第3章表的编辑操作

1、第三章 表的编辑操作 本章要点： 给数据表添加背景颜色、修饰文本和网格线 使用数据表工具栏 列操作 添加、复制和删除记录 定位记录 排序和筛选记录 查找和替换数据 3.1 修改“数据表”视图的外观 n数据库好像是一个大的容器，表则是数据库中的主 要对象之一，是查询、窗体和报表的数据源，因此， 数据表中的文本颜色，字体类型、字体型号、背景 色、行高、列宽是用户浏览一个数据库的第一窗口， 它的设计能够提高数据库的可视性，使数据更清晰 和美观。例如，可以改变字体和字型的大小，可以 在一屏看到更多或更少的记录；可以使用数据表的 工具栏按钮加快数据运行速度；通过列的冻结可以 方便数据表的浏览和操作等。本

2、节主要介绍数据表 视图外观的编辑操作。 3.1.1 认识“数据表”窗口 列 标题栏 状态栏 行 水平滚动条 垂直滚动条 说明： 数据表以行、列显示，横向显示的数据称作“行”，纵向显 示的数据称作“列”，标题栏用来提示表的名称，状态栏用 来提示字段说明信息、错误信息和警告等，如果一屏显示不 下一个数据表，就会在表的右侧和底部出现水平和垂直滚动 条，用来快速移动记录。 1工具栏 2调整“数据表”窗口大小 n改变数据库窗口的方法 是鼠标变成双箭头时， 可以成比例的放大和缩 小数据表窗口的大小。 例如当出现图3-7窗口的 右下角的双箭头时，就 可以调整窗口大小，也 可以使鼠标在窗口的水 平和垂直边框上

3、移动， 当鼠标变成双箭头时， 可以左右和上下调整窗 口大小。 图3-7 调整数据表窗口大小 3“”的解释 n当数据库中有多个表， 并且表之间存在关系， 那么在数据表视图的每 一行的前面都有一个 “+”，当单击“+”， Access会打开与该记录 有关的其他数据表，如 图3-8所示。再单击 “”，可以关闭打开 的数据表。 图3-8 “+”对话 框 4. 行和列的选定器 行和列选定器用来选中整行或整列，如图 3-8中的图形就是行选定器，同理，是列选 定器。 5. 选中整个表 按住+A组合键可以选中整个表，也 可以单击数据表行和列的左上角的交汇处。 设置表中的字体、字号和颜色 n字体变小、变大或字号

4、的改变可以使数据表视 图的外观的变化非常明显，单击“格式”菜单 下的“字体”命令，弹出“字体设置”对话框， 在该对话框中，可以设置字体、字形、字号和 字体颜色及特殊效果，单击“确定”之后，即 可看到文本字体的更改效果。 改变字段显示宽度 n字段的显示宽度即列宽，改变列宽，可以使得 在一屏显示更多或更少的字段，当鼠标在字段 间移动且变成“”图标时，按住鼠标左键拖动 垂直网格线，即可改变列宽。 n注意：也可以选择“格式”菜单中的“列宽” 命令，在“设置列宽”对话框中直接输入列宽 的具体数值或选择“标准宽度”或单击“最佳 匹配”系统自动设置列宽。 改变行高 n记录的宽度的显示即行高，当鼠标在数据 表

5、的水平网格线间移动变成“”图标时， 按住鼠标左键拖动水平网格线，即可改变 行高。当然，也可以通过单击“格式”菜 单中的“行高”命令，在“设置行高”的 对话框中直接输入数值或选择“标准行高” 以改变行高。 改变字段显示顺序 n字段的显示顺序即是在表结构设计视图中字段 的顺序，可以在表设计视图中选中某个字段， 然后用鼠标左键拖动到目的位置，或在数据表 视图下，用列选定器选中要移动的列，再按住 鼠标左键拖动到相应的位置即可实现字段显示 顺序的改变。 n注意：改变字段的显示顺序是一种无法撤消的 操作，即无法通过单击工具栏中的“”撤消图 标撤消这个操作。 列的冻结与解冻 n在EXCEL表中，当列很多无法

6、在一屏显示，而有 些字段（例如：姓名）又是经常要浏览的字段， 则EXCEL可以固定那个列（如：姓名字段），使 得无论如何滚动列，而被固定的列总是固定不 变，显示在每一屏中。Access也提供了同样的 功能，即列的冻结。用户可以先选中一列，单 击“格式”菜单中的“冻结列”命令，被选中 的列会自动移动到表的第一列，这样，无论如 何滚动列，被冻结的列总是显示在表的第一列。 n如果要撤消冻结列，则可以单击“格 式”“取消对所有列的冻结”命令。 列的添加、删除和修改 n1.列的添加：选择菜单项“插入”“列”，就 会在插入点列的左侧创建一个新的列，新列被命 名为“字段1”，双击“字段1”，可以重命名该 字

7、段，然后就可以输入数据了。 n2.列的删除：选择菜单项“编辑”“删除列”， Access弹出一个对话框，警告用户将删除该列中 的所有数据并删除字段本身，选择“是”，将真 正删除该列。 n3.列的修改：在添加新的字段之后，要对字段的 名字重新修改，即给列重命名。双击列标题并编 辑标题文本就可以修改列标题了，在保存数据表 时，该列标题文本就用作表设计的字段名字了。 3.2 记录的基本操作 3.2.1 添加记录 n 添加记录：是输入数据的基本操作。用户向表中输 入数据有两种途径，一种是在表创建完之后直接输入 数据，即在数据表视图中添加记录；另一种是在窗体 视图中输入数据，保存至数据表中。 n 添加新

8、纪录的方法有如下几种： （1）打开需要输入记录的数据表，单击工具栏上的新 记录图标“ ”，光标自动跳转到数据表的最后一 行（即空白行），然后手动输入数据，用Table键切换 单元格，直至输入完所有字段。 （2）单击数据表下方的记录定位器的新记录按钮“”， 光标自动跳转到数据表的最后一行，然后输入数据即 可实现添加新记录。 （3）选中“插入”“新记录”或“编辑”“定 位”“新记录”命令，都可以使得光标快速移动至 空白行，输入数据，添加新记录。 （4）选中“记录”“数据项”命令，可以使得很多已 经输入的记录暂时在屏幕上隐藏起来，看起来好像只 有正在输入的这一条记录，这样看起来，添加新记录 时非常清

9、晰。选中“记录”“取消筛选/排序”命令， 可以恢复所有的记录。 n注意：使用键盘上的上下左右方向键也可切换单元格。 n “ ”是正在编辑记录的指针标志。 n “ ”标志新记录的星号。 n “ ”是记录的指针。 3.2.2 复制记录 n如果输入数据的时候，有许多相同的记录，那么就可 以采用复制记录的方法，节省时间，提高工作效率。 具体操作步骤如下： （1）用行选定器选中需要复制的记录，单击“编 辑”“复制”命令，或按“+C”组合键。 （2）将光标定位到要复制的记录处，选择“编 辑”“粘贴”命令，或按“+V”组合键，即可 实现记录的复制。 n注意：如果原数据表已经指定主键，则需要修改复制 记录的主

10、键字段，以避免记录中的主键字段出现重复 值。 3.2.3 删除记录 n删除数据表中无用的记录可以节省硬盘空间，避免数 据冗余。 n 删除记录的操作步骤如下： （1）打开数据表，利用行选定器选中要删除的记录。 （2）单击工具栏中的删除记录图标“ ”，或单击 “编辑”“删除记录”命令，或右击弹出的快捷菜 单从中选择“删除记录”命令。 （3）执行上述操作后，系统会弹出一个警告对话框， 提示用户将要删除该条记录，并且该操作是不可恢复 的，选择“是”，将真正删除该记录。 3.2.4 记录的定位 记录的定位有多种方法，例如可以通过键 盘上下箭头键在各记录间移动，也可以滑动数 据表的滚动条移动记录。但是要精

11、确的定位记 录，则可以通过记录定位器操作。 1记录定位器：位于数据表视图的底部，点 击其中的按钮可以快速移动鼠标，定位记录。 记录号输入框：在此直接输入记录号可以直接定位到指定的记录。 首记录：是一个定位按钮，单击它鼠标直接跳到第一条记录。 上一记录：是一个定位按钮，单击它鼠标跳转到当前记录的上一条记录。 下一记录：是一个定位按钮，单击它鼠标跳转到当前记录的下一条记录。 尾记录：是一个定位按钮，单击它鼠标跳转到最后一条记录。 新记录：是一个定位按钮，单击它鼠标跳转到数据表的最后一行的空白记录出。 2. 定位菜单：单击“编辑”“定位”右侧的黑色三角， 拉下一个下拉菜单，如图3-17所示。图中的每

12、一命令 都同记录定位器相应的按钮功能一样。 图3-17 定位菜单命令 3.2.5 记录的排序 nAccess提供了两个快速排序按钮“ ”和 “ ”，前者是升序图标，后者是降序图 标，如果选中某个字段，单击快速按钮之 后，数据表就会按照所选定的字段的内容 进行快速排序。如果要按照多个字段进行 排序，则同时选中这些字段之后，单击升 序或降序按钮，则Access会按照第一个选 中的字段对记录排序，然后再基于后续字 段进行排序。 3.2.6 记录的筛选 n记录的筛选，就是检索那些满足指定条件的 记录，过滤掉不符合条件的记录。Access提 供了四种记录筛选的方法，分别是：按选定 内容筛选，按窗体筛选，

13、内容排除筛选以及 高级筛选。 3.2.7 查找数据 Access提供了类似Word和excel中的查找 和替换功能，利用Access的查找功能可以在指 定范围内一次性的查找大量记录，避免了手工 查找，节约时间，提高了工作效率。 激活Access提供的查找记录的窗口的方 法有如下几种： n 选择“编辑”“查找”命令。 n 按组合键“+F”。 n 单击工具栏中的图标“”，这是“查找”按 钮。 3.2.8 替换数据 n替换数据可以一次性地修改大量重复数据。 3.2.9 数据校验 数据校验是指对数据输入合法性的校对和检验。Access 提供了对几种特定字段类型的校验，它们分别是： n数字 n货币 n日

14、期/时间 n是/否 n1. 数字类型的字段只允许输入合法的数值型数据。例 如， 如果在“课程表”中的“课时”字段中输入字母，如图3-22 所示，在“课时”字段中输入“abcd”，按回车键之后，则 会出现系统提示出错信息，如图3-23所示。输入：abcd 图3-22 在“数字”型字段中输入字母 图3-23 出错提示框 n2. 在货币类型的字段中只允许输入合法的货 币型数据。例如，在“罗斯文”示例数据库中， 打开“产品”表，在第一条记录的“单价”处 输入“18元”，当按下回车之后，系统会校验 数据的合法性，并弹出如图3-23的出错信息提 示框。 图3-24 在“货币”型字段中输入数值和汉 字 输入：18元 n3. 日期/时间型数