展会管理办法

1、共享知识分享快乐盛年不重来，一日难再晨。及时宜自勉，岁月不待人。*展会管理办法第一条总则为规范* （以下简称“ * ”）及各权属（子、托管）企业（以下简称“各企业”）参展标准和操作流程，掌握国内外的大型专 业展会的行情，持续改进和完善公司展会的组织、开展和管理工作， 特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于展会的组织、信息收集和参展的程序管理。企业规 划发展部为展会统一管理部门。第三条展会操作流程国内展会操作流程收集资料。企业规划发展部负责收集行业展会信息，并与展会 组委会取得联系，向其索要参展指南及参展注意事项。确展。经公司研究确认参展及参展人员，筹备参展计划及人员 分工（拟定公司全年展会计

2、划表）。V卑微如蟻蚊、坚强彳以大慕展会筹备。在展前的筹备时间内，参展人员按展会方案分工实施完成;特别足以如参展形式为特装展的，应做好展台的设计、搭建工作。展前动员。展前按要求召开参展会议，以确保参展过程中万无一失。参展总结。将各人汇报附在材料后归档，并将所有带回的客户 名单输入公司客户名单，所有影像资料，在电脑中存档。存档。将所有展会的资料汇总装订成册，经总经理、董事长审批后存档国外展会操作流程收集资料。企业规划发展部负责收集行业展会信息，并与展会组 委会或中国承办方取得联系，向其索要参展指南及参展注意事项。确展。经公司研究确认参展及参展人员，筹备参展计划及人员 分工（拟定公司全年展会计划表）

3、。第四条 展会管理实施细则（一）参展目的企业形象和品牌推广、产品展示、市场宣传和信息收集。（二）参展原则1. 参加展会应本着严谨、经济、实效、符合市场战略的原则，避 免盲目、冲动及铺张浪费的参展行为；2. 参展前应认真了解展会信息，仔细阅读参展商手册，并做好真 实性调查等风险防范工作；3. 参加展会应做详细周密的策划，包括展位的选择、展台的布置 方案、广告的发布、目标客户的邀请等；4. 除布展工作外，应强调参展人员的作用，做好明确的职责分工 和展前培训展示公司团结、专业的良好形象，把握商机；5. 展会应与市场拓展紧密结合，国外展会是我公司拓展市场区域 接触客户的主要途径之一，展会后应及时、积极

4、跟进，做好后续宣传 和客户开发工作。6. 展会结束后应做效果分析并提交总结报告，积累参展活动经卑微如蟻蚊 坚卿以大象共享知识分享快乐验。（三）年度展会计划企业规划发展部在每年12月份对下一年度展会的信息进行收集， 并整理为展会信息报告，发给各事业部，国外展会具体市场调研 由进口、出口事业部负责，各事业部对收集后的展会信息应做初步的 评价，对其相关性、影响力、往期信誉和效果进行分析，选定目标展 会；企业规划发展部负责在每年1月份根据各事业部意见，整理、确 定本年度展会信息及参展提案报公司领导研究决定。1. 企业规划发展部根据各事业部提供的调研信息， 对目标展会做 详尽的信息调查，包括：主办方、承

5、办单位、举办时间、展馆位置、承租信息、展位信息、展会 影响力、往期影响和反馈、参展单位、 参观者范围等。各事业部配合做好该项工作，通过咨询展会所在国代 理商考究展会的真实情况；如赴国外参展，还应了解当地语言、政治 环境、文化习俗、交通和食宿信息等。2. 企业规划发展部在参展前应与主办方或组展单位咨询价格，争 取国家、省、兵团方面的各项优惠政策。对公司拟长期参展的展会， 应与主办方或组展单位建立良好联系， 以获得优惠的参展价格，好的 展位和相关待遇。3. 参展财务预算在提交参展计划提案时应做好财务预算，包括：参展费用、特装 展示布置费用、展品运输保管费用、广告费用、宣传赠品费用、人员 差旅费等其

6、他可预见费用。参展的投资规模应参考展会对市场战略的支持作用、对区域市场销售的现实作用、品牌宣传和企业宣传的影响力。（四）参展筹备工作1. 定立合同决定参展后应主动与主办方或组展单位订立合同； 请法律顾问出 具意见和确认。1. 展会策划企业规划发展部针对每一展会制定详细的参展方案。展位选择。根据需要选用标准展位、双展位、特装展位，以适 合品牌形象策略。展台布置和展品陈列展台布置基本原则：远观效果醒目，有冲击力，近观效果舒适、明快，整条效果协调;展位结构和图片序列应考虑人流密度和流向；展品和图片的展示高度应符合人体身高和视角；广告信息的发布根据需要考虑在会刊发布广告，可以封面和页内文章形式发表。可

7、根据需要选择条幅、彩球等展会外设广告；在参加展会前三个月，可以考虑在有影响力的网站、刊物上发布 报道，以扩大知晓度。目标客户邀请参加前应邀请潜在客户、原有客户、目标客户前来参加。展品及模型的运输和保管各种资料、展品、模型应在展前 个月列出明细单并制定运输方 案。（五）参展人员根据展会规模，应配备相应的参展人员，并做明确的职责分配和 展前培训。人员主要包括：展会项目经理、业务人员等。1.参展人员职责展会项目经理：了解市场和广告需求；监督展位的制作和设计方案；保证布展时 模型和文件及时到场；保证展期提供充足的材料和宣传品，确保公司 形象反应在展会上；负责资料和宣传品的分发管理并解答提问； 负责 展

8、品的清点和汇总；负责信息的收集、汇总和整理；负责参展人员的 管理；撰写展会总结报告。业务人员：1.必须是外贸经验丰富的业务员，对所售产品及生产细节非常了 解，在参观客户的要求下进行详细的解答； 撰写信息收集和产品销售 反馈报告。2. 人员规范和培训全体参展人员要求统一着装；态度亲切主动，举止合乎礼仪；谈 吐规范，富有热情；对参展的必要事项、信息和规范应该做事前培训。3. 参展人员培训内容参展意义、目的和理念，展览必要常识；行为、规范和礼仪；职责分配和合作沟通；活动时间表；产品知识及常规问题的统一回答； 信息的收集。（六）展会总结展会结束后应该对参展的效果进行总结和评价。必须指出，展览 的效果，

9、尤其是潜在影响力不易测定，因此，对展览的实效分析不宜 做不切实际的要求。1. 效果分析包括参观流量、有效客户数量、展览对销售的促进效果、客户对 该次展览的印象等等。2. 信息收集信息收集应作为展会活动的一项重要内容。 信息内容包括：行业 信息、产品发展动态、新技术、竞争对手信息、客户信息、客户质询 和建议、展示设计趋势和改进等等。3. 总结报告展会总结报告应在展会后5个工作日内由参展业务人员提交公司 领导，内容涵盖信息收集概要、效果分析、展会评价、改进建议等。4. 资料存档所有参展人员于展会结束后5个工作日内，递交展会总结，同时 将所有整理的客户名单，所有影像资料整理转交企业规划发展部存 档。