 第十五条 外来公文的档案管理分子公司办公室文员须按公司档案管理办法切实做好外来公文的档案管理工作。第三节 文件的档案管理第十六条 分子公司文件档案管理的职责分工：1.分子公司办公室文员负责按公司档案管理办法规定要求进行分子公司所有公文（发文、收文）的日常收集整理、立卷归档、登记保管和统计上报等工作。2.分子公司办公室负责人负责对其分子公文档案管理工作的日常指导和监

18、督检查工作。第十七条 文件（纸质文件和电子文件）的归档范围：1. 分子公司所有外来公文及刊物、影像资料等；2. 分子公司所发公文和上报资料；3. 分子公司组织召开的重要会议所形成的总结、报告、决议、简报、会议记录及纪要等；4. 上级领导到分子公司视察或检查工作的讲话文稿、指示记录以及分子公司的汇报材料等；5. 分子公司领导涉外活动或会议发言材料等；6. 反映分子公司生产经营、文化活动、先进人物事迹及领导工作的报刊、影像资料等；7. 有保存价值的来信来访记录及处理结果。第十八条 立卷要求1. 文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。2. 立卷时，要求把文件的批复、正本、

19、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。3. 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。第十九条 文件的借阅凡因工作需要借阅公文档案资料时，必须履行借阅手续，由借阅人提出申请，填写申请表（附件13），经本部门负责人和分子公司办公室审核，分子公司负责人审批后，分子公司办公室文员（即：公文档案管理员）方可给与借阅，并切实做好借阅登记。第二十条 文件的销毁对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，分子公司办公室文员应按公司档案管理办法的相关规定，定期清理造册。销毁申请得以审批后，提请分子公司办公室、公司行政后勤部负责人、审计监察中心监察员同场

20、予以销毁。第四节 发文、收文及文件存档情况统计月报第二十一条 每月底（遇节假日提前），分子公司办公室文员按发文、收文及存档情况统计月报表（附件14）对当月分子公司的公文进行统计，并报分子公司办公室负责人审核签字后，以OA流程形式报公司行政后勤部文员（即公司综合档案管理员）备存。第三章 公司公文管理第二节 发文管理第二十二条 公司常用公文种类：文种发送范围上行文请示（申请）、报告（含简报）、会议纪要公司当地党政机关及行业主管部门平行文规定、通知、通报、会议纪要、函业务合作关联单位下行文决定、决议、规定、通知、通报、会议纪要各管理中心、分子公司第二十三条 公文草拟（一）公文草拟人1. 公司一般性公

21、文：各管理中心人员根据业务工作的实际需要而自行草拟；2. 特殊性上行公文：公司董事长或总裁指定人员草拟。（二）公司公文拟草的基本要求1.符合对应文体公文格式及规范要求；2.公文简练，通俗易懂，用词得当，语句通顺，逻辑性强，符合主题，中心思想突出，标点正确，无错别及漏落字。3.在接到公文拟草任务后，拟草人在一个工作日内完成公文拟草任务。第二十四条 公文审批（审批形式：先纸质审批，后上OA流程审批）4. 对外发文文稿审批流程（1）行政公文拟稿人 本部门负责人、 企业文化建设部负责人审核 本中心负责人、运营管理中心负责人复审 公司董事长审批签发（备注：公司特殊性对外发文，其文稿须送公司法律顾问审核）

22、（2）党群组织公文拟稿人 公司党群工作部负责人审核 公司党群组织归口负责人复审 公司党委书记审批签发5. 对内发文文稿审批流程（1）行政公文拟稿人 本部门负责人、企业文化建设部负责人审核 本中心负责人、运营管理中心负责人复审 公司总裁或董事长审批签发（2）党群组织公文拟稿人 党群工作部负责人审核 公司党群组织归口负责人复审 公司党委书记审批签发第二十五条 发文编号公司公文文稿经审批签发后，由企业文化建设部负责人根据公文类别及发文次序给发文号。其文号编排类别及格式如下：4. 红头文件（模板见附件1、2）：公司注册地简称 +公司简称 + 发文年份+ 文号如 ：重XX 号 重XX 号、 重德物 号、

23、重瑞超 号、5. 会议纪要（模板见附件3）：公司注册地简称 + 会纪+ 公司简称 + 发文年份+ 文号如 ：重XX会纪 号 重XX会纪 号、 6. 公函（模板见附件4） ：公司注册地简称 + 会纪+ 公司简称 + 发文年份+ 文号如 ：重XX函 号 重XX函 号、第二十六条 公文排版公司公文由拟稿人或企业文化建设部文员应参照国家行政机关公文格式（附件7）及特定模板排版。其公文的排版规格如下：1. 公文眉首(即：文头，红色反线以上部分，模板由企业文化建设部提供）（1）发文机关标识：宋体字，红色 ，大小以固定文头模板为准。（2）发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行

24、，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“ ” 括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。联合行文只标主办机关的发文字号。 （3）签发人 ：只有上行文才标注。平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。“签发人”用3号仿宋字，后用3号楷体字标识签发人姓名。2. 标题：正文标题用小标宋体字2号，遇标题过长需换行可按“长、短、长”或“正（倒）宝塔形”排版；一级标题“一、”用黑体字3号；二级标题“（一）”用楷体字3号加粗；三级标题“1”、四级标题“（）”均需加粗。3. 主送机关：是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简

25、称、统称；应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列，同性质或级别的机关之间用顿号，不同性质或级别的机关之间用逗号，最后一个主送机关名称后标全角冒号。主送机关一般在标题下空1行、左侧顶格用3号仿宋体字，回行时仍顶格。 4. 正文：仿宋体字3号，一般每页排22行，每行排28个字（行距为多倍行距1.4倍）。每自然段空2字，回行顶格；数字、年份不能回行。 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。5. 成文时间：以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。行政机关公文成文日期用汉字

26、，年、月、日标全，“零”写为“”；单一机关制发的公文在落款处不置发文机关名称，只标识成文时间；成文时间置正文右下方，右空4字。6. 附件：是正文的附属部分，是补充公文正文内容的材料（包括图表）。公文如有附件应作附件说明，即在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称；附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:1.公司发文统计表 )，附件名称后不加标点符号。附件应在公文成文日期之后另起一页与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号（如“附件1”）。附件的序号和名称应与正文之下的附件说明一致。7. 版记：一般由主题词、抄送机关，印发机关、时间、份数和

27、版记反线等要素组成。版记应置于公文最后一页（封四，亦称封底），版记的最后一个要素置于最后一行。 8. 主题词：是反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组。拟稿人或排版人应参照国务院公文主题词表（附件8）择选和标注合适的主题词。 “主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。主题词按类别词、类属词、文种的顺序排列，除类别词外，最多不超过5个。9. 格式中的几个用线 在眉首与主体之间，一般用一条红色的间隔线。使用这条线的区别是，党的领导机关的间隔线中间有一颗红角星，行政机关的文件一般采用一条连续的横线，中间没有红角星。这条线一般在发文字号下4mm处与版心

28、等宽 ，采用红色反线。10. 印发机关和印发时间 ：印发机关多数不以行文机关名称出现，而只用机关办公室名称，位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用3号阿拉伯数码标识。11. 印发份数：置印发时间之下，右空3字，用3号仿宋体字和阿拉伯数码标识。12. 页码：用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行处。数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页与空白页以后的页不标识页码。第二十七条 公文印制及装订公文拟办人员或企业文化建设部文员应按以

29、下规范进行公司公文的印制和装订：1.公文的用纸要求：公文用纸一般采用GBA 4型，成品幅面尺寸为210mm 297mm，纸张定量为60gm2 80gm2 的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为8590,横向耐折度大于或等于15次，不透明度大于或等于85，PH值为 7.59.5。 2.公文的印刷要求: 双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标 BI100，红色油墨应达到色谱所标Y80M80。印品着墨实、均匀，字面不花、不白、无断划。 3.公文的装订要求:公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉

30、锯外订眼距书芯上下各14处，允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm。第三十四条 公文用印1. 公司公文承办部门或拟稿人按印章管理办法申请公司对外发文（即：上行文或对外公函等）用印。2. 公司对外公文用印申请审批后，由公司印章保管人员按以下规范用印：盖印的位置一般应上距正文2mm4mm。以端正、居中、下压成文时间为标准。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。 第二十八条 公文分发及保存备案（一） 公文分发方式1.公司对外发文：经审批的对外发文打印出来校对无误并加盖公章后的一个工作日内，由业务经办人员

31、寄发或亲自报送。对外分发时，行政后勤部文员须按发文登记表（附件6）做好登记。3. 公司对内发文经审批的对内发文电子版，经拟稿人再次校对无误后的半个工作日内，由企业文化建设部文员发布到OA系统上。（二） 对外发文递送1.写封：装封前，由业务经办人填写收件单位信息，发往单位的名称要写法定的全称，不可随意简化，并字迹清楚、不得潦草。2.装封： 业务经办人须将印制好的文件如数装入已写好的相应的封内，并注意检查所装文件是否正确和齐全。3.封封： 业务经办人在封封时应注意封口既要结实，又要避免粘住封内的文件；发密件，封封口后，要加盖密级章，并在封口处加盖密封章或加贴密封签；发急件，封封后要加盖急件章；凡发

32、密件和重要文件，都要在封面上标明封号。4.投递：公司对外公文，应该遵循及时发布的原则，自盖章之日起1个工作日内，通过邮寄或直发的方式完成公文的分发。凡有条件的，应尽量直接投寄或送达，以便加快文件的投递速度。特别急切、重要或绝密的文件，业务经办部门应派人专送。（三）发文保存备案1.公司的对内公文：行政后勤部（档案管理员）保存盖了公司公章的公文原件1份，并做好公文电子文档保存。2.公司的对外公文：行政后勤部、审计监察中心各保存盖了公司公章的公文原件1份；拟办人及行政后勤部（档案管理员）均须做好公文电子文档保存。第二节 收文管理第二十九条 外来公文的日常管理1.公文的签收公司前台文员负责公司外来公启

33、文件的签收，并即时转交行政后勤部行政文员登记（详见收文登记表附件9）。签收时，要注意检查封口和邮戳，对于封口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。2.公文的编号、保管行政后勤部文员对外来公文拆封（直送公司相关领导的机要文件除外）后，应及时附上公文处理笺（附件10）或公文传阅笺（附件11），并分类登记编号、保管。需公司董事长或总裁本人亲启的外来公文，相关领导启封阅签后，交行政后勤部文员归档保存。公司外出人员开会等带回的文件及资料应在回司当日送交行政后勤部文员进行登记、编号、保存，不得私自保存。第三十条 外来公文的阅批与分转1. 一般性公文，经运营管理中心负责人根据文件

34、内容和性质阅签后，由文员分送承办部门阅办；重要文件应呈送公司董事长或总裁亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在收文当日阅签完（遇节假日等特殊情况除外），紧急文件即阅即办。2. 一般函、电、单据等，由行政后勤部前台文员直接分转处理。3. 为加速文件运转，行政后勤部文员在收文当日呈送公司董事长或总裁批示和承办部门阅办，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，传阅时限不得超过2个工作日。第三十一条 外来公文的传阅要求1. 传阅文件应严格遵守公司传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。2. 阅

35、读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交还行政后勤部文员。阅批文件一般不得超过2个工作日，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，行政后勤部文员应责成相关职能部门和人员按文件所提要求和领导批示意见办理。3. 阅文时不得擅自抄录或复印全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，应办理借阅和复印手续，以防止丢失泄密。4. 文件阅完后，应即时送交行政后勤部文员，切忌横传。第三十二条 外来公文的催办 行政后勤部文员对文件负有催办、检查、督促的责任。承办部门接到文件或函电应立即指定专人办理，不得压放文件，如需备查，应按照公司保密规定，报请行政后勤部、运营管理中心批准同意后

36、，予以复印或摘抄，原件应及时归还行政后勤部文员。 第三十三条 外来公文的档案管理行政后勤部文员须按公司档案管理办法切实做好外来公文的档案管理工作。第三节 文件的档案管理第三十四条 公司文件档案管理的职责分工：1. 行政后勤部文员负责按公司档案管理办法规定要求进行公司所有公文（发文、收文）的日常收集整理、立卷归档、登记保管和统计上报等工作。2. 行政后勤部、运营管理中心负责人负责对其公司公文档案管理工作的日常指导和监督检查工作。第三十五条 文件（纸质文件和电子文件）的归档范围：1.公司所有外来公文及刊物、影像资料等；2.公司所发公文和上报资料；3.公司组织召开的重要会议所形成的总结、报告、决议、

37、简报、会议记录及纪要等；4. 上级领导视察或检查工作的讲话文稿、指示记录以及分子公司的汇报材料等；5.公司领导涉外活动或会议发言材料等；6. 反映公司生产经营、文化活动、先进人物事迹及领导工作的报刊、影像资料等；7. 有保存价值的来信来访记录及处理结果。第三十六条 立卷要求1. 文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。2. 立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。3. 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。第三十七条 文件的借阅凡因工作需要借阅公文档案资料时，必须履行借阅手

38、续，由借阅人提出申请，填写公司公文借阅申请表（附件12），经本部门负责人和行政后勤部负责人审核，运营管理中心负责人审批后，行政后勤部文员（即：公文档案管理员）方可给与借阅，并切实做好借阅登记。第三十八条 文件的销毁对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，行政后勤部文员应按公司档案管理办法的相关规定，定期清理造册。销毁申请得以审批后，提请公司行政后勤部负责人、审计监察中心监察员同场予以销毁。第四节 发文、收文及文件存档情况统计月报第三十九条 每月底（遇节假日提前），行政后勤部文员按发文、收文及存档情况统计月报表（附件14）对当月公司的公文进行统计，并报行政后勤部及运营管理中心负责人审核签字。第四

39、章 考 核第四十条 凡未按本办法规定时限完成公文拟草工作，予以相关责任人100-200元/次考核；第四十一条 凡未按本办法要求做好公文审核、校对、印制、装订、寄发工作的，予以相关责任人50-100元/次考核；第四十二条 未切实做好收文、发文登记、公文呈阅、传阅、催办、借阅登记、公文月统计上报工作的，予以相关责任人50-100元/次考核；第四十三条 未切实做好文件档案管理工作的，按公司档案管理办法相关规定予以考核。第五章 附 则第四十四条 本办法由企业文化建设部制定，在执行过程中如有未尽事宜，将根据实际情况进行补充完善。第四十五条 本办法自颁布之日起执行。第四十六条 本办法相关工作模板及表单附件

40、1： 上行文红头文件模板附件2： 平行文、下行文红头文件模板附件3： 会议纪要模板附件4： 公函模板 附件5：发文稿审签单附件6：发文登记表附件7：国家行政机关公文格式附件8：国务院公文主题词表附件9：收文登记表 附件10：公文处理笺 附件11：公文传阅笺 附件12：公司公文借阅申请表附件13：分子公司公文借阅申请表附件14：发文、收文及存档情况统计月报表 附件1 ：上行文模板重庆市XX房地产开发有限责任公司文件重XX 号 签发人：关于 的请示：重庆市XX房地产开发有限责任公司年 月 日主题词： 抄送： 重庆市XX房地产开发有限责任公司 （共印 份） 附件2 ：平行文、下行文模板重庆市XX房地

41、产开发有限责任公司文件重XX 号关于 的通知： 重庆市XX房地产开发有限责任公司年 月 日主题词： 抄送： 重庆市XX房地产开发有限责任公司 （共印 份）附件3 ：重庆市XX房地产开发有限责任公司会议纪要重XX会纪 号 签发人： 会议纪要 年 月 日， 主持召开了 会议。会议纪要如下：参会人员：重庆市XX房地产开发有限责任公司年 月 日主题词： 抄送： 重庆市XX房地产开发有限责任公司 （共印 份）附件4：重庆市XX房地产开发有限责任公司 （函）重XX函 号 签发人：关于 的函告 ：重庆市XX房地产开发有限责任公司年 月 日重庆市XX房地产开发有限责任公司 （共印 份） 附件5： 发文稿审签单

42、标题:附件:文号:密级:急度:发送机关:主办部门:有关部门会签:外机关会签:领导人签发:年 月 日撰稿人:核稿人:负责人草签:送签人:打字:校对:印制:份数: 附件6：发文登记表 序号发文机关文 件 字 号标 题 内 容 （摘 要）份数受控编号收文单位签收人发放日期备 注附件7：国家行政机关公文格式本标准根据国务院办公厅发布的国家行政机关公文处理办法的有关规定对GB/T97041988进行修订。 本标准相对GB/T97041988作如下修订： （1）将原标准名称国家机关公文格式改为国家行政机关公文格式； （2）删去原标准中的引言部分； （3）删去原标准中与公文格式规定无关的一些叙述性解释； （

43、4）对公文用纸的幅面尺寸作了较大调整，将国际标准A4型纸作为用纸纸型；删去国内16开型纸张的相应说明； （5）对公文用纸的页边尺寸作了较大的调整； （6）不设各标识域，而按公文眉首、主体和版记三部分各要素的顺序依次进行说明； （7）增加了公文用纸的主要技术指标； （8）增加了印刷和装订要求； （9）增加了每页正文行数和每行字数以及各种要素标识的字体和字号； （10）增加了主要公文式样。 本标准中所用公文用语与国家行政机关公文处理办法中的用语一致。 本标准为第一次修订。 本标准由国务院办公厅提出。 本标准起草单位：中国标准研究中心、国务院办公厅秘书局。 本标准主要起草人：孟辛卯、房庆、李志祥、刘

44、碧松、范一乔、张荣静、李颖。 1范围本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印刷要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。 本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。 使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行。 2引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。 GB 1481977印刷、书写和绘图纸幅面尺寸 3定义本标准采用下列定义。 3.1字Word 标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。 3.2行line

45、 标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行。 4公文用纸主要技术指标公文用纸一般使用纸张定量为60g/m280g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%90%，横向耐折度15次，不透明度85%，pH值为7.59.5。 5公文用纸幅面及版面尺寸5.1公文用纸幅面尺寸 公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm297mm，尺寸的允许偏差见GB/T 148。 5.2公文页边与版心尺寸 公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm 公文用纸订口（左白边）为：28mm1mm 版心尺寸为：156mm225mm（不含页码） 6公文中

46、图文的颜色未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。 7排版规格与印制装订要求7.1排版规格 正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。 7.2制版要求 版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。 7.3印刷要求 双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%，M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。 7.4装订要求 公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差4mm。

47、平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差1mm，四角成90，无毛茬或缺损。 8公文中各要素标识规则本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。 8.1眉首 8.1.1公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。 8.1.2秘密等级和保密期限 如需标识秘密等级，用3号黑体字

48、，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。 8.1.3紧急程度 如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。 8.1.4发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。 发文机关标识推荐使用

49、小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm15mm。 联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。 8.1.5发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。 发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。 8.1.6签发人 上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居

50、右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。 如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。 8.2主体 8.2.1公文标题 红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 8.2.2主送机关 标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机

51、关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。 8.2.3公文正文 主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。 8.2.4附件 公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件（或带序号）。 8.2.5成文时间 用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”；成

52、文时间的标识位置见8.2.6。 8.2.6公文生效标识 8.2.6.1单一发文印章 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上； 当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。 8.2.6.2联合行文印章 当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。 当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。 8.2.6.3特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容下印章