行政前台的工作内容

1、行政前台的工作内容一、日常接待1. 接待来访者：接待不明目的的来访者， 先问清对方来访原因， 根据原因来看来者是否是无关人员， 还是需要找公司相关人员再进行 接待。2. 接待咨询者， 若有咨询者来访， 应及时请实验室或办公室相 关工作人员来协助接待。3. 接听转接电话： 前台是总机电话， 一般电话拨入后都需转接 其他分机，根据通讯录的分机号码，准确的进行电话转接 ; 接听咨询 电话，若在前台接到咨询电话，如对方不明确自己的咨询顾问是谁， 直接将电话转接至相关部门助理处。4. 接待推销人员： 上班时间若有其他公司的推销人员上门推销， 应婉转拒绝，告知上班时间在公司推销，会影响他人工作，若有员工

2、需要他们的服务，告知相关部门员工直接与其对接。5. 面试人员： 请面试人员在前台处填写面试人员资料表， 并带 领其前往会议室等待，通知办公室主任或相关部门领导进行面试。6. 接待频繁往来的相关人员：a) 快递，公司内部不论发件或者寄件， 均以电话通知相关员工 至前台处进行处理，不能让快递员直接进入公司实验室内部。文章 : 规章制度频道 原文地址 : 行政前台工作职责b) 物业公司， 公司内部的水电维修、 物业规定的各项活动的联 系工作;c) 送水公司，关注公司各处饮水机水量情况，及时联系送水，每次接待时只需要在送水公司的卡片上写清送水“ xx桶，拿走空桶 “xx个即可。每月月底结账，填写请款单

3、提交办公室主任，向财务 申请费用支付。 同时关注公司饮水机是否正常， 如有异常及时通知饮 水公司进行维修。二、办公用品管理1. 盘库：每月 23-25 日对库存的办公用品进行全面盘点， 制作 “办公用品库存统计表” 提交办公室主任审查。 若有用品数量不足或已领用完，即时上报，进行补充 ;2. 购买：每月 25-28 日通知公司各部门提交下月所需的办公用 品清单，统计出“购买清单”后报办公室主任审批。批准后，联系办 公用品供应商送货 ;3. 领用：员工领用所需办公用品时，让其填写“办公用品领用 表”并签字，然后给予发放 ;4. 结算：每月底联系办公用品供应商提供本月未结货款清单及 发票，确认无误

4、后，填写支出单，报财务人员审批后通知供应商前往 领款。三、日常事务1. 保证行政电子设备的正常使用，包括：扫描仪、传真机、复 印机等，若机器出现故障，及时联系供应商解决问题 ;2. 每月 15 日左右统计公司提供话费补助的员工名单，并将名 单与话费总数报于办公室主任审核。 领款后， 前往移动和联通营业大 厅购买充值卡，并开具发票。将充值卡发放给相关员工，并要求其签 字确认;3. 每月定期统计公司所有人员通讯信息， 更新员工通讯录， 公 司若有新进或离职员工， 都应在 2-3 个工作日内制作新的通讯录， 发 送至每位员工邮箱中 ;5. 每周一定时查看公司信箱，将信件发放至员工手中 ;6. 公司备

5、用门卡的管理， 前台应妥善保管备用钥匙以备公司同 仁有紧急情况时使用 ;7. 公司有人员招聘时， 协助人事部门电话通知应聘人员各项事 宜;8. 收发传真，协助各部门员工收发业务传真 ;9. 协助办公室主任组织协调公司内部活动， 如员工生日会、 公 司集体活动、拓展等业务的联系、通知、协调事宜。10. 新员工入职时，提供入职表格、欢迎信、办公用品、公司 通讯录等，并收取新员工的个人身份证明 （ 身份证、学历学位证、户 口本、照片 ） 的复印件，提交办公室主任归档。11. 积极配合公司的市场宣传活动，做好后勤保障工作。四、接待工作1. 接待前准备工作a）来客人数确认： 会议前向相关负责人确认来客人

6、数， 为布置 会议室及订餐做准备 ;b) 会议室桌椅布置： 在开会前将会议室的桌面收拾整洁， 会议 椅归位;c) 茶水及点心：会议前准备好茶、热水及杯子，等来客就位后 逐个送茶 ;接待贵客时，应提前准备必要的水果及点心供开会人员食 用;d) 相机：准备公司相机，为来客拍照留念所用。e) 订餐：向会议负责人确认是否需要订餐， 如需订餐应确认就 餐人数后，电话联系餐厅预订包房 ;f) 预订酒店：如需为来客预订酒店，确认主客姓名后，电话联 系锦江富园大酒店预订房间，预订成功后向办公室主任汇报确认。2. 会议中服务工作a) 为开会人员添加茶水 ;b) 按照领导要求提供会议支持 ;c) 安排专人负责会议

7、中的摄像工作 ;3. 会议后完善工作a) 组织来客及公司领导合影留念， 并将照片发至来访者邮箱内 或作为贺卡发送。b) 如遇重要客户来访， 应及时将会议相片资料上传至公司网站 内。c) 会议后的清理工作： 将剩余茶水及茶杯清理干净， 未食用的 点心归入茶点处，以备公司员工食用 ;d) 会议后器材的归库： 会议后器材应及时归库， 将相机及其他 器材放回原处。行政前台工作内容前台行政工作一、卫生清洁 会议室、会客室、副总、总经理办公室、茶水间、公共区域卫 生1 、上班第一时间根据当天情况调整空调， 会客室跟上级的办公 室。注意事项：烟灰缸需铺上纸巾后滴水。2 、早上各个办公室进行开门、 开窗通风

8、; 如有脏污需及时清理。 需要提醒办公室员工对自己的办公区域进行及时清洁 ;3 、查看各个办公室饮水机是否有水， 若已无或已不够当日饮用， 即刻联系送水(客户编号：XXX订水电话：XXXXXXX查看纸杯、抽 纸等是否足够，及时添置 ;4 、总经理、副总办公室桌等清洁 ; 会客室 的茶具清洗 ;5 、下班前关掉会客室茶桌电磁炉的开关，关好门窗。6 、下班前好办公桌椅， 电脑与电脑的摆放需做到横看竖看均为 一条直线，电话需统一摆放，保持整洁度。7 、下班时检查门窗、空调、电源等是否关闭。二 会议1 、例会：每周星期二上午 10:00 ，如有变动另行通知。未经过 批准未出席者每次扣款 50 元.得到

9、准确会议通知时，在会议开始 5 分钟前通知参会者，准时 到达;会议开始前做好会议签到， 无法及时参会者，需得到领导批准。 需要进行会议记录， 按格式编排，需存档纸质版会议记录。 三 文印、 传真、快递、电话管理工作1 、行政助理负责对打印机进行保管、检查等工作，办公室设备 如若出现故障或耗材缺失， 应第一时间进行维修， 确保不影响各部门 正常使用。传真工作传真件必须按照公司已有的模板传送。3 、快递工作 收发快递，按照已有版本登记。所收取的快递在下班时间由收 件人领取 （急件除外 ）。四 办公用品采购与管理1 、各部门需求计划收集每月 25 日前收集各部门下月的物品需求计划， 进行汇总，同时

10、根据库存情况编制采购申请表，交由副总审批 ;2 、其他公共物品采购计划 公共物品包括：茶杯、纸巾、打印纸等非各部门需求计划内的 物品，以及其他原公司没有但经过调查发现需要采购的物品，此项公共物品 若临时急用，可报经副总，进行临时采购，如果非急用，可在每月 25 日前汇总需求计划，进行集中采购。3 、采购流程一般日用品 （ 非办公家具、设备等大型物资 ）由行政助理进行采购，流程如下：A、首先编制采购申请表，交由副总审批；B 、凭借审批的采购申请表到财务处办理借支手续 ;C 、一般是到黄沙谊园 （荔湾区黄沙大道 28-32 号）如有其它更好 建议亦可。D采购结束后，填写报销单（含价格），好票据，交

11、由财 务审批 ； E 、做好办公用具入库 ；五、办公用品发放1 、任何办公用品的领用均需要登记 ； 每月集中采购的物资 （按照 各部门的需求计划 ）在采购结束后，月初予以集中发放 ；2 、办公室内物品领取均需登记。3 、每月定时对办公用具进行盘点。六、办公用品使用管理 ,1 、对于借用的物品，需要归还的，需要跟踪归还时间，到时间 还未归还的要与之沟通，超过三天的需说明原因及归还时间 ；2 、对于交还的物品的完好性，需要予以当场双方检查确认，如 有问题视情况需要借用人承担的，由借用人原价赔偿或重购 ； 确认无 误后签字；七 来客接待接待流程： 1、客户进门起身迎接并询问来访事由 ；2 、登记客户

12、来访登记薄 ，弄清来访者身份和意图。若来 访者未预约或是初 次拜访， 不得将公司领导的各种联系方式随意告 诉素不相识的人，若有事宜，尽量选用转告方式 ;3 、倒水4 、通知相关工作人员有人来访 ;5 、来客告辞时起身道别 ;6 、客人离开后 清理水杯及烟灰缸，桌椅、保持会客室的整洁 ;7 、若来访者要找的人不在，记录下来访者的联系方式、需转告 事宜并在客户 来访登记簿上登记，及时通知相关人员做回复 ; 若来访者表示下次再来， 则需在客户来访登记簿上注明 ;8 、及时转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由， 并确保 工作人员及时回 复;9 、客户来访登记薄需做好归档。八 档案管理、公文制定、文

13、件收发等工作1 、协助制定放假通知、会议通知等公文的书写、张贴工作 ;此 类文书在有效期后均需存档。2 、放行条管理：依次为放行条编码，对相关经手人以及用途做 好记录。3 、公司证件：公司证件复印领取需对相关经手人以及用途做好 记录。九 通讯录管理1 、熟悉公司人员的及通讯电话， 及时更新公司内部员工的联系 方式，负责公司电话的接听与转接。 2 、需为新员工申请邮箱，同时 更新公司内部员工联系方式。十 车辆管理一、车辆申请使用管理1 、备有车辆使用申请表，由用车人在用车前填写此表，并 交由相关负责人签字，行政部留存 ; 若使用人在使用前未能填写，则 交车后补填。2 、使用人凭申请表到管 -理-

14、员处取车。 十一、网络维护1 、办公室网络维护：若遇上IP地址重复情况，可按以下步骤 更改步骤：A、WINDOWS标键+R键出现运行对话框，输入cmdC 、右击网络图标 （ 即任务栏上类似电脑的图标 ），打开网络和共 享中心，点击“更改适配器配置”，右击本地连接，选择属性，双击 tnter 协议版本 4，选择“适用下面的 IP 地址”进行更改 IP 地址。2 、如仍无法解决问题，可致电联想公司 （ 鲁先生：020-36472070） 进行沟通需如何去解决问题。 会员编号： NO.xx010006.十二、公司钥匙的管理：公司钥匙的编号均按照办公桌下的插 座编码编排，需对员工所领取的钥匙进行登记。其他钥匙妥善保管。十三、考勤 考勤记录：下载考勤设备的记录，根据外出单、请假单等进行考勤的核对和。1 、人员外出登记人员外出登记工作流程：A、外出前在外出申请单上登记出 发时间、目的地、事由等，并由相关领导签字批准方可外出 ;B 、回到公司在外出申请单上登记回来时间以及办事情况 ;C 、特殊情况，外出前未登记，需回公司后及时补登 ;D 、前台人员负责提醒并督促其他员工， 并于每月将外出情况汇 总，与 考勤统计核对。2 、请假：如有员工请假，需到填写假期申请单并注明请假 原因、时间及时数 ;交由相关领导签字同意后作