采购与付款内控流程

1、采购与付款内控流程采购与付款内控流程 上海欧一安保器材有限公司 2 采购与付款内控流程说明 目标：目标：加强公司采购与付款管理，规范采购与付款的作业程序 范围范围： 本程序适用于欧一安保的采购与付款管理 本程序与公司财务管理制度相衔接 本程序与公司存货管理程序相衔接 3 采购与付款内控流程相关部门人员职责 职位职责 高级管理层 审核重大采购项目审核重大采购项目 批准供应商批准供应商 采购与付款政策制度的确定采购与付款政策制度的确定 财务部 参与供应商合同签订的谈判参与供应商合同签订的谈判 批准支票批准支票 审批采购计划审批采购计划 审批计划外采购审批计划外采购 负责余额调节表的审核负责余额调节

2、表的审核 核对原始凭证，开出付款凭证核对原始凭证，开出付款凭证 批准付款凭证批准付款凭证 执行结算事宜，开出支票执行结算事宜，开出支票 复核支票复核支票 编制银行存款余额调节表编制银行存款余额调节表 研发/生产 参与供应商选择、谈判参与供应商选择、谈判 决定选择供应商决定选择供应商 4 采购与付款管理流程相关部门人员职责（续） 职位职责 物流（采购）部经理 参与供应商选择、谈判参与供应商选择、谈判 与供应商签订采购合同与供应商签订采购合同 审核年月采购计划审核年月采购计划 负责采购退货事宜负责采购退货事宜 物流（采购）部职员 调查供应商资料，收集主要材料价格，评估供应商能力调查供应商资料，收集

3、主要材料价格，评估供应商能力 将采购的订购信息记录于系统中将采购的订购信息记录于系统中 修改供应商档案文件修改供应商档案文件 复核材料质量复核材料质量 与供应商协商退货事宜与供应商协商退货事宜 品管部（SQE） 检验货物质量检验货物质量 负责提出退货或折让意见负责提出退货或折让意见 参与供应商选择、谈判参与供应商选择、谈判 决定选择供应商决定选择供应商 仓库 将收到的货物与系统中的采购信息进行核对将收到的货物与系统中的采购信息进行核对 记录、确定收到的货物记录、确定收到的货物 合理保管货物合理保管货物 5 生产部生产部 采购与付款内控流程供应商筛选以及价格确定控制（1） 总经理总经理 物流（采

4、购）部物流（采购）部 汇总原材料需求汇总原材料需求 报价并提报价并提 供成本核供成本核 算明细算明细 价格核算价格核算 根据供应商档案选择根据供应商档案选择 合适的供应商合适的供应商 有合适供应商有合适供应商是否有是否有 基本合基本合 同同有有 无无 无合适供应商无合适供应商 进入合同进入合同 签订流程签订流程 不批准不批准 价价 格格 审审 批批 批准批准 进入新供应进入新供应 商开发流程商开发流程 价格谈判价格谈判 供应商供应商 插单情况，导致插单情况，导致 订单变更订单变更 采购变更需经采购经理批准采购变更需经采购经理批准 审批审批 6 采购与付款内控流程供应商筛选以及价格确定控制（2）

5、 关键控制点关键控制点： 建立供应商档案，与符合要求的供应商建立合作关系 要求供应商提供成本核算明细表，由采购工程师对供应商报价的成本构成进行比较与核算 采购价格需经总经理的批准 注释注释： 采购工程师应知晓公司原材料市场价格水平 采购工程师建立采购价格信息库，记录历次采购的时间、价格，作为价格核算与价格谈判的依据 采购工程师进行价格核算时，应详细分析供应商的各项成本构成，并在各供应商之间进行横向比较， 充分评估供应商报价的合理性 根据需要采购的物料种类，寻找供应商；现有供应商可以满足需求，不另寻新供应商 与供应商进行价格谈判过程，应由采购部经理、采购工程师、采购员共同参与，并形成相应得会谈

6、记录 与供应商谈判确定的价格，需由总经理批准；价格确定后，由采购员录入EI系统并存档。 管理目标管理目标：确定合适的供应商，与符合要求的供应商建立关系；合理确定采购价格，降低采购成本 7 供应商供应商 采购与付款内控流程新供应商开发控制（1） 品管部（品管部（SQE）采购部采购部 展会、网络寻找等形式展会、网络寻找等形式 收集、整理供应商基收集、整理供应商基 本资料，初步审核本资料，初步审核 复审复审 提供样品提供样品 填写填写样品检验报告表样品检验报告表 ，交品管部（，交品管部（SQE ）归口检测）归口检测 样品检测，反馈样品检测，反馈 样品检验报告表样品检验报告表 不符合要求不符合要求 符

7、合要求符合要求 小批量试用小批量试用 是否满足生是否满足生 产要求产要求 不满足不满足 满足满足 供应商档案加入供应商档案加入EI系系 统统 小批量采购小批量采购 全检合格全检合格 进入合同进入合同 签订流程签订流程 对供应商现对供应商现 场进行考评场进行考评 ，形成书面，形成书面 考查报告考查报告 样品报废，退回样品报废，退回 给供应商处理给供应商处理 报相关部门备案报相关部门备案 审批审批 8 采购与付款内控流程新供应商开发控制（2） 关键控制点关键控制点： 收集供应商资料，物流（采购）部内部进行初步审核，确定是否有合作空间 品管（SQE）部重点对供应商质量等进行复审，并将相关质量资料备案

8、/存档 样品检验合格，申请小批量试用；试用结果满足生产要求，将其添加入EI系统/公司供应商档案 对第一批小批量物资进行全检，检验合格后方可进入合同签订流程 注释注释： 采用网络寻找、展会等形式广泛收集供应商资料，从中筛选至少3家备选供应商， 要求供应商提供的样品每个型号不少于20PCS，特殊产品视情况而定 对第一批小批量物资进行全检，形成全检纪录，交采购部归档 不符合公司生产要求的样品应及时报废，其相关操作参照报废流程执行 若所有备选供应商产品均满足公司生产需要，则择优选取供应商，并将未选中供应商资料也添加入 备用供应商档案并维护 管理目标管理目标：确保新开发供应商的供货能力及供货质量能满足公

9、司生产需要 9 采购员采购员 采购部经理采购部经理 采购与付款内控流程停止与供应商合作流程（1） 总经理总经理供应商供应商 提出终止合作提出终止合作 书面依据书面依据 供应商问题较多供应商问题较多 供应商取消配供应商取消配 套资格建议书套资格建议书 直接直接 淘汰淘汰 寻找新供应商替代寻找新供应商替代 新供应商开发成功新供应商开发成功 批准淘汰批准淘汰 通知相关部门通知相关部门 收到终止合作收到终止合作 通知通知 提出取得货款提出取得货款 余额书面申请余额书面申请 确认确认 协同仓库、品管部协同仓库、品管部 门进行索赔清查，门进行索赔清查， 形成书面报告形成书面报告 交供应商交供应商 签字确认

10、签字确认 审核处审核处 理结果理结果 通知财务部按通知财务部按 基本合作合同基本合作合同 进行金额付款进行金额付款 评审供应商对评审供应商对 生产的影响生产的影响 无影响或无影响或 影响小影响小 影响较大影响较大 批准批准 不批准不批准 审批处审批处 理结果理结果 批准批准 不批准不批准 10 采购与付款内控流程停止与供应商合作流程（2） 关键控制点关键控制点： 终止与供应商的合作应由物流（采购）部提出书面依据，并由采购部经理开具供应商取消资格建议 书，以报总经理评审 应视供应商对生产影响程度，采取不同措施 淘汰供应商后通知相关部门 终止合作后，供应商申请获取货款余额应提出书面申请，由物流（采

11、购）部协同仓库、品管等部门 进行索赔清查，出具书面报告，由供应商签字确认 对供应商的处理结果应报总经理审批；审批通过后方可支付剩余货款 注释注释： 在供货过程中出现以下情况，应终止与供应商合作：1）重大质量问题给公司造成损失；2）出现问 题不整改或屡次不参加协调；3）经常不及时供货造成严重脱节；4）供应商主动提出终止合作 供应商对生产无影响或影响较小，直接淘汰；若供应商对生产影响较大，则应在开发新供应商成功 后淘汰 终止合作后，供应商提出获取货款余额书面申请，应详细说明停止供货原因、产品型号和停止供货 时间 物流中心对供应商所供应产品进行仓库清查，出具仓库清查报告；品管部对客户索赔情况以及生产

12、 因供方产品造成的损失进行整理，出具书面报告 物流（采购）部汇总相关资料，形成处置结果报总经理审批 管理目标管理目标：对不合格供应商予以淘汰，确保生产 11 采购员采购员 采购部经理采购部经理 采购与付款内控流程采购基本合同签订与复核的控制（1） 商谈合同细节，如付商谈合同细节，如付 款方式、付款比例，款方式、付款比例， 草拟采购基本合同草拟采购基本合同 审批审批 不批准不批准 批准批准 与供应商签与供应商签 订合同订合同 是是 存档，并将存档，并将 副本交财务副本交财务 部留底备案部留底备案 总经理总经理 审批审批 供应商供应商 不批准不批准 批准批准 是否为公是否为公 司主要原司主要原 材

13、料材料 否否 与供应商签与供应商签 订合同订合同 合同需要变更合同需要变更 获取合同变更获取合同变更 依据依据 将供应商资料将供应商资料 移交采购部移交采购部 12 采购与付款内控流程采购基本合同签订与复核的控制（2） 关键控制点关键控制点： 公司建立一套规范的订立合同机制，并书面确定；采购基本合同必须根据公司订立的机制来订立 采购基本合同须经采购部经理和总经理审批，合同条款的修改也须经他们的审批 合同的签订权限由管理层决定 采购基本合同连续标号，副本递交财务部备案 合同的修改都有相应的依据，所有需求的变化都体现在合同的修改中 注释注释： 采购员同供应商商讨合同条款；合同若需修改，也由采购员出

14、面商讨修改事宜 公司主要原材料采购基本合同由总经理与供应商签订合同，其他采购合同由采购部经理签订； 合同内容包括采购的品种、规格、价格、数量、合同总价、付款方式、付款比例、合同有效期等 采购基本合同的修改须经采购部经理和总经理审批 每月末，采购部将本月订立的合同连续编号，编制合同明细表 采购基本合同副本送交财务部备案 及时将供应商资料移交采购部，以便进行采购操作 管理目标管理目标：所有的经济行为都有合同保护；合同符合国家法律法规；合同内容足够详细，保护企业利益 13 采购员采购员 供应商供应商 采购与付款内控流程采购程序的控制（1） 修改修改 不修不修 改改 根据采购指根据采购指 令令,拟定订

15、单拟定订单 复核订复核订 单单 审批审批 批准批准 发回订单，发回订单， 并发货并发货 收到供应商确收到供应商确 认订单，存档，认订单，存档， 并将副本留底并将副本留底 备查备查 总经理总经理采购部经理采购部经理 订单金额订单金额 是否在其是否在其 权限内权限内 否否 不批准不批准 是是 向供应商发向供应商发 出订单出订单 收到订单，收到订单， 签字、盖签字、盖 章确认章确认 跟踪供应商跟踪供应商 发货情况发货情况 物流部物流部 根据生根据生 产订单产订单, 下达采下达采 购指令购指令 14 采购与付款内控流程采购程序的控制（2） 关键控制点关键控制点： 采购订单由公司统一管理，连续编号并连续

16、使用 只有被批准的采购计划才能填列订单 订单发出前需经适当复核，确保各项条款的准确性 订单复核后应根据金额权限由责任人签章以明确责任；订单经责任人签章后方能生效 采购员及时将批准后订单送交供应商签章确认 完成流转程序的订单应在采购部存档 注释注释： 采购员填列的订单需要包括采购的品种、规格、数量、价格、总金额、交货方式、交货日期、付款 方式等 收到供应商签章的订单后，采购部及时了解和跟踪供应商发货情况，确保生产 收到供应商签章的订单后，采购部应妥善保管，并将订单留底备查 管理目标管理目标：公司管理层对采购流程的遵守程度保持监控；原材料采购满足公司的生产需求；发出的订单 真实完整，采购的记录真实

17、完整 15 品管部品管部仓库仓库 财务部财务部 采购与付款内控流程收料通知单及发票的控制（1） 在进料验收单在进料验收单 上签章，将货上签章，将货 物移交仓库物移交仓库 账务处理账务处理 复核，复核， 鉴别鉴别 真伪真伪 退回供应商退回供应商 伪伪 真真 审核发审核发 票金额、票金额、 单价单价 不通过不通过 通过通过 财务在月末财务在月末 根据合同暂根据合同暂 估入账估入账 收到货物收到货物 清点数量，与订单清点数量，与订单 及对方送货单核对；及对方送货单核对； 若有差异，由送货若有差异，由送货 方签字确认方签字确认 根据实收货物根据实收货物 数量，填制进数量，填制进 料验收单料验收单 检验

18、检验 质量质量 不合格不合格 合格合格 进料验收单存档，进料验收单存档， 副本送交物流（采副本送交物流（采 购）部存档备案购）部存档备案 进入退货进入退货 控制流程控制流程 采购部采购部 入库单连入库单连 同发票一同发票一 起转移至起转移至 财务财务 无发票无发票 16 采购与付款内控流程收料通知单及发票的控制（2） 关键控制点关键控制点： 要求供应商随货附发货单，物流（采购）部将收货数量与订单及送货单核对，若有差异，由送货方 签字确认 采购部根据实收货物数量填制进料验收单，经手人签字 进料验收单连续编号，连续使用 品管部检验货物质量，并在进料验收单上签字 进料验收单在采购部存档，副本送交财务

19、部留底备查 财务部收到发票，须将发票金额、单价与采购基本合同、订单核对无误并鉴定发票真伪后方可入账 注释注释： . . 用一式四联的进料验收单（白色联：财务；红色联：采购；绿色联：仓库；黄色联：品管） 及时处理收到的货物，仓库清点货物数量，品管部检验货物质量，并将结果记录在进料验收单上 实际收货数量与订单或对方送货单有所差异，应由送货方签字确认；若差异巨大，应及时通知采购 与供应商取得联系 对检验不合格货物，品管部门提出退货或折让意见 管理目标管理目标：货品入库的记录准确反应真实情况；各相关部门对收货情况充分了解以便沟通；收货数量准 确无误；入库的货物质量达到企业要求；入库的货物都有发票，并且

20、发票是真实的 17 品管部品管部 采购与付款内控流程退货的控制（1） 办理退货办理退货 事宜事宜 签发质量反签发质量反 馈单馈单 货物检验不货物检验不 合格合格 采购部采购部 与仓与仓 库联库联 系退系退 货方货方 式式 与财务与财务 部联系部联系 货款事货款事 宜，账宜，账 目调整目调整 记录退货信记录退货信 息，并更新息，并更新 供应商交易供应商交易 记录记录 会同生产、技术、会同生产、技术、 采购部等部门人员采购部等部门人员 对品管部意见进行对品管部意见进行 讨论，并决定处理讨论，并决定处理 方式方式 生产部生产部 折让折让 审批审批 总经理总经理 批准批准 与供应商与供应商 商讨折让商

21、讨折让 协议协议 办理折让事办理折让事 宜，报财务宜，报财务 部入账部入账 不批准不批准 退货退货 提出退货提出退货 或者折让或者折让 意见意见 18 采购与付款内控流程退货的控制（2） 关键控制点关键控制点： 品管部对验收不合格货物开出不合格单据并签章，提出退货或折让意见；质量反馈单据需连续编号 在限定时间内处理检验不合格的货物 物控部主管会同生产、技术、采购部等部门人员讨论品管部提出的意见，并决定处理方式：对有略 微瑕疵但不影响生产的物资予以让步接收，对不符合生产要求的物资予以退回；相关处理决定形成 书面报告，参与讨论人员签字确认 负责退货事宜的采购部不能经手退货信息的记录 折让方案须经各

22、部门负责人签字确认 供应商供货不合格信息及时反馈物流（采购）部和SQE，并将相关信息记录在供应商档案中 注释注释： 品管部全面检验货物，在质量反馈单上列明时间、所有不合格原因，并签字确认 若未能在货物到达时检验出是否合格，则应做到确认保质期，在保质期内检验出是否合乎公司标准 检验不合格货物在10天内处理 物流（采购）部将检验不合格结果通知供应商，责其整改；若同一原因出现多次，停止与该供应商 合作 物流（采购）部需与财务部联系看退回货物的货款是否已付，如已付，尽快催回货款或在下次货款 中扣除 物流（采购）部应与仓库商讨退货的方式和渠道 管理目标管理目标：退货符合公司的规章制度；保证退货后货款顺利收回或及时换货处理，避免公司的现金流失； 保证退货程序高效，避免影响生产经营 19 采购部采购部应付账款会计应付账款会计 采购与付款内控流程应付款入账的控制（1）