公文写作提纲

1、公文写作提纲 （2011 年 7 月 9 日）公文写作授课提纲行政公文的分类问题按照正确的标准划分行政公文的类别，把握公文种类的特点，有利于正 确使用文种，有利于规范公文写作，有利于提高公文处理效率，有利于文件 的科学管理。* 法定行政公文和机关事务文书的区别法定行政公文， 是指国家行政机关公文处理办法 （国发200023 号）， 第二章明确规定的十三种公文：命令（令） 、决定、公告、通告、通知、通 报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。机关事务文书，是机关日常工作中经常使用的 文书，如 计划、总结、简 报、会议记录、调查报告等。两者都用于公务活动，从广义上看， 都是行政公文。但两者

2、却有着明显 的区别，值得注意：1、法定性质不同 法定行政公文是 国家行政机关公文处理办法 明确规定的公文； 机关事务 文书则无明文规定文种。2、格式标准不同 法定行政公文必须按 国家行政机关公文格式 制文； 机关事务文书则只有 约定俗成的简便格式。3、行文规则不同 法定行政公文可以单独对外行文； 机关事务文书不能单独对外行文。 机关事 务文书若要对外行文， 必须在法定行政公文中选择一个文种作载体， 机关事务 文书作附件方可行文。二、法定行政公文的格式 问题我国制定的国家行政机关公文格式 （GB/T 9704-1988 ）国家标准，是由 国家技术监督局标准起草小组综合各方面意见完成的。标准送审稿

3、于1988 年 3月发给全国文件格式及数据元标准化技术委员会， 经讨论通过后， 作为正式标准 上报国务院办公厅秘书局审批。 1988年9月5日获得批准， 1989年3月 1日由 国家技术监督局正式发布施行。 1999 年，国家行政机关公文格式 （ GB/T 9704-1999 ）国家标准，又经重新修订后继续施行， 该项国家标准明确规定了十 三种法定行政公文通用的纸张要求、 印刷要求、公文中各要素排列顺序和标识规公文写作提纲 （2011 年 7 月 9 日）则。国务院又在 2000年8月2 4 日发布的国家行政机关公文处理办法第章第十一条中再次强调：“ 公文中各组成部分的标识规则，参照国家行政机

4、关公文格式国家标准执行* 格式要素标识注意事项（一）公文格式要素，分选择标识和必选标识两种 公文格式要素中， 份数序号、秘密等级、保密期限、 紧急程度、签发人、 附件、附注为选择性标识要素，是根据公文实际需要而选择标识的。其他则 为必选标识要素，是每份公文缺一不可的。（二）眉首部分，上行文与下行文不同上行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为 80mm中间空白为批示域， 作上级领导批示意见用（见图三） ；上行文还需标识签发人。下行文发文机 关标识上边缘至版心上边缘为 25mm无批示域，无需标识签发人（见图二）。（三）发文字号，标识必须完整规范发文字号由发文机关代字、年份和发文序号组成，三个要素必须

5、齐全。 机关代字不得与其他机关代字相同。年份应标全公元纪年，如“ 2004”不能 简化标为“ 04” 。序号不编虚位，不加“第”字。（四）公文标题，编制谨防出现错误完整式的公文标题由发文机关、 事由和文种组成； 省略式的公文标题由事 由和文种组成。编制公文标题，常见的错误有：“发文机关”位于“事由” 之中，如关于滨江市政府加强铁路运输安全工作的通知 。“事由”缺少关 联词“关于”、“对于”，如滨江市政府加强铁路运输安全工作的通知 。 “事由”与“文种”搭配不当，如滨江市政府关于工业生产情况的请示 ， 又如滨江市政府关于工业生产问题的报告 。（五）主送与抄送，必须正确区分加以标识主送机关， 是需

6、要送达并对公文内容负有直接受理责任的机关。 抄送机关， 是需要送达但一般只要知晓公文内容的机关。上行文主送机关只能确定一个， 下行文则可以多个。一般情况下，主送必须逐级行文。不是非常重大紧急的情 况，不得越级行文主送。下行文标识多个主送机关时，应标明同类型机关的统 称，如 “各省、自治区、直辖市人民政府 ”。标识多个抄送机关时，应按机关级 别高低依次排列。（ 六） 附件 ，要明确不同类型及产生的原因附件类型主要有三种： 一是补充正件内容的文件材料， 当正件内容需要再 加具体阐释或证明时产生。二是被正件转发的文件材料，当上级机关或下级机 关文件需要转发时产生，正件文种通常为“转发通知” 。三是被

7、正件呈报的文 件材料，当机关事务文书需要对外行文时产生，正件文种通常为“呈送报告” 或“呈批请示”。前一种，附件的重要性次于正件。后两种，附件的重要性大 于正件。三、近似文种的区别问题1、通知、公告和通告属于近似文种，只有明确了三者的异同，在行文时 才能正确选择文种进行写作。公文写作提纲 （2011 年 7 月 9 日）相同点：三者都是法定行政公文，都是下行文，都可以是知照性文种。 不同点：一是制发机关的级别不同，公告为国家高级机关使用的文种，通 告、通知则所有行政机关都可使用。 二是事项告知的范围不同， 公告面向国内外， 通告面向社会某一局部， 通知则面向某一机关、 系统内部。 三是事项内容

8、的重要 程度不同，一般来说，公告事项内容的重要程度要大于通告， 通告又要大于通知。 四是发布形式不同，公告一般通过新闻媒体发布， 通告除通过新闻媒体发布之外， 还可采取张贴形式， 通知一般以文件形式传送。 五是个别格式要素标识不同， 公 告、通告一般不标主送机关，发文编号另制。2、“报请不分”的现象之所以存在， 就在于未能掌握请示、 报告各自的特点， 行文时以致于混用这两个文种，因此有必要明确两者的异同。相同点：两者都是法定行政公文，都是上行文，都是报请性文种。 不同点：一是行文目的不同。报告的行文目的，主要在于汇报工作、反映 情况 、答复询问等，故不向上级机关提出任何要求；请示的行文目的，除

9、了反 映情况之外， 主要在于请求指示或审核批准， 需要上级机关给予答复。 二是上级 机关处理原则不同。 对于报告， 上级机关只在认为有必要时才予以批复； 而对于 请示，上级机关不管同意与否均应批复。 三是内容限制不同。 对报告虽也提倡一 文一事，但像综合性工作报告等显然多为一文数事且篇幅较长； 对请示则严格要 求一事一请，篇幅相对较短小。四是行文时间不同。报告在事前、事中、事后均 可行文 ；而请示必须事前行文。3、复函与批复，由于两者都是回复来文的公文，有时也会被混用。但两者 有着明显区别：从答复对象看， 复函是针对各种来函而发； 批复只是针对请示而发。 从行文 关系看，复函一般是向不相隶属机关答复用文； 批复是相隶属的上级机关向下级 机关答复用文。 从行文内容看， 复函多用于一般性事项的回复； 批复多属于对重 大原则和政策性问题作出决断、批示。4、会议纪要与会议记录为近似文种，两者的异同如下： 相同点：两者都具有记载功能；两者都因会议而产生。 不同点：一是公文性质不同，会议纪要是法定行政公文；会议记录属机关 事务文书。 二是内容表达不同， 会议纪要是会议内容的摘要