商务英语邮件写作

1、 How to Write an Email 商务英语电子邮件以其方便快捷，在现代商 务活动中起着重要作用。商务往来中的电子 邮件代表着公司的形象，显示着公司的水平 和实力，直接影响到客户对公司的评估。所 以，商务电子邮件的写作在业务往来中占据 着举足轻重的地位。据调查，约有88%的互 联网用户使用电子邮件，而在商务领域中约 有90%的员工通过电子邮件的形式来联系公 务。随着全球经济一体化的发展，商务英语 电子邮件的写作越来越受到重视，本文将着 重探讨商务英语电子邮件写作的格式和应遵 循的相关原则。 Introduction What is a Good Business Email? A g

2、ood business email is one that can clearly 如果是中文Email，注意拼 音输入法带给你的弱智同音别字。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行 文是否通顺，拼写是否有错误。 合理提示重要信息 不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行 提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。 正文（续） 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述 清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。 不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信函里

3、面这样显得比较轻 佻 Business Email 不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些 你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在:) 正文五原则：准确、简洁、完整、清楚、礼貌 附件 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件 附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响 使用 如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送 ， 结尾签名 每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道

4、发件人信息。虽然你的朋友可能 从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。 签名信息不宜过多 电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地 址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如 果需要更详细的信息，自然会与你联系。 引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是 要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。 不要只用一个签名档 对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会 让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。

5、签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般 应选择比正文字体小一些。 回复技巧 及时回复Email 收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重， 理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。 对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处 理，但一般不要超过24小时。 如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理， 一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是 确认一下收到了。 如果你正在出差或休假，应该设定自动

6、回复功能，提示发件人，以免影响工作。 进行针对性回复 当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那 样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。 回复不得少于10个字 对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼， 这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。 回复技巧（续） 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼 如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟 通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。 对于较为

7、复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长 笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。 要区分Reply和Reply All（区分单独回复和回复全体） 如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了 如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replay all，让大家都知道；不要让对方帮你完成这 件事情 。 如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人 的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定 结果的邮件。 点击“回复全部

8、”前，要三思而行！ 主动控制邮件的来往 为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全 部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。 常见的商务英语电子邮件包括以下五部分： 写信人、收信人、抄送收信人、密送收信人的Email地址。主题。称呼、开头、 正文、结尾句。礼貌结束语。写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话 号码、传真等。 商务信件中要特别注意称呼的礼貌得体。如不知对方姓名只知头衔，可用 Dear + Title 作为称呼或Dear Sir/Sirs, Dear Madam/Madams, Dear Sir or Madam；如只知对方

9、姓名不知性别，可用Dear+全名；如邮件为一封通函，则用Dear All作为邮件称呼。 正文应结构清楚，便于阅读，如内容较长，可使用小标题、小段落、星号、下划线等 方式使邮件眉目清楚、一目了然。一般包括三部分： 第一部分是开头，需要开门见山地说明写信的原因和目的。如果是回信，还要说明何 时收到对方关于什么内容的信。 第二部分是信的核心和主要内容，把开头提出的问题进行充分的说明和解释。 第三部分是信的结尾，通常以礼貌的祝福或者愿望来结束。 注：齐头式结构，在商务英语中比较流行。因此整篇邮件顶头写，前端不需空格。 Dear Mr. xx/Mrs. xx/Sir/Madam/all， 正文 Best

10、 Regards, /Yours Sincerely, XXX 商务英语电子邮件的基本格式商务英语电子邮件的基本格式 Example Dear David and Steve,-（Salutation sljten 称呼） Good afternoon. On May 10, 2010, a raid action against this target was conducted. On site, totally 77 boxes and 7200 meters UTP Cables were seized. Please provide us with verification repo

11、rt and price certificate. Samples would be sent to you soon. Thank you. Should you have any comments or suggestions, please contact us at any time. Best Regards,-（Complimentary Close） Sincerely yours, Yours truly, Best wishes Piggy Zhu-（Signature） = Shanghai GreRoyalt & Co., 2505, Universal Mansion

12、168 Yu Yuan Lu, Shanghai 200040 Tel.: +86 21 5108 2633 fax.: +86 21 6249 3321 please visit www. Dear David and Steve,-（Salutation） Good afternoon. On May 10, 2010, a raid action against this target was conducted. On site, totally 77 boxes and 7200 meters UTP Cables were seized. Please provide us wit

13、h verification report and price certificate. Samples would be sent to you soon. Thank you. Should you have any comments or suggestions, please contact us at any time. Best Regards,-（Complimentary Close） Piggy Zhu-（Signature） = Shanghai GreRoyalt & Co., 2505, Universal Mansion 168 Yu Yuan Lu, Shangha

14、i 200040 Tel.: +86 21 5108 2633 fax.: +86 21 6249 3321 please visit www. greroyalt. com 例： Hi, Im sorry about this. Now,we have been clear about the problem about our system. There is a new colleague joining our team,and he will arrange for checking the system. Because he is busy with another requir

15、ement now,he will give us the optimal最佳的，最优的最佳的，最优的 plan after finishing that one. Regards! 原 文 整片邮件的格式（称呼、落款等）不规范，整片邮件的格式（称呼、落款等）不规范，英文书信中标点后面必须空一英文书信中标点后面必须空一 格格。 语句不完整，语句不完整，this指什么？指什么？ 同一个句子中连续出现同一个句子中连续出现2个个about， 重复。后一个应该为重复。后一个应该为of，表示从属关系。，表示从属关系。 语句表达不合理，在发信方语句表达不合理，在发信方 对于出现的问题十分焦急的情况下应告知

16、对方承诺解决的时间以及相应的对于出现的问题十分焦急的情况下应告知对方承诺解决的时间以及相应的 计划等，不能用责任人不在或没有时间来推脱。计划等，不能用责任人不在或没有时间来推脱。 问 题 点 Dear Mr.XXX, Im sorry about the problem of our system. I sincerely apologize for it and well try our best to solve the problem in a week. （此处可加上 具体的解决方案）Please contact me if you have any question. Best Re

17、gards， XXX 修 改 稿 Use the Right Greeting:使用正确的称呼使用正确的称呼。尽管用”Hey”作为写给朋友的电子 邮件开场白没有任何问题，但最好不要用这种方式给潜在的商务伙伴写信。 另一方面，使用非常正式的传统开场白。”Dear Sir” 也已经过时了，最好写成最好写成 Dear Mr. / Ms. 后跟那个人的姓氏后跟那个人的姓氏。同事之间，通常可直呼其名，如Dear John。 Keep it Short and Clear: 使邮件简洁明了简洁明了。有些情况下可能需要用华丽的词 藻和复杂的句式来彰显你的聪明才智。而在用英语写邮件时，清晰、有条理 的方式才是

18、最佳选择。在邮件的第一段清楚表明写信的目的，保证每段中都 有代表核心观点的中心句。使用类似使用类似“first, second, next, and finally”的词的词 引导读者你所要表述的每一个观点。引导读者你所要表述的每一个观点。可以用If you have any other questions please feel free to contact me.来结束邮件，可以为对方创造进 一步交流的前提。 Be polite and tactful: 懂得谦逊和准确传达信息的重要性。I want.之类的词之类的词 能避免则避免出现，相比之下，能避免则避免出现，相比之下，I would

19、 like显得更尊重对方。显得更尊重对方。又如I am interested in是提出请求建议或寻求意见的好方法。 电子邮件正确结尾： I am looking forward to your reply, Thank you,或者 Sincerely都是给收信人留下好印象的结尾方式。 E-mail Writing Salutation Mr./ Mrs./ Miss/ Ms. Last name/ family name/ surname first name/ given name Dear / Hi Sir/ Madam Dear Sir/ Madam To whom it may c

20、oncern Reference for Beginning with reference to your job post on the internet, regarding your letter of July 10, about your phone call today, Thank you for your letter of August 5, Reasons for Writing I am writing to inquire about . I want to clarify the details . I would like to confirm. I suggest

21、 that we should set up a meeting. Attached please find the agenda. Request for Action We would be grateful if you could I would appreciate if you can Please make sure you can Could you please let me know what you think? Please sent it back to me by tomorrow. Closing Remarks Thank you for your help P

22、lease contact us again if we can help. if there are any problems, please. I look forward to . hearing from you soon. meeting you next Tuesday. seeing you next Thursay. Polite Closing Your sincerely Sincerely, Best wishes, Best regards, Regards, All the best, Cheers, Words and Sentences 缩写： ASAP = As

23、 Soon As Possible 尽快 FYI=For Your Information 你要的信息 PLS=Please 请 BTW=By The Way 顺便 AMMOF =As a Matter of Fact 事实上 IC = I see 我明白了 OTOH =On the Other Hand 另一方面 NRN =No Response Necessary 无需回复 IMO=In My Opinion 依我之见 P.S.=Postscript 附言 1.Initiate a meeting 发起会议发起会议 I suggest we have a call tonight at 9

24、:30pm (China Time) with you and Brown. Please let me know if the time is okay for you and Ben. 我建议我们今晚九点半和Brown小聚一下,你和Ben有没有空? I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A. 今天下午我建议我们就A项 目的发展计划开会讨论一下。 Wed like to have the meeting on Thur. Oct 30. Sa

25、me time. 十月 三十号(周四),老时间,开会。 I want to talk to you over the phone regarding issues about report development and the XXX project. 我想跟你电话讨论下报告进展和 XXX项目的情况。 2. Seeking for more information/feedbacks/suggestions 咨询信息咨询信息/反馈反馈/建议建议 Thank you and look forward to having your opinion on the estimation and sc

26、hedule. 谢谢你,希望能听到更多你对评估和 日程计划的建议。 Look forward to your feedbacks and suggestions soon. 期待 您的反馈建议! What is your opinion on the schedule and next steps we proposed? 你对计划方面有什么想法?下一步我们应该怎么做? Feel free to give your comments. 请随意提出您的建议。 Any question, please dont hesitate to let me know. 有任何问 题,欢迎和我们联系。 An

27、y question, please let me know. 有任何问题,欢迎和我们联 系。 Please contact me if you have any questions. 有任何问题,欢 迎和我们联系。 Please let me know if you have any question on this. 有任何 问题,欢迎和我联系。 Your comments and suggestions are welcome! 欢迎您的评 论和建议! 3. Attachment 附件附件 I enclose the evaluation report for your referenc

28、e. 我附加了评 估报告供您阅读。 Attached please find todays meeting notes. 今天的会议记录在 附件里。 Attached is the design document, please review it. 设计文档在 附件里,请评阅。 For other known issues related to individual features, please see attached release notes. 其他个人特征方面的信息请见附件。 4. Thanks note 感谢感谢 Thank you so much for the cooper

29、ation感谢你的合作! Thanks for the information 谢谢您提供的信息! I really appreciate the effort you all made for this sudden and tight project. 对如此紧急的项目您做出的努力我表示十分感谢。 Thanks for your attention! 谢谢关心! Your kind assistance on this are very much appreciated. 我们对您的 协助表示感谢。 Really appreciate your help! 非常感谢您的帮助! IMPROVING YOUR BUSINESS ENGLISH SKILLS To improve your Business English Skills 如何增强你目前的商用英文程度如何增强你目前的商用英文程度 Focus on English for the specific purposes you need in your field. (针对你的需要,然后持续深耕这个特定的领域) Understand that spoken and writt