公文写作知识

1、公文写作知识 公文，是公务文书的简称。 本教材所阐述的公文，是国务院发布的行政公文。 本编共计六章，除行政公文知识外，编选了行政机关、企事业单位常常使用的11 种行政公文，它们是：公告、通告，通知、通报，报告、请示、批复，决定、意见，函、会议纪要。第一章 行政公文知识 本章主要内容是：行政公文概述、行政公文格式、行政公文行文规则、行政公文处理。 第一节 行政公文概述国务院于2000年8月24日发布、2001年1月1日施行的国家行政机关公文处理办法（以下简称办法），是以国务院名义发布的关于公文处理问题的第一个法规性文件。 一、行政公文的概念行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过

2、程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 二、行政公文的特点(一) 鲜明的政策性(二) 法定的权威性(三) 严格的规范性(四) 突出的时效性三、行政公文的类别(一) 按照适用范围，行政公文可分为13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 (二) 按照行文方向，行政公文可分为上行文、下行文、平行文。 (三)按照紧急程度，行政公文可分为特急件、急件、常规件；电报分为特提、特急、加急、平急、普通。 (四)按照秘密等级，行政公文可分为绝密件、机密件、秘密件、普通件、公布件。 第二节 行政公文的格式本教材依据国家质量

3、技术监督局1999年12月27日批准、2000年1月1日实施的gb/t97041999国家行政机关公文格式国家标准（以下简称格式）编写。 一、行政公文用纸、排版与印装要求公文用纸采用国际标准a4型纸，其幅面尺寸为210mm297mm。公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为37mm1mm；公文用纸订口（左白边）为28mm1mm；版心尺寸为156mm225mm(不含页码)。 正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。公文左侧装订，不掉页。二、行政公文中各要素标识规则格式将公文分区标识，划分为眉首、主体、版记三部分。在公文中，置于首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统

4、称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。 (一) 眉首 公文眉首区包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线等要素。(二) 主体 公文主体区包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文日期、公文生效标识和附注等要素。 (三) 版记公文版记区包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线等要素。三、公文的特定格式(一) 信函式格式(二) 命令格式(三) 会议纪要格式第三节 行政公文的行文规则行文规则是指行文撰制过程中的操作标准。一、是否需要行文办法规定：“行文应当确有必要，注重效用

5、。”二、谁行文，向谁行文1政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。2属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。 3属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。4部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。三、以什么方式行文(一) 单一机关行文规则1上行文行文规则2下行文行文规则3平行文行文规则(二

6、) 联合机关行文规则第四节 行政公文的处理一、公文处理的概念、原则与要求(一) 公文处理的概念 公文处理，指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。(二) 公文处理的原则新办法提出了公文处理的原则：实事求是、精简、高效。(三) 公文处理的要求公文处理的要求是及时、准确、安全。二、发文办理行政公文的办理包括发文办理和收文办理两项工作。发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。三、收文办理收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。四、公文归档本教材依据中华人民共和国档案行业

7、标准da/t222000归档文件整理规则编写。(一) 归档文件整理的概念归档文件整理，是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。(二) 归档文件整理的方法归档文件整理的方法主要有：装订、分类、排列、编号、编目、装盒等。五、公文管理公文管理，指对公文及其办理全过程的控制活动。公文管理是公文处理工作的重要环节，它的有效运行，是提高机关管理效率的重要保证。第二章 公告 通告公告、通告都属公布性公文。第一节 公 告一、知识点(一) 公告的概念公告，是向国内外宣布重要事项或者法定事项的公文。(二) 公告的特点1发布内容重大2发布范围广泛3发文机关级别高(三) 公告

8、的类型根据办法对公告的适用规定，公告可以分为重要事项公告与法定事项公告两种。二、公告的结构与写法公告的结构是：标题 （ 编号） 正文 落款 成文日期(一) 标题1发文机关 事由 文种2发文机关 文种(二) 编号1编号采用流水号，并用圆括号标注，写法是：（第号）。2编号由年份与流水号组成，并用圆括号标注，如：（2003年13号）。3采用行政公文发文字号，其前提条件是，该公告采用正式行政公文下发形式，如：津政发200482号。4无编号，这往往用于刊登或张贴的部分公告。(三) 正文正文的结构是：发文缘由 公告事项 尾语1发文缘由发文缘由通常说明发布公告的意义、根据或背景。2公告事项3尾语 公告专用语

9、。常用“特此公告”、“现予公告”、“现予公布”、“现予公布施行”等收束，表示结束。 提出希望、要求或其他说明。 秃尾。(四) 落款正文下加盖发文机关印章。关于落款（印章）的写法，见本教材第二章第一节“四、有关格式的使用说明”。(五) 成文日期成文日期通常位于落款下，汉字书写。第二节 通 告一、知识点(一) 通告的概念通告，是公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项的公文。(二) 通告的类型根据办法对通告的适用规定，通告可以分为制约性通告与告知性通告两种。(三) 通告与公告的区别1使用范围不同从使用范围看，公告大于通告。2公布事项不同从公布事项看，公告重于通告。3制发者不同从制发者看，公告高于通

10、告。二、通告的结构与写法通告的结构是：标题 （编号） 正文 落款 成文日期这里着重阐述通告标题与正文的写法，其编号、落款、成文日期的写法同于公告。(一) 标题1发文机关 事由 文种2发文机关 文种3事由 文种4文种(二) 正文通告的正文结构是：发文缘由 通告事项 尾语1发文缘由一般要写明发布通告的意义、根据，有的通告还要阐明背景。2通告事项3尾语 以“特此通告”收束。 公布施行期，如：“本通告自年月日起施行”，“现予以公布”，或“本通告自发布之日起施行”。 提出希望、要求或其他说明。 秃尾。第三章 通知 通报通知与通报，都属知照性公文。第一节 通 知一、知识点(一) 通知的概念通知是上级机关用

11、于批转公文、转发公文、传达事项与任免人员的下行文。(二) 通知的特点1使用范围广2使用频率高3时效性强(三) 通知的类型根据办法对通知的适用规定，通知可分为批转通知、转发通知、传达通知与任免通知四种。过去大多教材着眼于通知的结构与写法，一般将批转、转发与印发通知，合称为批转转发性通知，本教材以“适用范围”为依据进行分类。其中传达通知可分为印发通知、事项通知与会议通知三种。二、通知的结构与写法 本教材先阐述一般通知的结构与写法规律，之后，再将不同类型通知的标题与正文写法分别加以说明。(一) 通知的结构与写法综述通知的结构是：标题 主送机关 正文 （附件） 落款 成文日期1标题 发文机关 事由 文

12、种 事由 文种2主送机关 主送机关单一或不超过三个时，应直接书写或依次排序。 主送机关较多时，应采用抽象概括的写文，并用顿号与逗号区别主送机关的类别。3正文除了批转通知、转发通知（其正文结构见下述）以外，通知正文的基本结构是：发文缘由 通知事项 尾语 发文缘由 发文缘由可以由发布通知的意义、根据组成，有些内容重要的通知，为了便于受文机关了解通知精神，还增有背景。 通知事项 尾语 具体阐述执行要求或希望。 采用结束语：“请遵照（贯彻、照此、研究、参照）执行”、“特此通知，望认真执行”、“本通知自下发之日起实行”等。 其他说明。 秃尾。4附件不是所有的通知都具有附件。一部分通知（如大型会议通知、某

13、些事项通知等）常有附件。根据格式规定，附件原文应置于公文正文后，在附件页左上角第1行顶格标识“附件”两字，在序号、附件名称后，下附“附件”原文。5落款通知正文下加盖发文机关印章。6成文日期成文日期通常位于落款下，汉字书写。(二) 不同类型通知的写作不同类型通知的区别主要表现在正文的写法上，现将各类型通知的正文写法加以阐述。1批转通知 标题批转通知常常采用四元素标题，其结构是：批转机关 原发文机关 事由 文种 正文批转通知的正文结构是：批语 转发语 （ 意义 执行要求）2转发通知 标题转发通知常采用四元素标题：转发机关 原发文机关 事由 文种 正文转发通知的正文结构是：转述批语 转发语 （ 意义

14、 执行要求）3传达通知 印发通知 标题印发通知大多采用三元素标题：发文机关 事由 文种 正文印发通知的正文结构是：发文缘由（意义、根据、背景） 印发语（ 执行要求） 事项通知事项通知正文的结构同于其他通知：发文缘由 通知事项 尾语 发文缘由发文缘由常写发文意义、根据、背景等，以使受文者晓谕制发本通知的必要。 通知事项通知事项为具体指示性意见时，应注意体现通知内容的政策性、权威性、原则性；书写周知性事项时应注意具体明确、层次清楚，以便下级机关办理。 尾语尾语可提出希望、执行要求，或结束语，或其他说明，也可采用秃尾形式。 会议通知会议通知结构是：发文缘由 通知事项 尾语 附件 发文缘由发文缘由常写

15、召开会议的意义、根据与背景，以使受文者决定是否与会。 通知事项从内容上说，会议通知可分为“单一”与“复杂”两种。内容单一的，只需交代清楚会议议题、目的、时间、地点、与会人员等即可；而内容复杂的通知，则需要告知会议名称、议题、目的、时间、地点、与会人员、会议议程、要求、需准备的资料、发言提纲以及会议安排、接待手续等；有的还须注明会议食宿、交通费用归何方承担，有无专车迎候等。 尾语尾语可写希望、执行要求，或其他说明，或结束语“特此通知”等；也可采用秃尾形式。 附件附件可备交通路线图、回执、相关文件等。 4任免通知 标题任免通知的标题内容应概括正文大意。如任命某人，标题即为：“关于任职的通知”；如任

16、免多人，则不必在标题上注明多人姓名，写法是：“关于等职务任免的通知”。 正文任免通知正文的结构，同于其他通知，即：发文缘由 通知事项 尾语 发文缘由任免通知的发文缘由常写任免的意义、根据、背景等。 通知事项 尾语任免通知的尾语可写希望、执行要求，或其他说明，或结束语；也可采用秃尾形式。第二节 通 报作为行政机关公文的通报，属下行文。一、知识点(一) 通报的概念通报是表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况的公文。(二) 通报的性质1通报属于奖励与告诫性公文2通报属于传达和告晓性公文3通报的发布范围，往往是在一个机关或一个系统内部使用(三) 通报的特点1指导性2传达性 3时效性(四) 通报的类型

17、根据办法对通报的适用规定，通报可以分为表彰通报、批评通报和传达通报三种。 (五) 通报与其他周知性公文的区别公告、通告系公布性公文，通知与通报系知照性公文，它们都具有“周知”的基本性质。其区别是：1制发者与使用范围不同2知照事项性质不同二、通报的结构与写法通报的结构是：标题 主送机关 正文（ 附件） 落款 成文日期这里介绍标题、主送机关、正文与附件的写法，落款和成文日期与其他行政公文相同。(一) 标题1发文机关 事由 文种2事由 文种(二) 主送机关 通报的发文对象只能是相对下级机关，不能像公告或通告那样普遍免写主送机关。(三) 正文不同类型通报内容具有很大的差异性，但其正文结构与写法大致相同

18、。正文的构成是：发文缘由 通报事项 分析 （ 决定） 尾语1发文缘由除了发文意义、根据、背景外，通报还常常写明事项提要，以及对此事的态度。2通报事项通报事项可写表彰事迹，可写错误事实或事故经过，可写重要精神或情况，这是正文的主体。通报的目的是为了告知事实，以便使人们知道怎样去做，因而这一部分要详写。3分析分析不在于长，而在于自然中肯，鲜明简洁，具有说服力。4决定决定，是对表彰先进或批评错误作出嘉奖或惩处的决定措施。表彰通报与批评通报均须运用决定形式表达上级机关意见，而情况通报一般无决定内容，所以不需设置决定部分。5尾语尾语内容一般是发出“号召要求”。(四) 附件部分通报有附件，写法与其他文件相

19、同。第四章 报告 请示 批复报告与请示，请示与批复是各有关联的两组文种。第一节报 告一、知识点(一) 报告的概念报告，是向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问的公文。(二) 报告的特点1汇报性2陈述性3概括性(三) 报告的类型根据办法对报告的适用规定，报告可以分为汇报工作报告、反映情况报告、答复询问报告三种。(四) 报告的写作要求1报告事项真实2报告时间及时3报告不得夹带请示事项二、报告的结构与写法报告使用上行文格式。报告的结构是：标题 主送机关 正文 落款 成文日期(一) 标题1 发文机关 事由 文种2 事由 文种“事由 文种”形式，可以运用于具有眉首格式的公文里。(二) 主送机关

20、报告的主送机关，应为具有隶属关系的直接上级机关。报告的主送机关只有一个，如还须呈送其他上级机关，应采用抄送形式。(三) 正文正文的构成是：发文缘由 报告事项 尾语1 发文缘由发文缘由通常说明报告的意义、根据、背景及内容概要。2 报告事项报告事项可包括工作得失、情况进展、提出意见等。在不同类型的报告中，报告事项的内容应该有所侧重。3 尾语报告常用的尾语有：“特此报告”、“专此报告”、“请审阅”、“请指正”等，如三个例文分别使用“专此报告”、“特此报告”收束。(四) 落款报告正文下加盖发文机关印章。(五) 成文日期成文日期位于落款下，汉字书写。第二节 请 示一、知识点(一) 请示的概念请示，是下级

21、机关向上级机关请求指示、批准的公文。(二) 请示的特点1 请求性2单一性3事前行文(三) 请示的适用范围1遇有新问题，无执行依据2遇有困难，无力解决3超越职权范围，无权决定4意见分歧，难于工作5中止任务的执行6其他按上级机关有关规定应当请示的事项(四) 请示的类型根据办法对请示的适用规定，请示可以分为求示性请示、求批性请示两种。(五) 请示的写作要求1主送一个机关办法规定：请示“一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关”。主送一个机关是为了防止各机关互相推诿，贻误工作；多头主送的结果，有可能出现多头批示口径不一致的情况。如还须呈送其他上级机关的，不可写入

22、主送机关，应采用抄送形式。如本单位属双重领导，也只能主送一个上级机关，抄送另一个上级机关。请示不可直接呈送领导个人，也不可抄送同级或下级机关。2不得越级行文请示应根据隶属关系和职权范围确定，不得越级行文。如遇紧急情况，不能逐级请示，必须越级行文时，应抄送给直接上级机关。3语气宜温和谦恭请示语气宜温和谦恭，请示用词应采用“请”、“拟”、“建议”等，不可生硬武断。有的请示不注重语气，出语强硬，在请示事项开头或结束处采用“我们决定”等用语，这种做法对工作很不利。二、请示的结构与写法请示使用上行文格式。请示应在主体尾部标识附注。请示的结构是：标题 主送机关 正文 落款 成文日期 附注这里具体介绍标题、

23、主送机关、正文和附注的写法，落款、成文日期与其他行政公文相同。(一) 标题标题的写法是：发文机关 事由 文种(二) 主送机关 主送机关，应为有隶属关系的直接上级机关。如果主送给无隶属关系的主管机关，则是错误的。(三) 正文正文的构成是：发文缘由 请示事项 尾语1 发文缘由发文缘由通常说明请示的意义、根据或请示背景。请示的缘由有理有据、真实可信，才会使领导作出指示或批准。2 请示事项请示事项，是请求上级机关指示、批准的内容。请示事项应具有可行性与可操作性，为了有利于审批，还可进一步提出切实可行的办法、措施、建议与意见。3 尾语尾语，是向上级机关提出肯定性要求。求示性请示常用：“以上问题，请批复”

24、、 “请指示”等；求批性请示常用：“当否，请批准”、“以上要求，请予审批”、 “以上如无不妥，请批转各地区、各部门贯彻执行”等。(四) 附注为了使上级机关便于与下级机关沟通，办法指出：“请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话”。附注位于成文日期下1行居左空2字，加圆括号注明发文机关联系人的姓名和电话号码。第三节批 复一、知识点(一) 批复的概念批复，是上级机关答复下级机关请示事项的公文。(二) 批复的特点1被动行文2针对性3权威性(三) 批复的写作要求1一文一批复2态度明确3语气肯定二、批复的结构与写法批复的结构是：标题 主送机关 正文 落款 成文日期这里具体介绍标题、主送机关与正文的写法，落

25、款、成文日期与其他行政公文相同。(一) 标题1发文机关 事由 请示机关 文种2发文机关 事由 文种3事由 文种“事由 文种”形式，可以运用于具有眉首格式的公文里。(二) 主送机关 主送机关是报送请示的机关，应为具有隶属关系的直接下级机关。(三) 正文批复正文的结构是：引语 批复事项 尾语1引语引语是引述来文作为批复依据的开头用语。常用引语的写法是： 你单位 请示标题 发文字号 收悉 你单位 何时 请示标题 收悉 你单位 发文字号 收悉 你单位 请示标题 收悉 何时 收到你单位的何请示2批复事项在主体文里，发文机关需针对请示给予明确答复。 针对求批性请示的批答由于求批性请示的目的是请求批准，因此

26、上级机关应明确“准”与“不准”。 针对求示性请示的答复求示性请示的目的是请求指示，因此上级机关应当针对请示内容给予政策、认识上的解答。3尾语 阐述要求 秃尾 加尾语“此复”、“特此批复”等。第五章 决定 意见在行政公文中，决定、意见的适用范围均很宽泛，各级行政机关、人民团体、企事业单位都可使用。第一节 决 定 一、知识点作为行政机关公文的决定，属下行文。(一) 决定的概念决定是对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项的公文。(二) 决定的特点1决策性2制约性(三) 决定的类型根据办法对决定的适用规定，决定可以分为安排性决定、奖惩性决定、变更性决定

27、三种。二、决定的结构与写法决定的结构是：标题（ 主送机关） 正文 落款 成文日期1标题 发文机关 事由 文种 事由 文种 “事由 文种”形式，可以运用于具有眉首格式的公文里。2正文正文的构成是：发文缘由 决定事项 尾语 发文缘由发文缘由主要应写明制发决定的意义、根据与背景。 决定事项决定事项主要有三方面的内容：一是对重要事项或者重大行动做出的安排；二是对有关单位及人员的奖惩；三是对下级机关不适当的决定事项做出的变更或者撤销。 尾语决定的尾语有两种： 提出希望、要求或其他说明。 秃尾。3落款正文下加盖发文机关印章。4成文日期 属领导机关的决定，成文日期通常置于落款下方。 属领导机关的决定，成文日

28、期也可加括号后置于标题下。 属会议通过的决定，通过日期均在加括号后置于标题下方，常用形式是：（年月日会议通过）。第二节 意见国务院在2000年8月24日发布的国家行政机关公文处理办法中增设了意见。一、知识点(一) 意见的概念意见是对重要问题提出见解和处理办法的公文。(二) 意见的特点1针对性2多向性3多属性4实施性(三) 意见的类型根据办法对意见的适用规定，意见可以分为指导性意见、建议性意见与协商性意见三种。二、意见的结构与写法无论是指导性意见，还是建议性意见、协商性意见，其结构都是一致的。意见的结构是：标题 主送机关 正文 落款 成文日期下面具体介绍标题、主送机关与正文的写法，意见的落款与成

29、文日期写法同于一般公文。(一) 标题1发文机关 事由 文种2事由 文种(二) 主送机关 意见一般均需写明主送机关。上行、平行意见通常写一个主送机关；下行意见写一个或多个主送机关。(三) 正文正文的结构是：发文缘由 意见事项 尾语1 发文缘由发文缘由主要应写明制发意见的意义、根据与背景。有的意见开头还概述工作情况以及发现的问题等。上行、平行意见需充分说明拟制意见的意义与理论根据，其目的是使主送机关明确制发意见的理由，以理解、支持或批准发文机关的意见。下行意见也应明确制发意见的意义，以使受文机关增强执行意见的自觉性与主动性。2 意见事项意见事项要针对重要问题提出建议、主张、处理办法、具体任务等，通

30、常篇幅比一般公文长。因此，意见内容的写法大多采用条款式结构。3尾语对上行意见来说，是下级机关上报请示意见后对上级机关提出请求批准要求；对下行意见来说，是上级机关对下级机关布置具体任务后下达执行要求；对平行意见来说，是发文机关希望不相隶属机关予以帮助与支持而提出的协商性要求。如果意见内容已经很明确，此部分也可免掉，使公文形成秃尾形式。第六章 函 会议纪要函、会议纪要均是具有特定格式的行政公文。第一节 函一、知识点 (一) 函的概念函是不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。(二) 函的特点1广泛性2多属性3灵活性4沟通性(三) 函的类型根据办法对函的适用规定，函可

31、以分为商洽函、问答函、请批和批答函。(四) 函的写作要求1用语平和， 措词得体2一函一事，言简意赅二、函的结构与写法函的结构是：标题 主送机关 正文 落款 成文日期(一) 标题1 发文机关 事由 文种2 事由 文种3 发文机关 事由 去（复）函机关 文种(二) 主送机关主送机关应为：需要商洽、询问、答复，或请求批准、答复审批事项的不相隶属机关（包括有关主管部门）。函的主送机关决不能是上级机关或下级机关。(三) 正文函的结构是：发文缘由 函事项 尾语1 发文缘由如果是去函（不论是商洽函还是询问函或请批函），一般说明发函意义、根据、背景等；如果是复函（不论是答复函还是批答函），一般有引语，即引述对

32、方函的标题、发文字号，表示收悉，进行了研究处理。2 函事项函事项是“商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批”的主体部分。去函应说明具体事项，如商洽事宜、告知信息、要求协办事项、请求批准事项等；复函应答复发函机关提出的问题、批答其请求事项等。3 尾语商洽函的尾语常用：“恳请协助”、“不知贵方意见如何，请函告”、“望协助办理，并请尽快见复”、“望大力协助，盼复”等；询问函的尾语常用：“请速回复”、“盼复”、“请予复函”、“即请函复”等；请批函的尾语常用：“请审查批准”、“当否，请审批”等；答复函、批答函的尾语常用：“此复”、“特此专复”、“特此函复”、“专此函告”等。 (四) 落款函的正文下

33、加盖发文机关印章。(五) 成文日期成文日期位于落款下，汉字书写。三、信函式格式(一) 信函式格式与文件式格式的区别1排版规格不同2发文机关标识不同3标题标识位置不同4信函式公文不标识签发人5公文份数序号、秘密等级、紧急程度位置不同6发文字号中的机关代字不同，发文字号位置不同(二) 信函式格式的应用范围函采用“信函式格式”书写，但在一定前提条件下，某些公文可以放弃公文格式中的“文件格式”形式，而采用“信函式格式”。国务院为了精简文件，减少“对外正式行文”，对不具有普遍约束力的文种（如通知、批复、意见等），尽可能“以函的形式行文”，从而为各级行政机关作出了表率。第二编 常用事务文书 常用事务文书，

34、指行政机关、企事业单位在工作中常常使用的应用文书。本编共计四章，包括筹划、总结文书，调查、信息文书，书信、条据文书，演讲文书。第七章 筹划、总结文书筹划、总结文书包括计划、总结和述职报告。第一节计划一、知识点(一) 计划的概念 计划，是预先拟定的一定时期的工作内容、步骤和方法。(二) 计划的特点1预设目标2明确规范3广泛应用(三) 计划的类型计划按写作形式可分为条文式计划、表格式计划、条文表格结合式计划。二、计划的结构与写法计划的结构是：标题 + 正文 + 署名 + 成文日期(一) 标题1机关名称 + 时限 事由 文种2. 机关名称 事由 文种3时限 事由 文种4事由 时限 文种5事由 文种

35、(二) 正文1条文式计划的正文结构是：引语 + 主体（目标、措施、步骤）+ 尾语 引语引语应简要说明制定计划的背景、依据或指导思想、工作目的。 主体主体包括目标、措施、步骤。目标应具体明确地指出需要完成的任务、要求、预期效果、工作原则等。措施是指要采取的方式方法、手段以及可利用的条件。步骤是指完成任务的进程、阶段或时限。 尾语1.尾语用富于号召性、鼓动性的语言，简洁有力地提出希望和要求。尾语有时可省略不写。2表格式计划设计项目时，应注意全面、准确，便于填写、归类和检查，正确反映任务需求。3条文表格结合式计划是以条文为主，表格为辅，两者结合使用，往往可以使计划简明直观，准确清晰。(三) 署名（落

36、款）署名应写在正文之下，成文日期之上。(四) 成文日期计划的成文日期可用汉字也可用阿拉伯数字，其位置比较灵活。如果有署名，应写在署名之下；如果没有署名，可直接写在正文之后；也可写在标题之下，正文之上。第二节总结一、知识点(一) 总结的概念 总结，是对已经完成的一定时期的工作所作的回顾和分析。(二) 总结的特点1客观回顾2概括提炼3广泛应用(三) 总结的类型总结按内容可分为全面总结与专项总结。二、总结的结构与写法总结的结构是：标题 + 正文 + 署名 + 成文日期我们这里着重阐述总结的标题与正文的写法，其署名、成文日期的写法同于计划。(一) 标题1公文式标题：机关名称 + 时限 事由 文种2文章

37、式标题：正题 + 副题(二) 正文正文的结构是：引语 + 主体（基本情况、经验、不足）+ 尾语1引语引语应概要说明是什么样的任务或工作。2主体主体包括基本情况、经验、不足。基本情况是说明“做了什么”和“做得怎样”，可以介绍工作背景、取得的成绩以及简要评价。经验是介绍“如何做的”，把工作过程中采用的好的方法、手段介绍出来。这个部分应是总结的重要内容。不足应提出存在的问题和改进意见，以便下一阶段做得更好。3尾语尾语用简短、坚定的语言，表明工作信心和努力方向，以收束全文。第三节 述职报告一、知识点(一) 述职报告的概念述职报告，是领导者或负有一定职责的工作者对自己所做工作的总结和陈述。(二) 述职报

38、告的特点1自我评价2客观评述3诚恳务实(三) 述职报告的类型述职报告按内容可分为综合性述职报告与专项性述职报告。二、述职报告的结构与写法述职报告的结构是：标题 + 署名 + 成文日期 + 称谓语 + 正文(一) 标题1公文式标题：职务 姓名 + 时限 文种2文章式标题：正题 + 副题(二) 署名（落款）在标题之下应有署名，署名包括职务和姓名。如果标题中已包括职务和姓名，也可不再署名。(三) 成文日期成文日期可标注在署名之下或标题之下，也可标注在正文之后。(四) 称谓语不论是书面还是口头述职报告，都要有称谓语。 (五) 正文正文的结构是：引语 + 主体（基本情况、经验、不足）+ 尾语1引语引语简

39、要说明何时开始任职、岗位职责和目标、本人的自我评价等。2主体主体包括基本情况、经验、不足三要素。与总结不同的是，要突出“我”做了什么和如何做的。3尾语 表态式：用简短、坚定的语言，表明工作信心和努力方向。 公文式：用公文常用尾语，如“以上报告，请审阅”等。 第八章 调查、信息文书调查、信息文书包括调查报告、简报、会议记录和启事。第一节 调查报告一、知识点(一) 调查报告的概念调查报告，是对确定目标（某事、某物、某地、某机构）进行调查研究后写成的书面报告。调查报告有时也叫调研报告、考察报告、调查纪实等。专门研究经济问题的有时称经济活动分析报告。(二) 调查报告的特点1客观全面2有理有据(三) 调

40、查报告的类型调查报告按内容可分为综合考察调查报告（某地、某机构）、专项考察调查报告（某事、某物）。二、调查报告的结构与写法调查报告的结构是：标题 + 署名 + 正文 + 成文日期(一) 标题1发文机关 关于 事由 文种2关于 事由 文种3时限 事由 文种4文章式标题：正题 + 副题（或只有正题，没有副题）(二) 署名（落款）署名位置多在标题之下，正文之上，居中标示。也有署在正文之下，成文日期之上的。(三) 正文正文的结构是：引语 + 主体 + 尾语1引语 点题式：简明扼要地点出文章主旨，表明作者的态度。 概述式：交待调查的时间、地点、事件、缘由等必要条件。2主体主体的基本结构方式可分为纵式结构

41、和横式结构两种。 纵式结构：按事情发生、发展的先后顺序写，适用于事件线索比较单一，需要层层深入、追根溯源的调查报告。 横式结构：从一件事情的不同方面、不同角度写，适用于涉及面比较广的调查报告。3尾语尾语一般应与引语形成呼应。若引语是概述式，尾语可“卒章显志”，点明主题；若引语是点题式，尾语可提出建议、希望或下一步的问题等。也有些调查报告采用秃尾形式，说完即止。(四) 成文日期成文日期直接写在正文后；如果署名在正文后，则成文日期写在署名之下。第二节 简 报一、知识点(一) 简报的概念 简报，是机构或团体内部专用的带有新闻性质的简要情况报道。(二) 简报的特点1简明扼要2实事求是3及时快捷(三)

42、简报的类型简报按内容可分为常务简报、动态简报、专题简报、会议简报。二、简报的结构与写法简报的结构是：报头 + 报核 + 报尾(一) 报头简报报头占第一页上1/3居中位置，字体应庄重醒目。报头结构是：报头名称 期数 编发部门 + 编发日期(二) 报核报核的结构是：（目录） +（按语） + 标题 + 正文 + 供稿者1目录在报头间隔线之下，列出本期简报的目录。有时一份简报只有一篇文章，那就不需要目录了。2按语（编者按）按语（编者按）用来说明编者意图，或引起读者重视，或提出问题鼓励读者发表意见。按语并不是每期必有，只有在编发较重要的文章或制作专题简报时，才根据需要加编按语。3标题简报的标题为文章式标

43、题，以单行标题居多。4正文结构与新闻报道一样，即：导语 + 主体 导语：开篇明旨，将最主要的事实用简洁的语言加以概述。 主体：根据主题，具体阐述观点、介绍经验或说明事实。5供稿者简报正文的右下方应使用括号标示供稿者。供稿者通常是部门具体名称，如三车间第二工段、后勤处等，有时也可以是写稿者的名字。(三) 报尾报尾的结构是：发送范围 + 印发份数1发送范围按行文关系分别标示报送（给直属上级）、抄报（给非直属上级）、转送（给平级）、分发或发至（给下级）单位名称。2印发份数用阿拉伯数字标示。第三节 会议记录 一、知识点 (一) 会议记录的概念 会议记录，是随着会议的实际进程记录下来的原始情况和具体内容

44、。 (二) 会议记录的特点 1客观原始 2完整详尽 (三) 会议记录的类型 会议记录按内容可分为工作会议记录、现场办公会议记录、座谈会记录、表彰（批评）会记录。 二、会议记录的结构与写法 会议记录的结构是：标题 + 基本情况 + 主体 (一) 标题 标题结构是：会议名称 + 记录 (二) 基本情况 开头部分要分项完整记录会议的有关情况，结构是：时间 + 地点 + 主持者 + 出席者 + 缺席者 + 列席者 + 记录者 (三) 主体 这是会议记录的核心部分，包括：议题 + 发言 1议题 首先写明会议议题。如有多个议题，也在开头一并写明。 2发言包括主持人的开场白、领导的报告、与会者的发言、会议结

45、语以及现场情况等。 第四节 启 事 一、知识点 (一) 启事的概念 启事，是用公开发布的方式，向公众告知某事或希望他人协助办理某事的应用文书。 (二) 启事的特点 1. 公开告知 2. 诚恳平实 3一事一启 (三) 启事的类型 启事按内容可分为声明类启事、征招类启事、寻找类启事。 二、启事的结构与写法 启事的结构是：标题 + 正文 + 署名 + 发布时间 (一) 标题 1发布者 + 事由 + 文种 2事由 + 文种 3单写“启事”二字 4单写“事由” (二) 正文 启事正文的基本结构是：具体事项 + 联系方式 1. 具体事项 2. 联系方式 声明类启事不一定要写联系方式，而征招类、寻找类启事必

46、须写清联系方式，包括联系人姓名、电话（固定电话、移动电话）、通讯地址（邮政信箱、电子信箱）等。 (三) 署名（落款） 启事在正文之下应有署名。 (四) 发布时间 启事在署名之下应标注发布时间。 第九章 书信、条据文书书信、条据文书是人们在日常人际交往中使用的各种文稿。本章包括请柬、申请书、求职信、推荐信、便条、字据。第一节 请 柬一、知识点(一) 请柬的概念 请柬，是邀请其他团体或个人前来参加会议、活动、宴请等的凭证性书信。 (二) 请柬的特点1礼节性强2文字简约(三) 请柬的类型请柬按用途可分为宴会请柬、展览请柬、典礼请柬、会议请柬。二、请柬的结构与写法请柬的结构是：标题 + 称谓 + 正文

47、 + 署名 + 日期(一) 标题请柬的标题一般只写文种，即只写“请柬”或“邀请函”。(二) 称谓专发式请柬有明确的受文对象，普发式请柬没有固定的受文对象。(三) 正文请柬正文的结构是：引语 + 时间 + 地点 + 活动名称 + 尾语引语即“订于”、“兹订于”、“现订于”等，活动举办时间、地点、活动名称应准确、完整。请柬的尾语都是邀请语，如“敬请光临”、“欢迎届时光临”等。(四) 署名（落款）正文之下另起一行居右署名。如果是个人署名，要写明职务或身份。(五) 日期日期写在署名之下。第二节申请书一、知识点(一) 申请书的概念 申请书，是机构或个人向有关主管部门提出某种请求，希望予以解决的专用文书。

48、 (二) 申请书的特点1目的性强2态度恭敬(三) 申请书的类型申请书按性质可分为公务类申请书、个人事务类申请书。二、申请书的结构与写法申请书的结构是：标题 + 称谓 + 正文 + 署名 + 日期这里只讲解申请书的标题、称谓、正文的写法，署名和日期的写法与一般书信相同。(一) 标题申请书的标题可以只写文种“申请书”三字，也可以使标题明旨，写明“住房申请书”、“贷款申请书”等。(二) 称谓申请书的称谓一般只有一个。(三) 正文申请书正文的结构是：引语 + 主体 + 尾语1引语 引语应说明申请的理由。2主体提出申请要求，需要什么或要做什么。3尾语常用“望予以协助解决”、“盼予以考虑”、“如能尽快解决，将不胜感激”、“此致 敬礼”等尾语。第三节求职信一、知识点(一) 求职信的概念 求职信，是求职者写给用人单位的专用书信。 (二) 求职信的特点1态度诚恳2材料齐备二、求职信的结构与写法求职信的结构是：标题 + 称谓 + 正文 + 署名 + 日期这里只讲解求职信的标题、正文的写法，称谓、署名和日期的写法与一般书信相同。(一) 标题求职信的标题只写文种，用“求职信”或“应聘书”。也可以不写标题。(二) 正文求职信正文的结构是：引语 + 主体 + 尾语1引语 引语应表明写此信的目的。2