外贸函电实训报告-格式doc

1、湖南女子学院 外贸函电实训报告 （2014年下学期） 院系经济与管理系 专业国际经济与贸易 班级国贸三班 姓名范燕 学号2011111307 指导教师 成绩 2014年 10月 一、引言 实训是对自我学习的一个实践性检验过程，是认识自我、评估自我最直观的方式。 通过外贸函电的实 训教育，在我们巩固理论知识的同时， 也了解到了今后步入工作中需要注意的方向，也提高了我们的实践 操作能力和解决问题的能力。 国际结算这一模拟软件，是以实际操作为模型，主要从建立业务关系、询价、报盘、还盘、订货、支 付、包装、装运、保险、索赔等磋商环节进行实际操作，通过这一实践操作，学生能更全面、更清晰的了 解外贸函电的

2、内容及流程。其中，软件中不仅包括函电邮件的填写，也包括一系列外贸函电中所涉及到的 专业名词及句子翻译的提醒，更有利于学生对知识的把握和专业素养的提升。外贸函电软件可自行对同学 的作业进行实时评分，这不仅加快了效率，减轻了老师的负担，也让学生得到了自我锻炼的目的，初步理 解了所学课程在现实中的应用。 二、实训目的 通过国际商务环境模拟，业务角色扮演和大量的案例、实例使学生熟练掌握外贸业务中往来信函、邮 件的格式与结构、写作特点、专业术语、常用专业词汇、相关句型和常见表达方式等，加深学生对进出口 业务环节的理解，掌握外贸英文函电的撰写能力，培养外贸业务能力、组织活动能力、英语应用能力等， 起到理论

3、联系实践的桥梁作用，使学生在外贸模拟交易过程中初步具备函电谈判的能力。 三、实训时间：2014年9月-10月 四、实训地点：湖南女子学院实训楼 504 五、实训内容 实训主要是在理论的基础上，根据相关的外贸公司的实际业务范围和需求，要求学生能够以进出口商 的角色，用正确格式撰写外贸业务环节的各类信函。具体实训内容是根据教材实用外贸英语函电教程 的各章节理论教学内容并结合南京步惊云软件公司设计的商贸函电实训软件让学生各自上机操作和指导 老师随堂帮助相结合的方式来实施训练的，包括相关术语练习、相关句型盘练、相关业务环境下的信函练 习等。 具体包括： 任务一：Establishi ng the bu

4、s in ess建立贸易业务关系 任务目的：使学生了解寻找客户的途径，重点是在互联网，（各种交易展览会对学生来说不现实）。 提高学生信息搜索、获取和整理能力。使学生根据互联网、报纸、使馆、商会、交易会提供的信息，按照 潜在客户的需求， 结合本公司的业务范围和发展需要，写一些建立业务关系的信函，掌握此类信函的写作 方法。 实训具体内容: 1. 相关语句的翻译，句型盘练，重点词语用法盘练 2. 建交函的写信练习 3. 练习相关句型：（1）信息来源（2）公司介绍（3）经营范围（4）产品种类和特色（5） 邮寄相关资料（6）希望来函询盘 任务二：询盘 任务目的：学会从报纸、杂志、网址、交易会等不同渠道搜

5、集到客户的信息，根据公司的实际业务范 围和需求，能用正确格式撰写买方询购所需产品的信函和卖方报盘产品的信函，掌握询盘函中重点词的用 法和常用的句型。 实训具体内容： 1. 相关语句的翻译，句型盘练，重点词语用法盘练 2. 练习询盘的书信格式 3. 练习询盘中inquiry 和答复中replies 等词的用法 任务三：发盘 任务目的：通过前面双方的信函交流，要求学生不仅要报与客户所需货物的价格，而且要指明一切必 要的销售条款供买方考虑和接受。根据这些要求，能用正确的格式撰写发盘中的相关内容。 实训具体内容： 1. 相关语句的翻译，句型盘练，重点词语用法盘 2. 练习报盘的顺序 offerquan

6、tity,commodity, unit price, trade terms, shipment 等 内容 3. 介绍本公司的其他产品来吸引客户增加订购量 4. 练习发盘的书信格式及其常用语句 任务四：还盘 任务目的：通过还盘及反还盘，要求学生对报盘及市场进行仔细分析与研究，对报盘中的某些内容， 如价格、包装、装运等条件作出修改，并向对方陈述自己的条款，希望对方能够接受自己的理由，为自己 争取利益。这很好的锻炼了学生收集资料，分析问题和阐述说明的能力。 实训具体内容： 1. 练习还盘：（1 ）表明已经收到对方报价。（2 ）不接受对方报价，请说明理由；自己报价或由卖 家自己决断。（3）请求对方

7、及早答复。 2. 练习具体贸易条件的规范书写如货币符号，介词的使用，相关语句的翻译，句型盘练，重点词 语用法盘练 3. 回顾贸易实务中所学的出口报价核算、还盘核算知识。能够根据特定商品、数量、运程、险种等 计算出该商品的三种最主要价格术语的报价。 任务五：接受并签订合同 任务目的：学会能用正确格式撰写订货信函，其中内容包括一般条款，如：商品名称、规格、数量、 价格等和基本条款，如保险条款、商检条款、索赔条款等。掌握订货信函中重点词的用法和常用的句型。 实训具体内容： 1. 练习订货书信格式 2. 相关语句的翻译，句型盘练，重点词语用法盘练 3. 掌握订单中所涉及的条款的相关知识 4. 练习有关

8、订货的语言点和常用句型。 任务六：有关包装和装运 任务目的：要求学生学会包装及装运的基本条款的书写，包装分为内包装和外包装， 其中外包装的标 记主要包括运输标志、指示性标志和警告性标志；装运条款中主要涉及装运日期、 运输方式及运费支付等 问题。掌握包装和装运信函中重点词的用法和常用的句型。 实训具体内容： 1. 相关语句的翻译，句型盘练，重点词语用法盘练 2. 包装条款的书写：（1）运输标志（2）内包装的要求（3）外包装的要求 3. 装运条款的书写：（1）装运期限的书写（2）装运方式的书写（3）装运通知的书写 4. 练习有关包装及装运的短语和常用句型。 任务七：支付方式 任务目的：使学生了解外

9、贸中主要的国际结算方式，重点是信用证。能用正确格式撰写关于信用证开 立、修改等方面的信函。掌握有关信用证信函的重点词的用法和常用的句型。 实训具体内容： 1. 相关语句的翻译，句型盘练，重点词语用法盘练 2. 关于信用证支付、付款交单、承兑交单的结算方式 3. 掌握信用证下支付货款的条件 4. 学会修改信用证的信函。 5. 关于信用证结算方面的书写 6. 练习有关信用证的语言点和常用句型。 任务八：保险和索赔 任务目的：使学生熟悉掌握索赔、理赔信件的写法。 实训具体内容： 1. 索赔信件要求: a. 提出索赔。 b. 提及订单号，发货日期，被索赔的货物名称 c. 讲明对货物不满的原因并要求给予

10、解释 d. 讲明此事对自己带来的不便 e. 建议此事该如何处理，比如：替换受损物品；要求赔偿等 2. 理赔信件要求： a. 确定该索赔是否合理。如合理，表示歉意并承诺解决好此事 b. 如不能立刻予以解决，讲清此事正在调查，将尽快拿出解决方案 c. 所有的抱怨及索赔都会详细调查并郑重处理 3. 相关句型练习： a. 提出索赔的句子 b. 描述损失发生原因的句子 c. 表达歉意的句子 d. 接受或解决索赔的句子 六、实训心得体会 在这次实训期间，通过自己的实际操作，让我学到了很多课堂上许多不能学到的知识，在这期间，也 遇到了很多实际操作问题，这为以后真正的工作业务中提供了锻炼，也积累了财富。此次实

11、训，给了我很 大的收获，我也总结了以下几点： 1、要做好这一份工作，我们需要有一定的耐心和细心，还要有谨慎的工作态度。外贸函电是一门实践操 作性很强的课程。也就是说，要达到正确拟写外贸业务信函的目的，仅有理论是远远不够的，必须学习大 量外贸实务中有一定代表信的信函，深入体会何为七个“C”，更重要的是通过学习信例，熟悉大量外贸 业务中各个环节中常用语，包括词汇、短语、句型以及习惯表达方式。而要做到这些，你就必须潜心学习， 在学习过程中必须做到细心与耐心，才能很好的掌握和熟练信函的书写。 2、 要把握专业知识与实习操作的关系。这是非常重要的一点， 这次实习是实践操作与理论相结合的实习， 从中锻炼的

12、是我们的综合运用能力。此次的实训里我们涉及到很多知识，例如知道出口商是最为重要的角 色，出口货物的流程主要包括：报价、订货、付款方式、备货、包装、通关手续、装船、运输保险、提单、 结汇。而这个过程是很一个很难掌握的技能其中涉及到了很多环节，其次，出口商所要填写的单据是最多 的，所以无论是操作的熟练程度还是预算能力或是对各个环节中所需单据的熟悉程度等都有些困难。这些 都必须涉及到一些对外贸易的专业知识，要想把建立业务关系、询价、报盘、还盘、订货、支付、包装、 装运、保险、索赔等磋商环节做好，那你必须把握专业知识与实习操作的关系。用专业知识指导实践，用 实践丰富专业知识。 3、学好英语的重要性。当

13、然，外贸函电的书写都是全英文的，而且是专业性的英语，这就要求我们对英 语有一定的基础，并且需要不断地累积。外贸函电实训进行大量填空、填词、选择题、句子翻译和中译英 信件的翻译等各种类型的练习，其中包含了很多信函中特殊的使用短语和句式，这些都是需要我们在实践 过程中不断积累的。英语知识把握好了，那你就成功了一半。 综上所述，通过这次实习，我掌握了很多日后工作所需的基本技能，检验了平时所学习的基础知识， 衡量了个人的能力和水平，发觉了自身存在的不足和缺点。这于我来说无疑是受益匪浅的。知道了辛勤的 付出是有收获的，我总结了在进出口贸易业务中的经验和教训，帮助我在以后的学习过程中不断充实自 己，更加关

14、注国际的经贸环境，加强实例分析能力并加强训练，增加感性认识，努力提高业务责任和商 务运作能力，真正做到学以致用。 我相信，这次实习让我获得的经验、心得为今后的学习做了引导，点明了方向，会促进我在以后的学 习、工作中寻找到合理的方法和正确的方向。 附：实训练习记录 一、建立业务关系函（CPT+D/P） 83 分 请根据下面的题目要求及相关背景资料发送“建立业务关系”邮件。 一、题目要求 深圳市亚万贸易有限公司欲求购米老鼠金戒，2014年8月，深圳市亚万贸易有限公司从 中国驻美国大使馆得知美国金太阳国际贸易有限公司专门经营珠宝出口。 2014年8月1日，向美国金太阳国际贸易有限公司发出建立业务关系

15、函，想进一步了解商品信息。 该信函至少应包含以下内容： 1、信息的来源 2、写作的目的 3、公司经营范围，规模等 4、表达合作的愿望 Dear Sirs， We are in debted to the Embassy of the peoples republic of China in theun ited states，a nd lear n that you are pote ntial suppliers of jewelry forexports. At present,we are very interestedin your products and wish to have

16、your quotation for the Mickey Mouse Gold Ri ng We specialize in the importatio n ofjewelry which have enjoyed great popularity in world markets.We are also very well conn ected with all the major dealers on the Europe. We are now writ ing you for the establishme nt of bus in ess relati ons with you

17、and look forward to heari ng you soon. 二、询盘(CPT+D/P) 82 分 根据操作要求，向对方询盘，要求用英文书写，表达清楚、内容完整。 一、操作要求 2014年8月2日，深圳市亚万贸易有限公司又向美国金太阳国际贸易有限公司发出一封询盘函。就信中 提到的米老鼠金戒详细询价。 这封信函至少应包含以下几点： 1、询问8月1号信函是否收到 2、有关产品的报价(CPT Shanghai)，支付条款 3、装运 4、样品等 Dear sirs, Weconfirm whether you have received our letter of 1st August

18、 2014 or not.Ifyou received ,we wish you to send us payme nt and quotatio ns CPT Shan ghai coveri ngthe Mickey Mouse Gold Ring and it would also be appreciated if samples could be forwarded for our close study. If you can supply goods of the type and quality required ,we many place regular orders fo

19、r large qua ntities, and we hope that shipme nt will be made on 1st September. We are look ing forward to the pleasure of heari ng from you aga in soon. 三、发盘(CPT+D/P)89分 请根据下面的题目要求及相关背景资料发送“发盘”邮件。 一、题目要求 2014年8月3日，向客户(深圳市亚万贸易有限公司)发出发盘函。 内容：感谢客户的询盘，列明各项交易条件，并回答客户提问： (包括价格:USD 163 per pc ;贸易术语：CPT上海；支

20、付：D/P即期及装运：立即装运等) Dear Sirs, Thank you for your separate cover, catalogs letter of August2n d.Asrequested,we are airmaili ng you,un der In order to start a con crete tran sact ion betwee n us,we take pleasure inmak ing you a special offer Price:USD 163 per Trade Terms:CPT Shan ghai Payme nt:D/PSight

21、 Shipme nt:immediateshipme nts We trust the above will be your trial order. ,subject PC to our final con firmati on,as follows: acceptable to you and await with kee n in terest and sample books for our Mickey Mouse Gold Ring . Yours faithfully, 四、还盘(CPT+D/P) 87分 根据操作要求，以进口商身份写封还盘函。 一、操作要求 2014年8月4日，

22、我方向出口商发出还盘函。以下几点信函中应该包括： 质量和船期可接受，但所报价格与其他供应商的价格相距甚大，不能接受。 希望对方报价 USD 160/PC 殷切地等待你方重新考虑并早日回复 Dear Mrsaac thank you for your letter of the August 3 offeri ng usMickey Mouse Gold Ring .Although your quality and shipme nt are acceptable,your price is not keep ing with the other suppliers and it is too

23、 high to be acceptable. besides,theres kee n competiti on from suppliers in Thaila nd.You cant very well ignore that.should you be ready to reduce your price to USD 160/PC,we might come to bus in ess. Con sideri ng the Ion g-sta nding bus in ess relati on ship betwee n us,we make you such a coun ter

24、-offer.As the market is decli nin g,we hope you will con sider our coun ter-offer most favorably and send us accepta nee at your earliest convenience. We are an ticipat ing your early reply. your faithfully, Shen Zhe n yawa n Tradi ng Co., Ltd. Yang jun 五、签订合同函(CPT+D/P) 92 分 请根据下面的题目要求及相关资料发送“签约函”。

25、一、操作要求 2014年8月9日，出口商同意进口商的还盘并收到客户关于米老鼠金戒的订单， 同日，深圳市亚万贸易有限公司起草合同并寄出合同。 现在你需要给出口商写一封售货确认书的信函。信函中包括以下几点： 1、表达很开心对方接受还盘 2、购货确认书已寄出，收到后签退一份 3、希望贵方及时关注我们的订单 Dear Mr. Isaac We are glad you accept our coun ter-offer.Although the curre nt market price is a little bit higher,we accept the order on the same te

26、rms as before with a view to en couragi ng bus in ess. As requested in your previous letter,we en close our Sales Con firmati on in triplicate.Will you please send back one copy duly sig ned. We hope your prompt atte ntio n to our order.Your close cooperatio n will be highly appreciated. Yours faith

27、fully 六、装运通知（CPT+D/P） 73分 根据所给的资料写一封关于装运的通知函。 一、操作要求 2014年8月20日，美国金太阳国际贸易有限公司向客户深圳市亚万贸易有限公司发出装运通知函，告知 对方货物已装运，信函中应包含以下内容： 1、通知进口商货物装运 (23 August 2014)。 2、相关运输单据已寄出 3、希望货物准时到达 4、感谢客户的订单 Dear Sirs, We are pleased to advice you that the goods has bee n shipp ing out on August 23,2014,a nd hope that it

28、will arrive at the dest in ati on in perfect con diti on. In complia nee with the terns of con tract,we are en clos ing a full set ofhe duplicate shipp ing docume nts con sisti ng of: 1) A Non-n egotiable copy of Bill of Ladi ng. 2) A sig ned In voice No. IV 0000005. 3) Packi ng list. 4) In sura nee

29、 policy. Availi ngourselves of this opport uni ty,wewish to assure you of our close cooperati on and tha nks for your offer. Yours faithfully, 七、改证函(CFR+L/C远期)91分 请根据业务要求向进口商发送修改信用证的要求函。 一、业务要求 2014年8月14日 南京海格进出口贸易公司收到客户日本曼尼尔国际集团有限公司的信用证，提出几点修改意见： 1 The curre ncy amou nt should be 15300 in stead of

30、15200. 2 PARTIAL SHIPMENTS should be NOT ALLOWED i nstead of ALLOWED. 3 PORT OF LOADING should be Shanghai,China not New York,America . Dear Sirs, We have received your L/C for the amou nt of USD 15300 coveri ng your order No.200/0000061 for the Fresh Lem on.On perusal,we find that there is an error in some place and wish to have cha nge the L/C.The relative clause reads as follows: 1、The currency amount should be 15300 instead of 15200 2、 Partial shipment should be“ NOT ALLO