化工企业会议管理办法

1、会议管理办法为及时总结 分析生产经营、工程建设 方面的进展情况，沟通反馈 信息，做好上情下达和下情上 报工作，确保会议内容及 议定事项得到 有效落 实，强化协调和指挥，有效提升公司运 营水平，特制定本制度。第一条 综合办负责公司级会议的统筹协调及本制度的 监督与执 行。第二条 会议召集人或主 办部门负责 会议的组织工作，并有权对 违反本制度的行 为提出处理意 见。第三条 会议分类及组织（一）公司级会议：主要包括公司领导办公会议、生产调度会。（二）专题会议：系全公司性的技术、业务综合会。如：公司例会、 工程协调会、安全工作会等。（三）部门工作会 议：各部门内召开的工作会。如：办公会、部门 工 作

2、会等。（四）班组会。第四条 各类会议召开时间及召集部 门：（一）公司级会议：1、公司领导办 公会议由会 议提拟人负责 召集，综合办负责组织 召开；2、生产调度会，每周一上午 08:30召开，由生产部负责召集；若 会议召开时间变 更由生产部负责另行通知。（二）专题会议：1、生产例会，每周二至周六下班前 1 小时召开，由生产部负责召 集；2、安全工作会，每月 30日 16:00召开，由安全环保部负责召集；3、其它各类专题 会议，由主管职能部 门负责召集。（三）部门工作会 议：形成例会制度，每周四下午召开，由部门负 责组织会议。（四）班组会每天召开，由班组长召集会议。（五）会议内容1、生产调 度会

3、时间：每周一上午08：30 召开，每周一次 会议召集人：生产副总经理 会议主持人：生产部部长参会人 员：公司领导及生 产部、机动部、安全环保部、工程技术部、 运销部、预决算部、供应部、财务部、综 合 办、消防保卫部、车队、库 房 中层干部和各 车间主任。会议内容：（1）汇报上周安排工作完成情况；（2）生产部通报上周库存情况；（3）生产部汇报上周生 产、设备、安全情况，总结 上周生 产、设备、 安全工作中存在的 问题 和需要改 进的地方；（4）各车间需要公司 协调处 理的事项；（5）布置本周生产计划、重点工作安排及工作完成时间。2、生产 例会 时间：每周二至周六（夏季：17:00，冬季16:30

4、）召开。 会议召集人：生产副总经理会议主持人：生产部参加人 员：公司领导及生 产部、机动部、安全环保部、工程技术部、 运销部、预决算部、供应部、财务部、综 合 办、消防保卫部、车队、库 房 和各车间主任。会议内容：（1）各部门负责人汇报工作任务及当天工作完成情况，明天的工 作安排；（2）报告需要公司 协调、解决的问题 及事项；（3）公司领导、各职 能部门安排布置生 产工作任务。3、设备 例会时间：每周一下午14：00 召开，每周一次。 会议召集人：生产副总经理 会议主持人：根据会议内容，按照机动部职责分工确定 会议记录:机动部参加人 员：公司领导、各车间 主任和 设备副主任。 会议内容：由三修

5、车间总结 上周设备管理工作及 设备运行情况， 指导下周设备工作，解决车间设备 存在的疑 难问题。4、安全环 保工作会 时间：每月30 日下午 16：00 会议召集人：生产副总经理 会议主持人：安全环保部 会议记录：安全环保部 参加人 员：公司各车间专职 安全员、班长 及以上人 员 内容：（1）汇报本月安全、环 保工作的情况，总结本月安全、环 保 工作中存在的 问题 和需要改 进的地方；（2）汇报 本月隐患治理的情况及 遗留问题 ； （3）布置、指导下月安全、环保工作。5、董事长办 公会 议 时间：不定期 会议召集人：董事长会议主持人：总经理 会议记录：综合办 参加人 员：临时通知 内容：临时通

6、知6、总经 理办公会 议 时间：每月30 日（夏季：17:00，冬季16:30）召开。会议召集人：总经理 会议主持人：行政副总经理 会议记录：综合办参加人员：生产副总经理、总 工程师、副总工程师、行政副总经理、 财务总监列席人 员：财务部、工程技术部、生产部、机动部、安全环 保部的 负责人。内容：（1）汇报 当月生 产、工程技术、财务、行政完成情况，存在问题 ， 改进方案；（2）下月工作计划及目 标。第五条 政府 领导或外 单位在我公司召开的会 议，如：现场会、报 告会、办 公会等，一律由综合办受理安排，有关业务对 口部门协助做 好会务工作。第六条 会议提拟 与审批1、公司级会议由总经理或公司

7、主管 领导直接提拟。2、专题 会议由召集部 门负责人提拟并填写会议审批表 （附表 1），总经 理或公司主管副 总经理批准。3、部门 工作会议和班组会由各部 门自行安排，但会议时间 和参 加人员等不得与公司 级会议和专题 会议冲突。4、在公司级 会议中各部门要求公司解决的 问题 必须符合以下条 件：（1）所提问题必须涉及其它部 门，且本部门经过努力无法解决的 问题。（2）所提问题本部门必须提出初步意 见或具体要求。（3）对已上会研究尚未解决的 问题，必须讲明原因和 过程。（4）符合上述条件的问题，公司各业务主管部 门要认真履行职责， 对车间提出问题要及时解决和 处理，若不能解决必须讲明情况、原因

8、。（5）分析问题 要着重 查找差距与不足，相互借 鉴。第七条 专题会议议题 的呈报程序 除以上定期召开的公司 级会议和专题会议（生产调度会、生产 例 会、工程例会、安全工作会、总经 理办公会 议和董事 长办公会 议）以外， 其它专题 会议按以下程序呈 报。1、会议提拟人提出会议议题，填写会议审批表 ，报综合办统一 汇总；2、对决定上会的 议题由会议提拟部门负责通知、督办 相关部 门 准备会议材料；3、会议召开前两天各相关部 门以书面或电子版形式将会 议材料 上交会议提拟部门；4、会议提拟部门收到各部 门上交的会议材料后应立即送呈公司 主管领导；5、各相关部门 提交会 议的材料 应在经过深入的调

9、查研究、分析 论证的基 础上形成，并形成具体意 见（方案）为，领导决策提供依据。第八条 会议计划与 统筹1、每周五之前，会议 提拟部门填写会议审批表 ，报综 合办，由 综合办统一平衡会 议召开时间及地点，汇同公司 级会议编制周会议 计划，统一报总经理审批后，于周五发放至各部 门负责人。2、凡综 合办已列入计划的会议，如需改期或遇特殊情况需安排 新的会议时，会议提拟部门应提前 2天完成会 议提拟和报批手续，并 报请综 合办调整会议计划。未经综 合办同意，任何人不得随意打乱正 常的会议计划。3、因公司领导 无法出席而延 时或取消的会 议，综合办负责在第 一时间通知提拟部门负责人。4、会议 安排的原

10、 则为：小会服从大会，局部服从整体。各类 会议 的优先顺序为：公司级会议、专题会议、部门会议、班组 会议。因处置 突发事件而召集的 紧急会 议不受此限。第九条 会议准备（一）会议通知遵照以下 规定：1、已列入周会议计 划表的会 议，每周无调整的，不再另行通知， 由各部 门按 计划表直接通知与会人 员。2、属下列情况之一者，按 “谁提拟，谁通知”的原则进行会 议通知：（1）未列入周会议计划而临时提拟的会议；（2）虽然已列入周会 议计 划，但需对会议议题、需准备 的会议资 料、会务 安排等作特 别说明或需更改会 议时间 的；（3）其它提拟人认为应另行通知的情况。3、会议 通知时间一般应提前一天以上

11、，对需准备汇报 材料及特 别会场服务的应提前三天以上，通知对象为与会人员及为会议提供服 务的部门。4、会议通知形式一般为电话通知。但需对 会议议题、需准备 的会 议资料、会务 安排等作特 别说明的会 议，应以书面进行通知（二）会议的其它准备工作遵照以下 规定：1、会议提拟部门应提前做好会 议资料，如：会议议程议题、提案、 汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应 提交资料等准 备工作；2、会议服务提供部门应提前做好会 务准备工作，如：落实会场， 布置会 场，清洁会场桌椅，备好会议器材及茶具茶水等会 议所需的各 种设施、用品等。第十条 会议组织（一）会议组织遵照“谁提拟，谁组织”的原则。（二）

12、会议主持人须遵守以下 规定：1、主持人应 不迟于会前 10 分钟到达会场，检查会务落实情况， 做好会前准 备；2、主持人一般应 于会议开始后，将会议的议题、议程、须 解决 问 题及达成目 标、议程推进中应注意的问题等进行必要的说明；3、会议进 行中，主持人应根据实际情况对议程进行适时必要的 控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的 发言，以确保会议议 程顺利推进，提高会议的工作效率；4、属讨论、决策性议题 的会议，主持人应引导会议作出 结论。对 须集体决议的事项应加以归纳和复述，适时提交参会人 员表明意见； 对未决议的事项应加以归纳并引导会议就其后 续安排统一意见。（三）参会人员须遵守以下

13、规定：1、会议提拟部门明确参会人 员范围，并在会议签到表上注明， 未按规定到会的必 须在会议签到表上写明原因；2、应不迟于会前 5 分钟到达会场，并在会议签到表 （详见附表 2）上签到；3、参会人员迟到的在会议迟到表 （详见 附表 3）上签字，并注明 迟到原因；4、会议发 言应言简意赅，紧扣议题；5、遵循会议 主持人对议 程控制的要求；6、属工作部署性质 的会议，原则上不在会上 进行讨论性发言；7、遵守会议纪 律，与会期间应 关闭对讲 机，将手机调到振动，原 则上不允 许接听电话，如须接听，经主持人同意后离开会 场；8、会上要求传 达的内容，会后参会人 员必须及时传 达到相关人 员；会议要求保

14、密的内容，参会人 员必须严守保密 纪律；9、按照会议 要求着装；10、参会人员 必须做好会 议记录。（四）公司级会议原则上由 总经理或公司主管副 总经 理主持，总经 理或公司主管副 总经理另有授 权的，服从该授权。第十一条 会 议记录（一）公司各类会议均应以专用记录 本进行会议记录。（二）公司各类会议原则上应确定 专人负责记录。会议记录员 的确 定应遵守以下 规 定：1、各部门应 在会前指定一名会 议记录员 （名单报综 合办备案）， 负责本部门会议及本部门负责组织 召开的会 议的记录工作。2、会议记录 遵照“谁组织 ，谁记录”的原则，如有必要，主持人可 根据本原 则及考虑会议议题 所涉及业务的

15、需要，临时指定会议记录员。3、总经 理主持的公司 级会议、专题 会议原则上由综合办负责 会 议记录工作，总经理另有指定的，服从 总经理的指定。（三）会议记录员 要遵守以下 规定：1、以专 用会议记录本做好会 议的原始记录及会议考勤记录，根 据需要整理会 议纪要。2、会议记录应 尽量采用 实录风格，确保记录的原始性、真实性。3、对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明 “议决”字样4、会议纪 要呈报会议主持人审核签字后下发。5、做好会议 原始记录的日常 归档、保管工作。（四）下列情况，应整理会议纪要：1、须会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议；2、主持人要求整理会议纪 要的会 议。（五）会议纪要

16、的发放或 传阅范围由主持人确定。公司各类专题 会 议的会议纪要须报综合办一份存档 备查。（六）本部门负责组织 的公司各 类专题会议和本部门会议的会议 记录，由本部门指定的会 议记录员负责 日常 归档、保管备查。（七）会议记录为公司的机要档案，保管人 员不得擅自外泄。 第十二条 会议决议的督 办、督查（一）会议决议、决策事项 的督办、督查 工作遵循“归口办理，分级 负责，实事求是，注重时效”的原 则，综合性工作及公司重大决策 执行 情况的督 办、督查 由综合办牵头负责 ，其它工作根据职责和分工 归口 办理。（二）会议决议、决策事项 的督办、督查 依据以会议原始记录及会 议纪要为准。（三）会议安排

17、事 项的落实与检查1、明确期限、负责 人，由主管部门记录在案，月底考核。2、当场不能解决的问题，由公司领导指定相关部 门负责会后提 出解决意见，确定解决问题的期限，负责人和解决 办法，并由主管部 门 2 日内上 报公司主管 领导 及综合办进行督办。3、会议 确定解决 问题的方案和 办法，有关部门必须接受，不准扯 皮、推诿、顶 着不 办。4、会后，主管部门负责督促、检查 所定问题的落 实情况，下次会 议由主管部 门负责 通报。5、综合办每周一 对未按要求完成相关工作的部 门进行通报，并 提出考核意 见。第十五条 参会人员若不能按时参加会议，须提前向会 议召集部 门请假，申明不能参加会议理由，并按

18、会议召集部门要求安排本部 门 其他人员参加会 议。第十三条 考核 办法（一）有下列情形之一，视情节给予行政或 经济处罚。1、无正当理由迟到、早退每次扣款 100 元；2、无正当理由缺席每次扣款 200 元；3、凡因通知原因造成应 参加会 议人员迟到或缺席的，以上扣款 由通知人承担。4、月度累计 出现三次迟到、早退或缺席现 象，视情节轻重给予行 政降级处分。5、会议记录员负责统计迟到、早退、缺席人员 名单，经主持人核 准后报综合办，由综合办负责 通报财务部办理。6、不执行会议决定，初次违反扣责任部门负责人 500元。7、会议决定在规定时间内没有落实者，扣责任部门负责人 200 元。8、月度内出现 两次及以上不 执行会议决定或出 现三次及以上会 议决定在规定时间内没有落 实，视情节轻重给予行政降 级或撤职处分。9、凡记录在案的问题，月底在绩效奖金中考核落 实，并在年底奖 金中按分数扣款。第十四条 本制度由 综合办负责 解释。第十五条 本制度自 颁布之日起 执行。附件：1、会议审批表2、会议签到表3、会议迟到登记表附件 1：会议审批表召集部门会议会地议点会议时间会议内容邀请哪些公 司领导参加参加会议部 门人员名单会议要下发 的文件材料 及准备情况会场布置 要求