052 日程安排 刘万峰[精选]

1、上海农林职业技术学院毕业设计（论文） 题 目：浅析日程安排与展览举办的关系系 别：商旅系专 业：会展策划与管理班 级：会展091学 号：14109143姓 名：刘万峰指导教师：张媛完成日期：2012年4月26日浅析日程安排与展览举办的关系摘要：日程安排对展览有着非常重要的影响，它事关展览能否取得预期效果，能够成功举办。但是展览的性质。目的也对日程安排起着非常重要的影响。它决定着日程的长短和活动安排。日程安排对展览而言却是起着非常重要的作用，必须要科学、合理的安排展览日程才能保证展览取得预期效果。这需要相关人员写出很好的展览策划书，并最大限度的把策划书的内容变为现实二取得良好的效果。关键词：日程

2、安排 展览 关系 目录1.前言12.日程安排的重要性1为什么要日程安排2日程安排是我们工作和活动的有机组成部分2日程安排是我们应付困难的必要准备2怎样进行日程安排2要进行科学的时间管理2要详细地梳理出一天的工作任务33.日程安排与展览相互关系3日程安排对展览的swot分析3展览对日程安排的影响4日程安排策划书44.小结5参考文献6致谢6展览会是一种综合运用各种媒介的传播方式，通过现场展览和示范来传递信息，推荐形象，是一种常规性的公共活动。展览会名称有博览会、展览会、展览、展销会、博览展销会、看样定货会、展览交流会、交易会、贸易洽谈会、展示会、展评会、样品陈列、庙会、集市、墟、场等等。展览会的分

3、类：按展览性质来选择可分为贸易和消费两种性质；按展览内容来选择可分为综合展览和专业展览；按展览场地来选择可分为室内场馆和室外场馆；按展览时间来选择可分为定期和不定期，定期的有一年四次、一年两次、一年一次、两年一次等。不定期展会则是视需要和条件举办，分长期和短期。长期展可以是三个月、半年、甚至常设，短期展一般不超过一个月。发达国家，专业贸易展览会一般是三天。根据国家权威经济研究部门的研究结果，未来的十年中国最具发展潜力的十大产业当中，会展产业位列其中，深入全面分析中国经济发展形势和世界经济发展潮流，相信中国的会展产业将成为中国服务行业当中增长快、发展潜力大、前景十分看好的行业之一，其发展前景十分

4、广阔。主要有以下几个方面：中国社会主义市场经济体制的完善和市场经济发展水平的提高。经济全球化日趋发展，中国进入全方位对外开放和全面建设小康社会的新的历史阶段。中国经济持续快速增长、产业结构高速和第三产业全面发展。中国企业经营方式的转变和开拓国内外市场的巨大需求。各级政府对发展会展业的重视和支持。上海世博会、北京奥运会的成功举办从国家层面上提高了社会各界对会展活动的认可度。目前，会展发展也遇到了许多问题，其中有两个最大的问题，就是关于管理体系和关于管理手段和方式方法。管理体系需要政府的支持，政府需要对会展产业进行宏观调控，制定一些法律法规，将会展纳入法制轨道。管理手段和方式方法就需要行业协会和各

5、个会展公司去解决。对于会展业在发展中所遇到的问题也有许多对策和建议，比如针对展会缺乏明确定位可以塑造品牌展会；对于会展业的市场化程度较低可以加快会展业的市场化进程；正对专业人才的缺乏可以培养专业人才，优化人才结构；对于组织及管理模式的落后可以建立行业协会和加快发展服务业等等。做为会展中的一部分展览会，从一开始的筹划到最终的收场跟单评价，也会遇到许许多多的问题，譬如：主题的确定、时间的安排、会场的选择、招商引资、邀请嘉宾、会中安排、会后总结和处理突发情况等等，都是一些需要注意的问题，本论文就从时间安排这一方面来浅析一下如何处理好日程安排与展览会的相互关系。日程安排是一种在某一具体时间完成各项任务

6、的书面承诺，它也给你一个把时间的使用情况形象化的机会。如果事务多的话，日程安排可以给你整理一下各项事务的优先顺序。在展览会的举办当中，日程安排的是否合理，也往往会影响展览会的举办是否成功。合理的日程安排，会使展览有条不紊的进行，得到与会者的称赞，是展览成功的必要条件。反之，假如没有日程安排或者日程安排不合理，会使展览陷入一片混乱，展览就不可能取得成功。因此，在展览中，合理的日程安排是必须的。凡事预则立，不预则废。这句话所说的意思就是凡事都要预先安排好，否则只依靠临时发挥，很难起到作用。在我们的任何工作当中，首先对工作有所安排的人则往往能是工作更顺利的完成。对一个展览会的举办方而言，市场的初步预

7、测，工作日程的安排，准备工作的落实，方案的备份等都是非常重要的。否则，很难发挥展览的实际效果，造成既浪费人力、又浪费物力的不良后果。日程安排是我们工作和活动的有机组成部分日程安排，简单一些来讲，就是指时间的安排和管理。在现实生活中，不管是大到国家、社会组织，还是小到个人，都有其个人的时间安排。如在单位上，领导有期每天的日程安排，家庭主妇也有其做家务的日程安排。在生活中，家庭主妇们也经常会遇到这些情况。她们经常会很努力地做好自己的本分工作，结果却发现自己虽然终日忙忙碌碌，却始终没有相应的成就感。产生这种感受的原因就是家庭主妇在其生活中没有对其日常的工作加以适当的安排，也没有想过要对其日常工作加以

8、安排。大多数人每天的活动内容都是由自己当前正在处理，但还没有完成、的工作决定的：比如你昨天、上个星期，或者是上个月，开始的某个项目。有时候这些项目只是一些常规性的工作，而有时候却是一些意外。比如说我，每天还没上班前就觉得有许多工作要去我做，从昨天拉下来的准备资料任务到一个礼拜前的会场还未确定再到上个月的报销还没做，每天都会有许多琐事，都在不停的忙。但是，实际上我们的日常工作安排应该尽量体现科学性。比如说，我们可以把将来一月要做的事仔细长远的规划出来，并尽可能的预想到要发生的意外。日程安排是我们应付困难的必要准备必要的活动，常规任务，遗留工作，以及我们刚刚谈到的意外情况几乎会占用你的全部时间，对

9、于大多数人来说，他们终日纠缠于这些事务当中，一辈子也不可能找到足够的时间来实践自己的人生目标。要想避免这种情况，你首先需要分辨出那些浪费时间的活动，并通过停止这些活动来为自己挤出更多的时间。要想实现那些对你来说真正重要的人生目标，你只有一种途径：认真规划你每一天的时间。只有对自己的时间精打细算并朝着自己的目标逐步迈进才能取得成功。我们知道，展览就是要吸引别人来观看你的商品，只有对各种情况摸查清楚才能取得良好的效果，比如说客户心理、展览费用、预期效果等。 要进行科学的时间管理首先，明确日程安排的两个基本的时间段。一是早晨到办公室后就开始设计一天的日程安排，大约需要十分钟左右；二是下午到办公室后调

10、整下午的日程安排，大约需要五分钟左右，可以写在便签纸上方便备注。如果遇上突发性事件，就要随时大幅度的调整日程安排。其次，要熟知当前的作息时间表，便于随时选择合适的时间完成工作任务。然后，要充分利用时间，在预期规划的时间内完成相应的工作任务。如果因规划不合理而导致一些事务没有完成，要及时做出调整，另寻完成任务的时间。最后，日程安排的时间要尽量充足，并留足一个小时左右的时间作为机动时间，便于应对一些突发事件和规划不合理导致完成任务的时间出现拖延。工作难度大的任务的完成时间规划的一定要充足一些，以便保证完成质量。要详细地梳理出一天的工作任务这些任务包括必须完成的任务、有可能发生的事情、突发性事件、可

11、做可不做的事情。（1）必须完成的任务一定要仔细梳理出来。（2）有可能发生的事情是指在完成必须完成的任务时生发出来的一些不稳定因素。（3）要有预案应对突发性事件。（4）可做可不做的事情，是指那些需要近期做的事情，但时效性不强，当天可以做也可以不做。第一、日程的具体安排。（1）日程安排的载体打造：可以借助一些表格来完成自己的日程安排，表格的设计至少应包括“完成工作任务的时间段划分”“要完成的工作任务”“工作任务的拆解及完成时的注意事项”。其中“工作任务的拆解及完成时的注意事项”一栏要设计的格子相对宽大些，因为要把一些注意事项都具体地表述出来。（2）日程安排的注意事项：第一，以自己的时间为分界线，确

12、定日程安排。第二，要把相对较多的工作任务安排在自己有时间的上午或下午，既不冲突，也便于调控。第三，必须要做的事情优先安排在合适的时间段，避免出现工作失误。第四，要把各项任务统筹安排，尽量节省时间，提高工作效率。第五，把每天留出的一个小时左右的机动时间用于处理有可能发生的事情和突发性事件。第六，日程安排的不要太紧张，要留出调控的余地，避免出现工作的忙乱。第二、要合理的安排时间。什么时间做什么事情是一个值得仔细琢磨的事情。事件的先后顺序得以颠倒有时就会产生不同的效果。最典型的例子就是田忌赛马，所以说合理安排时间也非常重要。比如说到了晚上，展览会的安排可以把基调归结为轻松愉悦的，这样才能迎合参观者的

13、心理，是展览取得成功。在展览会的日程安排上，科学合理的日程安排非常重要。展览会的安排一般都是一个大型的展销会，事关经营者的业绩，并且会影响到产品的口碑，并且事关展览会的成功与否，因此组织者必须可续合理的安排展览日程。展览会日程的安排一定要与展览会的目的想匹配，胡乱追求最新展览时尚而盲目举办活动，有可能造成南辕北辙的局面。展览就是指公开陈列美术作品、摄影作品的原件或者复制件。展览会既是信息，通讯和娱乐的综合，也是唯一的在面对面沟通中充分挖掘五官感觉的营销媒介。二十世纪尽管出现高速的电子通讯方式，展览会，作为临时的市场，仍然是最专业、有效的销售工具。日程的安排与展览之间尽管在多数情况下相互配合，但

14、是有时候也会出现小矛盾。下面就日程安排对展览的swot进行一下分析。swot是一种战略分析方法，通过对被分析对象的优势、劣势、机会和威胁等加以综合评估与分析得出结论，通过内部资源、外部环境有机结合来清晰地确定被分析对象的资源优势和缺陷，了解对象所面临的机会和挑战，从而在战略与战术两个层面加以调整方法、资源以保障被分析对象的实行以达到所要实现的目标。日程安排对展览而言是一次很好的对产品进行宣传包装的机会。因为，日程安排会系统的介绍产品，使展览参观者能系统的全面的了解产品的全部信息，并在短时间内形成立体的、饱满的、全面的产品形象。这样就有利于扩大产品的知名度，有利于产品占领市场，赢得发展先机。但是

15、，日程的安排对产品宣传而言并不能总是能够发挥积极正面的作用。比如说，由于参观时间和地点和空间的局限性，并不是每个参观者都能全面的了解产品的全部信息，有的时候甚至只是了解了一点点，这样不能使之对本产品产生积极的全面的印象，不利于产品扩大知名度，不利于产品占领市场，赢得发展先机。这种负面影响跟展览的局限性有密切的关系。日程安排的另一个重要性体现在，它能抓住产品打开市场的先机。有的时候，展览能够帮助一些产品最快速度的冲向市场，能首先抓住消费者的眼球，为产品的销售市场打开大门。但是，日程对产品的展览同样存在着挑战。比如说，产品在展览会上就要接受各种挑剔的严管。由于展览的局限性及其炒作意义，有时候，展览

16、会变成产品上市的阻力器。并不是所有的时候，产品都能顺利的打开市场的大门，甚至是被扼杀的摇篮里。展览的性质决定了日程安排的多样性，并不是所有的展览都必须遵循一样的日程。展览的性质对日程安排有影响，比如说有的展览是发布新产品的性质，这就要求展览要尽量的吸引人的眼球。有的展览会是怀旧的性质，展览会可以布置的温馨一些。展览会的目的也对展览日程安排产生影响。比如说，展览会的目的是盈利，则要尽量满足经销商的需求，如果展览是树立品牌形象，则要多多宣传品牌，并且还可以适当延长展览时间。展览的安排策划书一般是根据相应的表格填写相应的内容。策划书一般包括展览的目的、主题、时间、地点、组织机构、展览范围和观众范围。

17、再次基础上，展览策划书还要详细做好以下几点工作：第一，展览宣传工作。宣传工作包括广告的投放、时间的选择、媒体的邀请、创意的选择和团队的组建等工作。第二，展位的布置工作。先关工作包括展览展会展台设计与搭建，固定展厅、品牌形象专柜、专卖店和店中店的设计及施工，室内外建筑装潢，各类产品户外促销活动，礼仪庆典，巡回展览等等。这些工作设计展览的效果，因此必须加以认真准备。合理布置展位的基本要求是：展示或陈列的各种展品要围绕着既定主题，进行互为衬托的合理组合与搭配，要在整体上显得井然有序、浑然一体。一般的展出举办方会对参展商的展位要统筹安排，进行合理分配，有时进行抽签，将展位编号；或者竞拍，制定不同的收费

18、标准由参展商自由角逐；或者投标，对自己所需的展位依照主办方提供的招标标准和具体条件，由参展商自行报价。举办方还会配备安全保卫和辅助服务：主动将展览会的举办详情向当地公安部门进行通报，依法履行常规的报批手续；还应向声誉良好的保险公司进行数额合理的投保在展览会的门券上，应列出参观的具体注意事项；聘请一定数量的保安人员，事先给参与展览会的每一位工作人员贯彻防火、防盗、防损和应对突发事件的安全意识。展览方的人员可以视自己的情况自主选择最佳需求。第三，做好成本预算工作。成本也是展览方必须考虑的因素。主要费用由：展览场地费用（租用展览场馆以及由此而产生的各种费用。包括：展览场地租金、展馆、空调费、层位特装

19、费、标准层位搭建费、展馆地毯及铺设地毯的费用、展位搭装加班费等）。展会宣传推广及招展和招商的费用（广告宣传费、 展会资料设计和印刷费、资料邮寄费、新闻发布会的费用等）。其它相关括动的费用（技术交流会、嘉宾接待、酒会、展会现场布置、礼品、请展会临时工 作人员的费用等）此外，展览还必须对自己的工作人员提出具体的展览礼仪注意事项：(1)展示整体形象在整个参与展览的活动中，参展商的整体形象是直接反映到观众眼中、并带来影响力的因素，树立和展示参展单位的工作服务人员和展示物的良好形象就显得尤为重要。工作服务人员，在展位上应统一着装，穿深色西装、套裙。大型展览会上的专门迎送人员，应穿着色彩鲜艳的单色旗袍，身披大红色绶带。除了礼仪小姐之外，全体工作人员应佩带标 明本人单位、职务、姓名的胸卡，以示身份。(2)礼貌待人 展会即将开始时，工作人员应各就各位，站立迎宾，不允许坐卧不起、怠慢对方。当观众走 近展位，应主动招呼和欢迎。需要时，可随行在观众之后以备方便咨询，但也要保持适当距 离，切忌干扰到对方的正常参观。回答提问时，要热情、认真。对极个别不守展览会规则而随意乱动、乱拿展品的观众，应以礼相劝，及时制止，必要时可请保安人员协助。在任何情 况下，都不得对观众讥讽嘲笑、恶语相加。以上几点是展览策