公司会刊管理制度第一次修订

1、公司文件名称：文件编号：公司会刊管理制度版本号：001生效日期：修订记录修订次数修订日期修订人修订内容第1次修订2012-04-26新修订文件目录一、修订目的二、适用范围三、管理职责四、会刊定义五、出刊程序六、保管及发送程序七、邮寄注意事项八、邮寄具体流程九、监督管理十、附则文件发布呈送：全体员工签发人:发文单位：人事行政部公司文件名称：文件编号：公司会刊管理制度版本号：001生效日期：一、修订目的1. 全面提升企业产品竞 争力，塑造企业产品形象，提高产品销售业绩。2. 通过会刊的发行使外 界能够全面了解本公司之经营产品，加强企业的宣传度。二、适用范围本制度适用于北京泰亚赛福科技发展有限公司全

2、体员工。三、管理职责1.IT部负责对会刊资料（产品图片和文字）和新闻等素 材的收集，及印刷公司的交涉、沟通工作，包括会刊的图文编辑、排版、印刷、出版等。2.人事行政部负责对会刊的发行管理，及定期听取员工反馈意见，及时与IT部对接，改进会刊出版工作。3.各部门员工负责会刊的发送以及宣传工作，同时部门负责人需定期组织员工积极完善产品宣传资料。四、会刊定义统称为公司优势产品等。及经营产品类型的详细资料描述之刊物。、及各项产品之五、出刊程序1. 周期：2. 程序：为季度刊发行、为年刊发行、为根据产品更新情况不定期发行。2.1内容策划：发行周期的上月初，根据公司现阶段销售模式,IT部组织策划会刊的主要内

3、容，包括公1.21.31.4司简介、企业文化、 品宣传资料。资料收集：每个发行编辑排版：每个发行编辑、排版工作。印刷校样：每个发行 稿，需对样稿进行校产品介绍（图片与文字说明）等。要求每个销售经理需在每个季度提供 2个产周期的上月周期的上月20日，25日,IT部完成本期会印刷公司对本期刊的稿件收集、审核、筛选会刊所有栏目素材（包括文及修改工作。字及照片）进行周期的上月 对直至无误。28日,印刷公司对本期会刊素材（包括文字及照片）定稿并打印样1.5IT部经理及总经理审核，修改直至通过后按审核印刷：每个 发行周期的上月末最后一日，将 样稿交 每次数量要求印刷。六、保管及发送程序1. 会刊保管：会刊

4、在发行日，由印刷公司负责将会刊运送 到公司。IT部检查清点无误后接收，并通知 库房人员办理会刊入库，由库房负责会刊的保管工作。公司 文件名称:公司会刊管理制度文件编号：版本号：001生效日期：2.会刊领取：各部门申领会刊，应到库房进行申请领用，在库房管理人要求下进行领用登记后方可领取。3.会刊发放：会刊发放 行监督管理，并要求 送人、发放数量、发采取责任部门定时定量有效邮寄和派送之 所有人员对每项会刊的领取、邮寄及派送 往单位、收件人等），确保任何途径发放原则，各部门经理及总监人员须对此进 须做好书面记录（如会刊发送部门、发 之会刊的有效性。4. 发送标准:4.1会刊发送群体定 位：会员、主要

5、客户、意向客户、供应商 等。4.2会刊发送任务：销售部每工作日需邮寄1份/人；采购部每工作日需邮寄1份/人；会员部每工作日需邮寄5份/人；库房部在每天发货时，需 随每批货物同时发送会刊（仅适用于）。4.3各部门在给客户 邮寄发票时，需同时邮寄会刊（仅适用于）4.4其他会刊资料邮寄标准根据公司具体通知为准。4. 公司来访人员发送原 贝会刊一本。5.1若是公司的客户、供应商来访，接待人员应向来访人员赠予5.2若是应聘人员或其它人员来访时，在等待时间，接待人员可将各项会 刊给其阅读。5. 会刊邮寄：各部门所 需邮寄的会刊须于每日下午17点前交至库房管理人处，由 库房管理员与邮寄公司由司机统一送到邮局

6、进行邮递。对接，安排统一邮寄。统一邮寄时间为一般定为下午下班前,七、邮寄注意事项1. 邮寄会刊时，以同君会会员拥有者优先邮寄为原则。1. 禁止多个业务员同一 时间段向同一客户邮寄相同资料。2. 禁止任何人恶意删除 别人的邮寄记录。八、邮寄具体流程1.进入CRM系统，完善客户的详细邮寄信息（公司名称、地址、2. 勾选所需邮寄的会刊 名称并保存。3. 直接提交客户并打印。3.将打印地址粘贴至信 封正面，并将其封装好将要邮寄的会刊（ 容一致）。4.每天定时送到库房管理处，并经库房管理人员在邮寄明细登收件人、联系方式等）。封装的会刊资料必须和 CRM系统勾选的内记表上签收确认。5. 库房管理人员每天在

7、 需在CRM系统中点击确认会刊邮寄邮寄会刊数量统计表EXCEL格式进行数量统计，同时需在CRM系统中点击确认会刊邮寄。公司文件名称：文件编号：公司会刊管理制度版本号：001生效日期：7.会刊邮寄完成后的 一周内，邮寄人员需对其会刊的邮寄情况进行回访，回访的记录直接体现在CRM系统的“客户”下属“发 放样册”的描述部分。九、监督管理的有效性将进行不定期抽查，同时根据情1.为保证会刊发行的有 效性，人事行政部将定期对各会刊的发行 况给予不同程度的奖惩。2.奖励：每年年底，人 量，对于名列前茅者事行政部统计评比本年度各部门对提交会 给予一定的奖励。刊的产品宣传及其他资料稿件的数量和质3.惩处：对有会刊有任务要求的，人事行政部对抽查出未达成任务要求者（每个销售经理需在每个季度