公司实物档案管理办法

1、公司实物档案管理办法一、为加强实物档案(大类代字9)的管理工作，使实物档案管理科学化、规范化、标准化，根据中华人民共和国档案法、广州市档案管理条例等法律法规，结合我公司实际，制定本办法。二、本办法所称实物档案，是指法人、其他组织以及个人在其工作活动中形成的与本公司有关的，对国家和社会有保存价值的以物质实体为载体的物品档案。三、公司综合档案室负责对本公司已归档的实物档案进行管理，负责对未归档的实物进行监督和指导。四、实物档案的归档范围（一）本公司获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等。（二）上级领导、知名人士、有关单位赠送给本公司的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等。（三）本公司对外

2、交往中获赠的重要纪念品。（四）本公司组织的各种重大活动中形成的纪念品。（五）机构成立以来使用过的牌、匾。（六）反映本公司不同阶段的工作证、纪念册、纪念证章等（样品）。（七）其它有保存价值的实物。五、实物档案归档要求（一）应归档的实物自形成后的三个月内向公司档案室移交，由于特殊原因，实物档案不能存放到档案室保存的，应先由档案管理部门拍照登记，标明存放地点，按规定存放。（二）实物档案要保持整洁、无破损，任何部门和个人不得随意将实物档案损坏、私存或转送他人。档案部门应定期对实物档案进行检查，保障档案实体的安全。（三）归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本公司声像档案（荣誉照片）的管理，两者之间要建立

3、准确、可靠的标识关系。（四）本公司对外交往中赠送给对方的重要实物，也应当拍照归档。六、实物档案的整理（一）归档实物的分类：归档实物以件为单位进行整理（成套实物为一件）。（二）归档实物的排列：归档实物按种类结合归档时间进行排列。（三）归档实物的编号：归档实物按照*有限公司档案综合管理分类方案进行编号。（四）实物档案目录的编制：归档实物应按分类方案和档号顺序编制实物档案目录。实物档案目录设置档号、题名、实物来源、形成日期、实物类别、实物数量、保管期限、存放地点、互见号、备注等项目。实物档案目录应装订成册并编制封面。七、实物档案的保管（一）实物档案应专库或专柜保管。（二）存放实物档案的库房和橱柜应保

4、持整洁，定期除尘，避免实物档案褪色。（三）易虫蛀、易锈蚀的实物档案要做好防虫、防锈蚀的技术保护，确保实物档案完好无损。八、实物档案的利用（一）利用实物档案必须严格履行借阅登记手续。（二）因举办展览等确实需要使用实物档案原件，须办理借用审批手续，在借出期间如有损坏、遗失或逾期不交还等情况，给予通报批评，并按实物价值予以经济处罚。（三）珍贵的或不易搬动的实物档案，只提供实物档案照片使用。九、实物档案保管期限序号内容保管期限1本公司获得省级或省级以上的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等重要的、具有突破性或特别意义的永久一般的长期2本公司获得市级的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等重要的、具有突破性或特别意义的永久一般的长期3上级领导、知名人士、有关单位赠送给本公司的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等 永久4本公司对外交往中获赠的重要