行政类费用管理制度最终版.doc

1、行政类费用管理制度 （最终版 ）1 费用管理制度 总则 为加强公司费用管理、控制不合理费用开支，提高经济效益，特制定本制 度。公司费用管理通过预算管理、额度管理和行政管理三种方法（相关解释见 第八章）。除公司特别规定的项目外，严禁先列支，后报销。所有报销的原始 凭证不得涂改，如有涂改，在报销时扣除该费用金额。 本制度执行基本原则，制度凡无明示则禁止，需申请批准后执行。 第一章业务招待费 第一条、招待费是指招待客人而产生的的支出，包括餐费、礼品/金、娱乐 活动、旅游景 点门票等。职能部门的招待费采用预算管理和行政管理相结合的方法；经 营业务部门的招待费实行预算管理和额度管理相结合的方法。 第二条

2、、招待费用发生前，采用口头或书面的形式填写业务招待费用申 请表（见附表 200元必须采用书面申请，申请内容包括事由参加人数发生次数 预计金额。 第三条、在公司指定签单招待餐馆就餐的，经有签单权的负责人同意后， 事先报餐，就餐 完毕由授权负责人签字确认。财务人员对转来的无签单权限的人员签署的 就餐结算单据不予承认。 第四条、招待费报销须附业务招待费申请表，无此表财务作退回补办 相关手续处理，出差期间的招待费须与差旅费同时报销。 第五条、如有高一级别主管人员参加，须有最高一级主管作为报销人。 第二章办公费 第六条、办公费是指公司内各单位办公文具、办公家具、办公通讯器材、 电器以及电脑配件、易耗材料

3、等的购置费用。办公费实行额度管理与预算管 理。 第七条、公司办公费用涉及物品由行政部（电脑及耗材由系统管理员）在 预算额度内按需求购买、管理，办公用品购置实行定点采购管理。 第八条、行政部设专人对办公用品进行管理。办公用品采购审批程序：各 职能部门部门填写采购申购单（见附表六）报行政部审核，并经总经理/财 务总监审批后到定点单位采购。 第九条、行政部应按月将办公用品领用及费用分配表报财务部，财务部将 费用划转入各职能部门。 第十条、行政部建立领用大金额办公物品登记薄，做好办公用品的管理工 作。 第十一条、严禁公司内部各单位自行采购有关办公用品，否则，由此发生 的费用，将不予报销。 第三章通讯费

4、 第十二条、通讯费（含网络、邮寄费）是指公司内各单位和相关人员安 装、使用电话、宽带所支出的费用（包括：移动电话费用补贴）。 第十三条、公司管理人员及特殊岗位人员移动电话费标准实行定额度管 理，补贴标准及执行办法参照公司有关文件执行。 第十四条、公司内总机、各部门所属直拨电话、传真机电话费用由行政部 进行管理。 第十五条、公司本部派出的国内临时出差人员发生的临时电话、传真、邮 寄等费用计入差旅费用，并参照本章第十三条执行。 第四章差旅费 第十六条、差旅费是指因公外出发生的各种交通费、住宿费、伙食费补助 等。因公出差按出差地点分为：国内临时出差、国内长期出差（外派）、境外 出差。差旅费实行行政管

5、理。第十七条、员工国内临时出差所发生差旅费按国 内差旅费开支标准（见附表二）。 1、长途交通费总监级以下人员未经总经理 /财务总监批准，擅自乘坐飞机 的费用，按其级别所对应的标准报销，超额自理。 2、原则上不允许乘坐软卧、客轮、飞机商务、豪华仓，夜间行走超过8 个 小时方可乘坐硬卧。特殊情况下，经总经理 /财务总监书面批准请，凭票据报销 80% ，否则凭票据只能报销 50% 费用。 3、员工多人一起出差要安排二人间或三人间住宿，住宿费按原标准的 70%执行，出差人员中有异性的，可单独按标准报销。 4、出差期间内报经授权主管批准业务招待费开支或市内的士费支出报销人 员，该费用发生差旅区域内相应的

6、所有伙食补贴或市内交通补贴，一概不予以 报销。 5、公司委派的各种会议的费用开支，凭会议通知上注明的相关费用报销； 已包食宿的，相关住宿费、伙食补贴不予以报销。 6、公司派出接受培训人员的费用和补贴标准依据举办单位通知和培训合约 确定。 7、公司因外延发展需要派驻外地长期工作的人员的差旅费及补贴标准由公 司另行规定，不适用本办法。 8、外派员工回集团公司差旅费根据实际情况经审批后报销。 9、出差人员按标准内凭票据实报销伙食补贴、住宿费等。 第十八条、国内临时出差实行事先申报制度。经理（含）以下人员当日未 往返地区出差实行事前申请制度，依据差旅费标准和预计出差时间填报出差 申请表（见附表三），因

7、特殊原因未能事前申请的，应于回公司后一周内补 办申请审批手续。没有经过批准的出差申请表，财务部不予借款和报销。 第十九条、国内长期出差实参照公司规定差旅费开支标准范围内申报长期 出差人员的费用开支标准和管理办法，报总经理 / 财务总监审批后，报财务部备 案。 第二十条、员工境外（含港、澳地区）出差所发生差旅费另行规定。 第二十一条、出差借款程序： 1、各类出差人员需借款者，在填报出差申请表同时填报借款单 （注明累计借款额 及逾期借款额），参照审批权限报经核准后，转财务部门复查并办理借 款。对借款额及逾期情况注明不符者，财务有权退回当事人更正，重新报批。 2、出差后的各类发票、单据，按业务招待费

8、、差旅费（长途交通费、住宿 费）分类填报。 差旅费用报销单附于费用报销单，其中：业务招待费填写业务 招待费申请表，长途交通费、住宿费填写差旅费报销单，短途交通费、 机场建设费、行李托运费、电话费等杂费汇总填写在差旅费报销单的其他 栏中，并入差旅费报销。差旅期间发生的共同费用报销，报销单需有同行人员 签名确认。 3、严禁人为将同批次差旅开支项目拆零分次报销，绕避监管，一经发现， 财务有权不予受理未报销拆零部分，并在报销单上标识核销。 4、新招聘的外地专业人员，原则上不报销前来报到发生的各项费用，包括 单程路费及行李托运费用。特殊情况需要报销的，应由本人申请，报总经理审 批。 第五章交通费 第二十

9、二条、交通费是指用于车辆的燃油费、停车费、过路过桥费、等及 市内发生的 出租车费、公交车费等，发货（取货）运输费归为交通费，交通费实行预 算管理、行政管理相结合的原则。 第二十三条、车辆燃油费实行预购加油卡管理，未经总监以上主管签批 （附文字说明）的现金加油发票，财务不予以报销受理。 第二十四条、车辆管理部门应于加油卡金额使用完毕时（再次购买前）报 各部门使用情况及折算使用金额，财务部据此分摊费用。 第二十五条、公务用车订车流程、费用标准（对外租车）、审批程序，由 车辆归口管 理部门拟定相应管理办法执行。 第二十六条、市内交通费按实报销，原则上以公交车、地铁为主，无特殊 情况不得乘 坐出租车；

10、若有特殊情况的，事先向主管经理提出申请，批准后方可乘 坐。坐出租车的，在报销车费时，须在出租车票空白处，写明乘坐原因起 讫地点，不写明两项内容的，在报销时财务部门作退回处理。 第七章三项经费 第二十七条、三项经费是指员工福利费、职工教育经费、工会经费。 第二十八条、福利费，员工餐费实行预算管理和额度管理相结合的办法， 其它福利费实际行政管理。 1、本公司提供员工午餐，发生的费用在预算范围内可据实报销。 2、加班餐费，员工加班应根据公司相关考勤制度执行，不发放加班餐费， 特殊情况报领导审批后按公司员工餐标准凭票报销。 3、员工因本市内出差未能返回公司就餐（午餐） ，不分职务级别，本公司 员工餐费

11、标准 （暂订为 10 元 /人）凭票报销。 4、公司为集团外派员工提供住宿，相关费用据实报销。 第二十九条、职工教育经费，实行预算管理及行政管理。 1、按国家规定的必须接受相关教育的费用，可据实报销，如会计后续教育 等。 2、购买工作专用的法律、法规书籍、接受培训等其它事项，需经批准后报 销。 第三十条、工会经费，另作规定。 第八章费用管理方法及报销程序 第三十一条、公司费用管理通过预算管理、额度管理和行政管理三种方 法。 1、预算管理是指 :各职能部门、业务单位事先向财务部提出下期本部门所 有费用的计划（金 额1,000元的大额财产购置、修理、装璜，需另单独预算申请），财务 部统一报总经理或

12、 财务总监批准后，确定单位下期费用预算金额。实际费用报销时，财务部 门根据费用预算，准予报销或另行处理。 2、额度管理是指： 费用在一定的额度范围内控制使用，额度确定的依据是 销售额、工作职 务、员工人数等。 3、行政管理是指： 费用报销人在费用产生前，采用口头或书面的形式向行 政领导提出本次 费用计划，经行政领导同意后，产生的费用方能按费用报销流程到财务部 门报销费用。 管理方法：采用预算管理和额度管理相结合的费用项目有：办公费、运 输费、所有部门的手机费、。 管理方法：采用预算管理和行政管理相结合的费用项目有：职能部门的 招待费、所有部门的差旅费、其他相对变动费用。 管理方法：除此之外的相

13、对固定费用采用预算管理。 4、其他变动费用 其他变动费用项目是：交通费、车管费、会务费、装修费、佣金、除手机 费外的其他通讯费。 5、相对固定费用 除上述变动性费用项目外的所有费用均列入相对固定费用，采用预算管理 方法。 第三十二条、具体实施按如下办理： 1、预算管理 1）目前公司对所有费用按月预算，每月 25 日前，各职能、经营部门向财 务部提交下月的费用预算表，审批核准后的预算在月底前发回各单位。 2）各职能部门、各业务单位未能在规定时间内提交费用预算表，则该 部门的费用报支顺延一个月。 3）实际发生费用超过预算的，请各部门说明情况后报总经理或财务总监批 示。 2、额度管理 根据销售额确定额度的费用项目