商务信函中的正确性原则.doc

1、 商务信函中的正确性原则篇一： 商务信函的写作原则及写作特点(准确)一 前言 二 写作原则三 写作特点 比如商务信函有格式化的特点，许多套语等等 四 商务信函写作时应注意的问题（加上你本来的内容，融合你的写作技巧） 五 结论与体会商务公文文体和公文语言的这些特点以及商务活动 本身的特点决定了商务信函的以下特点。1正确性（correctness） 毫无疑问，这是商务信函最为重要的特点，且是其 它特点的基础。舍此而谈其它特点没有任何意义。这一点很容易理解。只有正确了，才可能去谈完整 性 （ pleteness ） 清 晰 性 （ clarity ） 简 明 性 ， ， （conciseness）

2、，具体（concreteness） ，礼貌（courtesy） 等特点。这里的正确性不仅指使用的语言无拼写、标点、语 法等方面的错误，传递的信息（如时间、地点、价格、 货号、数量、信用证号码等）准确无误，而且指要使用 正确的格式等等。更有研究者（张彦，李师君 2017： 171）指出，商 务信函的正确还应包括在翻译时译者必须对汉英的不同 表达习惯与方式都要有精确的把握。2完整性（pleteness）商务信函的完整性指的是其必须包含所有必需的事 项和信息。例如，报盘信就必须包括产品名称、数量、质量、 价格、装运方式、付款方式等必要的信息。如果有所欠 缺，对方就很难还盘，使商务活动继续下去。又如，

3、如果写一封投诉信，则必须说明问题所在、 为什么要写这封投诉信、给你带来了哪些不便以及你希 望见到的结果等，这样对方才能采取相应措施以解决问 题。3清晰性（clarity） 商务信函的清晰指的是所写信函必须清楚明了，让 对方很快了解信函所要传递的信息，不会产生歧义。王晓英，杨靖（2017）指出，为达到这一目的，可 以采取以下措施： （1）使用简单的单词和简单的句子结 构； （2）避免使用有不同意义的单词； （3）把关系密切 的单词放在一起； （4）使用主动语态。例如，A letter was delivered to the pany 和 They delivered a letter to t

4、he pany 相比较而言，后者就更清 晰明了，不会引起误解。4简明性（conciseness） 商务信函的简明性指的是用尽量少的单词或汉字将 事情说清楚。我们常说，言简意赅乃语言之精华（Brevity is the soul of wit） ，商务信函更是如此。这里的要求是： （1）用尽量少的单词或汉字； （2） 一定要将需要传递的信息传递出来，将需要说的事情说 清楚。我们既不能为了说清楚事情而牺牲简明性的特点， 也不能为了简明扼要而牺牲完整性的特点。为达到简明扼要的目的， （1）可以用常用的简单词 来替代较为正式的较长的词组，如用 if 来替代 in the event that，用 fo

5、r 来替代 for the purpose of 等等。 （2）用单词 替代句子或词组。例如，我们可以把 We are returning all the machinery that is broken 中的 that is broken 用 broken 来替代，进而将句子简化为 We are returning all the broken machinery。5具体（concreteness） 商务信函的具体指的是在信函中应该提供具体的信 息而不是概括性和抽象的信息。例如，The price of our product is about 100 dollars. 这 其中的 abou

6、t 100 dollars 就不具体，95 dollars 也可以，101 dollars 也行，让别人如何确定？ 为了达到具体这一目的， （1）可以使用具体的修饰 词，如一些具体的数字。 （2）避免使用抽象化的词，如 The price of gas has really skyrocketed recently。6礼貌（courtesy） 礼貌原则在人际交往中非常重要。在英语语用学界， 研究人员非常重视礼貌这一原则的研究。Leech 于 1983 年（转引自何自然 1997： 107109）提出了礼貌原则， 并指出这一原则包含 6 项准则： 得体准则（Tact Maxim ） ， 慷慨准则

7、（Generosity Maxim） ，赞誉准则（Approbation Maxim） ，谦逊准则（Modesty Maxim） ，一致准则 （Agreement Maxim） ，同情准则（Sympathy Maxim） 。事实证明，这些准则对更好地学习英语语用学、改 善人际关系起了非常重要的作用。笔者认为，这些准则 对于非常注重礼仪的商务信函自然也有非常重要的启迪 作用。为了体现商务信函的礼貌这一特点，要求我们在商 务信函中： （1）使用礼貌用语，如使用 Thank you，Please 等词语。 （2）从对方角度考虑问题或阐述问题，即 You-approach，而不是 I-或 We-app

8、roach。这样很容易 赢得对方的好感。 （3）使用积极和正面的词以替代消极 和负面的词语，如我们可以用 The office is open until 5 oclock 以取代 The office is closed after 5 oclock。很明显，前者更容易体现礼貌的特点而给人以好感。 （4）即使我 们的合理要求没有得到满足从而表达不满的时候，也要 平心静气地来表述问题，而不能在商务信函中表达怨气。汉语里有句俗语， “生意不成情义在” ，很有道理。再说 了，就算出现了问题，如果心平气和地解决好了，说不 定会为自己或公司赢得新的商机。7商务信函中经常出现专业性较强的专业术语和行 业

9、术语 有研究者（张煜等 2017： 151；寥瑛等 2017： 111 113）指出，商务信函中会大量出现专业性强、准确度 高的外贸专业术语和行业术语。例如，常见的有 B/L（提 单） ，L/C（信用证） ，FOB（装运港船上交货） ，CFR（成 本加运费）等等。而且，由于使用了这些专业术语和行业术语，会使 商务信函变得更加正式，书面语的特点显得更加突出 （二）用语正式庄重，礼貌 因为商贸函电主要用来洽谈业务，所以 用词较为正式，语句显得诚恳、自然、有礼 貌。礼貌 (Courtesy)： 礼貌指有礼，它不单 表现在文章的语句上还表现出对对方的态 度，即用语文雅有礼，不伤害对方积极面 子，对待对

10、方的态度真诚、合作、体谅。 （三）文中多用专业术语和贸易行话 1商务信函多用于贸易谈判，谈判的主 要内容涉及产品质量、价格、包装、装船标 志、保险、等国际贸易知识。在贸易活动 中，为了交往的方便快捷，形成了一系列的 贸易术语(mercial terms)，如： F.A.Q.(Fair Average Quality)产 品 品 质 术语，其意为“中等品质” G.M.Q(Good merchantable quality) 产 品品质术语，其意为“适销品质” 。GSP(GeneralizedSystemof Preference)，国际贸易政策术语，其意为 “普惠制” 。CIF (Cost，In

11、surance and Freight) 是 价格术语，表示“成本、保险加运费” 。O/C (Outward Collection) 是付款方式术 语，表示“进口托收” TPND (Theft pilferage and NonDelivery) 是保险术语，表示“盗窃及提不着 货险” 2同时在信函交往中也形成一些常用的套语行话，如： We are in receipt of?(兹收到) We are willing to establish business relations with your pany(我们愿与贵公 司建立贸易联系)。We should be oblidged if y

12、ou would send us catalogue and price list of(如 蒙 赐 寄?的目录册和价目表，我们将不胜感激)。We are looking forward to your early reply(盼早日复函) （四）商贸信函有相对固定的格式 商贸信函格式相对固定，大体上由以下 几 部 分 组 成 ： 信 头 （ heading） 、 日 期 （ date） 、 称 呼 （ Salutation） 、 正 文 （ body） 、 结 束 语 （ the plimentary close） 、签名（the signature） 。以下是一封拒绝承兑交单付款方式要求

13、的信函，从中我们可看出商务信函文体特 点。 篇二： 商务信函的7C原则Principles of Business Letter Writing 商务信函写作原则为达到通过信函有效沟通的目的，有必要掌握写好国际商务函电的原则。一 般地，商务信函有以下七个方面的写作规则，通常被称为“7C 原则”： 1.Clearness kl?rn?s 清楚清楚原则包括两个方面的内容， 一是写信者在拟文前知道自己要写什么；二 是对文收到信函时可以完全了解写信者要表达的意思，不会产生误解。这就要求 写信者头脑清楚、条理清晰、表达准确，避免使用一些含混不清、模棱二可的词 汇。2.Conciseness k?n sa

14、?sn?s简洁简洁是指用最少的语言表达最丰富完整的内容，并且不影响信函的礼貌性。简洁使信函更加简明有力。商务英语信函的格式要简明扼要，语言要通俗易懂， 内容要精练丰富。这要就要写信者在行文过程中尽量选用单间、易懂、朴素的词 汇，采用简洁，直接的句子。3.Correctness k? r?ktn?s准确商务英语的信函与买卖双方的权力、 义务、 利害关系、 企业形像等息息相关， 是制作各种商业单据的依据， 以及进行商业活动往来的重要凭证。准确无误是商 业英语信函写作中最最要的原则。准确原则不仅仅指单词拼写、标点符号无误， 语法使用、结构格式正确，还应确保信函所涉及的信息、数字、事实准确无误。因此，

15、在进行商业英语信函写作中应反复审核相关信息，如： 收信人的职称、姓 名、地址、交货时间、地点、货物品质、颜色、尺码、单价、总价、包装等。4.Concreteness knkritn?s具体具体原则是指信函中涉及的内容要言之有物，信息要详实具体、丰富生动， 表达要完整。商务信函写作中注意避免类似： soon, at an early date, good, nearly 等笼 统 的 、 含 混 不 清 的 表 达 法 。例 如 ： I will send the samples to you soon. 就 不 如 I will send the samples to you in two w

16、eeks. 如果能再具体，那就更好了，例 如 I will send the samples to you next Monday.5.Courtesy 英 k?t?s? 美 k?t?si礼貌为了建立、 保持一个友好贸易关系，商务英语信函往来一般要注意礼貌原则， 以理待人。礼貌原则不仅仅体现在使用 Please,thanks you 等这些词汇上面，而且 要在字里行间体现我国的外贸政策和外交礼节，做到不卑不亢、得体大方。具体 的礼貌原则基本包括这样几个方面： 遵守国际商务往来惯例； 尊重对方风俗习惯； 语言表达要客气有分寸，避免使用命令口气；多用友好、肯定的语气，尽量用委 婉语气指出对方不尽人

17、意的地方，复信要及时。6.Consideration k?ns?d? re?(?)n 体谅体谅是指以对方利益为出发点，站在对方的立场周到、细致的考虑问题，以 便得到对方的好感而达到所预期的目的。体谅原则是商务交往中为了促成交易所 使用的一种技巧。7.Completeness k?ns?d? re?(?)n完整一封完整的商业信函应该是对对方提出的问题逐一回答而且对自己要表达 的重要信息说明清楚。信函的完整性有助于建立良好的企业形像，节省双方的商 务往来时间而达到预期的效果，避免因重要信息不全而引起不必要的纠纷 篇三： 商务信函的书写规则商务信函的书写规则 （一）写信的原则（Writing Pri

18、nciples）已从原来的 3（Conciseness, Clearness, Courtesy）发展到目 前的个 ： Completeness, Clearness, Concreteness, Conciseness, Correctness, Courtesy,Consideration) 实例 Dear Sirs, Copper WireWith reference to your letter of April 9, we are pleased to accept your offer of 100 tons of Copper Wire as per your Offer She

19、et No.8/070/02B. Please go ahead and apply for your Export Licence. As soon as we are informed of the number of the Export Licence we will open the L/C by cable.(信的本文汉译)： 关于你们四月九日涵，我们高兴地接受你们第号报盘单所报吨 紫色铜丝。请着手办理申请出口许可证。的一经接到出口许可证号码的通知，当即电开信用 证。要求书信的 完整 ，的理由有三： 一封完整的书信比一封不完整的书信，有更大的可能性带来预期的效果； 一封完整的书信，

20、有助于建立和表达友善关系； 一封完整的书信，可以避免由于遗漏重要情况（情报）所导致的诉讼（Lawsuit） ； 有时，某些不显眼的书信或文件，由于所提供的情况完整而又生动有力（Complete and Effective） 而成为极为重要的文件。一封信写得是否完整， 建议用五个 来检验， 既： Who, What, Where, When 及 Why(包括 How) 例如:在定货的信中，必须明确说明 需要什么商品 (What you want) 何时需要 (When you need the goods) 货物发到何地何人收 (to Whom and Where the goods to be

21、 sent) 如何付款 (How payment will be mande) 如对对方的要求作出否定的答复时（如不能报盘， 不能理赔等）应说明理由 为什么 (Why) Clearness(清楚) （一） 避免使用可能产生不同理解或意义不明确的词汇 例一 As to the steamers sailing from Hongkong to San Francisco, we have bimonthly direct services. (从香港到旧金山有直达 船，) 但是 bimonthly 究竟是一个月两次即半月一次呢，还是两个月一次？不明确。因此， 最好清楚明白地说明 一个月两次 还是

22、 两个月一次 ： （a） We have two direct sailings every month from Hongkong to San Francisco. （每月两次直达船） （b） We have semimonthly direct sailing from Hongkong to San Francisco. （每半月一次直达船）（c） We have a direct sailing from Hongkong to San Francisco every two month. （每两个月一次直达船） （二）注意修饰词的位置，有时修饰词的位置不同，会导致不同的含意如： a

23、) Please let us know what you wish us to do about this matter as soon as possible; b) Please let us know as soon as possible what you wish us to do about this matter. 以上两句中的 修饰的内容不同： a) 你 们要求我们尽快做些什么。b) 请尽快告诉我们。所以 a) 可译成 请告你们要我们为此尽 快做些什么 ； b) 可译为 请尽快告知，你们要我们为此事做些什么 。 （三） 注意代名词，关系代词和先行词的关系 按照英语习惯，句子中

24、的代名词和关系代 词一般是指离得最近的名词， 因此要特别注意， 以免引起误解或不清楚。例句： 不好： They informed Messrs.John Smith that they would receive an answer in a few days. 较好： They informed Messrs. John Smith that latter would receive an answer in a few days. (四)注意前后一致和紧凑，连贯 不一致： Being a certified public accountant, I am sure you can help

25、 us. 一致： Being a certified public accountant, you can surely help us. or; As you are a certified public accountant, I am sure you can help us. 商务信函的书写规则 （三）Correctness（正确） 商业书信必须写得正确，因为它涉及到买卖双方的权利，义务，厉害关系，是各种商业单据 （如合同） 的根据。广义的说， 商业书信的正确性表现在： （一） 运用正确的语言水平 （二） 叙述得正确 （三） 数字要正确 （四） 正确理解和运用商业术语 （五） 合适的写

26、作技巧 或方法，以及正确运用其他的六个 。一正确的语言水平 （） 正式的和非正式的语言水平所用词汇比较： 的 formal informalterminate domicile deem transpire conflagration edifice endeavor obtain; procure peruse remunerate utilize subsequent ascertain contingent upon anticipate interrogate end home think(or: believe) happen fire building try get read o

27、r study pay use next or following find out depending on expect ask （） 正式的和非正式的语言比较 formal informal Will attain the age of 18 years. Will be 18 years old Render us more detail We will institute a mail search Send us more information We will ask the post office to send out a tracer. We thank you in an

28、ticipation of this courtesy and assure you that it will be a pleasure to serve you in a similar manner We shall appreciate your helping us. Let us know when we can return the favor. Inform me of your intentions as to the liquidation of this balance Let me know when you can settle this account. Give

29、consideration to a plan. Consider a plan This plan will effect a saving of $10,000. This plan will save $10,000. To effect certain modifications in a procedure contingent upon the concurrence of management To make certain changes if management agrees. The conclusions ascertaind from a perusal of the

30、 pertinent data is that a lucrative market exists for the product in this vicinity. The data studied show that the product is in good demand in this area. （） 避免使用不标准的语 言水平 不要说的 应该说 ain t hadn t ought irregardless nohow in regard to can t hardly between you and I where .at isn t, aren t shoudn t rega

31、rdless anyway regarding can hardly between you and me where 下列是用一内容三种不同语言水平的比较参考： Formal: Although Item 12 is enumerated in the report, the writer has ascertained that it is currently not in the organization s inventory or in the writer s possession. Informal: Although Item 12 is listed in the repor

32、t, it s not in our stock now and I don t have it either. Standard: Irregardless of the report that item ain t on our shelves now, and I haven t got it either. 二 叙述得正确 商业书信的内容要叙述得正确，既不要说得不够(Understatement)，更不 要说得过头(Overstatement)。例一 This stove is absolutely the best (or: the very best) on the market.

33、 (这种炉子是市场上绝 对最好的炉子。) 这句话是用来介绍商品的，的但没有具体介绍商品的性能，的而是抽象 地断定这种炉子是 市场上最好的 。这样介绍商品，不但不能达到推销的目的，反而使人对 写信人有 卖狗皮膏药 的感觉。改写 Our model A195 is designed on modern lines and gives, without any increase in fuel consumption, 25% more heat than the older models. So you will agree that it is the outstanding stove for

34、 economy of fuel. (我们的型炉子是按近代样式设计的， 在不增加燃料消耗 的情况下，比其他各种旧式炉子温度高。所以，你会同意，这是优良的节约燃料的炉 子。) 三 字要正确 做对外贸易离不开数字。的对商业书信中的数字的正确性要特别加以注意， 有时 失之毫厘，差之千里 。甚至引起不同的理解。（a） 以上 ， 以下 ， 以前 ， 以后 ， 从。到。 等的表达法 $2 or (and) above(over) 。二美元和二美元以上 60dozen or (and) up (upward, upwards) 单 5% up to 10% inclusive 商务信函的书写规则 （四） 不

35、少于罗的定四 理解和运用商业术语 一般常用的商业用语用字简洁，意义明确，使用得好，工作进行得顺利，使用得不好，就会 引起混乱，误解，甚至产生不必要的纠纷，如： You ask very short delivery for your order. 写信的人原意是说 你们要求赶快交你们的定货。 可是 short delivery 不是快点交货的意思，而是 短交 的意思，这就用错了商业术语。因此， 应该说： Your require quick(prompt) delivery of your order. 五 合适的写作技巧或方法，以及正确运用其他的六个 (1) 非英语国家的人学英语中普遍的弱点

36、之 一是不能正确地拼写（spelling）每一个英文字。拼写正确与否是一个很重要的问题。有时，一不小心，拼写错了，会误大事或出笑话。你 想买靴子，英文应该是 BOOTS，要是拼写成 BOATS 就变成你想买船了。怎样才能正确 地拼写？最好的办法是读得仔细， 注意每个字的正确拼法及字母排列。要注意 音节(syllables) 字根(roots) 前缀(prefixes) 后缀(suffixes) 有人就此写了首打油诗做了个 总结 I before E Except after C Or when sounded as A As in neighbor or weigh. 其基本意思是说除了在字母

37、 C 之后或是发音是ei 之外，通常是 I 在 E 之前。现举例说明： (a) ie 发音 i: achieve， grieve， retrieve believe， niece， shield brief， piece， shriek chief， pier， siege field， pierce， thief fiend， relieve， wield fierce， reprieve， yield (b) ei 发音 i: ceiling, conceive, deceive, perceive, receive (c) ei 发音 ei feint, obeisance, sleig

38、h freight, reign, veil inveigh, rein, weigh neighbor, skein, weight 例外： either, fiery, foreign, friend, heifer, height, inveigle, leisure, seize, sovereign, weird. 又如以 ceed, cede,和 sede 结尾的动词 中，只有三个普通的动词以 ceed 结尾，即： exceed,proceed 和 succeed 结尾的，如： acced, concede, intercede, precede, recede. 名词的复数形式也

39、得注意，否则也要出错。不过如何把名词的单数变成复数还是有规律的。（a） 绝大部分的名词从单数变为复数时， 只要在词尾加个 就行了。如： hat, hats; acrobat, acrobats; banana, bananas. （b） 单数名词 的字尾是 s, ch, x 或 z 的复数，通常是加 es, 如： mass, masses; patch, patches; tax, taxes; buzz, buzzes. （c） 以 y 结尾的 y 前是辅音字母的单数名词变复数时，把 y 去掉改为 I 再加 es， 如： city, cities； munity, munities. （d）

40、 以 y 结尾的 y 前是元音字母的单数名词变 复数时，的只要在字尾加 s, 如： money, moneys. （e） 以 o 结尾的而 o 前是元音字母的单 数名词，在字尾加 s 就变为复数，的如： radio, radios. （f） 以 o 结尾的而 o 前是辅音字母 的 单数 名词 变成 复数 时， 应加 es, 如 ： buffaloes, calicoes, cargoes, dominoes, echoes, embargoes, heroes, jingoes, mosquitoes, mottoes (mottos), mulattoes, potatoes, tomato

41、es, tornadoes, torpedoes, volcanoes. 但有例外如： banjos, bolos, cantos, contraltos, dynamos, gigolos, octaves, pianos, quartos, silos, solos, sopranos, zeros. （g） 绝大多数以 f 结尾的名词， 从单数变为复数时，的把 f 换成 v 再加上 es，如： half, halves, scarf, scarves(or : scarfs) ; self, selves ; sheaf, sheaves ; thief, thieves ; wolf,

42、 wolves. 但有例外如： beliefs, chiefs, dwarfs, griefs, handkerchiefs, hoofs, mischiefs, roofs, staffs （h） 专有名词一般在字尾加 s 的，构成复数， 但以 ch, s, x 或 z 结尾的专有名词，则要加 es 如： the Kellys, the six Marys, the Finleys, theHarrises, the Foxes, the Heinzes. ( i ) 字母，数字，的记号或其他作这种用途的字的复数形式 是在字尾加 s ，的如： three m two 2 if s and a

43、nd s. ( j )的某些外来字还保留其原来的复数 形 式 ： agendum-agenda focus-foci alumna-alumnae locus-loci alumnus-alumni hypothesis-hypotheses analysis-analyses larva-larvae axis-axes parenthesis-parenteses bacterium-bacteria phenomenon-phenomena basis-bases radius-radii chassis-chassis stratum-strata crisis-crises tabl

44、eau-tableaux datum-data thesis-theses 复合名词的复数通常是其中的 主要字用复数形式，如： 的 fathers-in-law; hangers-on; passers-by; by-standers; solicitors general; attorneys general(or: attorney generals); major generals; Knights Templar. 但也有都用 复数形式的，如： nanservant, menservants; woman-servant, women-servants 以上例子说明， 的英语的拼写是有

45、一定规律的，只是多加注意，便可以逐渐掌握其规律。但是，任何规律都 有其相对的例外，这就需要特别下工夫。商务信函的书写规则 （五）() 正确使用大写（Capital Letter） 一般在每一句，每一个直接引语，每一行诗的第一个字要大写，人的称呼或头衔，书名等要 大写，专有名词要大写，月名，星期几要大写，代词要大写。这是使用英语必须具备的起 码的知识。因此，大写使用的正确与否，也是英语水平问题。除了上述一般大写规律以外， 在商业书信英语中的大写，还有其本身的特点，现说明于下： （）North, South, East, West 这四个字作为一般方向用时小写， 的但是当它们作为一个地理概念表示北

46、方地区， 南方地区， 东方地区，西方地区，或专有的地名联用时，就必须大写。例Cotton is the principal crop in the South; it is also grown extensively in the Southwest and in the Sou thern California (棉花是 南部各州的重要作物，西南各州和加利福尼亚南部也广泛种植。) （）商品名称 从语法 上讲，一般的商品名称（非专有名词）没有必要大写。在商业书信中为了强调（）或要促使 对方注意，商品名称常常大写。例We have seen your advertisement in the Textile World and