实物档案管理办法最新版

1、附件6:实物档案管理办法1主要工作依据1.1中华人民共和国档案法1.2企业档案工作规范DA/T 42-20091.3企业文件材料归档范围和档案保管期限规定（国家档案局令第10号）2管理职责2.1档案部门是实物档案归口管理部门。负责本单位实物档 案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用；负责监督、检查、指导本单位相关业务部门实物档案的形成、积累和移交工作。2.2相关业务部门应负责本部门实物档案的形成、积累和管 理，并在档案部门的指导下，完成实物档案的整理和移交。3归档要求3.1归档范围反映本单位重要职能活动和重要工作成果的实物档案， 都在 收集范围之列。3.1.1本单位在各种公务活动中所获得的奖杯

2、、 奖状、奖牌、 奖章、锦旗、荣誉证书、光荣册等；3.1.2公务活动中获赠的纪念品；3.1.3上级领导、知名人士的题词、字画、工艺品等；3.1.4本单位自形成以来使用过的牌匾、各种重大活动中形 成的纪念品。3.1.5其它有保存价值的实物。3.2归档时间对具有保存价值的实物档案，应及时移交档案部门归档，一般不应跨年度。由于特殊原因应归档的实物确实需要在有关部门 保留一段时间的，应先移交档案部门，再办理借用手续。3.3归档原则3.3.1任何部门和个人不得将应归档的实物据为己有或转赠 他人。归档的实物要保持干净、整齐、无破损。3.3.2个人在公务活动中获得的奖杯、证书、纪念品等实物 档案由个人保管。

3、3.3.3各业务部门归档的实物应先拍照或者扫描，电子文件 对应实物一同移交档案部门。3.4归档份数归档的实物档案一般一式一份。3.5移交手续实物档案归档时，移交人填写实物档案移交（接收）登记表（见图1），注明实物档案的题名、颁发单位、颁发地点、获奖单 位、获奖时间、类型、移交时间等相关信息，经档案人员核查后，双方才能办理签字手续。各留存一份以备查考。4整理4.1整理原则4.1.1实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则。4.1.2凡是本单位在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案均应收集齐全、完整无损，整理归档。4.1.3每件归档实物与对应电子文件同时归

4、档。4.2整理方法4.2.1根据本单位的归档范围，对每一件实物进行鉴定，判断其是否归档。4.2.2实物档案既能直观地反映历史，又较为稀少，应作为 永久保管。4.2.3归档实物以件为单位进行整理。5排列及编制档号5.1归档的实物档案应按时间顺序排列，编流水号，一件一 号。5.2实物档案的档号由“年度-实物档案代号-件号”组成,如：2014-SW-0015.3归档的实物档案应在空白处粘贴标签，标签号与档号相 一致。6编目实物档案目录可设置档号、类型、题名、颁发单位、颁发日期、保管期限、备注（见图2 ）。-档号，填写实物档案归档号，应按“年度 -实物档案代号-件 号”逐件编写。-类型，指实物种类，包

5、括奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、 荣誉证书等载体。-题名，所获奖项的标题名称。-颁布单位，颁布实物奖项的单位。-颁发日期，奖项实物上所标明的时间。-保管期限，实物档案的保管期限用“永久”表示。-备注，注释实物奖项所需说明的情况。7入库排架实物档案应按年度顺序排列上架 .8保管8.1实物档案作为一个门类的档案，应有专门的库房或柜（架）陈列保管。8.2存放实物档案的库房和柜（架）应保持整洁，定期除尘， 应防光、防潮，避免实物档案褪色，确保实物档案完好无损。8.3对于利用率低，特别珍贵的实物档案，可采用箱（拒）密闭进行保存。8.4对贵重的实物档案，要采取相应措施确保安全，借出档 案部门的实物档案，必须经公司主管档案领导签字方可办理。8.5易虫蛀、易锈蚀的实物档案要做好防虫、防锈蚀的技术 保护工作。8.6有条件的单位应建立实物档案库房，设立实物档案专用柜（架），作为专门保管实物档案的场所。9利用9.1实物档案一般不