Office一些使用技巧

1、TaoTao Office一些使用技巧一些使用技巧 Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 常见的错误常见的错误 5 字体、大小乱七八糟。字体、大小乱七八糟。 4 表格的标题、内容分成两页。表格的标题、内容分成两页。 3 手动去做手动去做“目录目录”，烦的要死，且不美观。，烦的要死，且不美观。 2 用回车去换页，结果是用回车去换页，结果是“删一行而动全文删一行而动全文”。 1 用用Space Bar去对齐或留空，如段前空两格和图片对齐。去对齐或留空，如段前空两格和图片对齐。 Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 20：80 只有20%的功能 常用，效率很低 剩

2、下的剩下的80% 通往高效通往高效 Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 先对先对Word作些调整作些调整 工具工具自定义自定义选项选项 工具工具选项选项视图视图格式标记格式标记 Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 从最简单的开始，快捷键从最简单的开始，快捷键 v 最常用的：最常用的：Ctrl+C，Ctrl+V，Ctrl+X，Ctrl+Z v 不常用的对齐：不常用的对齐：Ctrl+L，Ctrl+E，Ctrl+R，Ctrl+J v 非常有用：非常有用：Ctrl+D(字体）、字体）、Ctrl+(字号字号) v 上、下标：上、下标：Ctrl+Shift+=，Ct

3、rl+=（如（如Ca2、O2） v 视图大小：视图大小：Ctrl+滚轮（滚轮（Vista和和Win7桌面也可以）桌面也可以） v 以及：以及：Ctrl+Enter（分页），（分页），Shift+Enter（分行）（分行） Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 分页符分页符 n在打印时是不会出现这些符号的在打印时是不会出现这些符号的 Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 换行换行换段换段 2自动编号自动编号 一个“段”可以由几个“行”组成，我们经常会碰到的自动编号，是对“段”起作用的 。 缩进不同缩进不同 “首行缩进”是对“段”的第一“行”起作用的，而全部“行

4、”受“悬挂缩进”的影响。 Tips：可以由Tab来产生首行缩进两个字符的效果 1 Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 复杂符号输入的难点复杂符号输入的难点 1、操作比较烦琐、操作比较烦琐 2、有不足之处、有不足之处 公式编辑器公式编辑器 Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 CaSO4自动变成自动变成CaSO4 v利用利用”自动更正自动更正“ 在文档中输入在文档中输入 正确的正确的“CaSO4” 选中选中“CaSO4”之后之后 工具工具 自动更正选项自动更正选项 在前面那个在前面那个“替换替换” 里输入你想输入的文字里输入你想输入的文字 Office一些使

5、用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 自动更正的妙用自动更正的妙用 v 化学符化学符Ca2+、Mg2+、Na+、Cl-等等 v 一些常用的符号如、一些常用的符号如、 v 最有意思的是，连表格都能自动输入最有意思的是，连表格都能自动输入 无框表格无框表格 特殊作用特殊作用 等下提到等下提到 Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 输入同时有上下标的符号输入同时有上下标的符号 Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 分数引发的文本行对齐的问题分数引发的文本行对齐的问题 1、“段落段落”-“中文版式中文版式”-“文本对齐方式文本对齐方式”，设成基线对齐。，设成基线对齐

6、。 2、分数部分调速成合适字体大小。（、分数部分调速成合适字体大小。（Ctrl+ ) 3、分数所在行，行间距设成合适的固定值。、分数所在行，行间距设成合适的固定值。 麻烦麻烦? 非也非也! 严谨严谨! Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 让题注和图表不分离让题注和图表不分离 第一步，加题注第一步，加题注 第二步，选中后，段落第二步，选中后，段落 里选中与下段同页里选中与下段同页 Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 适用于图表的列对齐技巧适用于图表的列对齐技巧 v还是无框表格还是无框表格 Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 适用于文字和

7、公式列对齐技巧适用于文字和公式列对齐技巧 v 制表位：指水平标尺上的位置，它指定了文字缩进的距离或一栏文字开制表位：指水平标尺上的位置，它指定了文字缩进的距离或一栏文字开 始的位置。始的位置。 v 类型包括：左对齐，居中对齐，右对齐，小数点对齐和竖线对齐等类型包括：左对齐，居中对齐，右对齐，小数点对齐和竖线对齐等 在排版时敲个在排版时敲个“TAB”就对齐了就对齐了 Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 制表位，更详细的设置制表位，更详细的设置 不用制表位的行不用制表位的行 一定要一定要“全部清除全部清除” 左对齐左对齐中对齐中对齐右对齐右对齐 前导符前导符 Office一些使

8、用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 查找替换的技巧查找替换的技巧 v转义字符，典型是回车：转义字符，典型是回车：p 非常多的非常多的 特殊字符特殊字符 Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 更更BT的例子，字体格式的例子，字体格式 Word的的“查找代换查找代换”是一个非常有意思的工具，是一个非常有意思的工具， 借助精心构造的表达式，借助精心构造的表达式， 能完成一些看起来能完成一些看起来“不可能不可能”的任务。的任务。 Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 关于关于”节节” v节：简单讲，在论文中，封面是一个节，目录是节：简单讲，在论文中，封面是一个节，

9、目录是 一个节，正文是一个节，文献综述又是一个节。一个节，正文是一个节，文献综述又是一个节。 v节的编号形式，页码形式各有不同要求。节的编号形式，页码形式各有不同要求。 v写毕业论文时，建议：封面和声明一个文档，目写毕业论文时，建议：封面和声明一个文档，目 录、摘要、前言、正文一个文档，文献综述一个录、摘要、前言、正文一个文档，文献综述一个 文档。文档。 Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 大纲级别和文档结构图大纲级别和文档结构图 v大纲级别：是一段文字在整个文档中的大纲级别：是一段文字在整个文档中的 “地位地位”， 如一级标题、二级标题、三级标题、正文。如一级标题、二级标

10、题、三级标题、正文。 右键菜单右键菜单 “大纲大纲”选上选上 好处 指哪跳哪 Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 样式和格式样式和格式 每段文字：都有自己的格式，如字体、段落、制表位等每段文字：都有自己的格式，如字体、段落、制表位等 Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 三位一体的组合三位一体的组合 在一段文字之中在一段文字之中 利用好样式和格式利用好样式和格式 能快速设置文字格式能快速设置文字格式 生成大纲和文档结构图生成大纲和文档结构图 减少差错和提高写作效率减少差错和提高写作效率 Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 以毕业论文为例

11、以毕业论文为例 Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 生成符合要求的样式生成符合要求的样式 把文字格式设置好后，选中，点把文字格式设置好后，选中，点“新样式新样式”。 Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 磨刀不废砍柴工磨刀不废砍柴工 v 准备过程有点烦，最后，点点鼠标就搞定了。准备过程有点烦，最后，点点鼠标就搞定了。 Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 生成目录生成目录 Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 手动和自动目录的对比手动和自动目录的对比 Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 开始分节开始分

12、节 中文摘要中文摘要 前页前页“分节分节” Abstract 当页当页“分节分节” 封面和声明一个文档封面和声明一个文档 目录、摘要、前言、正文一个文档目录、摘要、前言、正文一个文档 文献文献 综述一个文档综述一个文档 目录目录 页码：页码：I、II、III 其他其他 页码：页码：1、2、3 两个节两个节 Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 开始制作页码开始制作页码 v要把节和节之间的页码联系给要把节和节之间的页码联系给“打断打断” v在在“摘要节摘要节” 的第一页和的第一页和“正文节正文节”第一页的页第一页的页 码上双击，取消码上双击，取消“链接到前一个链接到前一个”。

13、这样产生的页码这样产生的页码 是是1、2、3、4 连下去的连下去的 和要求不一样和要求不一样 Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 v 每个节的页码或删除每个节的页码或删除 v 或重新设置或重新设置“数字格式数字格式”和和“起始页码起始页码”。 Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 更新页码更新页码 Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 这就是这就是”三位一体三位一体” 在一段文字之中在一段文字之中 利用好样式和格式利用好样式和格式 能快速设置文字格式能快速设置文字格式 生成大纲和文档结构图生成大纲和文档结构图 减少差错和提高写作效率减少差

14、错和提高写作效率 Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 “自动编号自动编号” v 参考文献的自动编号，用专门工具，如参考文献的自动编号，用专门工具，如EndNote。 v 图、表的编号，用插入图、表的编号，用插入“题注题注”的方法的方法 复制到第二图复制到第二图 Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 又是又是“自动更正自动更正”，生成带标题的图，生成带标题的图 自动生成编号的好处自动生成编号的好处 Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 交叉引用交叉引用 v用交叉引用生成用交叉引用生成“见图见图X”，不会出错。，不会出错。 Office一些使

15、用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 文字的文字的“自动编号自动编号” v 段落的自动编号有时是很讨厌的，这是没设置好的缘故。段落的自动编号有时是很讨厌的，这是没设置好的缘故。 除了编号，其他和原来一样。除了编号，其他和原来一样。 自动编号自动编号 有些时候有些时候 会有会有Bug 见仁见智见仁见智 自我权衡自我权衡 Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 Word的模板的模板 v模板的后缀名是模板的后缀名是dot，我已经做好两个。，我已经做好两个。 Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 Excel技巧技巧 锁定表头锁定表头 这里提一下，对我来说这里提一下，对

16、我来说ExcelWord+PPT。 但是但是Excel太专业，函数比较复杂。太专业，函数比较复杂。 挑一些常见的技巧。挑一些常见的技巧。 Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 相对引用和绝对引用相对引用和绝对引用 相对引用：公式考过去后，相对引用：公式考过去后， 两个作比较的列相对位置不变。两个作比较的列相对位置不变。 注意蓝框和绿框。注意蓝框和绿框。 Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 相对引用和绝对引用相对引用和绝对引用 绝对引用：公式考过去后，绝对引用：公式考过去后， 固定和某个列作比较。固定和某个列作比较。 注意绿框里的注意绿框里的“$”。 “$”

17、是锁定绝对引用的关键是锁定绝对引用的关键 Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 “自动筛选自动筛选”功能功能 v在选出一些特征值时，非常有用在选出一些特征值时，非常有用 Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 “自动筛选自动筛选”结合函数挑特定行的例子结合函数挑特定行的例子 Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 “条件格式条件格式” Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 巧用巧用“选择性粘贴选择性粘贴”和和“替换替换” A是分组是分组 B、C、D是不同的数据是不同的数据 数据分组处理方式一样，源值不同数据分组处理方式一样，源

18、值不同 Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 把把“B”复制到复制到“C” 还是还是“原始原始!B” Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 作柱状图作柱状图 1、没有误差线、没有误差线 2、极不美观、极不美观 Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 美观化美观化 Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 立体效果立体效果 Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 PPT的心得的心得 v层次出现，突出重点，逐渐展开层次出现，突出重点，逐渐展开 v文字要少，简洁有力文字要少，简洁有力 v配色技巧配色技巧 v动画动画 Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 这个这个PPT里的例子里的例子 严格控制位置和宽度严格控制位置和宽度 使每个图出现位置相同使每个图出现位置相同 Office一些使用技巧一些使用技巧使用技使用技 巧巧 PPT的例子的例子2 在一段文字之中在一段文字之中 利用好样式和格式利用好样式和格式 能快速设置文