[流程管理]酒店管理系统操作流程

1、流程管理 ) 酒店管理系统操作流程酒店管理系统基本操作流程壹、电脑的基本操作1. 电脑正常开关机：开机： 先打开主机电源，见到电源指示灯亮后，再打开显示器的 电源开关，当显示器的电源灯由黄色变为蓝色后，说明电脑正常 开机，大约 5-20 秒后即进入 WINDOWS 操作系统。关机：对于 WINDOWS 操作系统，能够直接从桌面左下角 “开始” 菜单中选择“关闭系统”弹出的窗口下“关闭计算机”项，即可 实现正常关机。2. 鼠标的使用：单击： 按下鼠标左边键壹次为单击，所有操作系统中“按钮”或 “下拉式列表”等控件选择时，基本采用单击。双击： 迅速按下鼠标左边按键俩次（俩次时间间隔要短，如果过 长

2、就会变为俩次单击）为双击；操作系统中，图标选择及表格项 目选择基本上采用双击。右击： 按下鼠标右边按键壹次为右击。拖动： 将鼠标指针移到目标上，按住鼠标左边按键不放然后移动 鼠标为拖动。3. 电脑死机处理：壹般死机： 电脑于运行过程中，因人为因素或电脑环境因素而出 现没有响应预定的操作结果，同时通过正常操作也无法退出的情 况下；可通过同时按 Ctrl+Alt+Del 三个键强行关闭当前操作，等 电脑弹出“关闭程序”窗口后，于窗口中按“结束任务”按钮， 操作系统就会强行结束当前操作，结束后再弹出对话框，再次按 “结束任务”按钮，电脑即可恢复操作。严重死机： 电脑出现死机时，通过上述恢复操作仍不能

3、正常运作， 或者是键盘鼠标根本不起作用；这样的情况就是严重死机，解决 的唯壹办法是：连续按住主机电源开关，直到关闭电源为止。4. TAB 键的运用WINDOWS 所有界面操作中，将光标从壹个对象移动到另壹个对 象时，默认采用键盘上左上角的“ TAB”键，而不是回车键。 二、酒店管理系统登录操作说明1.于 WINDOWS 桌面上，找到名字为（酒店管理）或（ HOTEL） 的快捷图标，将鼠标指针移到该图标上，且双击鼠标左键以进入 （酒店管理系统）登录界面。2. 依次填入你的用户名（系统管理员给予你的工号） 、口令（属于 你自己的密码，最长六位）以及班次（你所当值的班次） 。然后单 击登录窗口左下方

4、的“确定”按钮以登录系统，进入主界面。三、酒店营销子系统功能操作程序说明（接待）1.散客客人登记 : 单击（酒店管理系统）主界面上方的“接待”按扭弹出接待下拉式菜 单，于接待下拉式菜单中选择“入住登记”且单击它以进入（入 住登记）实时房态窗口， 以下操作均于此窗口中进行， 敬请留意！ 快束登记：a) 于窗口中选择壹空净房间，且双击该房间图标弹出功能菜单界 面；b) 单击菜单上“客人快速登记”项，弹出(客人快速登记)对话 框；c) 依次填入客人姓名、离开日期、折扣、实际房租、收 / 免服务费 以及备注信息等；d) 核对资料无误后单击“确定”按钮，此时系统提示是否要当下 输入客人的详细资料，选择

5、否即可完成本次的快速登记操作。详细登记：a) 于快速登记的基础上，当系统提示是否要当下输入客人的详细 资料时，选择 是弹出(客人详细资料登记)对话框；b) 填入客人的中、英文姓名，选定客人的性别；c) 单击证件种类下拉菜单条，选定证件类别，填入证件号码；d) 单击国籍下拉菜单条，选定客人的国籍；e) 单击客人类型下拉菜单条选定客人所属的客人类型；f) 单击签证种类下拉菜单条选定客人的签证类别，填入证件号码 (仅对外籍客)；g) 填入客人的地址，以及备注信息(俩间或之上房间壹起结帐的 必须注释另壹间房的房号) ；h) 核对资料无误，单击窗口右上方的“确定”按钮，保存记录信 息，完成本次操作。附属

6、客人详细资料登记：a) 于主客人详细资料登记的基础上，单击(附属客人详细资料) 卡片，弹出附属客人详细资料卡片对话框；b) 单击窗口右下方的“新增”按钮，弹出附属客人详细资料登记 窗口；c) 其资料录入和主客人相同，请参照主客人详细资料登记第 2 到 第7 步；d) 核对资料无误，单击“保存”按钮，保存信息，完成本次操作。 客人资料修改：a) 于“入住登记”房态窗口中，双击要修改的客人的房间号码， 弹出功能菜单条；b) 单击菜单上的“客人资料修改”按钮，弹出客人资料修改对话 框；c) 删除原有错误的记录资料，填入正确的记录资料；d) 修改完毕后，核对资料无误，单击窗口右上方的“保存”按钮 保存

7、信息，退出窗口完成本次操作。房间加人：a) 于(入住登记)实时房态窗口中，双击要加客人的房间号码， 弹出功能菜单条；b) 单击菜单上的“住客房间加人”按钮，弹出(住客房间加人) 对话框；c) 填入要入住的客人姓名，然后单击“确定”按钮即可退出对话 框完成本次操作。于住客人换房：a) 于(入住登记)实时房态窗口中，双击要换房的客人的房间号 码，弹出功能菜单条；b) 单击菜单上的“于住客人换房”按钮，弹出(换房)对话框；c) 双击要换房的客人记录，这时窗口左边就会显示客人换房前的 记录；d) 于窗口右边填入客人要换到的新房号、折扣以及实际房价等；e) 核对无误后单击“确认” ，系统提示换房成功，单

8、击“确定”按 钮；f) 单击“退出”按钮退出对话框，完成本次操作。 查见客人资料：a) 于(入住登记)实时房态窗口中， 双击要查见客人的房间号码， 弹出功能菜单条；b) 单击菜单上的“查见客人资料”按钮，弹出(客人资料查询) 对话框；c) 这时窗口就会显示该房间 P 客人的登记资料及其消费情况；d) 如有 S 客人则于窗口右边的客人列表中双击其记录，即可查见 该客人资料；e) 单击“退出”按钮则退出该窗口，结束本次查询。加床：a) 于(入住登记)实时房态窗口中，双击要加床的房间号码，弹出功能菜单条；b) 单击菜单上的“加床”按钮，弹出(客人加床快速登记)对话 框；c) 填入要加床客人姓名，然后

9、单击“确定”按钮退出对话框，完 成本次操作。d) 如果要输入客人详细资料，请用客人资料修改来完成。 预订客人登记：a) 于(入住登记)窗口中找到且双击客人预订的房间号码，弹出 功能菜单条；b) 单击功能菜单上的“预订客人登记”按钮，弹出(预订客人登 记)对话框；c) 双击左边窗口列表中的预订客人记录条，此时于右边窗口就会 显示客人的详细资料；d) 于右边窗口中补填完客人的全部详细资料e) 核对资料无误，单击窗口右上方的“登记“按钮，退出窗口完 成本次操作。历史客(回头客)人登记：a) 于快速登记的基础上，单击“回头客判定”按钮；b) 如果系统提示此人曾光临过本酒店，单击“确定”按钮，弹出 该客

10、人的以前入住登记的详细资料窗口；c) 双击窗口中的要传输的历史客人记录条， 此时于窗口上方的 (历 史客人)栏中就会显示出双击的记录条的帐号；d) 然后单击“传输资料”按钮传送资料，退出本窗口回到(窗人快速登记）窗口；e）单击“确定”按钮，系统提示是否当下输入客人的详细资料， 选择“是”弹出客人详细登记窗口， 检查传输资料是否准确后， 按“保存”完成本次操作。客人资料快速修改：a）单击（酒店管理系统）主界面上方的接待按钮弹出接待下 拉式菜单，于接待下拉式菜单中单击客人资料修改按钮， 弹出（客人资料修改）窗口；b）利用各种查询条件于客人列表中显示出要修改的客人记录；c）找出且双击要修改客人的记录

11、，此时窗口右边的（客人详细资 料）栏就会显示出该客人登记的详细资料；d）于（客人详细资料） 栏中删除原来错误的资料， 填入新的资料；e）核对无误后单击“保存”按钮保存修改，然后单击“退出”按 钮退出窗口；团体登记：流程：输入团体主单 输入某类房价 选择相应房价的房号 核查 所选房号和房价是否正确 保存登记。a）单击（酒店管理系统）主界面上方的“接待”按钮弹出接待下 拉式菜单，于接待下拉式菜单中单击“团体登记”按钮，弹出 （团体登记）窗口；b）填入入住团体名称、人数、预离日期、团体代表、地址及备注等（除 名称和人数不可为空外， 其余皆可为空）；c）单击（允许增加团体成员）前面的复选框使其为选定状

12、态，激 活右边的房态表；d）于实际房租栏中输入实收房价；e）于房态表中找到要分给该团体的房间号，且双击该房间；f）系统提示 XXXX 房号成功分给该团体， 单击确定按钮即可；g）重复第 4、5、6 步操作可为该团体分配好所有房间，完成分房 操作；h）单击（团体成员）卡片可查见且核对该团体所有成员的房间信 息；此时若发现有错则可于 （输入房号） 栏中输入出错的房号， 单击“取消分房”按钮取消该分房，然后回到（团体主单）卡 片上，重新分配房号。 i）若核实无误则单击（团体主单）卡片，然后单击窗口左下方的 “确定”按钮，保存记录且退出本窗口，完成本次操作；团体资料修改：a）单击（酒店管理系统）主界面

13、上方的“接待”按钮弹出接待下 拉式菜单，于接待下拉式菜单中单击“团体资料修改”按钮， 弹出（团体资料修改）窗口；b）于团体主单信息栏中找出要修改的团体名称且双击它，系统就 会于下方的列表中显示出该团体登记的详细资料信息；c）于下方的窗口中修改团体主单的资料，操作时只需把原有的资 料删除，填入新的资料即可。d）于右方的窗口中能够为团体增加成员，操作时请参照团体登记的第 4、5、 6 步操作；e）核对修改无误后单击窗口左下方的“确认”按钮，保存修改且 退出完成本次操作。团体房转散客房：a）单击（酒店管理系统）主界面上方的“接待”按钮弹出接待下 拉式菜单，于接待下拉式菜单中单击“团体登记”按钮，弹出

14、 （团体登记）窗口；b）于输入房号栏中输入要转成散客的房间号码， 然后单击“确认” 按钮；c）此时系统提示转换成功，单击“确定”按钮退出窗口，完成本 次操作。预订团体登记：a）单击（酒店管理系统）主界面上方的“接待”按钮弹出接待下 拉式菜单，于接待下拉式菜单中单击“预订团体登记”按钮， 弹出（预订团体登记）窗口；b）找到且单击要登记的团体订单记录，使它成为蓝色选定状态；c）单击“预订登记”按钮，弹出（预订团体登记）窗口；d）这时能够见到弹出的窗口和团体登记的窗口基本相同，其实接 下来的操作也是和团体登记的步骤基本相同的， 于此不再详述， 请参照团体登记的第 2 至 9 步。接待辅助功能：历史客

15、人新增：a）单击（酒店管理系统）主界面上方的“接待”按钮弹出接待下 拉式菜单，于下拉式菜单中单击“历史客人新增”按钮，弹出 （新增历史客人资料管理）窗口；b）单击“新增”按钮弹出（历史客人新增资料新）对话框；c）填入历史客人的基本资料（如客人姓名、性别、证件类型、证 件号码、出生日期、地址及备注信息等）和于本酒店消费的基 本资料（如客人住过的房间号码、类型、房价、折扣、入住时 间、离开时间、客人等级和收 / 免服务费等）；d）核对输入资料无误后可单击“保存”按钮保存资料，该客人资 料就会保存到历史客人资料库；e）单击“新增”按钮可继续增加历史客人资料，单击“退出”按 钮可退出对话框完成本次操作

16、。VIP 卡管理：a）单击（酒店管理系统）主界面上方的“接待”按钮弹出接待下 拉式菜单，于下拉式菜单中单击 “ VIP 卡管理”按钮，弹出（VIP 卡资料管理）窗口；b）单击“新增”按钮弹出（ VIP 客人资料新增）对话框；c）填入 VIP 客人的基本资料（如客人姓名、性别、证件类型、证 件号码、出生日期、地址及备注信息等） ；d）核对输入资料无误后单击“保存”按钮保存资料，该客人资料 就会保存到 VIP 客人资料库；e）VIP 客人资料修改：于 VIP 卡管理界面上的列表栏，单击要修改的客人资料项，再单击“修改”按钮弹出（ VIP 客人资料修 改）对话框，输入修改内容按“保存”即可；f）VI

17、P 客人资料删除：于 VIP 卡管理界面上的列表栏，单击要删 除的客人资料项，再单击“删除”按钮弹出（ VIP 客人资料删 除）对话框，选择“是”即可删除所选资料。四、前台收银子系统操作程序说明（收银）1. 帐务分类：a）住客帐务：指有住房客人的帐务， 包含散客帐务和团体成员帐务； 散客帐务只能于 “住客帐务” 中进行处理；对于团体成员帐篷国， 能够于“住客帐务”中进行处理（如日常消费入帐、团体成员独 立结帐等）；也可于“团体帐务”中进行处理（团体和成员有付 帐关系）。b）团体帐务：指以组团方式于酒店入住或消费的多个客人；为结帐 结算方便，于帐务设置上，既为团体设立壹主单帐号，又为每壹 成员设

18、立各自消费帐号（和主单帐号有隶属关系） ；日常团体成 员壹起的消费 （无法分出每人的消费额， 如会务费、其他杂费等） 记帐到团体主单帐号下，而团体成员个体的消费记帐到该团体成 员的帐号下。c）挂帐帐号：指于酒店有消费，消费后采取挂帐的客人；本系统把 挂帐客人分为三类：临时挂帐（于酒店消费后因某种原因而需暂 时挂帐的散客或熟客） 、内部签单（酒店内部有签单权限的老总、 副老总等）、合约公司（同酒店有合同消费往来的单位或个人） 。2. 帐务操作：a）输帐：也叫入帐；是指把“费用（客人于酒店的消费） ”或“付 款（为消费而支付的付款） ”录入到客人的帐号内；客人帐务采 用流水记帐方式。客人帐务余额计

19、算公式为： 余额（平衡数） = 费用总额（消费总额）付款总额b）记帐：本系统有壹规定，凡是输入的帐务记录，不能于原记录上 进行修改；要修改或冲帐的话，必须用“输入新的帐目记录”来 平帐。c）查帐：利用帐务系统能够查询客人明细帐、 汇总帐、分类消费帐。d）转帐：可分为明细转帐和总帐转帐，明细转帐把客人帐务细目从 壹个帐目转入到另外壹个帐目； 明细转帐只能用于住客和住客之 间的转帐。总帐转帐是把客人消费总帐壹笔转入到其它帐号；总 帐转帐可用于任何俩个帐号之间。e）打印帐单：可根据客人的要求分别打印明细帐单、汇总帐单；如 客人要求有些消费项目不要打印到消费单上，也能够用“选项打 印”来实现客人的特殊

20、要求。f）结帐：“结帐”概念是把当前于住客人或团体主单及挂帐客人结 帐为历史客人，“结帐”操作有壹前提条件：客人的消费帐必须 结清（费用总额和付款总额相等， 或余额不能有超过正负 1 的误 差）。住客结帐可分为 帐号结帐和房间结帐，帐号结帐 每次只结 壹个帐号， 房间结帐 每次结完壹个房间所有帐号。3. 住客帐务处理：A. 单击（酒店管理系统）主界面上方的“帐务”按钮弹出帐务下 拉式菜单，于下拉式菜单中单击“住客帐务处理”按钮，弹出 （住客帐务处理）窗口；B. 单击“选择房号”按钮，弹出（帐号、房号查找）对话框窗口；C. 输入要处理的房号，单击“确定”按钮，回到（住客帐务处理） 窗口，窗口左上

21、端显示客人登记资料（如姓名、房号、折扣、 房价），右上端显示该房住有几位客人，下端显示客人的详细帐 务资料。D. 输付款：客人为消费而支付的壹切有效的有价票据（如现金、 信用卡、支票、现金券）付款金额能够为正数（代表收银员收 到客人的钱），也可为负数（代表退仍客人的钱或冲帐，但冲帐 必须于备注有说明）。输入付款具体操作如下：1单击“输付款”按钮，弹出（付款处理）对话框；2单击付款代码右边的下拉按钮，于弹出的下拉菜单中选定付款方 式；3单击标有原币金额右边的白色方框，输入客人所付实际金额数量；4单击标有备注信息右边的白色方框，输入开给客人的现金收据单 的单据号；5单击“确定”按钮退出对话框完成本

22、次操作。E. 输费用：客人于住期间消费的费用，采取流水式记帐方式，费用 能够为正数（客人的实际消费） ，也能够为负数（因某种原因要 减扣客人的消费，即冲消费帐） ；客人消费费用有些是自己记帐 的，如：电话费、夜审房租等；其他的需人工输入，输入费用 具体操作如下：1单击“输费用”按钮，弹出（入帐处理）对话框；2单击费用代码右边的下拉按钮，于弹出的下拉菜单中选取费用代 码；3于原币金额栏输入客人于该项的消费金额；于备注信息栏输入备 注信息；4单击“确定”按钮退出对话框完成本次操作。F. 房间结帐：客人退房结帐操作；结帐时，每壹次结完壹个房间的 所有客人帐号。具体的房间结帐操作步骤如下：1单击“房间

23、结帐”按钮，系统提示是否真的要结帐，单击“是” 按钮。2如果该房间的余额不为 0 ，则系统提示此帐号平衡数不为零， 请先 处理帐务，单击“确定” ；系统会弹出（付款处理）对话框。3单击付款代码右边的下拉按钮，于弹出的下拉菜单中选定付款的 方式。4系统会自动于原币金额栏中显示和余额数相同的金额数，要折式 RMB 金额栏中显示折合人民币后的金额数，核对数目是否正确 （正数代表收款，负数代表退款） 。5单击“确定”按钮，系统提示是否打印帐单， 由操作员选择 “是”、 “否”打印；如选择打印帐单，则系统提示是否打印明细帐单， 如打印请单击“是” ，不打印请单击“否” 。6系统提示是否要退房，单击“是”

24、则退房，单击“否”则回到（住 客帐务处理）窗口；如选择退房则系统提示此房号已成功退房， 单击“确定”回到（住客帐务处理）窗口。7单击（住客帐务处理）窗口中的“退出”按钮退出窗口，完成本 次操作。G. 选项打印：因客人有某种特殊要求，只需打印所有消费中的某几 项，可采用此功能，具体操作如下：1于（住客帐务处理）窗口中向右拖动窗口下方的水平滚动条，找 到标签为（打印）的壹列，每条记录于这壹列上均人壹个白色 方框的复选框。2单击要打印的记录条上的复选框，白色方框中就会打上壹个号，表示选中该记录。3如果再次单击已选定的记录， 则会去除白色方框中 号，表示不选 中该记录。4把客人要求打印的所有记录条上的

25、复选框全部打 号。5单击“选项打印”按钮，这时系统就会只打印选中记录条。H. 分单查帐：查客人某壹类消费明细及总帐，具体操作如下： 1单击（住客帐务处理）窗口中“分单查帐”按钮，弹出对话框。 2于（代码列表）中找出且单击要查帐的代码项，使其变成蓝色选 定状态。3单击右边的“确定”按钮，退出对话框，此时于（住客帐务处理） 窗口就会显示所查代码的全部记录且汇总。4重复之上操作能够对客人的各项付款和费用进行单项查询。5单击（住客帐务处理）窗口中的“明细”按钮返回，完成本次操 作。I. 打印帐单：打印客人消费明细或总帐单，具体操作如下：1单击窗口中的“打印帐单”按钮，系统提示是否打印明细帐单。2单击“

26、是”则系统打印明细帐单；单击“否”则系统打印汇总帐 单。J. 余额转帐：能够于任何俩个帐号中进行转帐，转帐时，只能转正 数（费用），不能转负数（付款） ，具体操作如下： 1单击帐务处理窗口中的“余额转帐”按钮，弹出（转帐）对话框。 2于转帐金额栏中填入要转帐的金额数。3于转帐对象中单击要转帐对象（住客、团体主单、街帐、签单帐） 前面的白色圆圈复选框，使其成为选定状态；系统就会激活下 面相应的对象选项，使该项的下拉菜单从灰色方框变成白色方 框。4单击已激活的对象右边的下拉按钮，于弹出的下拉选项中找到且 单击要转给的帐号。5单击“确定”按钮，系统提示转帐成功。6单击“确定”按钮，系统提示是否打印帐

27、单，单击“是”则打印 帐单，单击“否”则回到（住客帐务处理）窗口，完成本次操 作。K. 明细转帐：只能于俩个住客之间进行转帐，具体操作如下：1于（住客帐务处理）窗口中，单击要转帐的帐目细目条，使其变 成蓝色选定状态。2通过再次单击已选定的记录条能够解除该细目的选定，使其成为 不被选定状态。3单击单条或多条要转帐的细目，使它或它们变成蓝色选定状态。4单击“明细转帐”按钮，弹出（选择分单转帐帐号）对话框。5单击（按帐号）栏右边的下拉按钮，弹出下拉菜单选项。6于下拉菜单选项中找到且单击要转帐的目帐号；或者选中（按房 号）栏且填入目的房号。单击“确定”按钮，系统就会把选定 的细目转到目的帐号上，退出对

28、话框完成操作。L. 帐号结帐：房间结帐的壹项补充功能，帐号结帐每次只结壹个帐 号，而房间结帐每次结壹个房间；对于多人同住壹个房间，用 房号结帐（只结壹次）和帐号结帐（有个客人就须结几次）就 有区别；帐号结帐的操作和房间结帐相同，于此不再详述，请 参照房间结帐的操作过程。M. 费用冲 /改帐：对输错的帐目不能于原有的记录上进行改帐，只 能输入新的负费用帐目进行冲 / 改帐，且要注释信息栏中注明所 冲/改的帐目的序号 如 C/3 表示本行帐目冲 /改第 3 行帐目 。N. 付款改帐：付款不能通过系统的转帐功能进行转帐，可是能够手 工进行改帐，其操作过程是先从原始帐号退款（于退款时必须 于备注信息栏

29、中注明 TO：目的帐号），然后再到目的帐号中入 帐（于入帐时必须于备注信息栏中 FM ：原始帐号） 便可。4. 团体帐务处理：于团体帐务处理中有些操作和住客帐务处理基本相同，于此就不再 重复；团体帐务的特点就于于：1团体帐务处理由团体主单帐和团体成员帐俩部分组成。2于团体登记后，主单和成员之间会自动存于帐务关系，夜审时成 员的自动过租（房租）会直接转到团体主单上。3主单和成员之间的帐务关系可手工设定多种、灵活的处理方式进 行处理。4单要结帐必须以所有成员房间全部退房为前提才能完成。a）击（酒店管理系统）主界面上方的“帐务”按钮弹出帐务下拉 式菜单条，于下拉式菜单中单击“团体帐务处理”按钮，弹出

30、 （团体帐务处理）窗口；b）击“查团体”按钮，弹出（帐号、房号查找）对话框窗口；c）单击要处理的团体主单名称或者于（团体主单）栏中填入要处理 的主单帐号，单击“确定”按钮，回到（团体帐务处理）窗口；d）打开窗口后默认为主单的帐务处理窗口， 通过双击窗口右上方 的房间列表中的房间号码，能够打开住于该房间团体成员的帐 务处理窗口，再通过单击窗口中的“主单”按钮能够切换回主 单的帐务处理窗口；e）设定团体主单和团体成员的付帐关系：1于（团体帐务处理）窗口中，单击“自动转帐”按钮，弹出（团 体和成员自动转帐）对话框，于对话框中有四个帐务关系选项能够选择。2单击任壹选项前面的复选框，使复选框中出现壹个小

31、黑点，表示 选取该项的帐务关系。3单击“确定”按钮，启用该帐务关系，退出对话框，回到（团体 帐务处理）窗口。4自动转帐设置完毕，单击“退出”按钮退出窗口完成本次操作。5选择付帐关系共有四项，前三项的操作比较简单，下面重点说明 壹下第四个选项的操作过程：1）于（团体和成员自动转帐）对话框中单击第壹项（成员自己支 付所有费用）前面的复选框选定该项，单击“确定”按钮，退 出对话框回到（团体帐务处理）窗口；2）单击“自动转帐”按钮，弹出对话框，于对话框中单击第四项 （主单支付下列所选费用，其余由成员自己支付）前面的复选 框选定该项，以激活下面的费用列表框；3）于费用列表框中找到主单要支付的费用代码且单

32、击费用代码， 使其变成蓝色选定状态，单击不同的代码能够选定多个主单要 支付的费用代码，表示这些代码的费用由主单支付；4）再次单击已选定的费用代码能够取消它的选定状态，表示该项 费用不由主单支付，而是由成员自己支付；5）选定后单击对话框的“确定“按钮，启用手工设定的帐务关系， 退出对话框回到（团体帐务处理）窗口；6）自动转帐设置完毕，单击“退出”按钮退出（团体帐务处理）窗口完成本次操作。O. 团体成员帐务处理 于团体帐务处理主界面的右上列表中，双击要有帐务处理的团体成 员，即可对成员帐务进行处理，其处理操作请参照前面的散客 的住客帐务处理的操作过程，重复之上的操作能够对各个房间 进行成员帐务处理

33、。P. 自动退房（团体集体退房） ：1于（团体帐务处理）窗口中双击右上方的列表框中任壹房间号码， 打开成员帐务处理窗口。2单击窗口下方的“自动退房”按钮，系统就会把所有余额为零的房 间壹次性退完，且弹出壹个房间列表框，提示已经退了多少个房 间，仍剩多少个房间，余额不为零的房间系统不会给予退房。3单击“退出”按钮，退出列表框，完成本次操作。Q. 结帐：主单结帐的前提条件是所有成员房间全数退房， 具体 操作如 下：1于中单击“输付款”按钮，弹出（付款处理）对话框。2于付款方式的下拉菜单中选定客人的付款方式。3于原币金额栏中填入应收（ + ）/退（ -）的金额数。4单击“确定”按钮退出对话框，回到（

34、团体帐务处理）窗口，此时 主单的余额应该为零。5单击窗口中的“结帐”按钮，系统提示是否要对帐号进行结帐，单击“是”便可6系统提示此帐号结帐成功，单击确定便可，单击“退出”按钮退出 窗口完成本次操作。5. 挂帐的建立和处理 :A. 挂帐帐号建立 :1单击（酒店管理系统）主界面上方的“帐务”按钮弹出帐务下拉式菜 单条，于下拉式菜单中单击“挂帐帐号建立”按钮，弹出（挂帐 帐号建立）窗口。2单击要建立的挂帐类型前面的复选框， 选定建立的挂帐类型， 然后单 击“增加”按钮，激活（挂帐帐号建立）对话框。3依次输入公司或个人的名称、签 / 退约日期、联系人、备注信息等。 4核对资料无误后单击“保存”按钮，保

35、存资料，系统提示挂帐帐号建 立成功。5单击“确定”按钮退出对话框，完成本次操作。B. 挂帐资料修改：1单击（酒店管理系统）主界面上方的“帐务”按钮弹出帐务下拉式菜 单条，于下拉式菜单中单击“挂帐资料修改”按钮，弹出（挂帐 资料修改）窗口。2选择挂帐类型或者输入名称查询，使要修改的挂帐记录于挂帐列表 显示出来。3于右上列表框中双击要修改的挂帐帐号，该帐号的资料就显示于下 面的信息框中。4于信息框中单击要修改的资料项，使记录变成选定状态，然后输入新的资料便可5修改完毕后核对资料无误，单击右边的“保存”按钮保存修改。 6单击“退出”按钮退出窗口，完成本次操作。C. 挂帐帐务处理：1单击（酒店管理系统

36、）主界面上方的“帐务”按钮弹出帐务下拉式菜 单条，于下拉式菜单中单击“挂帐帐务处理”按钮，弹出（挂帐 帐务处理）窗口。2选择挂帐类型或者输入名称查询，使要处理的挂帐号于挂帐列表框 中显示出来。3双击要处理的挂帐帐号， 该帐号的帐目细目就显示于下面的窗口中 4帐务处理的各个功能按钮的操作和住客帐务处理操作相同，请参照 住客帐务处理。D. 挂帐简介查询：1单击（酒店管理系统）主界面上方的“帐务”按钮弹出帐务下拉式菜 单条，于下拉式菜单中单击“挂帐简介查询”按钮，弹出查询窗 口。2单击挂帐类型的下拉按钮，选定要查询的挂帐所属类型。3于名称 /姓名栏中输入要查询的挂帐的名称 / 姓名。4然后单击“查询

37、”按钮，下面的窗口中就会显示所要查询的挂帐记 录的详细资料。5单击“退出”按钮，退出窗口完成本次操作。6. 历史帐务查询：1单击（酒店管理系统）主界面上方的“帐务”按钮弹出帐务下拉式菜 单条，于下拉式菜单中单击“历史帐务查询”按钮，弹出（历史 帐务查询）窗口。2单击查询条件种类前面的复选框选定使用的条件种类。3于所选种类后面相应的白色方框中输入要查询的条件内容，然后按 壹下键盘上的（ ENTER）回车键。4系统弹出关联的历史客人帐务记录列表框，于列表中找出要查询的 历史帐务记录且双击该记录，退出列表框回到窗口。5系统会于下面窗口中显示该客人住店时的基本信息、住店期间的消 费细目及汇总。6单击“

38、打印”按钮可打印帐单，单击“退出”按钮可退出窗口完成 操作。7. 恢复结帐帐号 :1单击（酒店管理系统）主界面上方的“帐务”按钮弹出帐务下拉式菜 单条，于下拉式菜单中单击“恢复结帐帐号”按钮，弹出（恢复 结帐帐号）窗口。2于（请给出要恢复的帐号）栏中输入要恢复结帐的帐号，然后单击 “确认恢复”按钮便可恢复已结帐的帐号。3单击“退出”按钮，退出窗口，完成本次操作。8. 恢复后帐号处理：1单击（酒店管理系统）主界面上方的“帐务”按钮弹出帐务下拉式菜单条，于下拉式菜单条中单击 “恢复后帐号处理” 按钮，弹出（恢复后帐号处理）窗口2于（请给出已恢复的帐号）栏中输入已恢复的帐号，然后单击“开 始处理”按

39、钮，系统就会于下面窗口中显示已恢复的帐号的帐务 细目。3通过窗口下方的各个功能按钮对帐务进行重新处理，其操作请参照 前面的住客帐务处理操作。4处理完毕后请壹定要对已恢复的帐号进行结帐处理操作。5单击窗口中的“退出”按钮，退出窗口，完成本次操作。9. 报表查询 / 打印：a）催帐报表：1单击（酒店管理系统）主界面上方的“帐务”按钮弹出帐务下拉 式菜单条，于下拉式菜单中单击“催帐报表”按钮，弹出（催 帐报表）窗口。2于（催帐报表）窗口中单击要催帐类型前面的复选框，选定要催 帐的类型。3然后单击“开始统计”按钮，系统就会统计出该催帐的信息且于 下面窗口显示。4单击“打印”按钮打印催帐报表，打印完毕后

40、单击“退出”按钮 退出窗口完成操作。b）收银员交班报表：1单击（酒店管理系统）主界面上方的“帐务”按钮弹出菜单条，于下拉式菜单中单击“收银员交班统计表”按钮，弹出（收银 员交班统计表）窗口。2系统默认为“收银员个人交班统计表（日期、工号、班次默认为 当天当班操作员，能够修改） ”，单击“开始查询”按钮，系统 就会统计出交班统计报表。3单击“打印”按钮打印报表，单击“退出”按钮退出窗口完成本 次操作。4如果只输入日期、班次，工号为空的话就可查询收银员的班次交 班统计报表。5如果只输入日期，班次、工号为空的话就可查询收银员的全天交班统计报表。五、夜间稽核子系统操作说明1. 操作流程：打印房租预审表

41、交前台接待核实且签名自动过租打印收 银员个人当班的交班报表打印收银员全天交班报表（打印 全天帐目明细表打印全天收款统计表打印全天费用统计 表）夜间处理打印客房统计表打印当天收入表打印借 贷平衡表退出系统重新登录系统。2 、注意事项 :做夜间处理时其它工作站应该暂时停止操作，特别是和帐务有关的 前台的收银站点；做过夜间处理后所有工作站均必须退出系统 重新登录。3、操作步骤：1）打印房间预审表进行审核：A. 单击（酒店管理系统）主界面上方的“稽核”按钮，弹出稽 核下拉式菜单，于下拉式菜单中单击“房租预审表”按钮， 弹出（房租预审表）窗口。B. （房租预审表）窗口中单击“打印”按钮打印房租预审表。C

42、. 打印完毕后单击“退出”按钮，退出窗口回到主界面，完成 本次操作。D. 接待员核对当天于住客人的入住登记单，仔细校对房租预 审表上的每壹笔房租，发现错误后，应由接待进行“客人 资料修改”功能中进行改正。E. 房租预审表核对确认无误后，由校对员签字后即可进行 下壹步工作。2）自动过租：A. 单击（酒店管理系统）主界面上方的“稽核”按钮，弹出稽 核下拉式菜单，于下拉式菜单中单击“自动过租”按钮，系 统提示 今晚的房租未过？ 。B. 单击“确定”按钮，弹出（自动过租）窗口。C. 单击（自动过租）窗口中的“自动过租”按钮，系统开始自 动过租。D. 系统自动过租后系统弹出（过租结果）窗口。E. 单击窗口中