EXCEL的操作说明讲解

1、EXCEL 的操作 第一讲 知识点 1、负数：符号 +数字 、（数字） 2、分数： 0+ 空格 +分子 /分母 3、年份： 2011-02-03 或者 2011/02/03 4、当前日期： ctrl+ 分号 5、当前时间： ctrl+shift+ 分号 6、设置序列： “工具”下的“选项” ，选“自定义序列” ，然 后就可以在右边的空白处自行设置新的序列。设置时，输入 一项之后，就要 敲回车键 ，接着输入下一个，然后再回车。 7、输入一大串数字时，如身份证号码时，先输入一个英文 状态下的“ ”，然后再输入数字，最后敲回车即可。 8、填充：选定一块区域，在第一单元格内输入内容，然后 按 ctrl

2、+ 回车键， 整个区域就均被刚才第一个单元格中输入的 内容所填充。 第二讲 数据的有效性 1、作用： 限定单元格中数据的取值范围， 超出范围就自动 给出提示。 2、选定单元格数据的有效性 (1) “设置”选项卡：设置有效范围 (A序列；B整数) ( 2) “输入信息” 选项卡： 在输入前给输入者以提示， 告 诉输入者输入的大致内容，如标题为“性别” ，输入 信息为男或女。 ( 3) “出错警告” 选项卡： 输入无效数据后显示错误信息 (4) 删除数据有效性：选定单元格“数据”“有效性” -单击左下角的“全部删除” 第三讲 表格编辑 一、自动套用格式 ( 1 ) 作用：将计算机中已有的格式应用到

3、当前表格 ( 2) 方法：选定当前的表格格式自动套用格式选择 要应用的表格样式单击 “选项”选择应用的范围 (包 括数字、边框、行列宽等)确定。 二、美化表格 选定单元格 /格式 /单元格 /选择不同的选项卡 (1) “数字”选项卡：设置数字，例如常规、数字、货币、 会计专用、日期、百分比、文本等。 (2) “对齐”选项卡：设置水平对齐、垂直对齐、方向、竖 排文字、合并单元格、自动换行(把单元格内所有内容显示 出来）等。 （ 3）“字体 ”选项卡：设置字体、字号、颜色、特殊效果等。 （4）“边框 ”选项卡：选择线条颜色、线型等。 （5）“图案 ”选项卡：选择颜色、图案等。 三、行、列的调整 1

4、、插入行、列 选中要插入的行（列）数T 插入”行（列）T确定 注意：插入的新行在选中的行的上边，插入的新列在选中的 列的左边。 2、删除行、列 选中要删除的行或列T 编辑” T删除” 3、设置行高、列宽 方法一：选定行或列，格式，行或列，设置数值 方法二：光标置于行号或列号分界处，拖动即可 3、最合适的行高、列宽 方法一：选定行（列）T格式 行（列）T最合适的行高（列 宽）。 方法二：光标置于行号（列号）分界处 4、隐藏行、列 （ 1） 选择要隐藏的行（列） 格式 行（列） 隐藏 （2）工具/保护 /保护工作表 /设置密码 /确定 四、条件格式 1、作用：设立不同的条件范围，符合条件的数据以不

5、同格 式进行显示 2、方法：选定单元格t格式t条件格式t选择条件t输入 范围t单击格式t进行格式设置t确定t单击“添加” t重 复前面相同的操作 /确定 注：最多只能设置三种条件格式，将数据以四种格式显示。 第四讲 公式 一、公式 1、公式的定义：以等号开头，由数据、运算符号构成的用 于计算结果的等式。 2、输入：选定一个单元格作为结果单元格，以等式开头， 依次输入数据、运算符，敲回车键即可。 注意： （1）输入公式时，一般在英文状态下输入 （2）数据可以是具体数值，也可以是单元格地址 （ 3）结果单元格：用于存放公示显示结果的单元格 （4）引用单元格：公式中出现的被引用的单元格 二、运算符号

6、 （1）算术运算符：%, +，一，* , /,八 （2）比较运算符： =， ， =， ， =60 ” 2、 sumif（条件求和 ） 使用格式为：=sumif（条件区域，“条件”,“运算范围” 如=sumif（性别，“男”，“语文科目”） 四、日期函数 1、 today ：显示当前日期 2、 datedif:计算指定起始日和结束日之间的天数间隔 使用格式： =d ated if （起始日期，结束日期，“指定日期的计 算方式） （1）y: 计算日期内的整年数 （2）m:计算日期内的整月数 （3）d:计算日期内的整天数 五、排名次函数 1、rank:返回一个数值在一组数值中的排位 2、使用格式：=

7、rank（单元格地址，数据范围，升序 /降序） 其中， 0 表示按降序排列， 1 表示按升序排列，降序排 列时 0 可以省略。 六、条件函数 1 、 if :根据条件判断，显示不同结果 2、使用格式: =if （条件表达式，条件成立，条件不成立） 3、例题: （ 1 ） 总分大于 300 时显示合格，总分小于或等于 300 时显示差。 格式为：=if （引用的总分单元格地址 300,”优秀”，”差”） （ 2） 总分大于 350，显示优，总分小于 300，显示差， 其他显示良。 格式为： =if （引用的总分单元格地址 350,”优秀 ”， if （引 用的总分单元格地址 86 男 三、排序

8、1、作用：使记录按照某种条件进行排列显示 2、分类：单行排列、多行排列 3、单行排列：使用工具栏上的“升序“或”降序“ 4、多行排列：数据/排列/选择关键字(最多使用三个关键字 作为依据) 第七讲 数据处理（二） 一、合并运算 1、 作用：将其他数据合并到当前工作表中 2、 合并引用设置： 源数据具有相同的排列顺序和位置 时， 才可使用合并运算 （ 1） 选择结果单元格的位置 （ 2） 单击合并计算目标区域左上角的单元格 （3）数据 /合并计算 函数选合并计算方式 引用位置分别选定合并数据 （不含标题即表名 称） / 添加 3、建立至数据库的链接 如果源数据被修改时，自动更新合并计算，就选取，

9、否则就 不选取。 注意： 若源数据不按顺序排列， 但使用相同的标志， 则选中： “标题位置“中的”首行“和”最左列“。 二、分类汇总 1、作用：按某个字段对所有记录进行分类，相同记录的某 些字段进行汇总的计算 2、使用 （1）分类：选中一列（分类字段）升序或降序排列 （2）汇总：单击任一单元格 /数据/分类汇总 /选择分类字段 选择汇总方式 / 选择汇总项 /确定 3、删除：单击任一单元格 /数据/分类汇总 /全部取消 三、数据透视表 1、定义：能够将数据库以多层表格的形式进行表达，便于 从各个方面多角度对数据进行观察 2、组成：页字段、行字段、列字段、数据字段、数据项 3、创建 （1）选定“

10、数据库” / ”数据” / ”数据透视表和数据透视 图”（不包括标题栏） （2） 将”所需创建的报表类型”修改写“数据透视图（数据 透视表）”/ 单击“下一步” （3）选择源数据的区域 / 完成 （4）根据需要设置：页字段、行字段、列字段、数据字段 （使用“数据透视表字段列表工具栏” ，方法是用鼠标拖动 到 Excel 图中 XYZ 轴。） 4、使用数据透视表 （1） 筛选：分别根据页字段、行字段、列字段 （2） 排列：右单击“排列字段” ，选择“字段设置” ，单击 “高级”，设置自动排序选项（递增或递减） ，确定。 （3） 刷新：数据透视表的数据来源于数据表格， 不能直接 修改。当源数据被修

11、改后， 数据透视表光标定位在要 刷新的数据透视表内 数据 / 更新数据或右单击任一单元格 / 更新数据或工具栏中 “！” 5、删除数据透视 选定整个数据透视表 / 编辑 / 清除 / 全部 四、图表 1、创建图表 插入/ 图表/ 选择图表类型 / 选择数据区域和系列产生的位置 选择图表选项 / 选择图表位置 / 确定 2、修改图表 （1）更改图表类型 选定图表 / 图表/ 图表类型 / 选择/ 新类型 / 确定 （2）更改系列位置 选定图表 / 单击图表工具栏上的“按行”或“按列”按钮 选定图表 / 图表/数据源 / 选择 （3）更改图表选项 选定图表 / 图表/ 图表选项 /重新设置选项 / 确定 （4）更改图表位置 选取图表 / 拖动或选定 / 图表 / 位置 3、添加、删除数列 （ 1）添加：选定要添加