投标管理制度及流程

1、投标管理制度及流程湖南三道云尚信息股份有限公司2016年12月投标管理制度第一条目的为进一步加强公司市场开发工作，规范投标工作的管理，明确投标过程各环节的责、 权、禾I，增加投标工作的有效性和工作效率，充分调动公司及各部门参与市场竞争 的积极性，特制定本管理办法。第二条适用范围本管理办法适用于公司对外的所有投标活动和项目。对于投标工作，各个有关部门和参加人员必须认真对待、相互配合，按时保质完成 各自的任务，保证投标文件的质量。第三条职责分工3.1总经理1、负责投标工作的组织与决策，负责参加重大开标会议。2、负责最终投标清单的审核、投标单价分析、投标价格最终确定3、负责投标文件的审批工作。4、负

2、责重大项目参与现场投标和专家咨询及现场突发事件的处理3.2技术部 主要职责：1、应在市场进行充分的信息收集、市场调研的前提下，开展投标竞争工作。2、负责招标文件购买（或通知行政部）与投标文件递交开标现场的工作。3、负责整个标前业务接触、投标书的编制。4、联络相关投标人员（公司）确定行程。3.3系统集成部 系统集成部是投标工作的主要执行部门之一，主要职责：1、负责投标文件硬件部分的编制工作；2、负责投标澄清、产品比选、产品询价、产品技术、标后答疑等工作；3、负责有关专业设备的基础清单编制工作；4、整合标书相关商务、技术部分，根据招标要求，打印并装订成册；5、配合相关部门将已装订成册的标书，严格按

3、照相关招标文件中的相关要求 封装（如正副本的数量、需要单独密封的条款、封条等相关的密封要求等）并递交 给相关人员&负责标书的初审工作；7、辅助职责：协助技术部参加标前会、标后投标分析等工作。3.4行政部1、在接到招标公告后，第一时间通知相关部门或相关外围单位（参标单位或制造 商单位）准备投标所需的材料，提供相关目录清单，对标书制作者传答投标书编制 内容的特殊要求。2、按照公司的标书制作标准及相关标书的要求，编写相关商务标书；3、提醒相关人员及单位（如制造商、技术部分负责人、报价负责人等）相关 标书要求的相关要求（如开标时间、需要提交的资料等）；4、财务工作人员负责银行资信证明的开具、投标保证金

4、及履约保函的交纳，相关 财务审计报告的提供工作，确保工作进度及时、无误；5、公司人事相关工作人员负责相关资质文件的更新（如年检、变更或新申请等）6、公司人事相关工作人员负责提供公司营业执照、资质证书、荣誉证书等相关证 件、资料的原件和复印件；7、负责公司印章的管理，确保用章环节的安全性及及时性。第四条投标管理制度流程表初审第五条投标流程管理标准序号名称管理标准1、行政部（系统集成部或技术部）负责将投标文件的商务、技1投标!前期运作术.、投标报价初稿以需件行登式抄送给投标负责人、技术顾冋 及总经理6（初审、复审）/丄rt丄一丄口 宀丄 乂一r宀疗、/d 心厶4 I丄宀疗一1/一r宀疗 1口、4/

5、 i=t 4 厶A U1投标报名由行政部准备，技术部或行政部人员进行具体的办2理技术部负责人、总经理及董事长负责投标文件商务、技术及 投标报价的审核及意见、建议。27报名与资格审 查定稿装订2、系统集成部料或将审核后请最终版的商务、责技术收及报价部并提供 签收目、录装订及并按相关要求封装。2.报名材所行政标文件需在投标出发前三天装订完档如无法 完成。需及时报告总经理（董事长）说明情况，列出未办事项清单。3购买招标文件1.招标文件购买后，行政部须以邮件方式同时抄送给项目负责 人、总经理及投标相关参与人员并提醒其重要条款等（电子版） 纸质版招标文件应将重要条款复印、扫描后以邮件方式发出并 按要求填

6、写（招标要求关键点明细表）附件一2.行政部负责招标文件（纸质或电子版）与报名申请表的一并 保存、存档。4投标文件编制安排1 行政部在接到招标文件后仔细阅读招标文件，根据相关要求 填写（标书程序时间表）附件二2、行政部根据招标文件的要求，将所需材料清单下发到各部门或相关参标公司（如资信证明、相关资质、合作商等）3、投标文件的商务部分由行政部相关人员负责编制，投标文件的技术部分由相关技术人员负责编制。5报价1、硬件、外部软件部分由系统集成部跟技术部负责询价列出相 关相关参数（如：产品规格、报价、成本、禾U润等），内部软件部分根据公司对外报价表确定，由投标负责人汇总，拟定报价 清单及分项报价表初稿，

7、经技术顾问、总经理或董事长共冋商 讨后确定最终报价方案。2、投标负责人接到报价总额后根据招标文件的要求编写报价清 单及分项报价表。3、投标负责人将编写完成的相关报价表发送给相关商务人员8投标准备1、按照招标文件的要求，行政部负责准备需要携带的相关证件 的原件、复印件等，并提供签收目录清单。2、 项目负责人与公司总经理沟通标书的递交方式（递交给项目 负责人），远程的要留出充足的行车时间。3、 原则上非本地区招标单位，投标相关人贝前一天需抵达开标 目的地。开标前半小时抵达开标报名地点。4、 各部门按要求填写（投标流程关键点最终检查确认表） 附件三9开标开标会议由项目负责人参加。投标参与人贝随时配合

8、销售人贝 进行开标现场的投标澄清工作10投标总结1、推广部负责投标后的项目总结（由推广部自行拟定）2、综合部在投标结束后填写（标书登记一览表）附件四11投标文件的存档综合部负责将最终版的投标文件（包括商务、技术、报价）配 合相关的招标文件（电子版）、投标报名表（电子版）按项目保 存、存档附件一:招标要求关键点明细表投标项目：时间：无效标（废标）条件序号无效标条件已落实（2）未落实（X）有疑问（？）123456修改要求序号修改要求清单符合（2）不符合（X）有疑问（？）123456关于密封、装订的要求序号密封、装订要求符合（2）不符合（X）有疑问（？）12345应携带证件、业绩等清单序号应携带证件

9、、文件清单已备（2）未备（X）有疑问（？）12345附件二:标书程序时间表标书名称：接标时间接标人开标时间通知相关单位时间开标地点预计圭寸标 时间投标保证金接收 时间本公司资信证明 接收时间本公司相关单位相关单位年度审计报告本公司制造厂商授权函、资格声 明、新年检的资质文件相关单位技术标本公司递交时间报价合作单位递交时间封标时间商务标制作人附件二:标书程序时间表标书名称：接标时间接标人开标时间通知相关单位时间开标地点预计封标时间投标保证金接收时间本公司资信证明 接收时间本公司相关单位相关单位年度审计报告本公司制造厂商授权函、资格声明、 新年检的资质文件相关单位技术标本公司递交时间报价合作单位递交时间封标时间商务标制作人附件三:投标流程关键点最终检查确认表项目名称：填写日期：序号检杳确认内容初审终审1标书盖章签字的地方确保无遗漏？确认（）不确认（）确认（）不确认（）2关于废标和无效标条件没有问题？3标书按招标要求密圭寸、装订？4按照招标文件要求密封标书（外封）?5检查电子版投标文件是否与纸质一 致？6对整个投标文件有无疑冋？7应携